Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.
…………………..
Trong một công ty luật, vai trò của nhân sự như luật sư, trợ lý luật sư, thư ký, nhân viên hành chính và kế toán rất quan trọng. Họ là những tài sản quý giá và có ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ pháp lý mà công ty luật cung cấp cho khách hàng. Tuy nhiên, quản lý và phát triển nhân sự là một thách thức khó khăn.
Để giữ chân nhân sự, công ty luật của bạn cần trang bị cho họ mức lương và phúc lợi hấp dẫn. Đồng thời, công ty cần có danh tiếng tốt để thu hút nhân sự tài năng. Họ cũng mong muốn có lộ trình thăng tiến rõ ràng và được đào tạo, học tập và trau dồi kinh nghiệm để trở thành những chuyên gia luật sư tài ba.
Bên cạnh đó, môi trường làm việc chuyên nghiệp và sử dụng ngoại ngữ thường xuyên cũng là yếu tố quan trọng để giúp nhân sự phát triển kỹ năng của mình. Việc có tập sự hành nghề luật sư và được hướng dẫn bài bản và chuyên sâu cũng giúp nhân sự tự tin và thành thạo trong công việc của mình.
Như vậy, quản lý nhân sự là một trong những điều quan trọng nhất để duy trì và phát triển công ty luật của bạn trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Nếu công ty luật của bạn có thể cung cấp cho nhân sự một môi trường làm việc thuận lợi và cơ hội phát triển bản thân, họ sẽ trở thành những tài sản quý giá cho công ty và mang lại giá trị lớn cho khách hàng.
Một trong những nguyên nhân chính là vấn đề quỹ lương hạn chế của các công ty luật Việt Nam, khiến cho các công ty luật này không thể dành nhiều tài chính để đầu tư vào huấn luyện năng lực chuyên môn và kỹ năng mềm cho nhân viên phục vụ tốt hơn cho khách hàng. Số lượng nhân sự cũng không đủ để đào tạo kỹ năng làm việc theo đội nhóm, trong khi công việc pháp lý cần một đội ngũ kỹ thuật viên có kinh nghiệm và chuyên sâu. Các công ty luật còn khó khăn trong việc thu hút và giữ chân nhân tài, đặc biệt là khi cạnh tranh với những công ty luật uy tín khác.
Các công việc pháp lý cũng thường không đầy đủ và chưa có sự chuyên sâu ở nhiều lĩnh vực pháp luật chuyên ngành, khiến cho nhân viên thiếu cơ hội để cọ xát và phát triển kỹ năng. Các công ty luật còn thiếu kinh phí để thuê nhân sự chuyên môn giỏi để quản lý nhân sự một cách hiệu quả, cũng như phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp để giám sát và đánh giá nhân viên một cách chính xác và khách quan. Tình trạng này cũng khiến cho khả năng thăng tiến của nhân viên bị hạn chế.
Vì vậy, để giải quyết các vấn đề này, công ty luật của bạn cần phải tìm kiếm các giải pháp sáng tạo để tăng cường quỹ lương, thu hút và giữ chân nhân tài, cũng như đầu tư vào huấn luyện kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm. Họ cũng cần tìm các cách để nâng cao chất lượng công việc pháp lý, tạo điều kiện cho nhân viên phát triển kỹ năng và thăng tiến trong công việc.
5.3.1. Các kênh tuyển dụng nhân sự truyền thống
Dưới đây là thống kê một số hình thức tuyển dụng nhân sự truyền thống nhưng vẫn phổ biến ở Việt Nam hiện nay:
- Tuyển dụng nhân sự thông qua các công ty “săn đầu người”
Nếu muốn tuyển dụng nhân sự giỏi cho công ty luật của mình, bạn có thể sử dụng dịch vụ của các công ty săn đầu người (head hunter). Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng phí dịch vụ của họ thường khá cao, trung bình là 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động ký với ứng viên.
Bên cạnh đó, bạn còn phải trả mức lương hậu hĩnh cho ứng viên để có thể thu hút ứng viên, trong khi vẫn không có gì chắc chắn là họ sẽ chịu làm việc lâu dài cho công ty của bạn. Còn nếu bạn tuyển dụng các ứng viên đó mà không chú ý đến khả năng tương tác của họ với nhân viên hiện tại trong công ty, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc của nhân viên hiện tại. Ngoài ra, việc tuyển dụng những ứng viên mới cũng có thể ảnh hưởng đến mức lương, vị trí công việc, cơ hội thăng tiến của nhân viên hiện tại trong công ty luật của bạn.
Điều quan trọng là bạn phải đảm bảo rằng công ty luật của bạn có đủ công việc pháp lý phức tạp và đủ năng lực chuyên môn để thu hút và giữ chân những nhân viên mới. Nếu không, những nhân viên mới này có thể cảm thấy chán việc và muốn rời đi. Để tránh tình trạng này, bạn nên đầu tư cho huấn luyện và phát triển năng lực chuyên môn và kỹ năng mềm cho nhân viên hiện tại của công ty luật của bạn, đồng thời cần cải thiện môi trường làm việc và văn hóa trong công ty để thu hút và giữ chân những nhân viên mới.
- Tuyển dụng thông qua các mối quan hệ của bạn
Nếu muốn tuyển dụng nhân sự cho công ty luật của mình, bạn hãy cân nhắc đến việc sử dụng các mối quan hệ gia đình và công việc của bạn để tìm kiếm ứng viên phù hợp. Điều này có thể bao gồm việc liên hệ với nhân viên hiện tại của công ty luật của bạn, bạn bè, người thân, đồng nghiệp, khách hàng hoặc các luật sư khác trong công ty luật của bạn.
Tuy nhiên, bạn cần phải đảm bảo rằng các ứng viên được tuyển dụng thông qua mối quan hệ này có đủ năng lực chuyên môn thực sự. Điều này có thể được đảm bảo bằng cách thiết lập các tiêu chuẩn đầu vào rõ ràng và minh bạch và trực tiếp phỏng vấn các ứng viên một cách cẩn thận trước khi quyết định tuyển dụng.
5.3.2. Các kênh tuyển dụng phổ biến nhưng miễn phí hay có chi phí thấp
- Đăng thông tin tuyển dụng trên website của công ty luật
Việc xây dựng trang web cho công ty luật của bạn là vô cùng quan trọng để thu hút khách hàng tiềm năng và quảng bá thương hiệu của công ty. Bên cạnh đó, thông qua trang web của mình, công ty luật của bạn có thể đăng tải thông tin về việc tuyển dụng nhân sự một cách thường xuyên và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Bạn có biết rằng nhiều ứng viên giờ đây đã chủ động tìm kiếm trang web của các nhà tuyển dụng tiềm năng để tìm kiếm cơ hội việc làm, thay vì chỉ đợi ngồi chờ đọc các thông báo tuyển dụng trên báo hoặc trang web của các công ty tuyển dụng? Điều này chứng tỏ rằng việc có một trang web chuyên nghiệp sẽ giúp công ty của bạn tăng cơ hội thu hút những ứng viên tốt nhất và cải thiện quá trình tuyển dụng.
Vậy nên, nếu bạn muốn giữ vững sự cạnh tranh trong lĩnh vực này, hãy đầu tư vào việc xây dựng một trang web chất lượng, dễ sử dụng và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Chỉ cần làm như vậy, bạn sẽ thu hút được một lượng lớn các ứng viên tài năng và tiềm năng, từ đó giúp cho công ty luật của bạn phát triển một cách bền vững và hiệu quả hơn.
- Đăng tuyển dụng thông qua bản tin sinh viên tại các trường đại học
Hiện nay, tại Thành phố Hồ Chí Minh, có một số trường đại học chuyên đào tạo chuyên ngành luật chính quy như Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh, Trường Đại học Kinh tế Luật và Trường Đại học Kinh tế. Còn tại Hà Nội, trường Đại học Luật Hà Nội là một trong những trường đại học uy tín đào tạo ngành luật.
Nếu bạn đang tìm kiếm những ứng viên có học lực khá, giỏi để thực tập tại công ty luật của mình, thì việc liên hệ với văn phòng trường các trường đại học trên là một ý tưởng tuyệt vời. Công ty luật của bạn có thể xin phép đăng thông báo tuyển dụng hoặc yêu cầu trường thông báo nhu cầu tuyển dụng thực tập sinh của công ty. Điều này giúp thu hút những sinh viên có năng lực và tiềm năng đến thực tập tại công ty luật của bạn.
Thực tập sinh có thể làm việc trong công ty luật của bạn trong thời gian ngắn, tuy nhiên nếu thực tập sinh này thật sự làm tốt công việc được giao thì công ty có thể tuyển họ vào làm việc chính thức sau khi họ tốt nghiệp. Điều này không chỉ giúp công ty luật của bạn tiết kiệm chi phí tuyển dụng mà còn tạo ra một mối quan hệ tốt đẹp giữa trường đại học và công ty.
Các trường đại học thường hoan nghênh những đề nghị từ phía công ty luật của bạn vì họ muốn cung cấp cho sinh viên của họ một nơi thực tập có uy tín và chất lượng, cũng như cơ hội việc làm tốt sau khi tốt nghiệp. Chính vì vậy, họ thường không tính phí gì cho việc hỗ trợ này.
Tóm lại, việc liên hệ với trường đại học là một cách tuyệt vời để tìm kiếm các ứng viên tiềm năng cho công ty luật của bạn. Bạn không chỉ tìm được những thực tập sinh có năng lực, mà còn xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với các trường đại học và tiết kiệm được chi phí tuyển dụng.
- Đăng tuyển dụng thông qua nhà cung cấp dịch vụ tuyển dụng trực tuyến
Để tìm kiếm các ứng viên phù hợp cho công ty luật của mình, bạn có thể sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp tuyển dụng trực tuyến như Vietnamworks hay Careerlink. Việc đăng tin tuyển dụng của công ty lên trang web của họ không chỉ giúp tuyển dụng nhân sự mà còn quảng bá thương hiệu công ty của bạn tới những ai đang tìm kiếm việc làm, tăng cơ hội tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho công ty luật của bạn. Phí dịch vụ đăng tuyển trên các trang tuyển dụng trực tuyến này cũng rất hợp lý và phù hợp với ngân sách của công ty luật của bạn.
Các trang tuyển dụng trực tuyến cung cấp nhiều tiện ích hỗ trợ như khả năng lọc ứng viên theo yêu cầu, đánh giá các ứng viên theo đánh giá của nhà tuyển dụng trước đó và xếp hạng ứng viên theo độ phù hợp. Công ty luật của bạn cũng có thể sử dụng các công cụ tìm kiếm của trang web để tìm kiếm những ứng viên phù hợp với các tiêu chí của công ty.
Việc sử dụng các trang tuyển dụng trực tuyến cũng giúp cho công ty luật của bạn tiết kiệm được thời gian và chi phí trong quá trình tìm kiếm nhân sự. Bạn chỉ cần đăng thông tin tuyển dụng và các ứng viên phù hợp sẽ tự động tìm đến công ty luật của bạn.
Vì vậy, việc sử dụng các trang tuyển dụng trực tuyến là một giải pháp hữu hiệu để tìm kiếm nhân sự phù hợp cho công ty luật của bạn một cách dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
- Đăng tuyển thông qua mạng xã hội
Hiện nay, các mạng xã hội phổ biến như LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter, v.v. đang trở thành những nơi tuyệt vời để tìm kiếm ứng viên tiềm năng cho công ty luật của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng vì chúng ta đang sống trong một thế giới kỹ thuật số và việc sử dụng các kênh tuyển dụng này là rất chuyên nghiệp và không nên bỏ qua.
Các bước để tìm kiếm ứng viên cho công ty luật của bạn trên các mạng xã hội này rất đơn giản. Bạn chỉ cần đăng ký tài khoản và đăng tải các vị trí tuyển dụng của công ty lên đó. Sau đó, tùy vào nhu cầu của bạn, bạn có thể chờ đợi ứng viên chủ động liên hệ với bạn hoặc bạn có thể chủ động tìm kiếm và kết bạn với họ để mời họ tham gia phỏng vấn.
Nếu công ty luật của bạn thành công trong việc tuyển dụng như thế này, bạn có thể tiến hành ký kết một số thỏa thuận hoặc hợp đồng để phản ánh mối quan hệ giữa hai bên cũng như trách nhiệm và quyền lợi của các bên.
