Luật sư Nguyễn Hữu Phước của Công ty luật Phuoc & Partners
Giới thiệu chung
Trong doanh nghiệp, vai trò của luật sư nội bộ là không thể phủ nhận. Dù đó là một luật sư có giấy phép hành nghề hay chỉ là cử nhân luật, họ luôn đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự tuân thủ pháp luật lao động cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, pháp luật lao động tại Việt Nam rất phức tạp, trải qua nhiều thời kỳ và lại bị thay đổi liên tục. Đặc biệt, trong thời kỳ phát triển kinh tế nhanh chóng như hiện nay, luật sư nội bộ cần phải kịp thời cập nhật và nắm bắt những thông tin mới nhất để áp dụng cho doanh nghiệp của mình.
Trong bài viết này, chúng ta thử tìm hiểu về 5 vai trò chính yếu của luật sư nội bộ trong doanh nghiệp, cũng như sự phối hợp giữa họ và những đối tượng quan trọng khác trong và ngoài doanh nghiệp trong việc tuân thủ pháp luật lao động.
- Vai trò của luật sư nội bộ
Hiểu biết về Pháp luật lao động
Pháp luật lao động bao gồm một lĩnh vực pháp lý rộng lớn, với nhiều vấn đề pháp lý điều chỉnh mối quan hệ giữa chủ doanh nghiệp và người lao động. Chúng bao gồm các quy định về mức lương tối thiểu, giới hạn thời giờ làm việc, phân biệt đối xử, sức khỏe và an toàn, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân v.v…. Vai trò của luật sư nội bộ là cực kỳ quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định pháp lý đó.
Để có thể thực hiện được vai trò của mình, luật sư nội bộ cần phải có hiểu rõ về các luật và quy định có liên quan đến lĩnh vực này. Ngoài ra, họ cũng cần tìm hiểu các thay đổi hoặc cập nhật mới nhất về pháp luật lao động. Bởi vì các quy định có thể thay đổi tại cấp trung ương hoặc địa phương, luật sư nội bộ phải đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn được cập nhật về các thay đổi đó để đảm bảo tuân thủ các quy định mới nhất.
- Theo dõi việc kiểm tra lao động của các cơ quan Nhà nước
Luật sư nội bộ cần sẵn sàng đồng hành cùng chủ doanh nghiệp trong việc đối phó với các cuộc kiểm tra tuân thủ pháp luật lao động từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Để làm được điều này, họ phải thu thập và tổ chức tài liệu nội bộ có liên quan đến các chính sách, thực tiễn và hồ sơ tuyển dụng – việc này sẽ giúp cho việc kiểm tra trở nên suôn sẻ và dễ dàng hơn. Ngoài ra, luật sư nội bộ còn có thể cung cấp hướng dẫn về cách giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm tra, cũng như tương tác với các luật sư chuyên nghiệp bên ngoài được doanh nghiệp thuê nếu cần thiết.
Việc đối mặt với những lần kiểm tra từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền luôn là một thách thức lớn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ luật sư nội bộ, các chủ doanh nghiệp có thể cảm thấy an tâm hơn trong việc đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
- Làm việc với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở
Luật sư nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đàm phán và soạn thảo thỏa ước lao động tập thể với các tổ chức đại diện cho người lao động, ví dụ như công đoàn cơ sở. Ngoài ra, họ cũng phải cung cấp tư vấn cho chủ doanh nghiệp về việc tuân thủ pháp luật lao động, liên quan đến việc tham gia công đoàn, đàm phán thỏa ước lao động tập thể và đình công.
Luật sư nội bộ cần hiểu rõ các nghĩa vụ của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và làm việc để đảm bảo doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tích cực với các tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Họ cũng có thể giúp doanh nghiệp thu thập và tổ chức các tài liệu nội bộ để đáp ứng các yêu cầu của các tổ chức đại diện và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
- Thực hiện các biện pháp phòng ngừa
Đối với luật sư nội bộ, một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất là đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động và việc làm bằng cách thực hiện các biện pháp phòng ngừa vi phạm. Nhờ việc phát hiện các vấn đề pháp lý tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề thực sự cho doanh nghiệp, luật sư nội bộ có thể giúp doanh nghiệp tránh được những vụ kiện đắt đỏ và các khoản xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và việc làm.
Để thực hiện các biện pháp phòng ngừa đó, luật sư nội bộ phải tiến hành các cuộc kiểm tra nội bộ định kỳ về các công việc có liên quan đến lao động và việc làm của doanh nghiệp. Điều này bao gồm xem xét lại các hợp đồng lao động và các tài liệu có liên quan đến việc làm, sổ tay nhân viên, nội quy lao động, thỏa thuận lao động tập thể, quy chế dân chủ, chính sách thưởng và các thủ tục để đảm bảo tuân thủ các luật lao động và việc làm có liên quan. Luật sư nội bộ cũng phải tiến hành huấn luyện và đào tạo cho nhân viên quản lý cấp cao và các nhân viên khác về các chính sách này để đảm bảo chúng được thực hiện đúng cách và theo quy định của pháp luật về lao động.
