Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.
…………………
Trong ngành dịch vụ luật sư, công nghệ luôn đóng vai trò rất quan trọng trong việc hỗ trợ công ty luật của bạn cung cấp dịch vụ pháp lý hiệu quả. Nếu bạn mới bắt đầu nghề luật sư và khởi nghiệp, bạn nên hướng đến cách làm việc tinh gọn và sử dụng môi trường làm việc ảo để nhanh chóng tiếp cận nhiều cơ hội mới.
Sử dụng công nghệ là xu hướng tất yếu hiện nay cho các công ty dịch vụ, đặc biệt là các công ty luật, và đây cũng là mong muốn của những người điều hành doanh nghiệp như bạn trong việc tìm hiểu thêm các ứng dụng công nghệ mới. Các công ty luật đang phải thích nghi với môi trường làm việc linh hoạt, năng động và đa dạng hơn môi trường làm việc truyền thống, và việc sử dụng các ứng dụng công nghệ mới có thể giúp hỗ trợ kết nối và vận hành công việc tốt hơn.
Dưới đây là một số ứng dụng công nghệ tiêu biểu hiện có trên thị trường quốc tế và ở Việt Nam. Hy vọng các ứng dụng công nghệ này sẽ giúp bạn có thêm thông tin hữu ích để từ đó có thể lựa chọn những ứng dụng công nghệ phù hợp nhất cho việc hành nghề luật sư của bạn và hoạt động kinh doanh của công ty luật của bạn.
11.4.1. Công nghệ lưu trữ tài liệu
Việc lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp hiện nay đã trở nên tiện lợi hơn với sự ra đời của công nghệ điện toán đám mây. Thay vì sao chụp và lưu trữ giấy tờ, tài liệu trong các tủ hồ sơ khách hàng, hoặc dùng các thiết bị lưu trữ như thẻ nhớ, USB, công nghệ đám mây cung cấp cho công ty luật của bạn một giải pháp an toàn và bảo mật để truy cập tài liệu từ bất cứ đâu.
Tại Việt Nam, các dịch vụ cho thuê lưu trữ điển hình như VNPT, FPT, Viettel và một số công ty khác đang được sử dụng phổ biến. Tuy nhiên, ngoài các công ty trong nước, các dịch vụ công nghệ đám mây từ các công ty nước ngoài như Google Drive, One Drive hay SharePoint của Microsoft, và iCloud của Apple cũng đang chiếm ưu thế về mặt thị trường và số lượng người dùng.
Khi xem xét lựa chọn và đánh giá các dịch vụ lưu trữ đám mây, các công ty luật thường tập trung vào so sánh về giá cả. Tuy nhiên, ngoài giá cả, chúng ta nên xem xét độ tích hợp của dịch vụ lưu trữ đám mây với các trang thiết bị văn phòng trong công ty. Ví dụ, nếu trang thiết bị trong công ty luật đều sử dụng phần mềm của Microsoft, bạn nên lựa chọn dịch vụ của Microsoft để đảm bảo tính tương thích và trải nghiệm tốt nhất. Tuy nhiên, nếu yêu cầu công việc hoặc khách hàng yêu cầu bạn phải sử dụng dịch vụ từ một nhà cung cấp khác, bạn có thể tìm kiếm các dịch vụ của các công ty địa phương để được hỗ trợ tốt hơn.
Một yếu tố quan trọng khác cần được xem xét là độ bảo mật của các dữ liệu được đăng tải lên các đám mây. Mặc dù các công ty có yếu tố nước ngoài cam kết đảm bảo an toàn cho dữ liệu của khách hàng, nhưng vẫn cần phải đề phòng và phân tán rủi ro về đánh cắp dữ liệu. Một giải pháp đơn giản là sử dụng các ổ lưu trữ dự phòng để đảm bảo tính an toàn cho các dữ liệu quan trọng.
Một trường hợp điển hình để minh họa cho vấn đề này là khi công ty luật của bạn không thể kết nối vào mạng hoặc một trong các dịch vụ mà công ty luật của bạn sử dụng bị đóng cửa do những lý do không lường trước được, ví dụ như chiến tranh, bạo loạn hoặc dịch bệnh. Trong những tình huống đó, việc sử dụng các ổ lưu trữ dự phòng sẽ đảm bảo tính khả dụng của các dữ liệu và giúp công việc có thể tiếp tục được thực hiện một cách trơn tru.
11.4.2. Công nghệ soạn thảo dữ liệu
Luật sư nói chung thường sử dụng máy vi tính để phác thảo ý tưởng của mình về công việc pháp lý của khách hàng trên giấy và chuyển chúng sang ứng dụng Word như là một thói quen công việc bắt buộc. Tuy nhiên, đôi khi không thể sử dụng máy tính để thực hiện công việc tại thời điểm đó. Trong tình huống này, các ứng dụng công nghệ giúp soạn thảo văn bản có thể hỗ trợ bạn bằng cách lắng nghe giọng nói của bạn và tự động soạn thảo văn bản thay vì bạn phải viết trên Word. Ngoài ra, các ứng dụng này cũng có thể giúp chuyển đổi các tập tin ghi âm hoặc hình ảnh thành văn bản rõ ràng trên ứng dụng Word.
Bên cạnh đó, các ứng dụng công nghệ tích hợp trí tuệ nhân tạo còn có thể giúp bạn tìm kiếm các tài liệu pháp lý có liên quan hoặc các ý tưởng về nội dung cụ thể liên quan đến các vụ việc pháp lý của khách hàng. Các ứng dụng này sẽ truy cập vào các tài liệu được lưu trữ trước đó và đã được tải lên và lưu trữ trên các đám mây. Bằng cách cho phép ứng dụng xử lý khối lượng dữ liệu lớn, chúng giúp tìm kiếm và lọc ra toàn bộ các tài liệu có liên quan một cách nhanh chóng. Điều này giúp bạn tìm kiếm các tài liệu cần thiết và bổ sung cho các lập luận của họ, nâng cao hiệu quả công việc pháp lý.
Một ứng dụng công nghệ rất quen thuộc với người dùng và được nhiều công ty luật sử dụng để rà soát nội dung văn bản là công cụ kiểm tra lỗi chính tả. Bằng cách đọc toàn bộ nội dung của bạn, máy tính sẽ giúp bạn kiểm tra lại sự liền mạch giữa các ý, các câu, các từ đồng âm bị lặp lại hoặc kiểm tra các lỗi ngữ pháp. Điều này giúp nâng cao chất lượng và độ chính xác của các tài liệu pháp lý được cung cấp bởi công ty luật của bạn.
