Hợp đồng lao động điện tử – xu hướng mới không nên bỏ qua
(Luật sư Nguyễn Hữu Phước – Phó Chủ tịch VNHR)
Chuyển đổi số đang định hình lại cách thức vận hành của nền kinh tế, từ thương mại, ngân hàng, giáo dục đến quản trị nhân sự. Trong lĩnh vực lao động, một bước tiến nổi bật là sự xuất hiện và dần phổ biến của hợp đồng lao động (HĐLĐ) điện tử – hình thức giao kết, lưu trữ và quản lý hợp đồng hoàn toàn trên nền tảng số, thay cho quy trình giấy tờ truyền thống.
Hiện nay tại Việt Nam, việc giao kết HĐLĐ điện tử thông qua chữ ký số đã bắt đầu được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn lớn, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, tài chính, ngân hàng. Chữ ký số công cộng do các tổ chức chứng thực chữ ký số (CA) như VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA… cấp, được dùng để ký trực tiếp trên hợp đồng điện tử, bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn dữ liệu. Các doanh nghiệp đã quen sử dụng hóa đơn điện tử, kê khai thuế trực tuyến thường sẽ dễ dàng chuyển sang áp dụng chữ ký số trong HĐLĐ vì hạ tầng kỹ thuật và quy trình vận hành gần như tương đồng.
Một số doanh nghiệp tiên phong như các ngân hàng thương mại lớn, công ty công nghệ thông tin, chuỗi bán lẻ quy mô toàn quốc, đã triển khai toàn bộ quy trình ký HĐLĐ trực tuyến từ khâu tiếp nhận hồ sơ ứng viên, soạn thảo hợp đồng, ký điện tử, đến lưu trữ và đồng bộ với hệ thống quản trị nhân sự. Với mô hình này, nhân viên mới có thể ký HĐLĐ chỉ bằng một thao tác trên máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh trong ngày nhận việc, HĐLĐ ngay lập tức được lưu trên hệ thống HRM và gửi bản sao vào email cá nhân của nhân viên. Điều này không chỉ rút ngắn thời gian gia nhập tổ chức mà còn giảm đáng kể khối lượng công việc giấy tờ cho phòng nhân sự.
Tuy nhiên, ở khối doanh nghiệp vừa và nhỏ – vốn chiếm đa số các doanh nghiệp Việt Nam – việc ký hợp đồng qua chữ ký số vẫn chưa phổ biến. Nhiều doanh nghiệp chỉ “điện tử hóa” một phần, chẳng hạn như ký tay trên giấy rồi scan lưu thành file PDF hoặc gửi qua email. Cách làm này tiện lợi hơn giấy thuần túy nhưng chưa đạt chuẩn pháp lý của hợp đồng điện tử. Nguyên nhân là do thiếu hiểu biết về quy định pháp luật, chi phí đầu tư ban đầu, tâm lý e ngại giá trị pháp lý khi HĐLĐ không có chữ ký tay, và đặc biệt là thiếu nhân sự có kỹ năng quản trị công nghệ. Điều này cho thấy, dù nền tảng pháp lý đã mở rộng, mức độ triển khai thực tế vẫn ở giai đoạn khởi đầu và cần sự thúc đẩy từ chính sách và hạ tầng hỗ trợ.
Cơ sở pháp lý tại Việt Nam
Bộ luật Lao động 2019 (Điều 14) lần đầu tiên cho phép giao kết HĐLĐ thông qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu, có giá trị như HĐLĐ bằng văn bản. Điều 36 Luật Giao dịch điện tử 2023 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2024) tiếp tục khẳng định giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử, kể cả khi được thiết lập tự động giữa các hệ thống thông tin, miễn sao bảo đảm tính toàn vẹn, khả năng truy cập và sử dụng. Đây là nền tảng pháp lý quan trọng để HĐLĐ điện tử triển khai rộng rãi, dù các quy định chi tiết về hình thức, quy trình và lưu trữ vẫn cần hoàn thiện trong thời gian tới.
Nền tảng HĐLĐ điện tử quốc gia
Ý tưởng xây dựng Nền tảng HĐLĐ điện tử quốc gia xuất phát từ yêu cầu vừa tạo môi trường pháp lý – kỹ thuật thống nhất, vừa đảm bảo dữ liệu lao động của cả nước được quản lý tập trung, minh bạch và an toàn. Chính phủ gần đây đã giao Bộ Nội vụ chủ trì và phối hợp với các cơ quan, địa phương khẩn trương hoàn thiện Nghị định xây dựng nền tảng của hệ thống này[1].
Về chức năng, nền tảng sẽ là cổng tập trung cho doanh nghiệp khởi tạo, ký, lưu trữ và quản lý toàn bộ HĐLĐ điện tử. Sau khi ký, dữ liệu hợp đồng tự động đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (xác minh thông tin), Hệ thống quản lý thuế (tính thuế TNCN) và Hệ thống bảo hiểm xã hội (xác định quyền lợi, quá trình đóng).