Ngoài ra, luật sư nội bộ còn giúp doanh nghiệp bằng cách phát triển các chương trình tuân thủ luật lao động và việc làm tại nơi làm việc. Những chương trình này có thể bao gồm các chính sách và thủ tục để giải quyết khiếu nại của người lao động về phân biệt đối xử hoặc quấy rối, thực hiện các điều tra nội bộ và đảm bảo thanh toán đầy đủ và đúng tiền làm thêm giờ và các phúc lợi lao động khác cho người lao động.
- Đối phó với các vấn đề pháp lý
Mặc dù đã có các biện pháp phòng ngừa như trên, các vấn đề pháp lý có thể vẫn xảy ra. Trong trường hợp này, vai trò của luật sư nội bộ trở nên cực kỳ quan trọng trong việc xử lý và đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn tuân thủ một cách nghiêm ngặt các quy định của pháp luật lao động.
Để đảm bảo được sự tuân thủ đúng đắn và hợp pháp, luật sư nội bộ cần có kiến thức sâu sắc về các vấn đề pháp lý có liên quan và phải có khả năng hướng dẫn cho doanh nghiệp về cách thực hiện đúng và chính xác. Công việc này có thể bao gồm việc tiến hành các cuộc điều tra nội bộ về các cáo buộc phân biệt đối xử hoặc quấy rối tại nơi làm việc. Luật sư nội bộ cũng có thể làm việc với các luật sư chuyên nghiệp bên ngoài được thuê để đại diện cho doanh nghiệp trong các vụ kiện pháp lý với người lao động và đàm phán giải quyết tranh chấp khi cần thiết. Bên cạnh đó, luật sư nội bộ cũng cần chuẩn bị sẵn sàng để xử lý các tranh chấp pháp lý tiềm năng có thể xảy ra.
Để thực hiện tốt công việc của mình, luật sư nội bộ cần đảm bảo rằng doanh nghiệp có các tài liệu chứng minh một cách rõ ràng về các thực tiễn và chính sách có liên quan đến lao động và việc làm. Ngoài ra, họ cần có một kế hoạch chuẩn bị tốt để đáp ứng được các yêu cầu pháp lý. Với những kỹ năng và nhiệm vụ như vậy, luật sư nội bộ trở thành một phần không thể thiếu trong hệ thống pháp lý của doanh nghiệp
Vai trò giống và khác nhau giữa luật sư nội bộ, trưởng phòng nhân sự và kế toán trưởng và luật sư thuê ngoài
Trong một doanh nghiệp, chắn chắn sẽ có nhiều vai trò khác nhau liên quan đến các vấn đề pháp lý và nhân sự. Các vai trò này bao gồm luật sư nội bộ, trưởng phòng nhân sự, kế toán trưởng và luật sư thuê ngoài. Mỗi vai trò này sẽ có những điểm giống và khác nhau đáng chú ý như sau.
Điểm giống của họ là cả luật sư nội bộ, trưởng phòng nhân sự và kế toán trưởng, cùng với luật sư thuê ngoài, đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự tuân thủ pháp luật lao động tại doanh nghiệp.
Cả bốn đối tượng này đều có trách nhiệm giám sát và đánh giá các quy trình, chính sách và thực tiễn của doanh nghiệp có liên quan đến pháp luật lao động, đồng thời đưa ra các giải pháp phù hợp để giảm thiểu rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và người lao động.
Tuy nhiên, họ cũng có một số vai trò khác nhau như sau:
- Trưởng phòng nhân sự: là người quản lý tất cả các hoạt động nhân sự của doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của họ là đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nhân sự để hoạt động hiệu quả và cải thiện năng suất làm việc. Họ cũng phải đảm bảo rằng người lao động được trả lương đầy đủ và đúng hạn, có bảo hiểm đầy đủ và được đối xử công bằng. Ngoài ra, trưởng phòng nhân sự còn có trách nhiệm đưa ra các chính sách nhân sự hợp lý, giúp nâng cao sự hài lòng của nhân viên và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật có liên quan đến lao động và việc làm.
- Kế toán trưởng: là người có trách nhiệm quản lý và giám sát các hoạt động kế toán của doanh nghiệp, bao gồm tính toán và quản lý các khoản lương, thuế, các khoản bảo hiểm bắt buộc và các chi phí khác liên quan đến người lao động. Kế toán trưởng đảm bảo rằng tất cả các thông tin kế toán liên quan đến lao động được đăng ký và báo cáo đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn.