5.3.3. Chiến lược duy trì và phát triển nhân tài
Trong việc giữ chân nhân tài cho công ty luật, không chỉ là một thách thức trong tuyển dụng mà còn là một nhiệm vụ đầy khó khăn để phát triển họ trở thành những luật sư thành viên nòng cốt cho công ty của bạn. Tuy nhiên, trong trường hợp công ty luật của bạn chưa có nhiều ngân sách cho công việc này, các giải pháp dưới đây có thể giúp bạn phần nào giữ chân nhân tài:
- Tăng thu nhập của nhân viên thông qua các khoản thưởng
Đầu tiên, bạn nên tăng lương và trợ cấp cho nhân viên đều đặn mỗi năm tùy thuộc vào tình hình thị trường dịch vụ pháp lý. Ngoài ra, bạn cũng nên bổ sung các khoản thưởng cho họ trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hay quy chế thưởng của công ty luật của bạn. Điều này sẽ giúp tinh thần làm việc của nhân viên được tăng cường mà không tăng thêm chi phí cố định hàng tháng cho các khoản bảo hiểm và trợ cấp.
Thứ hai, để có được nguồn nhân lực có chất lượng khi cần thiết, bạn nên mời những người có kinh nghiệm bên ngoài vào làm cộng tác viên cho công ty luật của bạn. Điều này đặc biệt hữu ích trong các công việc tư vấn pháp lý đặc thù nào đó, ví dụ như tư vấn hợp đồng xây dựng, ngân hàng, bảo hiểm. Bạn có thể thuê họ chỉ khi có khách hàng yêu cầu những loại công việc như vậy thay vì thuê những người có chuyên môn về các loại công việc đó theo hợp đồng lao động dài hạn và trả lương cố định hàng tháng, nhưng lại không có công việc thường xuyên cho họ.
- Xây dựng mối quan hệ công việc thân thiện giữa luật sư thành viên và nhân viên
Để xây dựng một đội ngũ nhân viên tận tâm và đam mê công việc, công ty luật của bạn cần phải tạo ra môi trường làm việc thân thiện và cởi mở. Để làm được điều đó, bạn và các luật sư thành viên khác trong công ty cần phải dành thời gian để tạo mối quan hệ gần gũi với nhân viên. Điều này có thể bao gồm giao lưu với nhân viên sau giờ làm việc, tổ chức hoặc tham gia các sự kiện cá nhân của nhân viên, động viên và khích lệ tinh thần nhân viên, cũng như không tạo rào cản giao tiếp giữa các thành viên trong công ty.
Ngoài ra, để giữ chân các nhân viên giỏi, công ty luật của bạn còn cần phải tạo điều kiện thuận lợi để họ phát triển và thăng tiến trong sự nghiệp. Một lộ trình phát triển rõ ràng và chi tiết về việc phát triển đội ngũ kế cận cũng là một yếu tố quan trọng để giữ chân các nhân viên giỏi.
Nếu công ty luật của bạn thực hiện những việc này một cách bài bản và thường xuyên, nó sẽ thể hiện sự quan tâm của công ty đối với nhân viên. Từ đó, nhân viên sẽ cảm thấy gắn bó với công ty và sẵn sàng ở lại dài hạn. Điều này đặc biệt quan trọng vì mặc dù lương của nhân viên có thể không cạnh tranh so với các công ty khác trên thị trường, nhưng tinh thần làm việc và cảm giác được quan tâm của họ đôi khi quan trọng hơn.
- Huấn luyện kỹ năng hành nghề cho nhân viên
Công ty luật của bạn cần phải đầu tư vào việc huấn luyện nhân viên của mình để nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng thực tiễn. Điều này có thể đảm bảo giữ chân người tài, tăng cường kiến thức pháp luật và nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên. Bên cạnh đó, công ty cũng nên thường xuyên tổ chức các buổi huấn luyện nội bộ để cải thiện các kỹ năng mềm cần thiết cho nhân viên.
Việc huấn luyện nhân viên có thể bao gồm các khóa đào tạo về nghiệp vụ, kỹ năng mềm, ngoại ngữ, và cả các kỹ năng quản lý. Bên cạnh đó, công ty luật của bạn có thể hỗ trợ tài chính cho nhân viên để đăng ký học các khóa đào tạo và nâng cao kiến thức pháp luật. Ngoài ra, công ty nên chọn nhân viên cốt cán tham gia quản lý các công việc hành chính văn phòng để giúp đảm bảo việc hoạt động công ty được suôn sẻ.
