Chuẩn bị nhân sự cho công ty luật thế nào cho hiệu quả nhất?

545

Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.

Luật sư, trợ lý luật sư, thư ký, nhân viên hành chính, kế toán là những nhân sự giữ vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động của công ty luật của bạn. Họ sẽ được xem là một trong những tài sản có giá trị nhất và có ảnh hưởng nhất định đến chất lượng dịch vụ pháp lý mà công ty luật của bạn cung cấp cho khách hàng cũng như có ảnh hưởng lớn đến việc duy trì và phát triển công ty luật trong suốt vòng đời doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây cũng là một trong những tài sản không phải bạn muốn là có được ngay và nếu có được thì cũng được xem là loại tài sản khó mà quản lý, duy trì và phát triển một cách hiệu quả.

Nói chung, nhân viên làm việc cho công ty luật ai cũng mong muốn nhận được tiền lương và phúc lợi hấp dẫn, được làm việc cho công ty luật danh tiếng, có lộ trình thăng tiến một cách rõ ràng và nhanh chóng, được học nghề, tập nghề và được nhận tập sự hành nghề luật sư, được huấn luyện và học hỏi kinh nghiệm một cách bài bản và chuyên sâu, cũng như được làm việc trong một môi trường hành nghề chuyên nghiệp, thường xuyên được sử dụng ngoại ngữ, v.v…

Thực tế cho thấy, các công ty luật Việt Nam thường gặp khó khăn trong việc tuyển dụng nhân sự cũng như phải đối mặt với việc chảy máu chất xám do nhiều lý do chủ quan và khách quan khác nhau. Lý do chính của tình trạng này thường xoay quanh vấn đề quỹ lương của các công ty luật Việt Nam có phần hạn chế, không có tài chính dồi dào dành cho huấn luyện năng lực chuyên môn và kỹ năng mềm phục vụ các công việc pháp lý của khách hàng, không có nhiều nhân sự để huấn luyện kỹ năng làm việc theo đội, nhóm, quy mô hoạt động còn nhỏ nên gặp khó khăn trong việc thu hút nhân tài, không có nhiều công việc pháp lý phức tạp, thiếu chuyên sâu ở nhiều lĩnh vực pháp luật chuyên ngành để nhân viên có cơ hội cọ xát, không có kinh phí thuê người làm công tác nhân sự có chuyên môn giỏi để quản lý nhân sự một cách hiệu quả, không có phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp để giám sát và đánh giá nhân viên một cách chính xác và khách quan, nhân viên dễ bỏ việc chạy sang các công ty luật có uy tín khác, khả năng thăng tiến của nhân viên bị nhiều hạn chế, v.v…

5.3.1. Các kênh tuyển dụng nhân sự truyền thống

Dưới đây là thống kê một số hình thức tuyển dụng nhân sự truyền thống nhưng vẫn phổ biến ở Việt Nam hiện nay:

  • Tuyển dụng nhân sự thông qua các công ty “săn đầu người”

Bạn có thể sử dụng dịch vụ tuyển dụng của các công ty săn đầu người (head hunter) để tuyển người giỏi cho công ty luật của bạn nhưng cần lưu ý rằng phí dịch vụ của các công ty săn đầu người thường khá cao, trung bình là 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động ký với ứng viên. Bên cạnh đó, công ty luật của bạn còn phải trả lương hậu hĩnh cho ứng viên để có thể thu hút được họ trong khi không có gì chắc chắn là họ sẽ chịu làm việc lâu dài cho công ty luật của bạn. Đó là còn chưa kể đến khả năng việc tuyển dụng những ứng viên đó có thể làm ảnh hưởng đến những nhân viên hiện tại trong công ty luật của bạn, ví dụ như họ có thể so sánh mức lương, vị trí công việc, văn hóa, cơ hội thăng tiến của nhau, v.v…, hay công ty luật của bạn không có nhiều công việc pháp lý của khách hàng cần năng lực chuyên môn cao để những người mới có cơ hội cọ xát và vì thế họ sẽ cảm thấy chán việc và muốn rời đi.