- Luật sư nội bộ: mặc dù cũng có nhiệm vụ tương tự như luật sư thuê ngoài như giới thiệu bên dưới, họ là một phần của đội ngũ nội bộ của doanh nghiệp. Luật sư nội bộ có trách nhiệm tư vấn và hướng dẫn doanh nghiệp về các vấn đề pháp lý có liên quan đến lao động, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện các chính sách và quy trình có liên quan đến lao động, cũng như xử lý các vấn đề pháp lý nội bộ có liên quan đến lao động.
- Luật sư thuê ngoài: là người có chuyên môn về lĩnh vực pháp lý, được thuê bởi doanh nghiệp để tư vấn và giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan đến lao động. Vai trò của luật sư này là đưa ra các giải pháp phù hợp với tình hình cụ thể của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật có liên quan đến lao động.
Sự phối hợp của 4 đối tượng này
Tất cả các thành viên trong nhóm này cần phối hợp chặt chẽ để đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định pháp luật lao động hiện hành. Cụ thể, họ có thể thực hiện những việc cụ thể sau đây:
- Luật sư nội bộ, trưởng phòng nhân sự và kế toán trưởng có thể thường xuyên và định kỳ họp bàn với nhau để cập nhật và giám sát các chính sách, quy trình và thực tiễn của doanh nghiệp có liên quan đến pháp luật lao động.
- Luật sư nội bộ và luật sư thuê ngoài có thể làm việc cùng nhau để đưa ra các giải pháp phù hợp với tình hình cụ thể của doanh nghiệp. Luật sư nội bộ có thể cung cấp các thông tin chi tiết về các quy trình và thực tiễn của doanh nghiệp có liên quan đến pháp luật lao động, trong khi luật sư thuê ngoài sẽ có thể đưa ra các khuyến nghị về các vấn đề pháp lý cụ thể và giúp doanh nghiệp đưa ra các giải pháp thực tế để tuân thủ pháp luật.
- Trưởng phòng nhân sự và kế toán trưởng có thể hợp tác với nhau để đảm bảo rằng các thông tin về lương, thuế, các loại bảo hiểm bắt buộc và các khoản chi phí có liên quan đến lao động được tính toán đúng và chính xác.
- Cả nhóm 4 người có thể họp bàn với nhau để đưa ra quyết định về các chính sách có liên quan đến lao động, bao gồm cả chính sách về lương thưởng, bảo hiểm và chế độ phúc lợi.
- Các thành viên trong nhóm cần liên tục cập nhật các quy định pháp luật mới nhất có liên quan đến lao động, để đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định này.
Với sự hợp tác chặt chẽ của các thành viên trong nhóm, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng đang tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật có liên quan đến lao động và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho mình.
Kết luận
Tóm lại, luật sư nội bộ đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro pháp lý về lao động và việc làm. Họ không chỉ phải nắm vững các luật và quy định có liên quan mà còn cập nhật sớm các thay đổi mới nhất để đưa ra các biện pháp phòng ngừa. Nếu xảy ra vấn đề pháp lý, luật sư nội bộ phải xử lý cẩn thận và hướng dẫn cho chủ doanh nghiệp về cách tiếp cận hợp pháp.
Chính vì vậy, vai trò của luật sư nội bộ là giúp doanh nghiệp giảm thiểu các tranh chấp pháp lý đắt đỏ và các khoản phạt hành chính, đồng thời giữ gìn mối quan hệ lao động tốt đẹp giữa chủ doanh nghiệp với người lao động. Tuy nhiên, để hoạt động hiệu quả, luật sư nội bộ cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, như trưởng phòng nhân sự, kế toán trưởng, cũng như trao đổi với luật sư thuê ngoài để đảm bảo những công việc của trưởng phòng nhân sự, kế toán trưởng được xem xét ở góc độ pháp lý và được hỗ trợ, phối hợp trong việc thực hiện việc tuân thủ pháp luật lao động tại doanh nghiệp
Với tầm quan trọng của mình, luật sư nội bộ không nên hoạt động một cách đơn độc. Họ cần tìm kiếm sự đóng góp ý kiến từ các đối tác, cộng sự trong và ngoài doanh nghiệp để tạo ra giải pháp tối ưu và đưa ra quyết định đúng đắn. Bằng cách phối hợp một cách khéo léo, luật sư nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và tạo ra sự thịnh vượng bền vững.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Nếu bạn muốn tìm đọc quyển sách Khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi (tái bản lần hai mới nhất), xin vui lòng theo đường dẫn này để được hướng dẫn đăng ký mua https://huongdankhoinghiepvoingheluatsu.com/ . Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình.
