Cần lên kế hoạch thành lập công ty luật như thế nào để hiệu quả nhất?

285

Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.

Để thành lập công ty luật của bạn, ngoài vấn đề lên ngân sách như được trình bày dưới đây, bạn còn phải chuẩn bị khá nhiều những công việc khác cũng không kém phần quan trọng, ví dụ như lên kế hoạch thực hiện, dự trù chi phí, tiến hành thủ tục pháp lý để thành lập công ty luật, tuyển dụng nhân sự, thực hiện các công việc có liên quan đến tài chính, kế toán, thuế, chuẩn bị kế hoạch phát triển kinh doanh, mua sắm trang thiết bị văn phòng, chọn địa điểm thuê đặt văn phòng, v.v…, và nhiều vấn đề hậu cần khác nữa.

Nếu thiếu sự chuẩn bị chu đáo cho những công việc quan trọng vừa nêu, công việc kinh doanh của công ty luật của bạn sẽ dễ thất bại ngay từ đầu hoặc sự phát triển của nó cũng bị chậm lại hay có thể bị cản trở trong tương lai. Với những nội dung được trình bày tại Chương 5 này, hy vọng bạn sẽ có được những thông tin cần thiết về cách thức thực hiện những công việc nêu trên một cách có hiệu quả để bạn có được một khởi đầu tốt cho hoạt động kinh doanh của công ty luật của bạn.

5.1. Lên kế hoạch chung

Lên kế hoạch là bước quan trọng trong các bước của quá trình chuẩn bị trước khi thành lập công ty luật. Những hoạt động ban đầu của công ty luật của bạn thường phát sinh ba loại chi phí lớn nhất là tiền lương trả cho luật sư thành viên và nhân viên, tiền thuê văn phòng và chi phí mua sắm trang thiết bị văn phòng. Bạn cần lên danh sách các vị trí nhân viên dự kiến sẽ được tuyển dụng, một số địa điểm tiềm năng sẽ được thuê làm trụ sở văn phòng và các loại trang thiết bị văn phòng tối thiểu cần thiết phải mua trong thời gian 06 tháng đầu từ khi công ty luật của bạn được thành lập.

5.1.1. Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Kinh nghiệm cho thấy, trong giai đoạn đầu mới thành lập, công ty luật của bạn chỉ cần tuyển dụng những ứng viên nào có thể làm được nhiều loại công việc để tận dụng họ ở nhiều vị trí công việc khác nhau trong bối cảnh công ty luật của bạn chưa có hoặc có rất ít công việc pháp lý của khách hàng. Tại thời điểm đó, do chưa có nhiều công việc hành chính cũng như chưa thể chuyên môn hóa nhân viên vào từng vị trí công việc riêng biệt nên bạn nên tìm cách tận dụng tối đa nguồn lực bằng cách giao nhiều vai trò công việc cho từng nhân viên. Ví dụ, kế toán sẽ kiêm thủ quỹ, tiếp tân kiêm nhân viên trà nước và vệ sinh văn phòng, trợ lý luật sư kiêm thư ký, luật sư tranh tụng kiêm luật sư tư vấn và làm thủ tục giấy tờ pháp lý, v.v…

Do đó, một công ty luật mới thành lập lý tưởng chỉ cần có bạn với tư cách là giám đốc kiêm người đại diện theo pháp luật và thêm khoảng 6 người hỗ trợ nữa là đủ, bao gồm: 01 luật sư tranh tụng để ra tòa hay trọng tài với tư cách luật sư chính thức, 01 luật sư tư vấn để ngồi ở văn phòng để cung cấp tư vấn pháp lý cho khách hàng, 02 trợ lý luật sư kiêm thư ký để hỗ trợ luật sư tranh tụng và luật sư tư vấn ở trên, 01 kế toán kiêm thủ quỹ và 01 lễ tân kiêm văn thư.

