Chuẩn bị thủ tục thành lập công ty luật như thế nào là hiệu quả nhất?

323

Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.

5.2.1. Biên bản ghi nhớ (hay thỏa thuận ban đầu)

Nếu có ý định thành lập văn phòng luật sư, bạn không cần phải lo lắng về chuyện ký biên bản ghi nhớ với ai vì văn phòng luật sư của bạn sẽ chỉ có bạn là chủ sở hữu. Tuy nhiên, nếu bạn có ý định mời gọi các luật sư hợp tác khác tham gia thì trước hết các bên phải thỏa thuận với nhau những vấn đề quan trọng nhất trong việc hợp tác hành nghề luật sư, ví dụ như tỷ lệ vốn góp, cách phân chia thu nhập giữa các luật sư thành viên, quyền quản lý, điều hành và phân công công việc chuyên môn, v.v… Các điều khoản này sẽ là cơ sở nền tảng để các bên xây dựng nội dung chi tiết điều lệ của công ty luật của bạn. Các thỏa thuận ban đầu đó có thể được thực hiện dưới hình thức của một biên bản ghi nhớ (memorandum of understanding) không ràng buộc về mặt pháp lý hay dưới dạng hợp đồng nguyên tắc có hoặc không có ràng buộc pháp lý. Thậm chí, các bên cũng có thể chỉ thỏa thuận miệng với nhau về các vấn đề quan trọng vừa nêu ngay trước khi công ty luật của bạn được thành lập.

Trên thực tế, việc chọn một trong hai hình thức thỏa thuận nêu trên sẽ ít nhiều tùy thuộc vào việc bạn và các luật sư hợp tác của bạn đánh giá xem nếu việc hợp tác giữa các bên không thành công thì mỗi bên phải chịu những thiệt hại gì, ví dụ như gánh chịu các chi phí đầu tư ban đầu, chi phí cơ hội, thiệt hại vì mất công việc làm hiện tại, v.v…, để sử dụng hình thức biên bản ghi nhớ cho đơn giản, không mất nhiều thời gian của các bên. Tuy nhiên, nếu nhận thấy rằng các bên sẽ có thiệt hại đáng kể từ việc hợp tác không thành công thì nên giao kết với nhau một hợp đồng nguyên tắc mà trong đó có quy định một cách chi tiết việc bồi thường thiệt hại cho từng bên theo từng trường hợp phát sinh cụ thể để có tính ràng buộc về mặt pháp lý và chế tài khi một bên vi phạm thỏa thuận.

Bên cạnh đó, việc sử dụng hợp đồng nguyên tắc cũng giúp giải quyết một vấn đề tế nhị khác là có một số thỏa thuận có tính chất riêng tư và bảo mật, không tiện nêu ra trong điều lệ của công ty luật của bạn vì các luật sư thành viên sáng lập phải nộp điều lệ cho cơ quan cấp phép địa phương khi nộp hồ sơ thành lập pháp nhân theo yêu cầu của pháp luật về doanh nghiệp. Hợp đồng nguyên tắc có thể được các bên thỏa thuận sẽ tiếp tục có giá trị pháp lý và ràng buộc các bên sau khi điều lệ của công ty luật của bạn được ký kết và giấy đăng ký thành lập công ty luật của bạn được cơ quan cấp phép có thẩm quyền cấp để sử dụng cho mục đích nêu trên nhằm thay thế cho việc phải đưa những thỏa thuận đó vào điều lệ của công ty luật của bạn rồi có rủi ro là bằng cách nào đó, bên thứ ba lại biết được nội dung của những thỏa thuận đó.

Về vấn đề này, pháp luật về doanh nghiệp và pháp luật về luật sư không có quy định nào yêu cầu các luật sư thành viên phải nộp biên bản ghi nhớ hay hợp đồng nguyên tắc giữa các thành viên góp vốn cho cơ quan cấp phép có thẩm quyền khi làm thủ tục cấp giấy đăng ký hoạt động và trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp nên sẽ không có biểu mẫu nào dành riêng cho loại tài liệu như thế. Do đó, các bên sẽ tự soạn thảo tài liệu đó theo cách thức được cho là phù hợp nhất cho sự thỏa thuận miễn rằng nội dung của những thỏa thuận đó không trái quy định của pháp luật.

5.2.2. Điều lệ của công ty luật

Sau khi biên bản ghi nhớ hay hợp đồng nguyên tắc được các bên ký kết, để các luật sư thành viên có thể yên tâm bắt tay ngay vào việc chuẩn bị cho hoạt động của công ty luật của bạn thì ngoài những công việc quan trọng khác sẽ được trình bày ở các phần dưới, đây chính là lúc điều lệ của công ty luật của bạn cần được soạn thảo để các bên ký kết.