Có nhiều ứng dụng công nghệ phổ biến hiện nay cho phép bạn thực hiện các công việc như sao chụp tài liệu và lưu trữ trên đám mây. Ngoài các ứng dụng đã được đề cập như PDF Scan, Microsoft 365, Google Docs và Pages cũng là những lựa chọn tốt cho những người sử dụng. Trong khi đó, nếu bạn đang đi công tác xa và muốn ghi lại ý tưởng cho công việc, các ứng dụng ghi chú như Onenotes hoặc Google Speech to Text có thể giúp bạn. Chúng có khả năng ghi lại giọng nói của bạn và chuyển đổi thành văn bản tiếng Việt với độ chính xác tương đối cao.
Ngoài ra, các hãng máy in lớn như HP và Canon cũng cung cấp các ứng dụng sao chụp tài liệu có tích hợp kết nối với máy in, cho phép bạn gửi lệnh in tài liệu từ xa. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc của bạn.
11.4.3. Công nghệ sao chụp tài liệu
Trước đây, khi cần sao chụp tài liệu, chúng ta thường phải dùng máy ảnh kỹ thuật số hoặc điện thoại di động để chụp và lưu ảnh vào album. Tuy nhiên, quá trình này thường gặp nhiều vấn đề như ảnh mờ, nhòe, hoặc bị cắt mất góc nhìn. Bên cạnh đó, việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu cũng gặp nhiều khó khăn và rủi ro, đặc biệt là khi đi công tác xa hoặc bị mất điện thoại.
May mắn thay, công nghệ sao chụp tài liệu hiện nay đã phát triển đáng kể với sự tích hợp của các công nghệ điện toán đám mây, dữ liệu lớn và trí tuệ nhân tạo. Các ứng dụng sao chụp tài liệu trên điện thoại thông minh với khả năng quét tài liệu chất lượng cao và lưu trữ trên đám mây đã giải quyết được nhiều vấn đề và giúp quá trình lưu trữ và chia sẻ tài liệu trở nên dễ dàng hơn.
Ngoài ra, các hãng máy in lớn trên thế giới như HP và Canon cũng đã tích hợp tính năng sao chụp tài liệu trực tiếp từ máy in và lưu trữ trên đám mây. Điều này giúp cho việc in tài liệu trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn bao giờ hết. Chỉ cần gửi lệnh in từ điện thoại di động khi đang di chuyển, tài liệu sẽ được in và sẵn sàng sử dụng khi bạn về đến văn phòng.
Tuy nhiên, để sử dụng các tính năng tích hợp như vậy, bạn phải đồng bộ hóa tất cả chúng trên cùng một hệ thống để đạt được sự tự động hóa toàn bộ. Bên cạnh đó, một vấn đề liên quan đến an toàn và bảo mật là khi bạn tải lên tài liệu lên các ứng dụng công nghệ lưu trữ của các công ty không rõ nguồn gốc, bạn có thể vô tình tiết lộ thông tin của khách hàng thông qua việc sao chép và đăng tải tài liệu đó qua các ứng dụng công nghệ này.
Có một đặc điểm thường thấy của các ứng dụng công nghệ là chúng sử dụng ống kính camera trên các thiết bị di động thông minh để chụp ảnh và lưu trữ dữ liệu trong bộ nhớ của điện thoại. Tuy nhiên, điều này có thể gây nguy hiểm đến thông tin bảo mật của khách hàng, khi mà dữ liệu đó có thể bị rò rỉ nếu điện thoại thông minh của bạn bị tấn công hoặc bị mất.
Để khắc phục vấn đề này, một số ứng dụng công nghệ khác như OneDrive hoặc Office Lens của Microsoft đã ra đời với tính năng lưu trữ tài liệu được chụp trên đám mây thay vì lưu vào album ảnh hoặc bộ nhớ trong của điện thoại. Điều này giúp tài liệu được lưu trữ an toàn và không bị trộn lẫn với các ảnh cá nhân khác.
Với sự tiện lợi và tính bảo mật cao, các ứng dụng công nghệ mới này đang trở nên ngày càng phổ biến và được ưa chuộng trong các công ty luật. Bằng cách sử dụng các ứng dụng này, bạn có thể giảm thiểu rủi ro về bảo mật và mất mát thông tin của khách hàng và giúp cxho công việc của nhân viên của công ty luật của bạn trở nên hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó, việc lưu trữ tài liệu trên đám mây mang lại nhiều lợi ích. Tài liệu sẽ được lưu trữ an toàn và nhanh chóng chia sẻ đến các thành viên trong nhóm làm việc chung mà không cần phải lo ngại về việc mất mát dữ liệu. Ngoài ra, một ứng dụng công nghệ khác mà bạn có thể quan tâm là API Vision của Google. Ứng dụng này cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi cả trang tài liệu dưới định dạng chữ có thể chỉnh sửa bằng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR). Vì vậy, nhân viên của công ty luật của bạn có thể dễ dàng sao chép và chèn nội dung chữ vừa sao chụp vào văn bản đang soạn thảo.
Việc lưu trữ tài liệu trên đám mây giúp các tài liệu được lưu trữ an toàn và nhanh chóng chia sẻ cho các thành viên trong nhóm làm việc chung, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc. Sử dụng API Vision của Google là một lựa chọn tốt để chuyển đổi cả trang tài liệu thành định dạng chữ có thể chỉnh sửa bằng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR). Điều này giúp dễ dàng sao chép và chèn nội dung chữ vừa sao chụp vào văn bản đang soạn thảo, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
11.4.4. Thực hiện cuộc gọi qua mạng internet
Trong thời đại ngày nay, việc sử dụng các ứng dụng như Zalo, Viber, Zoom và Facetime để thực hiện cuộc gọi với khách hàng không còn xa lạ với các luật sư như bạn. Công nghệ kết nối mọi vật cho phép cuộc gọi của bạn có thể được chuyển tiếp từ điện thoại để bàn đến điện thoại di động và các thiết bị kết nối Internet khác. Tuy nhiên, khi thực hiện các cuộc gọi trao đổi công việc với khách hàng, việc bị nghe trộm thông tin trên môi trường mạng là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, việc chọn lựa phương pháp kết nối phù hợp với công ty luật của bạn là rất quan trọng.
