Theo quy định tại Điều 124 BLLĐ, hình thức xử lý KLLĐ bao gồm các hình thức sau: (i) khiển trách; (ii) kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; (iii) cách chức; và (iv) sa thải. Khi áp dụng một trong các hình thức xử lý KLLĐ ở trên, NSDLĐ phải thực hiện và tuân thủ các nguyên tắc và trình tự xử lý KLLĐ được quy định trong BLLĐ. Cụ thể Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định:
- Ít nhất 05 ngày làm việc trước khi tiến hành cuộc họp xử lý KLLĐ, NSDLĐ phải gửi thông báo nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý KLLĐ, họ và tên người bị xử lý KLLĐ, hành vi vi phạm bị xử lý KLLĐ; NLĐ; cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật của NLĐ dưới 15 tuổi.
Cuộc họp xử lý KLLĐ phải được lập thành biên bản và được thông qua các thành phần tham dự trước khi kết thúc cuộc họp. Biên bản cuộc họp phải có đầy đủ chữ ký của các thành phần tham dự cuộc họp và người lập biên bản. Nếu một trong các thành phần nào đã tham dự cuộc họp nhưng không chịu ký vào biên bản cuộc họp thì phải ghi rõ họ và tên và lý do.
Cần lưu ý rằng, người có thẩm quyền ra quyết định xử lý KLLĐ đối với NLĐ là người có thẩm quyền giao kết HĐLĐ của doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền được quy định cụ thể trong NQLĐ của doanh nghiệp; và
- Quyết định xử lý KLLĐ phải được ban hành trong thời hạn của thời hiệu xử lý KLLĐ hoặc thời hạn kéo dài thời hiệu xử lý KLLĐ theo Điều 123 BLLĐ và phải được gửi đến các thành phần tham dự phiên họp xử lý KLLĐ.
Với những quy định của pháp luật lao động như được nêu ở trên đã cho thấy rằng khi xử lý KLLĐ đối với NLĐ dưới bất kỳ bằng hình thức nào, NSDLĐ đều phải thực hiện đúng và đầy đủ quy trình thủ tục nói trên, bao gồm các bước thủ tục từ thông báo bằng văn bản đến các thành phần tham dự, bắt đầu tiến hành cuộc họp cho đến khi ra quyết định xử lý KLLĐ. Tuy nhiên, trên thực tế, sẽ khó cho NSDLĐ để có thể thực hiện đúng và đầy đủ tất cả các bước quy trình thủ tục này, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất có sử dụng nhiều NLĐ. Bên cạnh đó, quyết định xử lý KLLĐ phải được ban hành bằng văn bản và trong thời hạn của thời hiệu xử lý KLLĐ. Theo đó, hình thức khiển trách bằng miệng đã không còn phù hợp với quy định của BLLĐ như trước đây nữa và hiển nhiên sẽ không được xem là cơ sở pháp lý để NSDLĐ áp dụng hình thức xử lý KLLĐ khác nặng hơn đối với NLĐ khi NLĐ tái phạm.
Vì vậy, NSDLĐ không thể KLLĐ đối với NLĐ với hình thức khiển trách bằng miệng. Thay vào đó, NSDLĐ phải gửi thông báo bằng văn bản đến tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở và NLĐ trước khi tiến hành cuộc họp xử lý KLLĐ. Nội dung của cuộc họp xử lý KLLĐ phải được NSDLĐ lập thành biên bản với đầy đủ chữ ký của các thành phần tham dự (nếu có ai không chịu ký vào biên bản thì phải ghi rõ lý do). Căn cứ vào biên bản họp, NSDLĐ sẽ cân nhắc việc có ban hành hay không quyết định xử lý KLLĐ với NLĐ (khiển trách bằng văn bản hoặc một hình thức KLLĐ khác) căn cứ theo NQLĐ của doanh nghiệp.
Ngoài ra, cũng cần lưu ý thêm về thẩm quyền ban hành quyết định xử lý kỷ luật của NSDLĐ. Theo quy định tại Điều 70.4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ, người có thẩm quyền xử lý KLLĐ là người có quyền ban hành quyết định xử lý KLLĐ. Như vậy, quyết định xử lý KLLĐ sẽ được ban hành bởi một trong các chủ thể sau đây:: (i) người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền để ký HĐLĐ; hoặc (ii) người có thẩm quyền được quy định cụ thể trong NQLĐ của doanh nghiệp[447].
[447] Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ
