Sử dụng công nghệ có phải là quá trình dài cho luật sư và công ty luật?

329

Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.

Không có liều thuốc nào được xem là thực sự hữu hiệu khi bạn không nắm rõ cơ thể của mình, phương châm nói trên là cách để áp dụng một ứng dụng công nghệ nào đó vào công ty luật của bạn. Bạn và nhân viên trong công ty luật của bạn nên chia sẻ và hiểu rõ một cách kỹ lưỡng về những ứng dụng công nghệ dự kiến sẽ được sử dụng trước khi áp dụng một giải pháp công nghệ nào đó vào công việc dựa trên nguyên tắc bảo mật thông tin, đáp ứng nhu cầu thực tế và giúp giải quyết vấn đề một cách triệt để.

11.5.1. Bảo mật

Khi chọn lựa một ứng dụng công nghệ nào, bạn phải chắc chắn được rằng tất cả dữ liệu của công ty luật của bạn được đăng tải trên đó là bảo mật và an toàn. Công ty luật của bạn nên rà soát một cách cẩn thận các thỏa thuận về cung cấp dịch vụ được các bên thứ ba cung cấp để hiểu rõ bản chất của các dịch vụ của ứng dụng công nghệ mà bạn chọn lựa có đáp ứng được những nhu cầu thực tế của công ty luật của bạn hay không, cũng như chúng có đáp ứng mức độ bảo mật thông tin mà công ty luật của bạn kỳ vọng.

Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng thử các ứng dụng công nghệ đó, công ty luật của bạn cũng nên chú trọng đến việc thử nghiệm đánh giá các báo cáo trong khoảng thời gian thử nghiệm để xem xét mức độ thích ứng và các rủi ro phát sinh để từ đó kịp thời có những điều chỉnh hợp lý theo yêu cầu của bạn. Ngoài ra, một trong các yếu tố tiên quyết mà công ty luật cần chú ý là vấn đề con người.

Công ty luật của bạn cần phải tách biệt một cách rõ ràng đâu là vấn đề bảo mật và đâu là vấn đề kỹ thuật nhưng có liên quan đến bảo mật, trong đó các vấn đề kỹ thuật có liên quan đến bảo mật sẽ luôn thuộc về trách nhiệm của bên cung cấp dịch vụ, ứng dụng công nghệ. Do đó, nếu công ty luật của bạn muốn hiểu rõ các vấn đề kỹ thuật thì nên chủ động liên lạc và trao đổi với bên cung cấp dịch vụ để họ hướng dẫn cho bạn một cách tường tận về những thông tin, ví dụ như máy chủ, số lượng máy chủ, cách thức bảo mật thông tin, cách thức điều hành và kiểm soát, quyền hạn của từng tài khoản được cung cấp và trách nhiệm bảo mật liên đới của bên cung cấp dịch vụ.

11.5.2. Đáp ứng nhu cầu thực tế

Hiện nay, các ứng dụng công nghệ thường được tích hợp và có nhiều chức năng tương tự nhau. Ví dụ, ứng dụng công nghệ gửi email Outlook của Microsoft 365 sẽ cho phép người dùng cập nhật lịch làm việc của mình trong khi đó việc nhập thời gian làm việc thực tế của nhân viên của công ty luật của bạn cũng được sử dụng thông qua một ứng dụng khác cũng được công ty luật của bạn sử dụng ví dụ như Clockify hay PC Law mà cũng cho phép người dùng nhập lịch làm việc vào đó. Như vậy, nếu công ty luật của bạn không hiểu rõ cách thức liên kết giữa các ứng dụng này thì vô hình trung cùng một việc là ghi chép lịch làm việc của nhân viên nhưng lại cần phải thực hiện việc nhập liệu đến hai lần.

Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng, các ứng dụng ví dụ như Clockify hay PC Law chỉ là ứng dụng công nghệ của một bên thứ ba cung cấp dịch vụ chuyên về ghi nhận thời gian thực tế cho mục đích duy nhất là tính phí dịch vụ pháp lý với khách hàng. Vì vậy, bạn nên xác định một cách rõ ràng ngay từ đầu nhu cầu của bạn về việc sử dụng các ứng dụng công nghệ để chúng đáp ứng đúng nhu cầu thực tế của công ty luật của bạn. Việc mở rộng sử dụng nhiều loại ứng dụng công nghệ là cần thiết nhưng việc đó có thể làm mất đi thời gian của nhân viên của công ty luật của bạn dành cho các công việc khác, không còn tập trung hoặc tệ hơn nữa là thiếu chính xác cho các công việc khác.

Lời khuyên cho bạn đó là chính công ty luật của bạn phải xác định ngay từ đầu đâu là nhu cầu thực tế của mình và từ đó tìm ra một giải pháp cụ thể nào đó rồi sau đó hãy thay thế chúng bằng các ứng dụng công nghệ thích hợp.

11.5.3. Giải quyết triệt để vấn đề

Một vấn đề được giải quyết triệt để khi chính bạn là người trong cuộc và cũng là người đang phải chịu đựng nó. Thật vậy, công ty luật của bạn luôn phải tiếp tục làm việc dù có một vấn đề nào đó có được giải quyết thấu đáo hay chưa. Tuy nhiên, một khi công ty luật của bạn đã chọn lựa cho mình một ứng dụng công nghệ được cho là phù hợp để áp dụng vào việc giải quyết vấn đề đó thì cần phải xem xét chúng dựa vào cách thức phân tích đong đo cân nhắc về những được mất, cơ hội và thách thức. Trong quá trình áp dụng, công ty luật của bạn cũng phải kiên trì và cần đi từng bước nhỏ và hãy tin tưởng vào những định hướng, nhu cầu thực tế mà mình đã đề ra nhằm tránh đi vào nhiều hướng khác nhau. Công ty luật của bạn cũng nên tự rà soát và đánh giá định kỳ cũng như xem xét mức độ tuân thủ của tổ chức của mình trong việc sử dụng các áp dụng công nghệ đó để rồi từ đó đưa ra quyết định về việc có nên tiếp tục sử dụng các ứng dụng công nghệ đó hoặc sẽ tìm một giải pháp nào khác phù hợp hơn.

Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.