Để bảo đảm an toàn thông tin, công ty luật của bạn nên xem xét việc sử dụng các ứng dụng gọi video và âm thanh được mã hóa đảm bảo thông tin sẽ không bị đánh cắp. Ngoài ra, cần lưu ý tính chất của cuộc gọi trao đổi công việc để lựa chọn phương thức kết nối phù hợp nhất. Ví dụ, nếu cuộc gọi đang xét về các vấn đề nhạy cảm, thì nên sử dụng phương thức kết nối được bảo mật hơn, chẳng hạn như sử dụng phần mềm mã hóa đa bên.
Tính năng chính của các ứng dụng gọi video và âm thanh bao gồm cả khả năng tổ chức cuộc họp, ghi lại nội dung cuộc họp, chia sẻ màn hình, trò chuyện, phát biểu ảo, thăm dò ý kiến và tắt tiếng của người tham gia. Bên cạnh đó, tính năng ghi lại nội dung cuộc họp cũng giúp cho những người không tham dự cuộc họp hoặc những người tham dự nhưng không thể nghe được nội dung, có thể nghe lại nội dung cuộc họp sau đó khi cần thiết.
11.4.5. Công nghệ tự động trả lời khách hàng
Trong thời đại mà khách hàng được đặt lên hàng đầu, việc bỏ lỡ một cuộc gọi từ khách hàng chỉ vì văn phòng của công ty luật của bạn đang cho tất cả nhân viên làm việc từ xa hoặc bạn không có mặt tại văn phòng là đáng tiếc. Nếu công ty luật của bạn không trả lời điện thoại, đó có thể là một cơ hội bị mất để thu hút khách hàng mới.
Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều dịch vụ tự động trả lời điện thoại khách hàng. Các dịch vụ này không chỉ ghi lại thông tin, mà còn giới thiệu các dịch vụ pháp lý của công ty luật của bạn. Bằng cách kết hợp với các dịch vụ đám mây, các trợ lý ảo có thể đề xuất sắp xếp lịch hẹn phù hợp với khách hàng dựa trên thời gian biểu của luật sư, bao gồm cả những thời gian rảnh. Điều này giúp tránh tình trạng bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng và giúp công ty luật của bạn luôn có mặt để hỗ trợ khách hàng bất kỳ lúc nào, bất kể nơi đâu.
Tuy nhiên, một vài công ty luật sử dụng dịch vụ này để thay thế hoàn toàn cho việc liên lạc trực tiếp với khách hàng. Điều này có thể dẫn đến sự mất kết nối giữa công ty và khách hàng. Để tránh điều này, công ty luật của bạn nên sử dụng các dịch vụ tự động trả lời điện thoại như một công cụ hỗ trợ, thay vì là một giải pháp thay thế cho việc trao đổi trực tiếp với khách hàng. Sử dụng công nghệ trong việc tự động trả lời khách hàng sẽ giúp công ty luật của bạn tăng hiệu quả và giảm chi phí vận hành.
Gần đây, với sự phát triển đột phá của ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào cuối năm 2022, công nghệ tự động trả lời khách hàng của công ty luật của bạn có thể được nâng cao thông qua sử dụng trí tuệ nhân tạo. Trí tuệ nhân tạo có khả năng giúp phân tích và đưa ra câu trả lời tự động cho những câu hỏi phổ biến của khách hàng, giúp giảm thời gian và công sức cho nhân viên hỗ trợ khách hàng của công ty luật của bạn. Ngoài ra, với khả năng học máy, trí tuệ nhân tạo có thể tiếp thu từ dữ liệu đã sử dụng để giải quyết các vấn đề tương tự, từ đó cung cấp câu trả lời chính xác hơn theo thời gian. Điều này giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng, tăng cường tính khả dụng của dịch vụ và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Tuy nhiên, việc sử dụng trí tuệ nhân tạo trong việc tự động trả lời khách hàng cũng cần được thực hiện thông minh và đúng cách để đảm bảo sự nhân văn và tính nhân đạo. Công ty luật của bạn cần thiết lập một hệ thống để đảm bảo rằng khách hàng được đối xử tốt và có sự quan tâm từ nhân viên của công ty. Bằng cách kết hợp sự thông minh của trí tuệ nhân tạo với sự tinh tế của con người, công ty của bạn có thể tạo ra một trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, từ đó cải thiện danh tiếng của công ty và thu hút nhiều khách hàng hơn.
11.4.6. Ứng dụng công nghệ về tự động hóa
Như đã đề cập trước đó, việc sắp xếp hồ sơ, giấy tờ và tài liệu là một phần không thể thiếu trong các hoạt động nội bộ của các công ty luật. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ tự động hóa, các công cụ tự động hóa tài liệu giúp các nhân viên của công ty luật có thể giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để quản lý tài liệu pháp lý.
Trước đây, các nhân viên của công ty luật phải dành nhiều giờ đồng hồ để sắp xếp, quản lý và lưu trữ các tài liệu pháp lý quan trọng của khách hàng. Nhưng giờ đây, với công cụ tự động hóa tài liệu, các nhân viên có thể dễ dàng tải lên các tài liệu này lên hệ thống chỉ với vài cú nhấp chuột. Hệ thống tự động phân loại và lưu trữ các tài liệu vào thư mục tương ứng với từng khách hàng, giúp cho việc truy cập tài liệu trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Thay vì phải tìm kiếm các tài liệu thủ công, nhân viên của công ty luật của bạn có thể sử dụng công cụ tìm kiếm để tìm kiếm các tài liệu theo tên khách hàng hoặc từ khóa có liên quan. Hệ thống sẽ hiển thị tất cả các tài liệu có liên quan trong vài giây, giúp giảm thiểu thời gian và công sức cho các nhân viên. Điều này cũng giúp tăng độ chính xác và tính bảo mật của các tài liệu pháp lý quan trọng.
Tóm lại, việc sử dụng công nghệ tự động hóa tài liệu giúp cho công ty luật của bạn có thể quản lý các tài liệu pháp lý quan trọng một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Các nhân viên có thể tập trung vào các công việc chuyên môn hơn và giúp tăng năng suất cho công ty.