  • Tuyển dụng thông qua các mối quan hệ của bạn

Bạn cũng nên cân nhắc đến việc tuyển dụng nhân sự miễn phí thông qua các mối quan hệ gia đình và công việc của bạn, ví dụ như thông qua nhân viên của công ty luật của bạn, từ bạn bè, họ hàng, đồng nghiệp, khách hàng của bạn và các luật sư thành viên khác trong công ty luật của bạn. Tuy nhiên, để tránh trường hợp các đối tượng này có thể lợi dụng việc tuyển dụng thông qua mối quan hệ này để cố tình gửi gắm bà con, họ hàng của họ vào làm việc trong công ty luật nhưng các ứng viên đó lại không có năng lực chuyên môn thật sự và trở thành gánh nặng tài chính cho công ty luật của bạn, bạn nên xây dựng chế độ thi kiểm tra đầu vào một cách rõ ràng và minh bạch cũng như trực tiếp phỏng vấn các ứng viên đó một cách cẩn thận trước khi tuyển dụng.

5.3.2. Các kênh tuyển dụng phổ biến nhưng miễn phí hay có chi phí thấp

  • Đăng thông tin tuyển dụng trên website của công ty luật

Việc xây dựng website cho công ty luật của bạn là hết sức cần thiết để thu hút khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, thông qua website của mình, công ty luật của bạn có thể thường xuyên thông báo việc tuyển dụng nhân sự. Bạn biết không, có khá nhiều ứng viên thường chủ động tìm kiếm website của những người sử dụng lao động tiềm năng để tìm kiếm cơ hội công việc được đăng tải trên đó, thay vì thụ động ngồi chờ để đọc các mục đăng tuyển của doanh nghiệp trên báo hay trang tuyển dụng của các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tuyển dụng hay thụ động chờ các công ty săn đầu người liên lạc để giới thiệu công việc cho họ như trước đây.  

  • Đăng tuyển dụng thông qua bản tin sinh viên tại các trường đại học

Hiện nay, có một số trường đại học tại Thành phố Hồ Chí Minh chuyên đào tạo chuyên ngành luật chính quy ví dụ như Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh, Trường Đại học Kinh tế Luật và Trường Đại học Kinh tế, còn ở Hà Nội thì có trường Đại học Luật Hà Nội. Công ty luật của bạn có thể liên hệ với văn phòng trường của các trường đại học đó để xin dán thông báo tuyển dụng hoặc nhờ họ thông báo nhu cầu tuyển dụng thực tập sinh của công ty luật của bạn để thu hút những sinh viên có học lực khá, giỏi của họ đến thực tập và nếu các thực tập sinh này thật sự làm tốt công việc được giao trong thời gian thực tập thì công ty luật của bạn có thể tuyển họ vào làm việc chính thức cho công ty luật của bạn sau khi họ ra trường và nếu được như thế công ty luật sẽ không phải tốn kém chi phí nào đáng kể cho việc tuyển dụng nhân sự.

Nói chung, các trường đại học vừa nêu thường chấp nhận những đề nghị như vậy từ phía công ty luật của bạn vì họ cũng muốn tạo điều kiện cho sinh viên của họ có được một nơi thực tập có uy tín và chất lượng, cũng như nơi thực tập có tạo cơ hội việc làm cho sinh viên sau khi ra trường, do đó họ thường sẽ không tính phí gì cho việc hỗ trợ này.

