Quy định của pháp luật không có quy định bộ phận, phòng ban nào của doanh nghiệp sẽ có nghĩa vụ cất giữ các HĐLĐ, thư mời làm việc (offer letter) của NLĐ.
Xét về trách nhiệm của bộ phận kế toán trong doanh nghiệp, Điều 15 Luật Kế toán quy định trách nhiệm của bộ phận kế toán là quản lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ các tài liệu kế toán, trong đó tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm: chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách, tài liệu khác có liên quan đến kế toán mà không bao gồm HĐLĐ và thư mời làm việc của NLĐ[57]. Như vậy, bộ phận kế toán của doanh nghiệp chỉ có nghĩa vụ giữ các tài liệu kế toán chứ không bắt buộc phải giữ HĐLĐ, thư mời làm việc của NLĐ.
Do đó, khi quy định của pháp luật không nói rõ về việc giữ HĐLĐ và thư mời làm việc của NLĐ thuộc quyền hoặc nghĩa vụ của bộ phận nào trong doanh nghiệp thì người quản lý doanh nghiệp có quyền tự quyết định bộ phận nào sẽ phù hợp nhất để lưu trữ các hồ sơ có liên quan đến lao động thông qua các quy định nội bộ hoặc quy chế phân công chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban, bộ phận trong doanh nghiệp.
Theo Công văn hướng dẫn về kiểm tra, thanh tra thuế của cơ quan thuế có thẩm quyền gần đây có liên quan đến chi phí tiền lương, cơ quan thuế được yêu cầu cần kiểm tra cụ thể các chứng từ chi trả tiền lương, bảng lương, HĐLĐ và việc kê khai, khấu trừ, nộp TTNCN của NLĐ để có căn cứ xử lý về thuế theo quy định, ngăn chặn, xử lý các trường hợp doanh nghiệp cố tình khai khống chi phí tiền lương để đưa vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu TTNDN[2]. Do đó, một số doanh nghiệp đã ngầm hiểu rằng việc lưu trữ các tài liệu có liên quan đến lao động như được nêu ở trên sẽ phải do bộ phận kế toán lưu trữ vì việc đó thuận tiện trong việc xuất trình các tài liệu có liên quan cho cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra khi có yêu cầu.
Tuy nhiên, theo tinh thần của pháp luật, hướng dẫn của cơ quan thuế nói trên không có nghĩa rằng bộ phận kế toán của doanh nghiệp phải có trách nhiệm hoặc có quyền lưu giữ tất cả hồ sơ gốc về HĐLĐ và thư mời làm việc, bởi vì trước cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, bên cung cấp thông tin cho cơ quan Nhà nước chính là doanh nghiệp chứ không phải một phòng, ban, bộ phận cụ thể nào trong doanh nghiệp. Vì vậy, khi cơ quan thuế có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thông tin, thì theo sự phân công, quyết định của người quản lý doanh nghiệp, bộ phận nhân sự của doanh nghiệp vẫn có thể là bộ phận cung cấp các tài liệu, chứng từ mà bộ phận nhân sự đang lưu giữ cho cơ quan thuế.
Thực tế là các phòng, ban, bộ phận trong doanh nghiệp phải phối hợp với nhau để cung cấp các thông tin, tài liệu, chứng từ theo yêu cầu của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền nhưng tùy vào chức năng, nhiệm vụ mà mỗi phòng, ban, bộ phận sẽ lưu giữ các hồ sơ gốc khác nhau phục vụ cho mục đích riêng của từng phòng, ban, bộ phận đó.
Nói tóm lại, doanh nghiệp có quyền tự quyết trong việc giao cho bộ phận chuyên môn nào trong doanh nghiệp nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ lao động, thư mời làm việc của NLĐ để thuận tiện nhất cho hoạt động của doanh nghiệp.
[57] Điều 8 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP của Chính phủ ngày 30/12/2016
[58] Công văn số 3884-TCT-CS ngày 18/11/2013 của Tổng Cục thuế ban hành hướng dẫn chính sách TTNDN