Nền tảng không chỉ phục vụ quản lý Nhà nước mà còn giúp doanh nghiệp bỏ khâu nộp báo cáo thủ công, gửi hợp đồng giấy; mọi dữ liệu chuyển tự động, giảm thời gian và sai sót. Người lao động có thể đăng nhập tra cứu hợp đồng, kiểm tra quyền lợi bảo hiểm, tải bản sao khi cần.
Về mặt kỹ thuật, hệ thống áp dụng chuẩn bảo mật cấp quốc gia như mã hóa nhiều lớp, xác thực đa yếu tố, lưu trữ phân tán, sao lưu định kỳ; chấp nhận chữ ký số công cộng, chữ ký điện tử chuyên dùng hoặc phương thức xác thực nâng cao theo Luật Giao dịch điện tử 2023. Chuẩn API mở giúp tích hợp với HRM, kế toán, ERP, tránh “đứt gãy dữ liệu”.
Về lâu dài, nền tảng sẽ hình thành hệ sinh thái dữ liệu lao động thống nhất, hỗ trợ nhà nước hoạch định chính sách chính xác, doanh nghiệp dự báo nhu cầu nhân sự và bảo đảm quyền lợi minh bạch cho người lao động.
Bản chất và vận hành
HĐLĐ điện tử vẫn là thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động về công việc, tiền lương, quyền và nghĩa vụ, nhưng toàn bộ quy trình này sẽ được thực hiện trên nền tảng số. Các bên ký bằng chữ ký số hoặc hình thức chữ ký điện tử hợp lệ. Thường có sự tham gia của bên thứ ba cung cấp nền tảng, chịu trách nhiệm xác thực, lưu trữ, bảo mật và hỗ trợ tích hợp với hệ thống quản trị nhân sự, kế toán hoặc ERP của doanh nghiệp.
Lợi ích
HĐLĐ điện tử giúp tiết kiệm thời gian và chi phí khi loại bỏ các khâu in ấn, gửi chuyển phát, ký trực tiếp. Toàn bộ quy trình ký kết có thể hoàn tất chỉ trong vài phút. Việc lưu trữ tập trung kèm lịch sử xử lý giúp quản trị phiên bản minh bạch, giảm rủi ro tranh chấp. Hình thức này còn hỗ trợ làm việc từ xa, ký kết xuyên biên giới, mở rộng cơ hội tuyển dụng nhân tài toàn cầu.
Việc giảm in ấn, vận chuyển, lưu kho cũng thân thiện với môi trường, phù hợp xu hướng phát triển bền vững. HĐLĐ điện tử lại dễ tích hợp với hệ thống quản trị, mở rộng quy mô xử lý hàng ngàn hợp đồng cùng lúc, thậm chí áp dụng blockchain để đảm bảo tính bất biến và giá trị chứng cứ của hợp đồng.
Tác động kinh tế – xã hội
Việc áp dụng HĐLĐ điện tử ở Việt Nam không chỉ mang ý nghĩa kỹ thuật mà còn có tác động kinh tế – xã hội rõ rệt. Với quy mô hàng triệu HĐLĐ mỗi năm, việc số hóa sẽ tiết kiệm hàng trăm tỷ đồng chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ. Thời gian tuyển dụng sẽ được rút ngắn giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa nhân lực vào vận hành, nâng cao năng suất. Về phía người lao động, HĐLĐ điện tử giúp minh bạch hóa quyền lợi, dễ dàng tra cứu lại các điều khoản, hạn chế rủi ro bị thất lạc hoặc chỉnh sửa trái phép.
Ở tầm vĩ mô, dữ liệu HĐLĐ điện tử khi được đồng bộ với các cơ quan bảo hiểm xã hội, thuế, quản lý lao động sẽ tạo nền tảng cho việc tuân thủ nhằm tránh thất thu thuế cũng như giúp hoạch định chính sách lao động chính xác hơn, từ dự báo nhu cầu nhân lực, cơ cấu ngành nghề đến giám sát việc tuân thủ pháp luật lao động.
Thách thức
Dù HĐLĐ điện tử mang lại nhiều lợi ích rõ rệt, việc áp dụng trong thực tế tại Việt Nam vẫn gặp không ít trở ngại trên cả ba phương diện: pháp lý, kỹ thuật và con người.
Về pháp lý, điểm khó lớn nhất hiện nay là thiếu hướng dẫn cụ thể về loại chữ ký điện tử hợp lệ trong HĐLĐ. Luật Giao dịch điện tử 2023 thừa nhận nhiều dạng chữ ký điện tử, trong đó chữ ký số công cộng – được cấp bởi tổ chức chứng thực chữ ký số (CA) – có giá trị pháp lý rõ ràng nhất. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp và người lao động lại sử dụng các hình thức khác như chữ ký điện tử đơn giản (scan chữ ký tay, ký trên màn hình cảm ứng), mã OTP qua email/SMS hoặc xác thực sinh trắc học (vân tay, nhận diện khuôn mặt). Vấn đề là pháp luật chưa quy định rõ liệu những hình thức này có được chấp nhận cho HĐLĐ hay không, và nếu chấp nhận thì cần đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, bảo mật nào để được công nhận giá trị chứng cứ trước tòa.