  • Đăng tuyển dụng thông qua nhà cung cấp dịch vụ tuyển dụng trực tuyến

Bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp dịch vụ tuyển dụng trực tuyến ví dụ như Vietnamworks hay Careerlink, để tìm kiếm các ứng viên phù hợp cho công ty luật của mình. Việc đăng tin tuyển dụng của công ty luật trên website của họ không những phục vụ cho mục đích tuyển dụng nhân sự mà còn giúp quảng bá thương hiệu công ty luật của bạn cho những ai quan tâm tìm việc, gia tăng cơ hội tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho công ty luật của bạn. Phí dịch vụ đăng tuyển trên các trang tuyển dụng trực tuyến vừa nêu cũng khá hợp lý, phù hợp với ngân sách của công ty luật của bạn.

  • Đăng tuyển thông qua mạng xã hội

Hiện nay có khá nhiều ứng viên tiềm năng cho công ty luật là thành viên của các mạng xã hội phổ biến ví dụ như LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter, v.v… Đây là các kênh đăng tuyển, tìm kiếm ứng viên dù miễn phí nhưng lại chuyên nghiệp mà bạn không nên bỏ qua. Bạn có thể đăng ký tài khoản và đăng tải các vị trí tuyển dụng của công ty luật trên đó. Tùy vào nhu cầu của bạn, bạn sẽ chờ các ứng viên chủ động liên hệ với bạn hay bạn sẽ chủ động kết bạn với họ và mời họ tham gia phỏng vấn.

Nếu thành công với cách tuyển dụng như thế, công ty luật sẽ có thể giao kết với họ một số loại thỏa thuận hay hợp đồng nào đó để phản ánh mối quan hệ giữa hai bên cũng như trách nhiệm và quyền lợi của các bên.

5.3.3. Chiến lược duy trì và phát triển nhân tài

Để tuyển dụng nhân tài làm việc cho công ty luật của bạn đã khó, làm sao giữ chân được họ ở lại làm việc lâu dài và phát triển họ trở thành luật sư thành viên nòng cốt cho công ty luật của bạn trong tương lai lại còn khó hơn. Một số việc bạn cần làm dưới đây sẽ phần nào giúp giữ chân người tài trong bối cảnh công ty luật chưa có nhiều ngân sách cho công việc này:

  • Tăng thu nhập của nhân viên thông qua các khoản thưởng

Nói chung, bạn sẽ cố giữ làm sao cho tiền lương và trợ cấp của nhân viên gia tăng một cách ổn định hằng năm tùy theo tình hình thị trường dịch vụ pháp lý nhưng cần bổ sung các khoản thưởng cho họ trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hay quy chế thưởng của công ty luật của bạn. Điều này không chỉ giúp cho tinh thần làm việc của nhân viên được tăng lên mà còn không làm gia tăng chi phí cố định hằng tháng đối với các khoản bảo hiểm bắt buộc cũng như tiền trợ cấp thôi việc hay trợ cấp mất việc làm mà công ty luật của bạn phải trả theo quy định của pháp luật lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động với họ, nếu có.

Một cách khác cũng giúp cho công ty luật của bạn có được nguồn nhân lực có chất lượng khi cần thiết nhưng lại không làm gia tăng quỹ lương là bạn sẽ mời những người có kinh nghiệm ở bên ngoài vào làm cộng tác viên cho công ty luật của bạn với một số công việc tư vấn pháp lý đặc thù nào đó, ví dụ như tư vấn hợp đồng xây dựng, ngân hàng, bảo hiểm mà thỉnh thoảng mới có vài khách hàng có yêu cầu những loại công việc như thế thay vì thuê người có chuyên môn về các loại công việc đó theo hợp đồng lao động dài hạn và trả lương cố định hằng tháng nhưng lại không có công việc thường xuyên cho họ.

