Theo quy định của Luật TTNCN, phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,… mà cao hơn mức theo quy định của Nhà nước thì sẽ được xác định là thu nhập thuộc tiền lương, tiền công của NLĐ và là khoản thu nhập chịu TTNCN. Tuy nhiên, mức khoán chi cho các khoản ở trên sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế đối với một số trường hợp sau đây[250]:
- Đối với những cán bộ, công chức và người làm việc trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, Đảng, đoàn thể, Hội, Hiệp hội: mức khoán chi sẽ áp dụng theo văn bản hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính;
- Đối với NLĐ làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện: mức khoán chi áp dụng sẽ phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật TTNDN; và
- Đối với NLĐ nào làm việc trong các tổ chức quốc tế, các văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài thì mức khoán chi sẽ được thực hiện theo quy định của Tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài đó.
Theo quy định trên, chi phí điện thoại mà NSDLĐ hỗ trợ cho NLĐ sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế của NLĐ khi đáp ứng được cả hai điều kiện đó là: (i) mức khoán chi điện thoại cho NLĐ không cao hơn mức quy định của Nhà nước; và (ii) mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật TTNDN. Như vậy, để mức khoán chi điện thoại không bị xem là thu nhập chịu TTNCN của NLĐ thì ngoài việc phải đáp ứng các điều kiện theo quy định của Luật TTNCN, mức khoán chi này còn phải đáp ứng các điều kiện theo Luật TTNDN. Các điều kiện để xác định mức khoán chi điện thoại trả cho NLĐ không phải chịu TTNCN cụ thể như sau:
- Điều kiện 1: Mức khoán chi điện thoại không cao hơn mức quy định của Nhà nước
Pháp luật về thuế không có quy định như thế nào là “mức chi hiện hành của Nhà nước” để NSDLĐ có thể xem xét áp dụng mức khoán chi điện thoại cho phù hợp nhằm đảm bảo khoản chi này không bị tính TTNCN đối với NLĐ. Tuy nhiên, NSDLĐ có thể tham khảo Quyết định số 17/VBHN-BTC ngày 04/3/2014 quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng điện thoại công vụ tại nhà riêng và điện thoại di động đối với cán bộ lãnh đạo trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị – xã hội (“Quyết Định 17”) như là căn cứ pháp lý để xác định mức chi của Nhà nước hiện nay, làm cơ sở xác định mức khoán chi tiền điện thoại mà NSDLĐ trả cho NLĐ có bị tính TTNCN hay không khi mà chưa có văn bản nào hướng dẫn cụ thể về nội dung này.
Căn cứ vào quy định tại Điều 6Quyết Định 17, mức tiền cao nhất mà các cán bộ đủ tiêu chuẩn theo Quyết định này được trang bị điện thoại (bao gồm điện thoại công vụ tại nhà riêng và điện thoại di động) là 800.000đ/người/tháng. Với quy định này, NLĐ sẽ không bị tính TTNCN nếu khoản cước phí điện thoại mà NSDLĐ chi trả cho họ không cao hơn mức trần này. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng, đây chỉ là điều kiện cần – theo đó, NLĐ cũng phải thỏa mãn đủ cả điều kiện 2 bên dưới thì mới đủ điều kiện không bị tính TTNCN đối với phần chi phí điện thoại do NSDLĐ chi trả. Thêm vào đó, Luật TTNCN không có quy định rõ ràng về mức chi của Nhà nước trong trường hợp này phải áp dụng theo mức chi cao nhất của Nhà nước để xác định mức khoán chi điện thoại có chịu TTNCN hay không, mặc dù vậy, mức chi cao nhất theo Quyết Định 17 nên là tiêu chuẩn được áp dụng để xem xét.
2. Điều kiện 2: Mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu TTNDN theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật TTNDN
Liên quan đến mức khoán chi tiền điện thoại phù hợp với mức xác định thu nhập chịu TTNDN, Điều 6.2.6 (b) Thông tư 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 18/6/2014 được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 22/6/2015 có quy định:
“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
6.2. Các khoản chi sau đây sẽ không được tính vào chi phí của doanh nghiệp, bao gồm:
6.2.6. b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: hợp đồng lao động; thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty….”
Theo quy định này, nếu khoản chi tiền điện thoại (khoản chi điện thoại cũng được xem là thu nhập thuộc tiền lương theo quy định của Luật TTNCN) được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ như HĐLĐ, TƯLĐTT và các quy chế tài chính của doanh nghiệp thì khoản chi này sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định TTNDN cho doanh nghiệp. Ngoài ra, nếu căn cứ theo quy định của pháp luật như đã được phân tích tại Mục 1 ở trên thì khoản chi này cũng được trừ khi xác định TTNCN cho NLĐ do mức chi này phù hợp với quy định của Luật TTNDN.
3. Điều kiện 3: Tổng các khoản phúc lợi chi trả trong một tháng không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp
Cũng cần lưu ý thêm rằng, ngoài việc đảm bảo khoản chi tiền điện thoại được ghi nhận cụ thể tại một trong các tài liệu được nêu ở trên, NSDLĐ còn phải đảm bảo rằng tổng các khoản phúc lợi chi trả (trong đó bao gồm cả tiền chi cho điện thoại) trong 01 tháng sẽ không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp thì chi phí này mới được trừ ra khỏi thu nhập chịu TTNDN của doanh nghiệp[251]. 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm của doanh nghiệp chia cho 12 tháng; trong đó, quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước nhưng lại chi trong năm quyết toán TTNCN).
Nói tóm lại, căn cứ vào các quy định của luật TTNCN (điều kiện 1 và điều kiện 2) và quy định của luật TTNDN (điều kiện 3) nêu trên, có thể kết luận như sau:
Nếu NSDLĐ: (i) có ghi nhận việc chi trả mức phụ cấp điện thoại cho NLĐ trong HĐLĐ hoặc TƯLĐTT hoặc trong các văn bản hành chính nội bộ khác của doanh nghiệp; (ii) mức được ghi nhận bằng hoặc thấp hơn 800.000 đồng/tháng và việc chi trả thực tế của doanh nghiệp cũng phải phù hợp với mức đã ghi nhận tại các văn bản nêu trên; và (iii) tổng các khoản phúc lợi (bao gồm tiền chi điện thoại) mà NSDLĐ chi trả trong 01 tháng không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp, thì NLĐ có thể được xem xét không chịu TTNCN đối với tiền cước phí điện thoại này.
Do vậy, nếu NSDLĐ không đáp ứng được những điều kiện nêu trên thì mức chi trả tiền điện thoại cho NLĐ vẫn sẽ thuộc diện chịu TTNCN.
[250] Điều 2.2 (đ.4) Thông tư 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 15/8/2013
[251] Điều 6.2.30 Thông tư 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 18/6/2014, được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 22/6/2015