11.4.7. Ứng dụng công nghệ về quản lý thời gian
Nghề luật sư đòi hỏi phải ghi lại thời gian làm việc của luật sư dành cho công việc pháp lý của khách hàng để từ đó công ty luật mới có thông tin để tính phí dịch vụ pháp lý cho họ. Việc ghi lại thời gian trước đây thường được nhân viên của công ty luật ghi chép dưới hình thức sổ tay nhật ký làm việc và do đó việc theo dõi thời gian chính xác thường đòi hỏi họ phải thật kỹ lưỡng, trung thực và chi tiết. Tuy việc ghi lại thời gian thực một cách chính xác là chìa khóa vàng giúp xác định đúng giá trị của từng nhân viên và doanh thu của công ty luật của bạn, nhưng nếu phải dành khá nhiều thời gian cho việc theo dõi thời gian làm việc của mình một cách thủ công để phục vụ cho việc tính phí dịch vụ pháp lý cho khách hàng thì sẽ làm giảm năng suất làm việc của bạn.
Trước đây, thường có nhân viên ghi chép thời gian vào sổ tay nhật ký làm việc, tuy nhiên việc này đòi hỏi phải thật kỹ lưỡng, trung thực và chi tiết để đảm bảo tính chính xác của thời gian. Việc ghi lại thời gian một cách chính xác là rất quan trọng để xác định đúng giá trị của từng nhân viên và doanh thu của công ty luật của bạn.
Tuy nhiên, nếu phải dành nhiều thời gian để ghi chép thủ công thì sẽ làm giảm năng suất làm việc của bạn. Vì vậy, các ứng dụng công nghệ quản lý thời gian làm việc đã được phát triển để giải quyết vấn đề này. Một trong những ứng dụng phổ biến hiện nay là Clockify, với khả năng giúp bạn như sau:
- Ghi lại tất cả công việc của bạn
Với ứng dụng này, bạn có thể nhóm lại các vụ việc pháp lý của khách hàng theo nhiều cách khác nhau, ví dụ như theo khách hàng, loại công việc hoặc nhân viên thực hiện. Bạn có thể xem báo cáo trực tiếp của cả công ty luật của bạn hoặc báo cáo của từng nhân viên hoặc tiến độ công việc của khách hàng bất cứ lúc nào bạn muốn.
- Ghi chép lại thời gian thực trong quá trình làm việc
Khi sử dụng ứng dụng công nghệ này, nhân viên của công ty luật của bạn sẽ thấy việc ghi chép thời gian làm việc của họ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Họ chỉ cần chọn loại công việc mà họ đang làm và bấm nút “bắt đầu tính giờ”, sau đó khi hoàn thành thì chỉ cần bấm nút “dừng lại”. Ứng dụng công nghệ này sẽ tự động tính toán thời gian trực tiếp từ các hoạt động và nhập liệu vào nhật ký chung trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên và đảm bảo tính chính xác trong việc ghi chép thời gian làm việc.
§ Hỗ trợ xuất hóa đơn và tính phí dịch vụ đối với khách hàng
Khi sử dụng ứng dụng công nghệ này, bộ phận kế toán của công ty luật của bạn có thể dễ dàng xuất hóa đơn dịch vụ cho khách hàng chỉ với một vài thao tác đơn giản. Tuy nhiên, ứng dụng này còn đối diện với một số trở ngại, ví dụ như tích hợp với các thiết bị khác trong công ty luật của bạn vẫn chưa hoàn thiện, vì ứng dụng này là một bên thứ ba nằm ngoài hệ thống quản lý của công ty.
Hơn nữa, mặc dù ứng dụng này được cung cấp miễn phí với gói chức năng cơ bản, tuy nhiên, nếu muốn sử dụng các chức năng cao cấp hơn, công ty luật của bạn sẽ phải trả phí. Tuy nhiên, việc sử dụng ứng dụng này cũng còn gặp khó khăn khi phải xuất hóa đơn dịch vụ cho khách hàng trong nước bằng các loại ngoại tệ khác với USD, ví dụ như VND. Điều này đòi hỏi bộ phận kế toán của công ty luật của bạn phải mất thời gian thực hiện thêm thao tác chuyển đổi ngoại tệ, gây ra sai sót trong quá trình xuất hóa đơn. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của công nghệ, việc quản lý và theo dõi thông tin báo cáo của khách hàng và dịch vụ sẽ trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn.
- Nhập thời gian có thể trực tiếp từ điện thoại của bạn
Ứng dụng công nghệ này hỗ trợ việc tính toán thời gian trực tiếp trên thiết bị di động của nhân viên trong công ty luật của bạn, giúp họ có thể ghi chép thời gian nhanh chóng và dễ dàng hơn. Việc tính toán thời gian trực tiếp từ các hoạt động và nhập liệu vào nhật ký chung trên phần mềm này cũng giúp cho bộ phận kế toán của công ty luật của bạn có thể xem xét thông tin báo cáo của khách hàng nhanh chóng hơn.
11.4.8. Ứng dụng công nghệ về tra cứu văn bản quy phạm pháp luật
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều ứng dụng công nghệ cho phép tra cứu các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan Nhà nước và doanh nghiệp tư nhân. Ví dụ như Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật, Luật Việt Nam, Thư ký Luật và Thư Viện Pháp Luật. Trong số này, các công ty luật tại Việt Nam thường sử dụng ứng dụng công nghệ của các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tra cứu pháp lý hơn vì tính tiện lợi và chi phí hợp lý mà các doanh nghiệp này cung cấp.
Ngoài việc cung cấp văn bản quy phạm pháp luật trên nền tảng web, các doanh nghiệp dịch vụ còn phát triển thêm các ứng dụng tiện lợi khác để phục vụ việc tra cứu văn bản quy phạm pháp luật. Những ứng dụng này cho phép người dùng tra cứu và tải về các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực pháp luật mà họ đang quan tâm. Ví dụ, nếu người dùng đang tìm hiểu về một luật cụ thể, họ cũng có thể tìm thấy các nghị định và thông tư có liên quan.
Các ứng dụng công nghệ này còn cho phép người dùng xem các văn bản quy phạm pháp luật thay thế, các văn bản quy phạm pháp luật sửa đổi, bổ sung cho văn bản đó. Điều này giúp người dùng cập nhật các thay đổi mới nhất về pháp luật một cách nhanh chóng và chính xác.