  • Xây dựng mối quan hệ công việc thân thiện giữa luật sư thành viên và nhân viên

Bạn và các luật sư thành viên khác trong công ty luật của bạn cũng cần dành thời gian xây dựng mối quan hệ thân thiện với nhân viên, ví dụ như giao lưu với nhân viên sau giờ làm việc hay vào các ngày nghỉ, lễ; tổ chức và tham gia thường xuyên các sự kiện cá nhân của nhân viên; thường xuyên thăm hỏi, trò chuyện, động viên, khích lệ tinh thần nhân viên; không tạo rào cản giao tiếp giữa các luật sư thành viên với nhân viên; tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên giỏi có điều kiện thăng tiến nhanh chóng; có lộ trình chi tiết và rõ ràng về việc phát triển đội ngũ kế cận, v.v…

Nếu những việc làm nêu trên được thực hiện một cách bài bản và thường xuyên, trong một chừng mực nào đó, nó sẽ cho thấy sự quan tâm của công ty luật của bạn đối với nhân viên và từ đó nhân viên sẽ có thể gắn bó lâu dài với công ty luật cho dù thu nhập từ lương của họ thật sự không quá cạnh tranh nếu so với làm việc cho các công ty luật khác trên thị trường pháp lý.

  • Huấn luyện kỹ năng hành nghề cho nhân viên

Công ty luật của bạn cũng nên dành một khoảng thời gian hợp lý nào đó để huấn luyện cho nhân viên dựa trên các công việc pháp lý của khách hàng nhằm mục đích giữ chân người tài, nâng cao kiến thức pháp luật, trình độ chuyên môn và kỹ năng hành nghề thực tiễn cho họ, chọn lựa một số nhân viên cốt cán tham dự các khóa học nghiệp vụ, kỹ năng mềm, ngoại ngữ của những bên cung cấp dịch vụ bên ngoài cũng như giữ chân họ thông qua việc giao kết với họ các thỏa thuận huấn luyện, đào tạo để họ cam kết làm việc lâu dài cho công ty luật; hỗ trợ tài chính ví dụ như cho vay không lãi để nhân viên đăng ký đăng ký theo học nâng cao kiến thức pháp luật, trình độ chuyên môn và kỹ năng hành nghề hay kiến thức quản lý hay những mục tiêu cá nhân nào đó của họ; thử cho một vài nhân viên giỏi tham gia quản lý một vài số công việc hành chính văn phòng trong công ty luật; mua bảo hiểm nhân thọ; lập quỹ hữu trí tự nguyện cho nhân viên, v.v…

Bên cạnh đó, công ty luật của bạn cũng nên thường xuyên tổ chức các buổi huấn luyện nội bộ định kỳ về kỹ năng hành nghề do các luật sư thành viên trong công ty luật của bạn đứng ra trình bày. Một số kỹ năng mềm sau đây có thể được xem là cần thiết cho nhân viên khi họ thực hiện công việc pháp lý của khách hàng mà nên được huấn luyện nội bộ thay vì phải thuê dịch vụ huấn luyện kỹ năng mềm chuyên nghiệp của các công ty cung cấp dịch vụ bên ngoài:

  • Huấn luyện kỹ năng phát triển kinh doanh;
  • Huấn luyện kỹ năng quản lý khách hàng;
  • Huấn luyện kỹ năng giao tiếp bằng tiếng Anh;
  • Huấn luyện cách ghi chú thời gian làm việc vào ứng dụng tính giờ;
  • Huấn luyện cách chuẩn bị hợp đồng dịch vụ pháp lý;
  • Huấn luyện cách sử dụng Microsoft Team và Outlook;
  • Huấn luyện nội dung Nội quy lao động và Sổ tay nhân viên;
  • Huấn luyện tính nhất quán trong tư vấn pháp lý;
  • Huấn luyện cách viết tiếng Việt pháp lý;
  • Huấn luyện công cụ lập luận cho luật sư;
  • Huấn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề;
  • Huấn luyện kỹ năng giao việc;
  • Huấn luyện kỹ năng làm việc theo nhóm;
  • Huấn luyện kỹ năng lãnh đạo;
  • Huấn luyện về bảo mật thông tin khách hàng; và
  • Huấn luyện cách xây dựng thương hiệu cá nhân luật sư.

