Theo quy định tại Điều 123.1 BLLĐ, thời hiệu xử lý KLLĐ đối với NLĐ tối đa là 06 tháng, được tính từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; nếu hành vi vi phạm có liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của doanh nghiệp thì thời hiệu xử lý KLLĐ tối đa là 12 tháng. Ngoài quy định nêu trên, BLLĐ chưa có văn bản nào hướng dẫn cụ thể về việc xác định ngày xảy ra hành vi vi phạm làm cơ sở tính thời hiệu xử lý KLLĐ là như thế nào; đồng thời cũng chưa có định nghĩa rõ ràng như thế nào là hành vi vi phạm có liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của doanh nghiệp làm cơ sở xác định thời hiệu xử lý KLLĐ dài hơn (12 tháng). Vì vậy, việc giải thích và áp dụng pháp luật trong trường hợp này sẽ tùy thuộc nhiều vào quan điểm của các cơ quan quản lý lao động và Tòa án có thẩm quyền trực tiếp thụ lý giải quyết vụ án khi có phát sinh tranh chấp lao động. Để đảm bảo quyết định xử lý KLLĐ được ban hành trong thời hiệu xử lý KLLĐ, NSDLĐ cần lưu ý các điểm sau đây:
1. Xác định ngày xảy ra hành vi vi phạm của NLĐ
Trên thực tế, việc xác định ngày xảy ra hành vi vi phạm của NLĐ là rất khó, nhất là đối với các doanh nghiệp không sử dụng sự hỗ trợ của các máy móc, công nghệ để quản lý dữ liệu, tài sản và trật tự tại nơi làm việc. Theo đó, NSDLĐ thường không thể phát hiện được ngay tức thời các hành vi vi phạm của NLĐ hoặc không thể trích xuất lại thời điểm chính xác xảy ra các hành vi vi phạm của NLĐ. Vì vậy, nếu cả NSDLĐ và NLĐ đều không thể xác định được chính xác ngày xảy ra hành vi vi phạm là ngày nào, NSDLĐ nên lập biên bản ghi nhận vi phạm của NLĐ tại thời điểm phát hiện hành vi vi phạm và căn cứ vào đó để tính thời hiệu xử lý KLLĐ. Tuy nhiên, rủi ro pháp lý trong trường hợp này đó là NLĐ sau đó có thể đưa ra một ngày xảy ra hành vi vi phạm khác để xác định lại thời hiệu xử lý KLLĐ. Khi đó, quyết định xử lý KLLĐ của NSDLĐ có thể bị xem là trái pháp luật vì không được ban hành trong thời hiệu như được nêu ở trên. Trong trường hợp này, nếu vụ việc được khiếu nại hoặc khởi kiện tại cơ quan quản lý lao động hoặc Tòa án có thẩm quyền, NLĐ sẽ có nghĩa vụ chứng minh đối với ngày xảy ra hành vi vi phạm mà NLĐ đưa ra. Nhằm giảm thiểu các rủi ro pháp lý không mong muốn cho doanh nghiệp, NSDLĐ nên trang bị một cơ chế quản lý chặt chẽ về nhân sự, hệ thống dữ liệu, ghi hình…để hỗ trợ và duy trì trật tự tại nơi làm việc một cách ổn định.
2. Về việc xác định hành vi vi phạm nào của NLĐ sẽ được xem là có hành vi có liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của doanh nghiệp
Thực tiễn cho thấy, định nghĩa về hành vi vi phạm của NLĐ có liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của doanh nghiệp luôn là một trong những yếu tố quan trọng mà NSDLĐ cần xác định khi xây dựng NQLĐ của doanh nghiệp bởi lẽ, nó không chỉ có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định thời hiệu xử lý KLLĐ mà còn là cơ sở pháp lý để NSDLĐ áp dụng hình thức xử lý KLLĐ sa thải đối với NLĐ. Như vậy, để xác định hành vi vi phạm nào của NLĐ có liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của doanh nghiệp, NSDLĐ cần có định nghĩa cụ thể về tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của doanh nghiệp trong NQLĐ của doanh nghiệp đã được đăng ký với cơ quan lao động có thẩm quyền hoặc quy định trực tiếp trong HĐLĐ khi giao kết với NLĐ để đảm bảo các quyết định xử lý KLLĐ được ban hành tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
