Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.
………………
5.2.1. Biên bản ghi nhớ (hay thỏa thuận ban đầu)
Nếu bạn đang suy nghĩ về việc thành lập một văn phòng luật sư, thì đừng quá lo lắng về việc ký biên bản ghi nhớ với bất kỳ ai, bởi vì văn phòng luật sư sẽ chỉ thuộc về bạn – người sở hữu duy nhất. Tuy nhiên, nếu bạn muốn mời gọi các luật sư khác tham gia cùng hợp tác, thì trước tiên các bên phải thỏa thuận với nhau những điều quan trọng nhất có liên quan đến việc hợp tác hành nghề, chẳng hạn như tỷ lệ vốn góp, phân chia thu nhập giữa các thành viên, quyền quản lý, điều hành và phân công công việc chuyên môn, và nhiều vấn đề khác.
Những điều khoản này sẽ tạo nên nền tảng để xây dựng nội dung chi tiết của điều lệ công ty luật. Các thỏa thuận ban đầu có thể được thực hiện dưới hình thức của một biên bản ghi nhớ (tiếng Anh gọi là memorandum of understanding) không ràng buộc về mặt pháp lý hoặc dưới dạng hợp đồng nguyên tắc có hoặc không có ràng buộc pháp lý. Thậm chí, các bên cũng có thể thỏa thuận miệng với nhau về các vấn đề quan trọng trước khi công ty luật được thành lập.
Trên thực tế, việc chọn một trong hai hình thức thỏa thuận này sẽ phụ thuộc vào việc bạn và các luật sư hợp tác đánh giá xem nếu việc hợp tác không thành công thì mỗi bên sẽ phải chịu những thiệt hại gì, chẳng hạn như gánh chịu các chi phí đầu tư ban đầu, chi phí cơ hội, thiệt hại vì mất công việc hiện tại, và nhiều thứ khác nữa. Nếu những thiệt hại đó có thể gây ra mất mát đáng kể, thì tốt nhất các bên nên ký hợp đồng nguyên tắc để quy định rõ ràng việc bồi thường thiệt hại cho mỗi bên theo từng trường hợp phát sinh cụ thể và tạo ra tính ràng buộc pháp lý cho các bên và chế tài trong trường hợp một bên vi phạm thỏa thuận.
Bên cạnh các vấn đề chung có liên quan đến thành lập doanh nghiệp, việc sử dụng hợp đồng nguyên tắc còn giúp giải quyết một số vấn đề tế nhị khác, đặc biệt là những thỏa thuận có tính chất riêng tư và bảo mật. Thật không tiện lắm khi phải đưa những điều này vào trong điều lệ của công ty luật, bởi vì các luật sư thành viên sáng lập phải nộp điều lệ này cho cơ quan cấp phép địa phương khi nộp hồ sơ thành lập pháp nhân. Điều này sẽ làm cho những thông tin bí mật trở nên dễ dàng bị tiết lộ.
Vì vậy, hợp đồng nguyên tắc được thỏa thuận trước đây có thể tiếp tục có giá trị pháp lý và ràng buộc các bên sau khi điều lệ của công ty luật đã được ký kết và giấy đăng ký thành lập công ty luật đã được cấp phép. Điều này giúp thay thế cho việc phải đưa những thỏa thuận đó vào trong điều lệ của công ty luật và đồng thời tránh được rủi ro bị tiết lộ thông tin bí mật.
Pháp luật về doanh nghiệp và luật sư không có quy định nào yêu cầu các luật sư thành viên phải nộp biên bản ghi nhớ hay hợp đồng nguyên tắc giữa các thành viên góp vốn cho cơ quan cấp phép. Vì vậy, các bên sẽ tự soạn thảo tài liệu đó theo cách thức được cho là phù hợp nhất cho sự thỏa thuận, miễn là nội dung của những thỏa thuận đó không vi phạm pháp luật.
