BLLĐ không có quy định một cách rõ ràng và theo trình tự về quy trình pháp lý cụ thể trong việc NSDLĐ đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ vì lý do NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc. Tuy nhiên, trên cơ sở quy định của pháp luật lao động nói chung và quy định về việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ vì lý do thường xuyên không hoàn thành công việc nói riêng, NSDLĐ nên thực hiện đầy đủ các bước thủ tục sau đây:
- Bước 1: Tổ chức cuộc họp với NLĐ để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của NLĐ (dựa vào bảng mô tả công việc và chỉ số đo lường kết quả công việc của NLĐ)
Bô luật Lao động không có quy định rõ ràng nào bắt buộc NSDLĐ phải tổ chức buổi họp đánh giá mức độ hoàn thành công việc của NLĐ trước khi tiến hành việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ. Tuy nhiên, để hiểu rõ sự việc một cách thấu đáo trước khi đi đến quyết định sau cùng là đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ, NSDLĐ cần có ít nhất là 01 cuộc họp đánh giá mức độ hoàn thành công việc của NLĐ. Theo đó, cuộc họp nên có sự tham gia của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở, quản lý cấp trên trực tiếp và/hoặc đồng nghiệp cùng nhóm với NLĐ cùng với sự tham gia của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (nếu có thể) để có những đánh giá khách quan đối với vụ việc. Nội dung của cuộc họp nên được ghi chép lại một cách đầy đủ và lập thành văn bản để các bên tham dự ký xác nhận nội dung cuộc họp.
Thông thường, trong đa số các trường hợp, NSDLĐ sẽ đưa ra các nhận xét của những người quản lý của doanh nghiệp về chỉ số đo lường kết quả công việc của NLĐ và từ đó đưa ra một kế hoạch để NLĐ có thể cải thiện kết quả công việc của mình trong một khoảng thời gian hợp lý nào đó. Trong khoảng thời gian đó, NSDLĐ tạm thời sẽ không thực hiện các bước thủ tục tiếp theo như bên dưới để đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ.
- Bước 2: Thông báo trước cho NLĐ về việc NSDLĐ sẽ đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ do NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc.
Nếu sau buổi họp đánh giá mức độ hoàn thành công việc của NLĐ hay nếu sau buổi họp lần thứ hai với NLĐ để đánh giá kế hoạch cải thiện kết quả công việc nhưng NLĐ vẫn không đạt yêu cầu, NSDLĐ sẽ có quyền quyết định việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ và phải thông báo trước cho NLĐ về việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ như sau[116]:
- Ít nhất 30 ngày lịch đối với HĐLĐ xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng;
- Ít nhất 45 ngày lịch đối với HĐLĐ không xác định thời hạn; và
- Ít nhất 03 ngày làm việc đối với HĐLĐ xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng.
- Bước 3: NSDLĐ ban hành quyết định đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ
Quy định của BLLĐ không ban hành mẫu quyết định đơn phương chấm dứt HĐLĐ để có thể tham khảo. Tuy nhiên, nội dung của quyết định cũng nên thể hiện một cách đầy đủ các thông tin sau đây: ngày chấm dứt HĐLĐ, lý do chấm dứt, nghĩa vụ thanh toán các quyền lợi có liên quan của các bên. Bên cạnh đó, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ là người thay mặt cho phía doanh nghiệp ký quyết định để tránh các trường hợp khiếu nại của NLĐ có liên quan đến thẩm quyền ký quyết định của doanh nghiệp.
- Bước 4: Thực hiện các nghĩa vụ của NSDLĐ khi chấm dứt HĐLĐ
Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ, NSDLĐ có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản thanh toán có liên quan đến quyền lợi của NLĐ bao gồm: lương chưa thanh toán; ngày phép chưa nghỉ và các khoản tiền khác (nếu có); trợ cấp thôi việc (nếu thỏa các điều kiện mà quy định của pháp luật yêu cầu); và các khoản hỗ trợ khác theo thiện chí (nếu có)[117].
Ngoài ra, NSDLĐ cũng cần yêu cầu NLĐ gửi lại phòng nhân sự bản gốc sổ BHXH để phòng nhân sự thực hiện thủ tục xác nhận, chốt và trả sổ BHXH và các giấy tờ khác cho NLĐ[118].
Nhìn chung, thời hạn để thực hiện quy trình đơn phương chấm dứt HĐLĐ nêu trên sẽ mất khoảng từ 02 đến 03 tháng, phụ thuộc nhiều vào thời gian phải thông báo trước cho NLĐ về việc NSDLĐ đơn phương chấm dứt HĐLĐ.
Trong số các bước thủ tục cần thực hiện khi NSDLĐ đơn phương chấm dứt HĐLĐ như được trình bày ở trên, Bước 1 (tổ chức cuộc họp với NLĐ để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của NLĐ) có thể được xem là bước quan trọng nhất và có rủi ro nhiều nhất cũng như có ảnh hưởng đến tất cả các bước thủ tục còn lại. Mặc dù không phải là bước bắt buộc theo quy định của pháp luật lao động nhưng đây được xem là “bước đệm” giúp cho NSDLĐ xác định lại các chứng cứ chứng minh NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc theo HĐLĐ, từ đó, làm cơ sở pháp lý cho quyết định đơn phương chấm dứt HĐLĐ của NSDLĐ, tránh các khiếu nại, khiếu kiện của NLĐ tại các cơ quan quản lý lao động hoặc khởi kiện ra Tòa án có thẩm quyền về sau. Việc khẳng định NLĐ có thường xuyên không hoàn thành công việc hay không trong buổi họp đánh giá và được ghi nhận lại bằng biên bản cuộc họp rất có thể bị cơ quan quản lý lao động hoặc Tòa án có thẩm quyền chất vấn về tính chất của cuộc họp, sự hợp lý của thời gian cuộc họp, sự khách quan của các thành phần tham dự cuộc họp, tính chủ quan trong quyết định của NSDLĐ, nội dung quy chế đánh giá được đưa ra thảo luận và xem xét tại cuộc họp có phù hợp với quy định của pháp luật và hợp lý không, các chứng cứ chứng minh NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc theo các tiêu chí đánh giá có rõ ràng và xác đáng không… Ngoài ra, Bước 1 cũng là cơ hội để NSDLĐ “đo lường” phản ứng của NLĐ khi NLĐ nhận thấy bản thân có khả năng bị NSDLĐ đơn phương chấm dứt HĐLĐ. Thông qua đó, NSDLĐ sẽ có những bước chuẩn bị tốt hơn và cân nhắc cẩn trọng hơn trước khi đưa ra quyết định đơn phương chấm dứt HĐLĐ đối với NLĐ.
[116] Điều 36.2 BLLĐ
[117] Điều 48.2 BLLĐ
[118] Điều 48.3 BLLĐ