Công ty luật của bạn cũng nên tổ chức các buổi huấn luyện nội bộ định kỳ để cải thiện các kỹ năng mềm cho nhân viên. Các kỹ năng này có thể bao gồm kỹ năng phát triển kinh doanh, quản lý khách hàng, giao tiếp bằng tiếng Anh, sử dụng các công cụ văn phòng, và cả viết pháp lý tiếng Việt. Ngoài ra, công ty cần huấn luyện nhân viên về tính nhất quán trong tư vấn pháp lý, kỹ năng giải quyết vấn đề, giao việc, làm việc theo nhóm, lãnh đạo, bảo mật thông tin khách hàng, và cách xây dựng thương hiệu cá nhân luật sư.
Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng công ty của bạn đang đầu tư đầy đủ vào sự phát triển của nhân viên. Các khóa đào tạo, hội thảo và các chương trình học tập khác nên được cung cấp để nâng cao kiến thức và kỹ năng pháp lý của nhân viên. Điều này sẽ giúp họ trở thành những chuyên gia pháp lý tốt hơn và cung cấp cho khách hàng của bạn một dịch vụ tốt hơn.
Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng các biểu mẫu pháp lý được cập nhật và dễ sử dụng để giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong các công việc hàng ngày của họ.
Trong thời điểm hiện tại, với nguy cơ dịch bệnh Covid-19 quay trở lại bất cứ lúc nào, công ty luật của bạn nên xem xét việc cho phép nhân viên làm việc tại nhà theo lịch trình được thỏa thuận để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự an toàn cho nhân viên. Điều này cũng có thể giúp tiết kiệm chi phí cho thuê văn phòng và các chi phí liên quan khác. Tuy nhiên, việc làm việc tại nhà cần được quản lý chặt chẽ để đảm bảo rằng công việc vẫn được thực hiện đầy đủ và đạt hiệu quả như khi làm việc tại văn phòng v.v…
Những sự đầu tư nhỏ như vậy vào phát triển nhân viên và quản lý làm việc linh hoạt có thể giúp công ty luật của bạn trở thành một môi trường làm việc tốt hơn, thu hút và giữ chân nhân viên tốt và cung cấp cho khách hàng của công ty luật của bạn dịch vụ tốt nhất.
5.3.4. Cơ cấu tổ chức nhân sự nội bộ
Khi thành lập, công ty luật của bạn thường sẽ có khoảng 6 nhân viên, bao gồm một giám đốc kiêm người đại diện theo pháp luật, một kế toán trưởng kiêm thủ quỹ, một tiếp tân kiêm thư ký, hành chính, trà nước và vệ sinh, một người đưa thư kiêm chạy việc bên ngoài, một luật sư có kinh nghiệm hỗ trợ soạn thảo thư tư vấn, ra tòa hay trung tâm trọng tài cũng như tiếp khách hàng khi bạn đi vắng và một trợ lý luật sư hỗ trợ bạn và luật sư có kinh nghiệm đó tra cứu văn bản quy phạm pháp luật với những vấn đề pháp lý đơn giản, thu thập thông tin cần thiết để phục vụ cho công việc pháp lý của khách hàng, liên hệ, nộp và theo dõi hồ sơ khách hàng tại các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, v.v…
Tuy nhiên, khi công ty phát triển đến giai đoạn 2, tức là sau khoảng 3 đến 4 năm sau khi thành lập, số lượng nhân viên của công ty cũng sẽ tăng lên khoảng 15 người. Khi đó, việc kiêm nhiệm không còn phù hợp nữa và hai chức danh kế toán trưởng và thủ quỹ nên được tách ra thành hai vị trí công việc khác nhau, theo nguyên tắc kế toán, để tránh khả năng họ thông đồng với nhau để biển thủ tài chính của công ty. Hai vị trí tiếp tân và thư ký cũng nên được tách ra thành hai vị trí độc lập để tiếp tân dành thời gian túc trực tại quầy tiếp tân để tiếp khách hàng và trả lời điện thoại, còn thư ký sẽ dành toàn bộ thời gian cho việc trợ giúp luật sư với các công việc pháp lý của khách hàng.
Nếu công ty luật của bạn có đủ điều kiện, thì nên tuyển thêm một người giúp việc trà nước kiêm vệ sinh, một nhân viên công nghệ thông tin để quản lý hệ thống máy vi tính trong văn phòng, và một quản lý văn phòng giúp quản lý các công việc hành chính của nhân sự trong công ty. Người quản lý văn phòng cũng nên đảm nhận việc giám sát quá trình sao lưu hồ sơ, tài liệu khách hàng, và công tác nhân sự.