Nói tóm lại, việc sử dụng hợp đồng nguyên tắc là cách thông minh và hiệu quả để giải quyết những thỏa thuận riêng tư và bảo mật trong quá trình thành lập và hoạt động công ty luật. Nó không chỉ giúp bảo vệ thông tin bí mật mà còn đảm bảo tính hợp pháp và ràng buộc giữa các bên.
5.2.2. Điều lệ của công ty luật
Sau khi biên bản ghi nhớ hay hợp đồng nguyên tắc được ký kết, các luật sư thành viên của công ty luật có thể yên tâm bắt tay ngay vào việc chuẩn bị cho hoạt động của công ty. Tuy nhiên, để đảm bảo sự hoạt động suôn sẻ và hiệu quả của công ty luật, điều lệ cần được soạn thảo cẩn thận trước khi các bên ký kết.
Điều lệ có vai trò quan trọng trong việc xác định khung sườn hoạt động của công ty luật, đồng thời cũng là nền tảng để tài chính lưu thông và nuôi sống các bộ phận trong cơ thể của công ty. Vì vậy, bạn nên dành thời gian để dự thảo điều lệ một cách cẩn thận, tránh trường hợp việc soạn thảo điều lệ chỉ là để đáp ứng yêu cầu của pháp luật về doanh nghiệp để được cấp giấy đăng ký hoạt động mà bỏ qua vai trò quan trọng của điều lệ trong việc quy định tất cả các vấn đề nội bộ giữa các luật sư thành viên.
Ngoài việc chuẩn bị điều lệ, các công việc quan trọng khác cũng cần được hoàn tất trước khi công ty luật được hoạt động chính thức. Đó là việc xác định vị trí và trách nhiệm của các thành viên trong công ty, quy định về tài chính và kế hoạch kinh doanh, định nghĩa các quy trình hoạt động và cách thức giải quyết tranh chấp.
Điều quan trọng là bạn nên lưu ý rằng, trong khi soạn thảo điều lệ, bạn cần tuân thủ các quy định của pháp luật về doanh nghiệp. Tuy nhiên, đừng quên rằng điều lệ cũng là nơi để các luật sư thành viên của công ty luật thể hiện ý kiến và đưa ra các quy định nội bộ phù hợp với hoạt động của công ty.
Lưu ý, bạn không nên soạn thảo điều lệ một mình mà nên hợp tác với các luật sư khác. Nếu bạn tự mình soạn thảo, có nguy cơ bạn sẽ bỏ qua những chi tiết quan trọng. Hơn nữa, nếu điều lệ được soạn thảo một cách sơ sài, thì trong tương lai khi có những tình huống phát sinh thực tế, bạn và các luật sư sẽ gặp khó khăn trong việc xử lý và có thể dẫn đến tranh chấp không đáng có.
Theo pháp luật về luật sư và các văn bản hướng dẫn, điều lệ của công ty luật phải bao gồm những nội dung cơ bản như tên và địa chỉ trụ sở, loại hình công ty luật, lĩnh vực hành nghề, thông tin về các luật sư thành viên, quyền và nghĩa vụ của họ, phần vốn góp, điều kiện và thủ tục tham gia hoặc rút tên, cơ cấu tổ chức, quản lý, điều hành, nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ, nguyên tắc phân chia lợi nhuận và trách nhiệm, các trường hợp tạm ngừng, chấm dứt hoạt động và thủ tục thanh lý tài sản, cũng như thể thức sửa đổi, bổ sung điều lệ.