Ngoài ra, công ty luật của bạn cũng nên cho nhân viên tham dự các hội thảo chuyên đề, các khóa huấn luyện ngắn hạn bên ngoài miễn phí hay có phí tham dự thấp để nhân viên nâng cao kiến thức pháp luật, nghiệp vụ chuyên môn và kỹ năng hành nghề của họ.

Không dừng lại ở đó, công ty luật của bạn cũng nên thường xuyên xây dựng và điều chỉnh các biểu mẫu tư vấn, hợp đồng, thỏa thuận, đơn từ, v.v…, để nhân viên cảm thấy thuận tiện khi sử dụng các biểu mẫu đó phục vụ cho các công việc hằng ngày của họ.

§ Trong thời gian xảy ra dịch bệnh Covid 19, nhiều nhân viên phải làm việc ở nhà do các quy định về giãn cách xã hội của chính quyền địa phương và điều này đã chứng minh được rằng nhân viên làm việc ở nhà cũng đạt hiệu quả không kém như khi làm việc tại nơi làm việc. Trên cơ sở đó, công ty luật của bạn cũng nên cân nhắc đến việc ban hành chính sách làm việc luân phiên giữa nơi làm việc và tại nhà hằng tuần để mọi người cảm thấy thoải mái và chủ động hơn trong việc thực hiện công việc của công ty luật và những việc cá nhân của họ. Điều này không những sẽ là động lực giúp nhân viên gắn kết hơn với công ty luật của bạn mà còn giúp tiết kiệm diện tích nơi làm việc dẫn đến giảm tiền thuê văn phòng, điện, nước v.v…

5.3.4. Cơ cấu tổ chức nhân sự nội bộ

Cơ cấu quản trị nội bộ tối thiểu của một công ty luật của bạn khi mới thành lập thường vào khoảng 06 người, trong đó có 01 giám đốc kiêm người đại diện theo pháp luật, 01 kế toán trưởng kiêm thủ quỹ, 01 tiếp tân kiêm thư ký, hành chính, trà nước và vệ sinh, 01 người đưa thư kiêm chạy việc bên ngoài, 01 luật sư có kinh nghiệm hỗ trợ soạn thảo thư tư vấn, ra tòa hay trung tâm trọng tài cũng như tiếp khách hàng khi bạn đi vắng và 01 trợ lý luật sư hỗ trợ bạn và luật sư có kinh nghiệm đó tra cứu văn bản quy phạm pháp luật với những vấn đề pháp lý đơn giản, thu thập thông tin cần thiết phục vụ cho công việc pháp lý của khách hàng, liên hệ, nộp và theo dõi hồ sơ khách hàng tại các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, v.v…

Khi công ty luật của bạn phát triển đến giai đoạn 2, tức là khoảng từ 03 đến 04 năm sau khi thành lập, số lượng nhân viên của công ty luật cũng đã tăng lên đến khoảng 15 người. Theo đó, việc kiêm nhiệm sẽ không còn phù hợp nữa, hai chức danh kế toán trưởng và thủ quỹ nên được tách ra thành hai vị trí công việc khác nhau theo đúng nguyên tắc kế toán để tránh khả năng họ sẽ thông đồng với nhau để biển thủ tài chính của công ty luật, hai vị trí tiếp tân và thư ký cũng nên được tách ra thành hai vị trí độc lập để tiếp tân dành thời gian túc trực tại quầy tiếp tân để tiếp khách hàng và trả lời điện thoại, còn thư ký sẽ dành toàn bộ thời gian cho việc trợ giúp luật sư với các công việc pháp lý của khách hàng.