Bên cạnh đó, công ty luật của bạn có thể tải về các văn bản quy phạm pháp luật mới nhất bằng tiếng Anh. Nếu bạn không tìm thấy văn bản phù hợp, nhân viên tư vấn sẽ hỗ trợ bạn tra cứu văn bản mà bạn cần tìm kiếm. Điều này sẽ giúp cho các nhân viên trong công ty luật của bạn tiết kiệm được thời gian và nhanh chóng phản hồi các thắc mắc của khách hàng.
Tuy nhiên, một bất cập của các ứng dụng pháp lý này là nội dung dịch thuật của văn bản quy phạm pháp luật vẫn còn thiếu chính xác và chưa đảm bảo tính chính xác cao của các thuật ngữ tiếng Anh với các thuật ngữ pháp lý của tiếng Việt. Vì vậy, các văn bản dịch thuật nói trên thường chỉ có tính chất tham khảo. Điều này đặc biệt quan trọng đối với việc tư vấn pháp lý cho khách hàng có yếu tố nước ngoài dựa trên bản dịch của các văn bản quy phạm pháp luật đó. Bạn cần cân nhắc chọn lựa từ ngữ phù hợp và cung cấp cho khách hàng thông tin chính xác và rõ ràng nhất có thể.
Ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong việc tra cứu văn bản pháp lý đã có những tiến bộ đáng kể trong thời gian gần đây. Nhờ vào trí tuệ nhân tạo, bạn có thể tìm kiếm và truy cập các thông tin pháp lý quan trọng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Cụ thể, trí tuệ nhân tạo có thể được sử dụng để tối ưu hóa công cụ tìm kiếm. Bằng cách phân tích và hiểu các yêu cầu tìm kiếm của bạn, các kết quả tìm kiếm được cung cấp cho bạn sẽ chính xác hơn và đáp ứng nhu cầu của bạn.
Ngoài ra, trí tuệ nhân tạo còn có thể phân tích văn bản pháp lý và đưa ra các kết quả phân tích có giá trị. Các công cụ này có thể phân tích văn bản để tìm kiếm các thuật ngữ pháp lý cụ thể, định dạng văn bản, và các yếu tố khác. Bên cạnh đó, trí tuệ nhân tạo cũng giúp giám sát và cập nhật thông tin về các văn bản pháp lý mới nhất, đảm bảo rằng bạn có thể cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
Một lợi ích khác của trí tuệ nhân tạo trong tra cứu văn bản pháp lý là tự động hóa quy trình tra cứu để giảm thiểu thời gian và công sức mà bạn cần bỏ ra để tìm kiếm thông tin pháp lý quan trọng. Cuối cùng, trí tuệ nhân tạo cũng giúp cung cấp cho các nhà phát triển các ứng dụng pháp lý trên nền tảng trí tuệ nhân tạo, gồm các công cụ phân tích văn bản, công cụ tra cứu văn bản pháp lý và các ứng dụng khác có liên quan đến pháp lý.
11.4.9. Ứng dụng dịch thuật tài liệu pháp lý
Trong những năm gần đây, sự phát triển vượt bậc của trí tuệ nhân tạo đã mang lại nhiều cải tiến cho công nghệ ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và công nghệ học sâu trong lĩnh vực dịch thuật pháp lý giữa tiếng Anh và tiếng Việt. Điều này đang giúp tăng độ chính xác của các bản dịch pháp lý, đồng thời cải thiện năng suất dịch.
Các mô hình ngôn ngữ hiện nay được huấn luyện bằng dữ liệu từ các văn bản pháp lý, chẳng hạn như hợp đồng hay các quy phạm pháp luật, và được tinh chỉnh để xử lý các thuật ngữ pháp lý và các quy định pháp luật đặc thù trong các văn bản này. Bằng cách áp dụng các công nghệ NLP, các mô hình này có thể phân tích ngữ cảnh để đảm bảo rằng các bản dịch có độ chính xác cao hơn và đảm bảo tính chuẩn xác của các thuật ngữ pháp lý.
Điều này sẽ giúp công ty luật của bạn có thể cung cấp các bản dịch pháp lý chính xác hơn, giúp nhân viên và khách hàng dễ dàng hiểu và sử dụng các văn bản pháp lý một cách chính xác hơn. Ngoài ra, các công nghệ NLP cũng có thể được áp dụng để tạo ra các công cụ dịch thuật pháp lý tự động, giúp giảm thiểu thời gian và công sức mà nhân viên luật cần phải bỏ ra cho công việc dịch thuật.
11.4.10. Ứng dụng phân tích tài liệu pháp lý
Trí tuệ nhân tạo (AI) đã trở thành một công cụ hữu ích cho việc phân tích các tài liệu pháp lý phức tạp. Nó có thể được sử dụng để phân tích các điều khoản của một hợp đồng và đưa ra các khuyến nghị pháp lý và giải pháp cho các vấn đề pháp lý phức tạp. Ví dụ, AI có thể giúp đánh giá các điều khoản về việc chuyển nhượng quyền sử dụng tài sản trí tuệ, đánh giá các rủi ro pháp lý liên quan đến hợp đồng và đưa ra các khuyến nghị để giảm thiểu rủi ro đó.
Ngoài ra, AI cũng có thể được sử dụng để tìm kiếm thông tin pháp lý từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cơ sở dữ liệu pháp lý, tài liệu pháp lý trên mạng và các báo cáo về vụ việc pháp lý trước đó. Việc sử dụng AI sẽ giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin và đảm bảo tính chính xác của thông tin tìm kiếm.
AI cũng có thể được sử dụng để phân tích các rủi ro pháp lý có liên quan đến các vấn đề pháp lý phức tạp và đưa ra các khuyến nghị để giảm thiểu rủi ro đó. Ví dụ, AI có thể được sử dụng để đánh giá rủi ro pháp lý có liên quan đến việc kinh doanh trong một ngành công nghiệp cụ thể hoặc phân tích các rủi ro pháp lý có liên quan đến việc thực hiện một dự án đầu tư lớn.
Cuối cùng, AI có thể được sử dụng để phân tích các văn bản pháp lý, bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hợp đồng, để đưa ra các khuyến nghị pháp lý và giải pháp trong các vấn đề pháp lý phức tạp.