Pháp luật về luật sư không cung cấp mẫu điều lệ cho công ty luật, nhưng yêu cầu điều lệ được tạo ra phải bao gồm ít nhất những thông tin chính sau:
- Tên và địa chỉ của trụ sở công ty luật;
- Loại hình công ty luật;
- Lĩnh vực hoạt động;
- Danh sách các luật sư thành viên với tên, địa chỉ và quyền và nghĩa vụ của họ;
- Số vốn góp của từng luật sư thành viên;
- Điều kiện và thủ tục để tham gia hoặc rút tên khỏi danh sách luật sư thành viên;
- Cơ cấu tổ chức, quản lý và điều hành của công ty;
- Quyết định và nghị quyết được thông qua, nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;
- Nguyên tắc phân chia lợi nhuận và trách nhiệm của các luật sư thành viên đối với các nghĩa vụ của công ty luật;
- Thủ tục tạm ngừng, chấm dứt hoạt động và thanh lý tài sản; và
- Cách thức sửa đổi và bổ sung các điều lệ.
Mặc dù các yêu cầu về điều lệ của công ty luật đã được quy định tối thiểu, tuy nhiên, trong thực tế, vẫn còn nhiều vấn đề khác rất quan trọng đối với hoạt động của công ty luật cần được quy định một cách chi tiết. Ví dụ như việc trục xuất luật sư thành viên vi phạm điều lệ của công ty hoặc quy định về việc tăng hoặc giảm vốn điều lệ của công ty.
Ngoài ra, cũng cần quy định về thời gian mà luật sư thành viên phải dành cho công việc của công ty luật, tài khoản ngân hàng của công ty luật, tài khoản ủy thác của khách hàng và hồ sơ sổ sách tài chính, kế toán, thuế của công ty luật. Bên cạnh đó, cũng cần có các quy định về hạn chế đối với luật sư thành viên, giải thể công ty luật, quy định về thanh lý tài sản của công ty luật khi có luật sư thành viên rút vốn và các vấn đề đặc thù khác.
Để đơn giản hóa quá trình soạn thảo điều lệ, việc tham khảo mẫu điều lệ của công ty luật vừa và nhỏ với tư cách là công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên và chỉ một địa điểm văn phòng ở Phụ lục A1 sẽ là hữu ích đối với bạn. Vì vậy, nếu bạn muốn thành lập công ty luật, hãy đảm bảo rằng điều lệ của bạn đã đầy đủ và chi tiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả của công ty luật.
5.2.3. Thủ tục thành lập công ty luật
Theo quy định của pháp luật về luật sư, để đăng ký hoạt động cho công ty luật của mình, bạn phải chọn một trong những hình thức hoạt động sau đây: văn phòng luật sư, công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc công ty luật hợp danh.
Nếu bạn chọn hình thức hoạt động là văn phòng luật sư hoặc công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên, thì việc đăng ký hoạt động sẽ được thực hiện tại Sở Tư pháp địa phương nơi mà Trưởng văn phòng luật sư hoặc Giám đốc công ty luật là thành viên của Đoàn luật sư đó. Nếu bạn chọn hình thức hoạt động là công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc công ty luật hợp danh và các luật sư thành viên của công ty luật đều là thành viên của một Đoàn luật sư nào đó, thì việc đăng ký hoạt động sẽ được thực hiện tại Sở Tư pháp địa phương nơi có Đoàn luật sư đó đặt trụ sở. Tuy nhiên, nếu các luật sư thành viên của công ty luật là thành viên của các Đoàn luật sư khác nhau, thì việc đăng ký hoạt động sẽ được thực hiện tại Sở Tư pháp tại địa phương nơi trụ sở của công ty luật đặt tại ([1]).
Hồ sơ đăng ký hoạt động cho công ty luật bao gồm các giấy tờ sau đây: giấy đề nghị đăng ký hoạt động, dự thảo Điều lệ của công ty luật, bản sao Chứng chỉ hành nghề luật sư và Thẻ luật sư của các luật sư thành viên, giấy tờ chứng minh về trụ sở của công ty luật (như hợp đồng thuê nhà hoặc cho mượn nhà), và giấy đề nghị đăng ký hoạt động của công ty luật hợp danh hoặc công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên([2]):
Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Sở Tư pháp của tỉnh hoặc thành phố sẽ cấp giấy đăng ký hoạt động cho công ty luật của bạn. Sau đó, trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày cấp giấy đăng ký hoạt động, với tư cách là trưởng văn phòng luật sư hoặc giám đốc công ty luật, bạn sẽ được yêu cầu gửi một thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao của giấy đăng ký hoạt động cho Đoàn luật sư mà bạn đăng ký là thành viên([3]).