Điều lệ nói chung được xem như là khung sườn hay nền móng của công ty luật của bạn trong khi tài chính là máu huyết lưu thông nuôi sống các bộ phận trong cơ thể của công ty luật của bạn. Bạn nên dành thời gian cho việc dự thảo điều lệ, tránh trường hợp việc soạn thảo điều lệ chỉ là hình thức nhằm thỏa mãn điều kiện theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp để được cấp giấy đăng ký hoạt động mà quên đi vai trò quan trọng của điều lệ là quy định tất cả những vấn đề nội bộ giữa các luật sư thành viên.

Bạn cũng không nên tự mình soạn thảo điều lệ dù bạn có thể làm được điều đó mà nên cùng với các luật sư hợp tác khác soạn thảo hay bạn sẽ soạn thảo trước và đưa bản thảo điều lệ cho các luật sư thành viên khác có ý kiến hoàn thiện hoặc ngược lại. Cần lưu ý rằng nếu điều lệ chỉ được soạn thảo một cách sơ sài theo yêu cầu của pháp luật thì trong tương lai khi gặp những tình huống phát sinh thực tế trong quá trình hoạt động thì bạn và các luật sư thành viên khác sẽ không biết cách xử lý như thế nào cho hợp tình, hợp lý hoặc các bên lại không đồng thuận về cách xử lý rồi dẫn đến bất đồng không đáng có, thậm chí có thể phát sinh tranh chấp mà phải nhờ các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật giải quyết mà hệ quả của nó là làm cho công ty luật của bạn có nguy cơ tan vỡ.

Pháp luật về luật sư và các văn bản pháp quy hướng dẫn thi hành không cung cấp mẫu điều lệ của công ty luật mà chỉ yêu cầu dự thảo điều lệ của công ty luật phải bao gồm tối thiểu những nội dung chính sau đây:

  • Tên và địa chỉ của trụ sở công ty luật;
  • Loại hình công ty luật;
  • Lĩnh vực hành nghề;
  • Họ và tên và địa chỉ thường trú của luật sư thành viên;
  • Quyền và nghĩa vụ của luật sư thành viên;
  • Phần vốn góp của luật sư thành viên;
  • Điều kiện và thủ tục tham gia hoặc rút tên luật sư thành viên khỏi danh sách luật sư thành viên;
  • Cơ cấu tổ chức, quản lý, điều hành;
  • Thể thức thông qua quyết định, nghị quyết; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;
  • Nguyên tắc phân chia lợi nhuận và trách nhiệm của luật sư thành viên đối với các nghĩa vụ của công ty luật;
  • Các trường hợp tạm ngừng, chấm dứt hoạt động và thủ tục thanh lý tài sản; và
  • Thể thức sửa đổi, bổ sung điều lệ.

Tuy nhiên, trong thực tế các nội dung bắt buộc như trên được cho là chưa đầy đủ vì vẫn còn khá nhiều những vấn đề khác cũng rất quan trọng đối với hoạt động của công ty luật mà cũng cần được quy định một cách chi tiết trong điều lệ ví dụ như:

  • Trục xuất luật sư thành viên vi phạm điều lệ của công ty luật hay vi phạm quy định của pháp luật;
  • Tăng, giảm vốn điều lệ của công ty luật;
  • Thời gian luật sư thành viên dành cho công việc của công ty luật;
  • Tài khoản ngân hàng của công ty luật, tài khoản ủy thác của khách hàng;
  • Hồ sơ sổ sách tài chính, kế toán, thuế của công ty luật;
  • Các hạn chế đối với luật sư thành viên;
  • Quy định về giải thể công ty luật;
  • Nguyên tắc thanh lý tài sản của công ty luật khi có luật sư thành viên rút vốn, bao gồm cả những tài sản vô hình, ví dụ như khách hàng, thương hiệu, nhân viên, v.v…);
  • Quy định về việc phân chia thu nhập cho luật sư thành viên mới;
  • Quy định việc mở hay đóng cửa chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty luật tại các địa phương khác;
  • Quy định về điều kiện và thủ tục chia, tách, sáp nhập công ty luật; và
  • Các vấn đề đặc thù khác.

Để thuận tiện cho việc soạn thảo điều lệ, bạn nên tham khảo Phụ lục A1 mẫu điều lệ của công ty luật vừa và nhỏ với tư cách pháp nhân là công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên với chỉ một địa điểm văn phòng.