Trong tương lai, AI có thể trở thành một công cụ quan trọng trong việc phân tích pháp lý và đưa ra các khuyến nghị pháp lý và giải pháp cho các vấn đề pháp lý phức tạp. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng các vấn đề pháp lý phức tạp có thể rất đa dạng và phức tạp, đòi hỏi nhiều kiến thức và sự phán đoán, đặc biệt là trong các trường hợp có liên quan đến con người. Trí tuệ nhân tạo có thể giúp đỡ trong việc phân tích và đưa ra khuyến nghị pháp lý, nhưng vẫn cần phải có sự can thiệp của những chuyên gia pháp lý để đánh giá, kiểm tra và xác nhận kết quả.
Điều quan trọng là bạn cần đảm bảo rằng việc sử dụng trí tuệ nhân tạo trong pháp lý được thực hiện đúng đắn và minh bạch, để tránh những hậu quả không mong muốn. Ngoài ra, bạn cần đảm bảo rằng các thuật toán và mô hình trí tuệ nhân tạo được huấn luyện và phát triển với đầy đủ và đa dạng các dữ liệu pháp lý, đảm bảo tính đa dạng và công bằng của các kết quả đưa ra.
11.4.11. Tư vấn pháp lý
Với sự phát triển không ngừng của trí tuệ nhân tạo, nhiều công ty luật đã sử dụng công nghệ này để phát triển các trang web tư vấn pháp lý tự động. Những trang web này có thể được tùy chỉnh để phù hợp với các yêu cầu cụ thể của khách hàng. Một trong số đó là ROSS Intelligence, một trang web tư vấn pháp lý tự động sử dụng trí tuệ nhân tạo để cung cấp lời khuyên pháp lý cho các câu hỏi pháp lý.
Khi khách hàng truy cập trang web của công ty luật của bạn, họ sẽ được hướng dẫn nhập thông tin về vấn đề pháp lý mà họ đang gặp phải. Sau đó, các thuật toán trí tuệ nhân tạo sẽ phân tích thông tin này để đưa ra các khuyến nghị pháp lý phù hợp nhất. Nếu khách hàng cần tư vấn pháp lý chi tiết hơn, họ có thể liên hệ trực tiếp với các chuyên gia pháp lý của công ty luật của bạn để được hỗ trợ tư vấn.
Trí tuệ nhân tạo đã làm thay đổi cách thức công ty luật của bạn cung cấp dịch vụ của mình và mang lại lợi ích to lớn cho khách hàng. Các trang web tư vấn pháp lý tự động sử dụng trí tuệ nhân tạo cho phép khách hàng tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc nhận được lời khuyên pháp lý. Không cần đến trực tiếp văn phòng của công ty luật của bạn, khách hàng có thể được tư vấn pháp lý nhanh chóng và dễ dàng bằng cách truy cập vào các trang web tư vấn pháp lý tự động.
Hiện nay, trên thị trường quốc tế có nhiều ứng dụng và công cụ tạo trang web tư vấn pháp lý tự động sử dụng trí tuệ nhân tạo được bán ra. Các sản phẩm đáng chú ý như Neota Logic, Docubot, LawGeex, LegalZoom, v.v. đã cung cấp các giải pháp tự động hoặc bán tự động cho các vấn đề pháp lý, từ việc tạo và đệ trình các tài liệu pháp lý đến tư vấn pháp lý trực tuyến. Sử dụng trí tuệ nhân tạo để phát triển các trang web tư vấn pháp lý tự động giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng và công ty luật của bạn. Khách hàng có thể nhận được lời khuyên pháp lý nhanh chóng và dễ dàng mà không cần phải đến trực tiếp văn phòng của công ty luật. Trong khi đó, công ty luật của bạn có thể tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc tư vấn pháp lý cho những vấn đề pháp lý đơn giản và phổ biến.
Tuy nhiên, mức độ hiệu quả và độ chính xác của các ứng dụng này vẫn còn phụ thuộc vào độ phức tạp của các vấn đề pháp lý cụ thể và khả năng lập trình của các nhà phát triển. Các ứng dụng này vẫn còn tồn tại một số hạn chế khi phải đối mặt với những vấn đề pháp lý phức tạp và không thể thay thế hoàn toàn các dịch vụ tư vấn pháp lý truyền thống của công ty luật của bạn. Tuy nhiên, với sự phát triển của trí tuệ nhân tạo và công nghệ, có thể hy vọng rằng các ứng dụng này sẽ ngày càng được cải tiến để có thể giải quyết được những vấn đề pháp lý phức tạp hơn trong tương lai.
11.4.12. Dự báo tình huống pháp lý
Hiện nay, trí tuệ nhân tạo đang được sử dụng để dự đoán kết quả của các vụ kiện pháp lý. Công nghệ này giúp cho công ty luật của bạn có thể dự đoán được kết quả của vụ kiện trước khi nó xảy ra dựa trên các yếu tố như bằng chứng, lịch sử của các vụ kiện tương tự và các quy định pháp luật liên quan. Từ đó, công ty luật của bạn có thể chuẩn bị và đưa ra chiến lược phù hợp trước khi vụ kiện xảy ra, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng.
Ngoài ra, hệ thống trí tuệ nhân tạo cũng có thể hỗ trợ quy trình giải quyết tranh chấp bằng cách phân tích các thông tin liên quan và đưa ra các giải pháp phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Điều này giúp cho việc giải quyết tranh chấp trở nên hiệu quả hơn và đảm bảo tính chính xác trong quá trình xử lý. Tuy nhiên, việc sử dụng trí tuệ nhân tạo vẫn phụ thuộc vào độ phức tạp của các vụ kiện cụ thể và năng lực lập trình của các nhà phát triển công nghệ này.
11.4.13. Phát hiện gian lận và rủi ro
Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể giúp giải quyết vấn đề này bằng cách tự động phân tích dữ liệu tài chính và các hồ sơ pháp lý có liên quan đến vụ kiện. Nhờ vào các thuật toán học máy, AI có thể được huấn luyện để phát hiện các mẫu và dấu hiệu của các hành vi gian lận hoặc các rủi ro pháp lý khác, giúp cho các công ty luật đưa ra quyết định tốt hơn, nhanh chóng hơn và giảm thiểu các rủi ro pháp lý.
