Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.
……………………
Không có liều thuốc nào được xem là thực sự hiệu quả nếu bạn không hiểu rõ cơ thể của mình. Tương tự, để áp dụng thành công ứng dụng công nghệ vào công ty luật của bạn, bạn cần phải đảm bảo rằng bạn và các nhân viên trong công ty luật của bạn đã chia sẻ và hiểu rõ về những ứng dụng công nghệ dự kiến sẽ được sử dụng. Trước khi áp dụng giải pháp công nghệ nào đó vào công việc, cần đảm bảo nguyên tắc bảo mật thông tin được đáp ứng, và giải pháp được chọn phù hợp với nhu cầu thực tế và giúp giải quyết vấn đề một cách triệt để.
Để đưa ra các giải pháp công nghệ hữu ích cho công ty luật của bạn, cần có một quá trình tìm hiểu và phân tích cụ thể để đảm bảo hiệu quả và tính bảo mật của giải pháp. Tuy nhiên, điều quan trọng hơn cả là đảm bảo sự hiểu biết và chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về ứng dụng công nghệ, tác động của nó đến công ty, và cách sử dụng để giúp giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả nhất. Nếu không có sự hiểu biết đầy đủ về ứng dụng công nghệ, nhân viên có thể sẽ sử dụng nó sai cách hoặc không tận dụng được tất cả các tính năng hữu ích của nó.
Do đó, cần có một quy trình rõ ràng và đầy đủ để đảm bảo rằng mọi người trong công ty luật của bạn đều hiểu rõ về các ứng dụng công nghệ và cách sử dụng chúng một cách an toàn và hiệu quả. Nếu có sự hiểu biết đầy đủ về các giải pháp công nghệ, công ty luật của bạn sẽ có thể áp dụng chúng để giải quyết các vấn đề pháp lý và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách triệt để và hiệu quả.
11.5.1. Bảo mật
Khi lựa chọn một ứng dụng công nghệ, bạn phải đảm bảo rằng tất cả dữ liệu của công ty luật của bạn được lưu trữ trên đó đều được bảo mật và an toàn. Do đó, công ty luật của bạn cần phải rà soát cẩn thận các thỏa thuận về cung cấp dịch vụ được các bên thứ ba cung cấp, để hiểu rõ bản chất của các dịch vụ của ứng dụng công nghệ mà bạn lựa chọn. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá được xem liệu ứng dụng này có đáp ứng được những nhu cầu thực tế của công ty luật của bạn hay không, cũng như đáp ứng được mức độ bảo mật thông tin mà công ty luật mong muốn.
Ngoài ra, trong quá trình sử dụng thử các ứng dụng công nghệ này, công ty luật của bạn cần đánh giá kỹ các báo cáo trong khoảng thời gian thử nghiệm, để xem xét mức độ thích ứng và các rủi ro phát sinh. Điều này sẽ giúp công ty luật của bạn kịp thời điều chỉnh và tối ưu hóa ứng dụng theo yêu cầu của mình.
Công ty luật của bạn cần phải phân biệt rõ ràng giữa các vấn đề liên quan đến bảo mật và các vấn đề kỹ thuật có liên quan đến bảo mật. Trong đó, các vấn đề kỹ thuật có liên quan đến bảo mật luôn nằm trong trách nhiệm của bên cung cấp dịch vụ hoặc ứng dụng công nghệ.
Vì vậy, nếu công ty luật của bạn muốn hiểu rõ các vấn đề kỹ thuật, họ nên chủ động liên lạc và trao đổi với bên cung cấp dịch vụ để được hướng dẫn chi tiết về các thông tin liên quan, ví dụ như máy chủ, số lượng máy chủ, cách thức bảo mật thông tin, cách thức điều hành và kiểm soát, quyền hạn của từng tài khoản được cung cấp và trách nhiệm bảo mật liên quan của bên cung cấp dịch vụ.