Tiền lương trả cho nhân viên thường bao gồm các khoản sau đây: lương cố định (là lương trước thuế hay lương sau thuế tùy vào quyết định ban đầu của bạn, các khoản trợ cấp và khoản thưởng. Ngoài các khoản có liên quan đến tiền lương như trên, công ty luật của bạn còn phải đóng các loại bảo hiểm bắt buộc ví dụ như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, lệ phí công đoàn thuộc nghĩa vụ của người sử dụng lao động cũng như chi trả các khoản chi phí huấn luyện nhân viên cho các nhà cung cấp dịch vụ huấn luyện bên ngoài, trang phục, khám sức khỏe định kỳ, tổ chức các hoạt động vui chơi, giải trí cho nhân viên. Bạn có thể tham khảo mức đóng hằng tháng các khoản bảo hiểm bắt buộc, kinh phí công đoàn và đoàn phí tại Bảng thống kê tại Mục 4.5 của Quyển sách này.

5.1.2. Chọn địa điểm văn phòng

Bạn có thể tham khảo Mục 5.8.2 của Quyển sách này để biết thêm thông tin về chủ đề này.

5.1.3. Lên kế hoạch mua sắm tài sản cố định ban đầu

Để vận hành công ty luật của bạn trong giai đoạn đầu mới thành lập, bạn cần mua sắm một số trang thiết bị văn phòng tối thiểu , ví dụ như máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy in, máy quét tài liệu, tủ đựng hồ sơ, máy thu âm, máy chụp hình, điện thoại để bàn, máy sao chụp tài liệu, phần mềm kế toán, phần mềm quản trị nhân sự, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý và ứng dụng tra cứu văn bản quy phạm pháp luật, v.v… Bạn có thể tham khảo những chia sẻ về kinh nghiệm mua sắm các loại trang thiết bị văn phòng tại Mục 5.8 của Quyển sách này.

Trước khi quyết định mua sắm bất kỳ loại trang thiết bị nào, bạn nên lập ra một danh sách chi tiết các loại trang thiết bị dự kiến sẽ mua và khảo giá ở một vài nơi tin cậy để lên ngân sách một cách chính xác nhất có thể. Bên cạnh đó, bạn cũng cần tìm hiểu công năng và nhãn hiệu của từng loại trang thiết bị để từ đó quyết định nên mua cái gì, loại gì, giá tiền bao nhiêu sao cho phù hợp nhất cho tình hình tài chính của công ty luật của bạn tại thời điểm đó.

5.1.4. Lên kế hoạch tài chính

§ Lên ngân sách

Việc lên ngân sách cho việc thành lập công ty luật của bạn và duy trì hoạt động của nó trong một khoảng thời gian tối thiểu, thường từ 03 đến 06 tháng từ khi thành lập, sẽ tùy thuộc rất nhiều vào việc bạn muốn hoạt động hành nghề luật sư một mình hay sẽ hợp tác với những luật sư hợp tác khác.

Bên cạnh đó, việc định hướng lĩnh vực pháp luật nào là lĩnh vực pháp luật chính cho công ty luật của bạn cũng như những đối tượng khách hàng tiềm năng nào sẽ là đối tượng khách hàng chính cũng không kém phần quan trọng trong việc lên ngân sách hoạt động cho công ty luật của bạn.

Nói chung, thường sẽ có khoảng sáu loại chi phí chính mà công ty luật của bạn cần phải chi trả định kỳ hằng tháng là tiền lương, phúc lợi và các khoản bảo hiểm bắt buộc cho nhân viên (đây có thể được xem là khoản chi phí cao nhất); chi phí thuê văn phòng (là khoản chi phí cao thứ hai sau tiền lương); chi phí thuế (bao gồm thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng và thuế môn bài); chi phí điện nước; chi phí đi lại; và chi phí văn phòng phẩm.