Việc sử dụng AI còn giúp tối ưu hóa quy trình phân tích dữ liệu và đưa ra các khuyến nghị pháp lý chính xác và hiệu quả hơn. Ngoài ra, các ứng dụng sử dụng AI cũng có thể giúp phát hiện gian lận và rủi ro trong các giao dịch tài chính. Ví dụ như công ty Cognitiv+ đã phát triển một ứng dụng phân tích tài liệu pháp lý và giám sát dữ liệu tài chính để giúp phát hiện gian lận và rủi ro trong các giao dịch tài chính. Các công ty khác như Kira Systems, Legal Robot và eBrevia cũng đã phát triển các ứng dụng sử dụng AI để giúp phân tích và xử lý các văn bản pháp lý.
Với sự phát triển của AI, công ty luật của bạn có thể sử dụng công nghệ này để giảm thiểu thời gian và chi phí cho quá trình phân tích dữ liệu và đưa ra các quyết định pháp lý. Điều này sẽ giúp cho các công ty luật của bạn tạo ra giá trị tốt hơn cho khách hàng của họ và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
11.4.14. Ứng dụng công nghệ về chữ ký điện tử
Khi nhắc đến chữ ký điện tử được sử dụng để ký kết hợp đồng và thỏa thuận, nhiều người thường xuyên lẫn lộn với khái niệm chữ ký số. Tuy nhiên, hai khái niệm này không phải là như nhau. Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử, là một tập hợp con của nó.
Theo quy định hiện hành, chữ ký điện tử có các đặc tính như sau: đó là được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử; được gắn liền hoặc kết hợp với hợp đồng điện tử (ví dụ như dưới định dạng PDF hoặc Word); và có khả năng xác nhận người ký hợp đồng điện tử và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung của hợp đồng điện tử được ký.
Tuy nhiên, chữ ký điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi nó đáp ứng tất cả các điều kiện về khả năng định danh và mức độ tin cậy, đặc biệt là phương pháp tạo chữ ký điện tử phải cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung của hợp đồng hoặc thỏa thuận. Ngoài ra, phương pháp tạo chữ ký điện tử cũng phải đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với mục đích mà hợp đồng hoặc thỏa thuận được tạo ra và gửi đi.
Trong lĩnh vực giao kết hợp đồng và thỏa thuận trực tuyến, chữ ký điện tử đóng vai trò vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, nhiều người nhầm lẫn giữa chữ ký điện tử và chữ ký số và cho rằng chúng là những khái niệm đồng nghĩa. Thực tế, chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử, được tạo ra bằng cách biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng.
Cụ thể hơn, khi sử dụng chữ ký số, người ký sẽ sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai của mình để biến đổi thông điệp dữ liệu ban đầu. Những người nhận thông điệp sẽ sử dụng khóa công khai của người ký để xác định việc biến đổi đã được tạo ra bằng đúng khóa bí mật và đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung thông điệp.
Để có giá trị pháp lý, chữ ký điện tử phải thỏa mãn các điều kiện về khả năng định danh và mức độ tin cậy. Cụ thể, phương pháp tạo chữ ký điện tử phải cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung của hợp đồng hay thỏa thuận. Ngoài ra, phương pháp tạo chữ ký điện tử cũng phải đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà hợp đồng hay thỏa thuận được tạo ra và gửi đi.
Hiện nay, có nhiều tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng như VNPT, Vietel, đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của chữ ký số để hỗ trợ cho quá trình giao kết hợp đồng và thỏa thuận trực tuyến diễn ra một cách dễ dàng và tin cậy.
Công nghệ chữ ký điện tử đang được ứng dụng rộng rãi trong lĩnh vực pháp lý, giúp cho các công ty luật có thể ký kết hợp đồng dịch vụ pháp lý với đối tác ở bất kỳ địa điểm nào. Điều này cho phép giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển giấy tờ, đồng thời tăng cường tính tiện lợi và hiệu quả trong việc quản lý các giao dịch.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng giá trị pháp lý của chữ ký số sẽ cao hơn so với chữ ký điện tử. Do đó, khi thực hiện các giao dịch sử dụng chữ ký điện tử, công ty luật cần phải rà soát kỹ các giao dịch để đảm bảo tính hợp pháp và tránh các tranh chấp pháp lý.
Ngoài ra, việc sử dụng chữ ký số còn đòi hỏi các bên tham gia phải có kiến thức về các quy định pháp lý liên quan đến việc sử dụng chữ ký số, bao gồm cả quy trình xác thực và xác minh tính chính xác của chữ ký số.
Vì vậy, công ty luật của bạn cần xem xét và đánh giá tính hiệu lực của chữ ký số trước khi sử dụng trong các giao dịch, đồng thời thực hiện các biện pháp đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho thông tin của khách hàng. Sự ứng dụng của công nghệ chữ ký điện tử và chữ ký số sẽ giúp cho công ty luật của bạn đạt được sự tiện lợi và hiệu quả cao trong quá trình thực hiện các giao dịch pháp lý.
11.4.15. Ứng dụng công nghệ về quản lý sổ sách kế toán
Như một doanh nghiệp hoạt động trong khuôn khổ pháp luật, công ty luật của bạn cần phải quản lý sổ sách kế toán một cách chính xác và đầy đủ để phục vụ cho quản trị nội bộ và tuân thủ quy định về thuế. Trước đây, công việc này thường được thực hiện bằng cách thủ công bởi bộ phận kế toán. Nhưng với sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ, công ty luật của bạn hiện có thể sử dụng các phần mềm kế toán được phát triển bởi các công ty phần mềm kế toán uy tín như Misa, Thái Sơn, FTS để quản lý sổ sách kế toán một cách thông minh hơn.
Các phần mềm kế toán này có chung một đặc điểm là cho phép nhân viên kế toán của công ty luật của bạn nhập số liệu kế toán vào một nơi lưu trữ dữ liệu đầu vào của phần mềm. Các dữ liệu này bao gồm các chứng từ, số liệu, hồ sơ liên quan đến tài chính của công ty luật của bạn. Sau đó, phần mềm sẽ tự động thực hiện các công thức kế toán đã được lập trình sẵn để tạo ra các báo cáo tài chính và báo cáo chi tiết phù hợp với yêu cầu của chế độ Kế toán Nhà nước và quy định về thuế, cũng như theo những yêu cầu quản lý nội bộ đặc thù của công ty luật của bạn.
Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp cho công ty luật của bạn tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời giảm thiểu sai sót kế toán, tăng tính chính xác và đảm bảo tuân thủ các quy định về kế toán và thuế. Ngoài ra, công ty luật của bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả tài chính của mình một cách dễ dàng và nhanh chóng thông qua báo cáo tài chính được tạo ra bởi phần mềm. Với sự tiện lợi và hiệu quả như vậy, việc sử dụng phần mềm kế toán là một lựa chọn thông minh cho công ty luật của bạn.
11.4.16. Ứng dụng công nghệ về hỗ trợ sửa chữa bảo trì dịch vụ có liên quan đến công nghệ
Ngày nay, các công ty luật có thể thuê các doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hỗ trợ công nghệ để giúp cho việc sửa chữa và bảo trì các thiết bị kỹ thuật của họ trở nên dễ dàng hơn. Những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ này thường sử dụng các ứng dụng công nghệ hỗ trợ sửa chữa và bảo trì từ xa, như TeamViewer, UltraViewer và nhiều ứng dụng khác.
Điểm chung của những ứng dụng công nghệ này là bên cung cấp dịch vụ có thể bảo trì máy tính từ xa thông qua một mã số định danh (ID) và mật khẩu (Password) được cung cấp từ ứng dụng đã được thiết lập trong máy tính cá nhân của nhân viên của công ty luật. Nhờ đó, bộ phận hỗ trợ kỹ thuật có thể truy cập và điều khiển máy tính của các nhân viên cần hỗ trợ để sửa chữa các lỗi máy tính. Việc sử dụng các ứng dụng công nghệ truy cập và hỗ trợ máy tính từ xa sẽ giúp khắc phục các sự cố nhanh chóng và tiết kiệm thời gian và công sức cho việc di chuyển trực tiếp đến nơi làm việc của công ty luật hoặc xây dựng một bộ phận chuyên trách về kỹ thuật máy tính trong nội bộ để thực hiện việc này.
Việc thuê các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hỗ trợ công nghệ là một giải pháp hiệu quả để giúp cho các công ty luật của bạn có thể tập trung vào các hoạt động chính của mình và giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc sửa chữa và bảo trì thiết bị kỹ thuật.
Hiện nay, các công ty luật có thể tìm kiếm các doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hỗ trợ công nghệ, bao gồm sửa chữa và bảo trì máy tính từ xa. Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ này thường sử dụng các ứng dụng công nghệ hỗ trợ sửa chữa và bảo trì từ xa như TeamViewer, UltraViewer và nhiều hơn nữa. Tính năng chung của các ứng dụng này là bên cung cấp dịch vụ có thể truy cập và điều khiển máy tính của nhân viên bằng Mã số định danh (ID) và mật khẩu (Password) được cung cấp từ ứng dụng được cài đặt trong máy tính cá nhân của nhân viên. Như vậy, bộ phận hỗ trợ kỹ thuật có thể truy cập và sửa chữa các lỗi máy tính từ xa một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian và công sức cho công ty luật của bạn.
Tuy nhiên, khi công ty luật của bạn cho phép bên hỗ trợ kỹ thuật bên ngoài truy cập vào máy tính của nhân viên, điều này có nghĩa là bên hỗ trợ kỹ thuật có quyền kiểm soát thông tin mật của khách hàng hoặc thực hiện các hoạt động bằng máy tính nhân danh chính nhân viên của công ty luật của bạn. Vì vậy, nhân viên cần phải có mặt trước máy tính của mình để theo dõi một cách cẩn thận trong suốt quá trình sửa chữa máy tính từ bên hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo nguyên tắc bảo mật và an ninh mạng trong quá trình sửa chữa.
Điều quan trọng là mỗi ứng dụng công nghệ đều có hai mặt, nên bạn cần phải cẩn trọng khi cho phép các bên thứ ba tác động vào hoạt động bình thường của công ty luật của bạn. Chưa có bất kỳ sự ràng buộc pháp lý nào đối với họ, vì vậy lời khuyên cho bạn là bạn cần phải kiểm tra kỹ các thỏa thuận về dịch vụ hỗ trợ được cung cấp cho công ty luật của bạn, tìm hiểu về các dịch vụ đó, xác định rõ nhu cầu sử dụng của công ty luật của bạn và cần tìm hiểu nhưng hạn chế của các ứng dụng công nghệ mà công ty luật của bạn muốn sử dụng.
Bạn có biết không, nghề luật sư đòi hỏi sự cẩn trọng và chuyên môn cao, và các dịch vụ pháp lý mà công ty luật của bạn cung cấp cho khách hàng tương tự như dịch vụ của bác sĩ – nó liên quan đến sức khỏe và lợi ích của khách hàng. Vì vậy, để tuân thủ pháp luật và đạo đức nghề nghiệp, bạn cần luôn cẩn trọng khi áp dụng các ứng dụng công nghệ trong công việc của mình.
Một trong các đề xuất bạn có thể thực hiện là tự xây dựng một bản hướng dẫn để đảm bảo rằng việc sử dụng các ứng dụng công nghệ trong công ty luật của bạn được kiểm soát một cách hợp lý. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng việc áp dụng các ứng dụng công nghệ là hữu ích cho công ty luật của bạn và phù hợp với trách nhiệm nghề nghiệp của bạn. Bạn cần tìm hiểu kỹ về các quy định pháp lý liên quan đến việc sử dụng các ứng dụng công nghệ và đảm bảo rằng các ứng dụng đó đáp ứng nhu cầu của công ty luật của bạn một cách tối ưu. Ngoài ra, bạn cũng cần xem xét các rủi ro tiềm ẩn và giải pháp để giảm thiểu các rủi ro đó. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo sự bảo mật thông tin của khách hàng và giữ cho công ty luật của bạn hoạt động hiệu quả và đáng tin cậy.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.
[1] https://www.dienmayxanh.com/kinh-nghiem-hay/phan-mem-zoom-la-gi-dung-de-lam-gi-co-nhung-tinh-1246099
[2] Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số
[3] Điều 21.1 Luật Giao dịch điện tử 2005
[4] Điều 24.1 Luật Giao dịch điện tử 2005
[5] Nghị định số 130/2018/NĐ-CP