Bên cung cấp dịch vụ hoặc ứng dụng công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an ninh thông tin và bảo vệ quyền riêng tư của công ty luật của bạn. Việc hiểu rõ các thông tin kỹ thuật và bảo mật liên quan đến bên cung cấp dịch vụ sẽ giúp công ty luật của bạn đưa ra quyết định đúng đắn và nâng cao khả năng đối phó với các mối đe dọa bảo mật trên mạng.
11.5.2. Đáp ứng nhu cầu thực tế
Hiện nay, các ứng dụng công nghệ thường có nhiều chức năng tương tự nhau. Ví dụ, ứng dụng Microsoft 365 Outlook cho phép người dùng cập nhật lịch làm việc, trong khi các ứng dụng Clockify hay PC Law cũng cho phép ghi chép thời gian làm việc thực tế của nhân viên trong công ty luật của bạn. Tuy nhiên, nếu công ty luật của bạn không hiểu rõ cách thức liên kết giữa các ứng dụng này, thì việc ghi chép lịch làm việc của nhân viên có thể trùng lặp, gây lãng phí thời gian và công sức.
Cần lưu ý rằng, các ứng dụng như Clockify hay PC Law chỉ là ứng dụng công nghệ của bên thứ ba, chuyên cung cấp dịch vụ ghi nhận thời gian thực tế để tính phí dịch vụ pháp lý cho khách hàng. Do đó, công ty luật của bạn cần xác định rõ nhu cầu thực tế của mình trước khi sử dụng các ứng dụng công nghệ để đảm bảo chúng đáp ứng đúng nhu cầu của công ty.
Việc mở rộng sử dụng nhiều loại ứng dụng công nghệ là cần thiết, nhưng cũng có thể làm mất thời gian của nhân viên trong các công việc khác. Vì vậy, công ty luật của bạn cần phải xác định rõ nhu cầu thực tế của mình trước khi sử dụng các ứng dụng công nghệ, sau đó tìm kiếm và chọn lựa các giải pháp phù hợp nhất để sử dụng.
Lời khuyên cho bạn đó là công ty luật của bạn cần phải xác định ngay từ đầu các nhu cầu thực tế của mình và từ đó tìm ra một giải pháp cụ thể trước khi sử dụng các ứng dụng công nghệ thích hợp. Việc này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc của công ty luật của bạn.
11.5.3. Giải quyết triệt để vấn đề
Một vấn đề chỉ có thể được giải quyết triệt để khi chính bạn là người đang phải chịu đựng và đối mặt với nó. Với một công ty luật, việc giải quyết các vấn đề là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, để giải quyết các vấn đề đó, công ty luật của bạn cần phải chọn cho mình một ứng dụng công nghệ phù hợp để áp dụng vào quá trình giải quyết vấn đề. Nhưng trước khi chọn ứng dụng công nghệ, công ty cần phải xem xét động lực và thách thức của nó dựa trên cách phân tích cân nhắc các yếu tố tiêu cực và tích cực.
Trong quá trình áp dụng ứng dụng công nghệ, công ty luật của bạn cần phải kiên trì và chú ý đến những định hướng, nhu cầu thực tế mà mình đã đề ra để tránh đi vào những hướng khác nhau. Việc đánh giá và định kỳ rà soát cách sử dụng ứng dụng công nghệ cũng là một yếu tố quan trọng giúp cho công ty luật của bạn có thể đưa ra quyết định đúng đắn và có hướng phát triển phù hợp hơn trong tương lai. Những yếu tố này sẽ giúp cho công ty luật của bạn có thể chọn và sử dụng các ứng dụng công nghệ hiệu quả nhất, từ đó giải quyết vấn đề của mình một cách triệt để và hiệu quả. Bằng cách sử dụng các công nghệ này, công ty luật của bạn có thể nâng cao năng suất và sự hiệu quả trong công việc của mình. Tuy nhiên, hãy luôn kiểm tra và đánh giá lại các giải pháp công nghệ một cách thường xuyên để đảm bảo sự phù hợp và đáp ứng nhu cầu thực tế của công ty.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.