Tuy nhiên, trước khi nhận được giấy phép, công việc của bạn vẫn chưa kết thúc. Bạn cần đảm bảo rằng hồ sơ đăng ký của công ty luật của bạn đã đủ và chính xác để tránh bất kỳ trở ngại nào. Nếu có bất kỳ sai sót nào trong hồ sơ, thời gian chờ đợi của bạn sẽ kéo dài và quá trình đăng ký sẽ trở nên phức tạp hơn.
Trong tóm lại, việc đăng ký công ty luật là một quá trình quan trọng và đầy thử thách. Tuy nhiên, nếu tuân thủ quy trình và đảm bảo rằng hồ sơ của bạn hoàn chỉnh và chính xác, bạn sẽ có thể nhận được giấy phép và bắt đầu công việc của mình trong thời gian ngắn.
5.2.4. Các thủ tục sau giấy phép (con dấu, bố cáo, lấy mã số thuế)
Sau khi nhận được Giấy đăng ký hoạt động, công ty luật của bạn cần tiến hành thủ tục khắc dấu để sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp.
Trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp tỉnh, thành phố nơi công ty luật đăng ký thành lập sẽ gửi thông báo bằng văn bản cho các cơ quan thuế, thống kê và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, cũng như ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và Đoàn luật sư tại địa phương nơi công ty luật đặt trụ sở ([1]). Trong 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động, công ty luật phải đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương nơi đăng ký hoạt động hoặc báo chuyên ngành luật trong ba số liên tiếp về những nội dung sau ([2]):
- Tên của tổ chức hành nghề luật sư;
- Địa chỉ trụ sở của tổ chức hành nghề luật sư, chi nhánh, văn phòng giao dịch (nếu có);
- Lĩnh vực hành nghề;
- Họ tên, địa chỉ, số Chứng chỉ hành nghề luật sư của Trưởng văn phòng luật sư, Giám đốc công ty luật và các luật sư thành viên sáng lập khác; và
- Số Giấy đăng ký hoạt động, nơi đăng ký hoạt động, ngày, tháng, năm cấp Giấy đăng ký hoạt động.
Việc đăng ký để được cấp mã số thuế cho công ty luật của bạn sẽ được thực hiện sau đó theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
Để đảm bảo việc hoạt động của công ty luật của bạn được suôn sẻ và tuân thủ quy định pháp luật, các thủ tục trên là cực kỳ quan trọng. Chỉ cần bỏ qua một bước nhỏ, công ty có thể gặp rắc rối về pháp lý. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn đã thực hiện đầy đủ các yêu cầu của pháp luật để tránh rủi ro về sau.
[1] . Điều 8 Nghị định số 123/2013/NĐ-CP ngày 14/10/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Luật sư.
[2] . Điều 38.1 Luật Luật sư, Điều 30 Nghị định số 123/NĐ-CP ngày 14/10/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Luật sư.
[1] . Điều 35.1 Luật Luật sư.
[2] . Điều 35.2 Luật Luật sư.
[3] . Điều 35.3 và Điều 34.4 Luật Luật sư.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.
[1] Điều 35.1 Luật Luật sư
[2] Điều 35.2 Luật Luật sư
[3] Điều 35.3 và điều 34.4 Luật Luật sư
[4] Nghị định 123/2013/NĐ-CP của Chính phủ
[5] Điều 8 Nghị định 123/2013/NĐ-CP ngày 14/10/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Luật sư