Để tăng cường năng lực chuyên môn, công ty luật cũng nên tuyển thêm các thực tập sinh để họ phụ giúp các công việc không tên trong văn phòng, chẳng hạn như sao chụp tài liệu, lưu trữ hồ sơ khách hàng, và một phiên dịch viên để dịch tài liệu pháp lý phục vụ cho công việc pháp lý của khách hàng. Ngoài ra, nên tăng cường đội ngũ luật sư và trợ lý luật sư lên khoảng từ 02 đến 03 lần so với số lượng nhân sự ban đầu khi công ty luật mới thành lập. Nếu có thể, bạn nên mời một vài luật sư thành viên bên ngoài để hợp tác, giúp bạn chia sẻ công việc quản trị và chuyên môn.
Khi công ty luật của bạn phát triển đến giai đoạn 3, tức là khoảng từ 03 đến 04 năm sau giai đoạn phát triển thứ 2, số lượng nhân viên đã tăng lên khoảng từ 35 đến 40 người. Trong giai đoạn này, công ty sẽ cần một thủ thư để quản lý thư viện các sách luật tham khảo và văn bản quy phạm pháp luật. Thủ thư này sẽ giúp luật sư tìm kiếm văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến công việc pháp lý của khách hàng. Công ty luật cũng cần thuê thêm một người để tạo và lưu trữ hồ sơ khách hàng, thay vì sử dụng thư ký như ở giai đoạn phát triển thứ 2.
Để phát triển công ty luật của bạn, bạn cần phải tăng cường đội ngũ nhân sự bằng việc tuyển thêm các vị trí quan trọng. Đầu tiên, bộ phận kế toán cần một kế toán tổng hợp để hỗ trợ kế toán trưởng trong việc lập hóa đơn dịch vụ cho khách hàng, quản lý công nợ, nhập số liệu kế toán và thuế vào phần mềm kế toán.
Để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh, công ty luật của bạn cũng cần tuyển một nhân viên quản lý công việc phát triển kinh doanh, đảm nhận tìm kiếm khách hàng mới, tăng cường hài lòng khách hàng hiện tại và quản trị website và bộ nhận dạng thương hiệu của công ty.
Việc tuyển thực tập sinh mới cũng là một giải pháp tuyệt vời để hỗ trợ các công việc không tên trong văn phòng. Sau thời gian thực tập, công ty có thể nhận họ làm việc chính thức nếu họ có nguyện vọng. Đây cũng là một kênh tuyển dụng tiết kiệm chi phí cho công ty.
Về đội ngũ luật sư và nhân viên, công ty luật của bạn cần tăng cường lên khoảng từ 01 đến 02 lần so với ban đầu để đảm bảo đủ nhân sự thực hiện các công việc pháp lý của khách hàng. Nếu được, công ty cũng nên kết nạp thêm một số luật sư thành viên mới để chia sẻ bớt một số công việc quản trị và chuyên môn cho họ. Có thể là nhân viên được đề bạt từ những nhân viên trung thành và có năng lực của công ty hoặc là người bên ngoài.
Tổng quát lại, tăng cường đội ngũ nhân sự là cách hiệu quả để phát triển công ty luật của bạn. Với các vị trí kế toán tổng hợp, quản lý phát triển kinh doanh và tuyển thực tập sinh mới, công ty luật của bạn sẽ đáp ứng được nhu cầu phát triển kinh doanh của mình. Việc tăng cường đội ngũ luật sư và nhân viên cũng sẽ giúp công ty phục vụ khách hàng tốt hơn và có thể dẫn đến mối quan hệ kinh doanh bền vững hơn trong tương lai.