Nếu có điều kiện, công ty luật của bạn cũng nên tuyển thêm 01 người giúp việc trà nước kiêm vệ sinh, 01 nhân viên công nghệ thông tin phụ trách quản lý hệ thống máy vi tính trong văn phòng và một quản lý văn phòng (office manager) giúp quản lý các công việc hành chính của những nhân sự vừa nêu. Người quản lý văn phòng cũng kiêm luôn việc giám sát quá trình sao lưu hồ sơ, tài liệu khách hàng và công tác nhân sự. Về năng lực chuyên môn, công ty luật cũng nên tuyển các thực tập sinh để họ phụ giúp một số công việc không tên trong văn phòng, ví dụ như sao chụp tài liệu, lưu hồ sơ khách hàng, 01 phiên dịch viên để dịch tài liệu pháp lý phục vụ cho công việc pháp lý của khách hàng cũng như tăng cường đội ngũ luật sư và trợ lý luật sư lên khoảng từ 02 đến 03 lần so với số lượng nhân sự ban đầu khi công ty luật vừa mới thành lập. Nếu được, bạn nên mời thêm một vài luật sư thành viên bên ngoài hợp tác để bạn có thể chia sẻ bớt một số công việc quản trị và chuyên môn với họ.

Khi công ty luật của bạn phát triển đến giai đoạn 3, tức là khoảng từ 03 đến 04 năm sau giai đoạn phát triển thứ 2, số lượng nhân viên của công ty luật của bạn giờ đây đã tăng lên khoảng từ 35 đến 40 người. Trong giai đoạn này, công ty luật của bạn sẽ cần 01 thủ thư để quản lý thư viện các sách luật tham khảo và văn bản quy phạm pháp luật, giúp luật sư tìm kiếm văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến công việc pháp lý của khách hàng. Công ty luật của bạn cũng cần thuê thêm 01 người tạo và lưu hồ sơ khách hàng thay vì sử dụng thư ký như ở giai đoạn phát triển thứ 2.

Bên cạnh đó, bộ phận kế toán cũng cần thêm 01 kế toán tổng hợp để hỗ trợ kế toán trưởng lập hóa đơn dịch vụ cho khách hàng, quản lý công nợ, nhập số liệu kế toán và thuế vào phần mềm kế toán. Trong giai đoạn này, việc phát triển kinh doanh cũng cần được đẩy mạnh cho nên nếu công ty luật của bạn có ngân sách thì cũng nên tuyển thêm 01 nhân viên quản lý công việc phát triển kinh doanh với phạm vi công việc không chỉ là tìm kiếm khách hàng mới, làm hài lòng khách hàng hiện tại mà còn đảm nhận công việc quản trị website và bộ nhận dạng thương hiệu của công ty luật của bạn.

Ngoài ra, công ty luật của bạn cũng cần tuyển thêm nhiều thực tập sinh mới để họ hỗ trợ các công việc không tên trong văn phòng và sau thời gian thực tập của họ, công ty luật của bạn có thể nhận họ vào làm việc chính thức nếu họ có nguyện vọng ở lại làm việc và đây chắc chắn sẽ là kênh tuyển dụng không tốn kém cho công ty luật của bạn. Ngoài ra, công ty luật của bạn cũng nên tăng cường đội ngũ luật sư và nhân viên lên khoảng từ 01 đến 02 lần so với ban đầu để có đủ nhân sự thực hiện các công việc pháp lý của khách hàng. Nếu được, công ty luật của bạn cũng nên kết nạp thêm một số luật sư thành viên mới, đó có thể là nhân viên được đề bạt từ những nhân viên trung thành và có năng lực của công ty luật của bạn hay là người bên ngoài để bạn có thể chia sẻ bớt một số công việc quản trị và công việc chuyên môn cho họ.