Lấy ví dụ, nếu lĩnh vực pháp luật thế mạnh mà bạn chọn lựa cho công ty luật của bạn là hình sự thì những khách hàng mục tiêu của công ty luật của bạn đa phần sẽ là người Việt Nam. Do đó, như được trình bày ở trên, bạn không cần chọn một văn phòng quá sang trọng trong một tòa nhà văn phòng hạng A cho công ty luật của bạn mà chỉ cần một căn nhà hay biệt thự phố mặt tiền nào đó gần tòa án, viện kiểm sát hay trại giam nơi các khách hàng mục tiêu thường phải lui tới và vì vậy chi phí thuê văn phòng sẽ không quá cao.

Ngược lại, nếu lĩnh vực pháp luật mà bạn chọn là thế mạnh cho công ty luật của bạn lại là đầu tư nước ngoài thì những khách hàng mục tiêu của công ty luật của bạn đa phần là các công ty có yếu tố nước ngoài muốn vào đầu tư hay đang hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Do đó, bạn cần chọn văn phòng ở những tòa nhà văn phòng sang trọng với tiêu chuẩn hạng B, B+ hay A với phí thuê khá cao trong trung tâm của các thành phố lớn. Bạn cũng phải tốn khá nhiều chi phí để thuê dịch vụ thiết kế văn phòng sao cho có được một không gian sang trọng, ấm cúng giúp phần nào tạo nên sự tin tưởng của khách hàng đối với công ty luật của bạn. Bên cạnh đó, bạn cũng phải bỏ ra một khoản chi phí không nhỏ để tuyển dụng nhân viên có trình độ chuyên môn giỏi, có trình độ chuyên môn và kỹ năng hành nghề cao và có sự hiểu biết sâu rộng về hệ thống pháp luật của Việt Nam và quốc tế cũng như thông thạo một trong những ngoại ngữ phổ biến hiện nay ví dụ như tiếng Anh, Pháp, Trung Quốc để giao tiếp với khách hàng.

§ Chuẩn bị góp vốn

Sau khi đã xác định được dự toán ngân sách cho việc thành lập và duy trì hoạt động cho công ty luật của bạn cho khoàng thời gian từ 03 đến 06 tháng kể từ khi thành lập, bước tiếp theo mà bạn cần làm là tìm nguồn tài chính để chi trả cho chi phí dự kiến đó. Như bạn đã biết, với một doanh nghiệp dịch vụ vừa mới thành lập như công ty luật của bạn thì việc tìm nguồn vốn vay từ các tổ chức tín dụng tại Việt Nam là không thể. Bởi lẽ, tại thời điểm đó công ty luật của bạn chưa có lịch sử tín dụng với ngân hàng cũng như không có tài sản cố định nào được xem là có giá trị để làm tài sản thế chấp để bảo đảm khoản vay hay nếu có thì cũng không đáng để các tổ chức tín dụng quan tâm.

Do đó, nguồn tài chính của công ty luật của bạn vào thời điểm đó sẽ chủ yếu đến từ nguồn tiền tiết kiệm nhiều năm làm việc của bạn và của người phối ngẫu của bạn, nếu có; tiền mà bạn được gia đình, người thân của bạn cho vay, mượn hoặc từ những luật sư hợp tác nếu bạn chọn hình thức hợp tác cùng với họ; vốn vay ngân hàng của cá nhân bạn và những người trong gia đình bạn hay từ nguồn vốn vay phục vụ mục đích cá nhân khác của bạn. Kinh nghiệm cho thấy, chi phí trung bình cho việc thành lập một công ty luật của bạn với 01 đến 02 luật sư thành viên và có 05 đến 06 nhân viên vào năm 2023 sẽ vào khoảng 250 đến 300 triệu đồng và chi phí duy trì hoạt động của công ty luật của bạn trong khoảng từ 03 đến 06 tháng đầu tiên từ khi thành lập sẽ vào khoảng 400 đến 500 triệu đồng. Tổng cộng, bạn và các luật sư cộng tác, nếu có phải có trong tay ít nhất từ 650 đến 800 triệu đồng thì mới có thể tự tin để thành lập công ty luật của mình.

Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.