- Các vị trí chuyên môn thường thấy trong công ty luật
Trong các công ty luật tại Việt Nam, các chức danh chuyên môn nghiệp vụ thường được gọi theo nhiều cách khác nhau. Một số công ty thường sử dụng các tên chức danh như sau:
- Giám đốc kiêm luật sư điều hành (tiếng Anh gọi là Director cum Managing Partner) (thường được áp dụng với công ty luật) hay Luật sư trưởng (tiếng Anh gọi là Managing Lawyer) (thường được áp dụng cho văn phòng luật sư). Họ là những người vừa là luật sư thành viên đồng thời cũng là người đại diện theo pháp luật của công ty luật theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp;
- Luật sư thành viên (tiếng Anh gọi là Partner), là người có chứng chỉ hành nghề luật sư và đã đăng ký là luật sư thành viên ở một đoàn luật sư địa phương nào đó cũng như có tên trong giấy đăng ký kinh doanh của công ty luật hoặc góp vốn vào công ty luật;
- Luật sư (tiếng Anh gọi là Associate), là người có hay không có chứng chỉ hành nghề luật sư và đang làm việc theo hợp đồng lao động giao kết với công ty luật;
- Luật sư cộng tác (tiếng Anh gọi là Contract Lawyer hay Off Counsel), là người không phải là luật sư thành viên, cũng không giao kết hợp đồng lao động, chỉ cộng tác với công ty luật đối với một vài công việc pháp lý nào đó thuộc lĩnh vực chuyên môn đặc thù của họ khi công ty luật cần. Trên thực tế, cũng có một vài trường hợp ngoại lệ là họ vẫn giao kết hợp đồng lao động với công ty luật nhưng lại làm việc bán thời gian hay họ chỉ làm việc trên cơ sở khoán việc thay vì dựa vào số giờ làm việc thực tế của họ cho công ty luật;
- Trợ lý luật sư (tiếng Anh gọi là Paralegal), là người có hay không có bằng cử nhân luật và đang làm việc theo hoặc không theo hợp đồng lao động giao kết với công ty luật, họ có thể là Trợ lý luật sư, Thư ký luật sư, Thực tập sinh; và
- Luật sư tập sự (tiếng Anh gọi là Trainee), là người có bằng cử nhân luật, đã tham gia khóa đào tạo nghề luật sư của Học viện Tư pháp và đang thực tập với một luật sư thực thụ nào đó của một công ty luật mà họ có hoặc không có giao kết hợp đồng lao động với công ty luật đó.
Vì muốn tạo thêm một vài vị trí công việc bên cạnh những vị trí công việc chính thức nêu trên để thuận tiện cho việc đánh giá năng lực làm việc và thăng tiến cho nhân viên định kỳ hằng năm nhằm tạo động lực cho nhân viên, một số công ty luật đã tạo ra thêm một vài vị trí công việc mới nằm giữa các vị trí công việc đó như sau:
- Luật sư cao cấp (tiếng Anh gọi là Senior Associate), là người có chứng chỉ hành nghề luật sư và đã có thâm niên về kinh nghiệm hành nghề luật sư;
- Counsel hay Principal, là người đã thật sự chín chắn ở vị trí Luật sư cao cấp hay Luật sư nhưng chưa đủ độ chín để được đề bạt vào vị trí luật sư thành viên và họ cần được thử thách thêm một thời gian ngắn nữa, thường sẽ từ 01 đến 02 năm; và
- Trợ lý luật sư cao cấp (tiếng Anh gọi là Senior Paralegal),là người ở vị trí Trợ lý luật sư và có thâm niên làm việc ở vị trí Trợ lý luật sư.
5.3.5. Thành lập công đoàn cơ sở
Theo quy định của pháp luật về lao động, Luật Công đoàn và Điều lệ Công đoàn Việt Nam, một công đoàn cơ sở có thể được thành lập tại doanh nghiệp nào có ít nhất 05 công đoàn viên hoặc từ 05 người lao động đăng ký tham gia Công đoàn Việt Nam và được công đoàn cấp trên chấp thuận.
Công đoàn cơ sở có vai trò quan trọng trong việc đại diện và bảo vệ quyền lợi của các đoàn viên công đoàn và người lao động. Nó cũng tham gia vào thương lượng, ký kết và giám sát thực hiện các thỏa thuận lao động tập thể, thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế trả lương, trả thưởng, nội quy lao động và quy chế dân chủ tại công ty luật. Ngoài ra, công đoàn cơ sở còn hỗ trợ giải quyết các tranh chấp lao động và tham gia đối thoại, hợp tác với người sử dụng lao động để xây dựng mối quan hệ lao động hài hòa, ổn định và tiến bộ tại công ty luật.
Mặc dù pháp luật về lao động không bắt buộc các công ty luật của bạn phải thành lập công đoàn cơ sở, tuy nhiên, nếu muốn quản lý và điều hành nhân sự thuận lợi và dễ dàng hơn, bạn nên cân nhắc việc thành lập tổ chức công đoàn cơ sở. Điều này giúp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về lao động và hỗ trợ nhân viên của công ty luật thực hiện các hoạt động quản trị nhân sự khác một cách hiệu quả.