  • Các vị trí chuyên môn thường thấy trong công ty luật

Có nhiều cách gọi tên các vị trí chuyên môn nghiệp vụ trong công ty luật. Hiện nay, một số công ty luật tại Việt Nam thường đặt tên cho các chức danh trong tổ chức của họ như sau:

  • Giám đốc kiêm luật sư điều hành (tiếng Anh gọi là Director cum Managing Partner) (thường được áp dụng với công ty luật) hay Luật sư trưởng (tiếng Anh gọi là Managing Lawyer) (thường được áp dụng cho văn phòng luật sư). Họ là những người vừa là luật sư thành viên đồng thời cũng là người đại diện theo pháp luật của công ty luật theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp;
  • Luật sư thành viên (tiếng Anh gọi là Partner), là người có chứng chỉ hành nghề luật sư và đã đăng ký là luật sư thành viên ở một đoàn luật sư địa phương nào đó cũng như có tên trong giấy đăng ký kinh doanh của công ty luật hoặc góp vốn vào công ty luật;
  • Luật sư (tiếng Anh gọi là Associate), là người có hay không có chứng chỉ hành nghề luật sư và đang làm việc theo hợp đồng lao động giao kết với công ty luật;
  • Luật sư cộng tác (tiếng Anh gọi là Contract Lawyer hay Off Counsel), là người không phải là luật sư thành viên, cũng không giao kết hợp đồng lao động, chỉ cộng tác với công ty luật đối với một vài công việc pháp lý nào đó thuộc lĩnh vực chuyên môn đặc thù của họ khi công ty luật cần. Trên thực tế, cũng có một vài trường hợp ngoại lệ là họ vẫn giao kết hợp đồng lao động với công ty luật nhưng lại làm việc bán thời gian hay họ chỉ làm việc trên cơ sở khoán việc thay vì dựa vào số giờ làm việc thực tế của họ cho công ty luật;
  • Trợ lý luật sư (tiếng Anh gọi là Paralegal), là người có hay không có bằng cử nhân luật và đang làm việc theo hoặc không theo hợp đồng lao động giao kết với công ty luật, họ có thể là Trợ lý luật sư, Thư ký luật sư, Thực tập sinh; và
  • Luật sư tập sự (tiếng Anh gọi là Trainee), là người có bằng cử nhân luật, đã tham gia khóa đào tạo nghề luật sư của Học viện Tư pháp và đang thực tập với một luật sư thực thụ nào đó của một công ty luật mà họ có hoặc không có giao kết hợp đồng lao động với công ty luật đó.

Vì muốn tạo thêm một vài vị trí công việc bên cạnh những vị trí công việc chính thức nêu trên để thuận tiện cho việc đánh giá năng lực làm việc và thăng tiến cho nhân viên định kỳ hằng năm nhằm tạo động lực cho nhân viên, một số công ty luật đã tạo ra thêm một vài vị trí công việc mới nằm giữa các vị trí công việc đó như sau:

  • Luật sư cao cấp (tiếng Anh gọi là Senior Associate), là người có chứng chỉ hành nghề luật sư và đã có thâm niên về kinh nghiệm hành nghề luật sư;
  • Counsel hay Principal, là người đã thật sự chín chắn ở vị trí Luật sư cao cấp hay Luật sư nhưng chưa đủ độ chín để được đề bạt vào vị trí luật sư thành viên và họ cần được thử thách thêm một thời gian ngắn nữa, thường sẽ từ 01 đến 02 năm; và
  • Trợ lý luật sư cao cấp (tiếng Anh gọi là Senior Paralegal),là người ở vị trí Trợ lý luật sư và có thâm niên làm việc ở vị trí Trợ lý luật sư.

5.3.5. Thành lập công đoàn cơ sở

Theo quy định của pháp luật về lao động, Luật Công đoàn và Điều lệ Công đoàn Việt Nam, công đoàn cơ sở sẽ được thành lập tại doanh nghiệp nào mà có từ 05 công đoàn viên hoặc từ 05 người lao động có đơn tự nguyện gia nhập Công đoàn Việt Nam và được công đoàn cấp trên ra quyết định công nhận công đoàn cơ sở.