5.2.3. Thủ tục thành lập công ty luật

Theo quy định của pháp luật về luật sư hiện hành, để đăng ký hoạt động cho công ty luật, bạn phải chọn lựa hình thức hoạt động là văn phòng luật sư, công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hay công ty luật hợp danh.

Nếu hình thức hoạt động của công ty luật của bạn là văn phòng luật sư hay công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên thì bạn phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi có Đoàn luật sư mà Trưởng văn phòng luật sư hoặc Giám đốc của công ty luật là luật sư thành viên của Đoàn luật sư đó. Nếu hình thức hoạt động là công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hay công ty luật hợp danh mà các luật sư thành viên của công ty luật đều là luật sư thành viên của một Đoàn luật sư nào đó thì bạn phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp địa phương nơi có Đoàn luật sư đó đặt trụ sở. Tuy nhiên, nếu là công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hay công ty luật hợp danh mà các luật sư thành viên của công ty luật là thành viên của các Đoàn luật sư khác nhau cùng tham gia thành lập thì bạn phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp tại địa phương nơi trụ sở của công ty luật tọa lạc([1]).

Hồ sơ đăng ký hoạt động cho công ty luật thường bao gồm các loại giấy tờ sau đây([2]):

  • Giấy đề nghị đăng ký hoạt động theo mẫu;
  • Dự thảo Điều lệ của công ty luật;
  • Bản sao Chứng chỉ hành nghề luật sư và bản sao Thẻ luật sư của các luật sư thành viên;
  • Giấy tờ chứng minh về trụ sở của công ty luật (ví dụ như hợp đồng thuê nhà, hợp đồng cho mượn nhà); và
  • Giấy đề nghị đăng ký hoạt động của công ty luật hợp danh, công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.

Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ được nêu ở trên, Sở Tư pháp tỉnh, thành phố sẽ cấp giấy đăng ký hoạt động cho công ty luật của bạn và trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, với tư cách là trưởng văn phòng luật sư hoặc giám đốc công ty luật, bạn sẽ thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao Giấy đăng ký hoạt động cho Đoàn luật sư mà bạn đăng ký là luật sư thành viên([3]).

5.2.4. Các thủ tục sau giấy phép (con dấu, bố cáo, lấy mã số thuế)

Sau khi được cấp Giấy đăng ký hoạt động, công ty luật của bạn sẽ tiến hành thủ tục khắc dấu để được phép sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp.

Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày cấp giấy đăng ký hoạt động cho công ty luật của bạn, Sở Tư pháp tỉnh, thành phố nơi công ty luật đăng ký thành lập phải thông báo bằng văn bản cho các cơ quan thuế, thống kê và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khác, ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và Đoàn luật sư nơi công ty luật đặt trụ sở([4]). Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động, công ty luật phải tiến hành đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương nơi đăng ký hoạt động hoặc báo chuyên ngành luật trong ba số liên tiếp về những nội dung chính sau đây([5]):

  • Tên của tổ chức hành nghề luật sư;
  • Địa chỉ trụ sở của tổ chức hành nghề luật sư, chi nhánh, văn phòng giao dịch (nếu có);
  • Lĩnh vực hành nghề;
  • Họ và tên, địa chỉ, số Chứng chỉ hành nghề luật sư của luật sư là Trưởng văn phòng luật sư, Giám đốc công ty luật và các luật sư thành viên sáng lập khác; và
  • Số Giấy đăng ký hoạt động, nơi đăng ký hoạt động, ngày, tháng, năm cấp Giấy đăng ký hoạt động.

Việc đăng ký để được cấp mã số thuế cho công ty luật sẽ được thực hiện sau đó theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.


[1] . Điều 35.1 Luật Luật sư.

[2] . Điều 35.2 Luật Luật sư.

[3] . Điều 35.3 và Điều 34.4 Luật Luật sư.

[4] . Điều 8 Nghị định số 123/2013/NĐ-CP ngày 14/10/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Luật sư.

[5] . Điều 38.1 Luật Luật sư, Điều 30 Nghị định số 123/NĐ-CP ngày 14/10/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Luật sư.

Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.


[1] Điều 35.1 Luật Luật sư

[2] Điều 35.2 Luật Luật sư

[3] Điều 35.3 và điều 34.4 Luật Luật sư

[4] Nghị định 123/2013/NĐ-CP của Chính phủ

[5] Điều 8 Nghị định 123/2013/NĐ-CP ngày 14/10/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Luật sư