Ngoài ra, vẫn còn khoảng trống pháp lý về thời điểm HĐLĐ phát sinh hiệu lực khi các bên ký ở những thời điểm khác nhau hoặc trên các nền tảng khác nhau; quy trình chứng thực và xác minh danh tính người ký; tiêu chuẩn kỹ thuật và thời hạn lưu trữ hợp đồng điện tử. Những thiếu sót này có thể khiến HĐLĐ dễ bị tranh chấp, và khi tranh chấp xảy ra, việc bảo vệ quyền lợi của một bên có thể gặp khó khăn do thiếu bằng chứng điện tử đủ mạnh.
Về kỹ thuật, bảo mật dữ liệu và an ninh mạng là thách thức hàng đầu. HĐLĐ điện tử chứa nhiều thông tin cá nhân nhạy cảm như số CCCD, tài khoản ngân hàng, mức lương, điều khoản phúc lợi. Nếu nền tảng ký kết và lưu trữ không đáp ứng chuẩn bảo mật cao, nguy cơ rò rỉ hoặc bị tấn công mạng là rất lớn. Hơn nữa, sự phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ khiến doanh nghiệp gặp rủi ro nếu đơn vị này gặp sự cố kỹ thuật, thay đổi chính sách hoặc ngừng hoạt động. Việc đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu – nghĩa là HĐLĐ không bị sửa đổi sau khi ký – đòi hỏi áp dụng công nghệ xác thực tiên tiến như blockchain, mã hóa nhiều lớp hoặc lưu trữ phân tán, nhưng hiện chưa phổ biến và đôi khi vượt quá khả năng tài chính của doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Về con người, trở ngại lớn nhất là thói quen và nhận thức. Nhiều doanh nghiệp nhỏ cùng người lao động vẫn quen ký giấy và lưu hồ sơ truyền thống. Sự e ngại thường xuất phát từ việc chưa hiểu rõ tính pháp lý của HĐLĐ điện tử, lo sợ HĐLĐ “không có chữ ký tay” sẽ khó bảo vệ quyền lợi, hoặc đơn giản là chưa quen thao tác trên nền tảng số. Không ít doanh nghiệp thiếu bộ phận pháp chế hoặc nhân sự công nghệ thông tin để vận hành quy trình ký kết điện tử một cách bài bản.
Thêm vào đó, vấn đề liên thông dữ liệu cũng đáng lưu ý. Khi các cơ quan quản lý (bảo hiểm xã hội, thuế, lao động) và các doanh nghiệp sử dụng những nền tảng khác nhau, thiếu chuẩn kỹ thuật chung, việc chia sẻ và khai thác dữ liệu trở nên phức tạp, dễ phát sinh sai lệch. Điều này làm giảm tính hiệu quả của HĐLĐ điện tử và khiến quá trình số hóa chưa đạt được sự đồng bộ toàn quốc.
Khuyến nghị chính sách
Chính phủ cần ban hành hướng dẫn chi tiết về quy trình giao kết, loại chữ ký điện tử hợp lệ, cơ chế xác thực và tiêu chuẩn lưu trữ. Bên cạnh đó, cần xây dựng cơ chế chứng thực, lưu trữ tập trung và bảo mật dữ liệu là bắt buộc. Nhà nước nên hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo kỹ năng số cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, khuyến khích doanh nghiệp lớn và cơ quan Nhà nước đi đầu áp dụng.
Hướng dẫn thực hành cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp nên rà soát quy trình ký kết và lưu trữ HĐLĐ, xác định khâu có thể số hóa và khâu cần điều chỉnh. Sau đó, lựa chọn nền tảng uy tín, tích hợp với hệ thống quản trị nhân sự, kế toán. Chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật gồm chữ ký số, đường truyền ổn định, thiết bị phù hợp. Kế tiếp là đào tạo nội bộ cho bộ phận nhân sự, pháp chế, quản lý để vận hành quy trình mới. Bên cạnh đó, nên thử nghiệm sử dụng nền tảng ở một nhóm hoặc bộ phận trước, đánh giá hiệu quả, điều chỉnh rồi mới triển khai toàn diện. Ngoài ra, cũng cần truyền thông rõ tới người lao động về tính hợp pháp, an toàn của HĐLĐ điện tử để tạo niềm tin và sự hợp tác.
Tóm lại, HĐLĐ điện tử là xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên số, giúp nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, giảm chi phí, mở rộng cơ hội tuyển dụng và tăng tính minh bạch. Khi khung pháp lý, hạ tầng kỹ thuật và nhận thức của các bên được đồng bộ, đây sẽ trở thành chuẩn mực mới của thị trường lao động Việt Nam, góp phần thúc đẩy mục tiêu chuyển đổi số quốc gia của Chính phủ.
[1] https://thanhnien.vn/sap-co-nen-tang-hop-dong-lao-dong-dien-tu-185250813171801429.htm