Công đoàn cơ sở sẽ thực hiện vai trò đại diện và bảo vệ quyền lợi chính đáng của đoàn viên công đoàn, người lao động; tham gia, thương lượng, ký kết và giám sát việc thực hiện thỏa ước lao động tập thể, thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế trả lương, trả thưởng, nội quy lao động, quy chế dân chủ ở công ty luật; tham gia hỗ trợ giải quyết các tranh chấp lao động; đối thoại, hợp tác với người sử dụng lao động trong việc xây dựng mối quan hệ lao động hài hòa, ổn định, tiến bộ tại công ty luật.

Mặc dù quy định của pháp luật về lao động không bắt buộc công ty luật của bạn phải thành lập công đoàn cơ sở nhưng lại gián tiếp buộc công ty luật phải hỗ trợ nhân viên thực hiện việc thành lập công đoàn cơ sở nếu công ty luật của bạn muốn thực hiện các công việc quản trị nhân sự khác như nêu ở trên. Do đó, bạn nên cân nhắc việc thành lập tổ chức công đoàn cơ sở tại công ty luật của bạn để việc quản lý, điều hành nhân sự được thuận lợi và dễ dàng hơn cũng như tuân thủ các quy định của pháp luật về lao động.

5.3.6. Đăng ký nội quy lao động

Theo quy định của pháp luật về lao động, người sử dụng lao động nào sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản. Để nội quy lao động có giá trị pháp lý cho mục đích áp dụng kỷ luật lao động đối với nhân viên nào vi phạm nội quy lao động thì trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày ban hành, công ty luật phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý Nhà nước về lao động cấp tỉnh([1]).

Nội dung bắt buộc của Nội quy lao động sẽ bao gồm: (i) thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; (ii) trật tự tại nơi làm việc; (iii) an toàn và vệ sinh lao động ở nơi làm việc; (iv) bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của công ty luật; và (v) các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất.

Cần lưu ý rằng theo quy định của pháp luật về lao động, công ty luật của bạn phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại nơi làm việc của công ty luật của bạn về nội dung của nội quy lao động trước khi ban hành và ngay sau khi ban hành thì phải thông báo nội dung của nội quy lao động đến tập thể người lao động. Những nội dung chính của nội quy lao động cũng phải được niêm yết ở những nơi cần thiết trong phạm vi doanh nghiệp.

Ắt hẳn bạn sẽ tự hỏi tại sao việc xây dựng và đăng ký nội quy lao động lại quan trọng đối với công ty luật của bạn hi mới thành lập đến như vậy. Câu trả lời là vì đó là nghĩa vụ mà pháp luật về lao động yêu cầu nếu công ty luật của bạn sử dụng từ 10 người lao động trở lên và vì bạn là luật sư thì trước hết bạn phải tuân thủ một cách nghiêm chỉnh quy định của pháp luật thì mới có đủ tư cách và uy tín để tư vấn cho khách hàng của bạn. Bên cạnh đó, theo quy định của pháp luật về lao động, người sử dụng lao động chỉ có quyền áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động khi đã có nội quy lao động được đăng ký với cơ quan lao động có thẩm quyền và khi các hành vi vi phạm đó được nêu cụ thể trong nội quy lao động của doanh nghiệp. Do đó, nếu công ty luật của bạn có từ 10 nhân viên trở lên nhưng lại chưa xây dựng và đăng ký nội quy lao động thì khi có bất kỳ nhân viên nào của công ty luật có hành vi vi phạm nội quy lao động, công ty luật sẽ khó xử lý vi phạm kỷ luật đối với họ.

Bạn có thể tham khảo mẫu nội quy lao động của công ty luật tại Phụ lục A 5 của Quyển sách này để biết thêm thông tin về chủ đề này.


[1] . Điều 119 và Điều 120 Bộ luật Lao động 2012.

Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.


[1] Điều 119 và điều 120 Bộ Luật Lao động 2012