Việc thành lập công đoàn cơ sở không chỉ có lợi ích về pháp lý mà còn giúp tăng cường tinh thần đoàn kết và sự đồng thuận giữa các nhân viên trong công ty luật của bạn. Cùng nhau xây dựng một môi trường lao động hài hòa và chuyên nghiệp sẽ giúp cho công ty phát triển bền vững và thành công hơn.
5.3.6. Đăng ký nội quy lao động
Theo quy định của pháp luật về lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên, công ty luật của bạn phải có một nội quy lao động bằng văn bản để đảm bảo công việc quản lý nhân sự được đồng bộ và hiệu quả hơn. Để nội quy lao động có giá trị pháp lý để áp dụng kỷ luật lao động đối với nhân viên vi phạm, công ty cần đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý Nhà nước về lao động cấp tỉnh trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày ban hành.
Nội dung bắt buộc của Nội quy lao động sẽ bao gồm các mục quan trọng như thời giờ làm việc và nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc, an toàn và vệ sinh lao động, bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và sở hữu trí tuệ của công ty luật. Ngoài ra, Nội quy lao động cũng sẽ cung cấp các thông tin liên quan đến hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất.
Công ty luật của bạn cần phải xây dựng và đăng ký nội quy lao động để tuân thủ quy định của pháp luật về lao động. Theo quy định này, công ty của bạn phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động và thông báo nội dung nội quy lao động đến tập thể người lao động ngay sau khi ban hành. Những nội dung chính của nội quy lao động cũng phải được niêm yết tại những nơi cần thiết trong doanh nghiệp.
Bạn có thể tự đặt câu hỏi rằng tại sao việc xây dựng và đăng ký nội quy lao động lại quan trọng đối với công ty luật mới thành lập như vậy. Câu trả lời là bởi vì đó là nghĩa vụ mà pháp luật về lao động yêu cầu nếu công ty luật của bạn sử dụng từ 10 người lao động trở lên và vì bạn là luật sư, công ty phải tuân thủ quy định của pháp luật để có đủ uy tín và tư vấn cho khách hàng của công ty.
Ngoài ra, nếu công ty luật của bạn có từ 10 nhân viên trở lên nhưng lại chưa xây dựng và đăng ký nội quy lao động thì khi có bất kỳ nhân viên nào vi phạm nội quy lao động, công ty sẽ gặp khó khăn khi xử lý vi phạm kỷ luật đối với nhân viên đó.
Việc tuân thủ quy định của pháp luật về lao động và xây dựng nội quy lao động sẽ giúp cho công ty luật của bạn hoạt động một cách chuyên nghiệp và đảm bảo quyền lợi cho cả nhân viên và công ty.
Bạn có thể tham khảo mẫu nội quy lao động của công ty luật tại Phụ lục A 5 của Quyển sách này để biết thêm thông tin về chủ đề này.
5.3.7. Ban hành quy chế dân chủ tại nơi làm việc
Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc là nền tảng để ban hành các tài liệu pháp lý quan trọng trong cộng ty luật của bạn. Theo quy định, doanh nghiệp nào sử dụng từ 10 NLĐ trở lên đều phải ban hành Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, nếu không sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính lên đến 20.000.000 đồng khi bị phát hiện.
Theo đó, quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc là tài liệu pháp lý quy định về các nội dung mà nhân viên có quyền được biết, được tham gia ý kiến, được giám sát và tự quyết định. Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc cũng quy định nội dung, thành phần, thời gian và cách thức tổ chức đối thoại tại nơi làm việc và hội nghị người lao động theo quy định của pháp luật.
Quy định pháp luật lao động hiện nay yêu cầu doanh nghiệp phải lấy ý kiến của công đoàn cơ sở (nếu có) và thực hiện đối thoại tại nơi làm việc trước khi ban hành những tài liệu pháp lý như Nội quy lao động, Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc, thang lương, bảng lương, quy chế thưởng, phương án sử dụng lao động, cho NLĐ thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế, tạm đình chỉ công việc của NLĐ và các văn bản khác liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của NLĐ. Nếu không ban hành Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, ngoài việc bị xử phạt vi phạm hành chính khi bị phát hiện, doanh nghiệp có thể đối mặt nhiều rủi ro tiềm ẩn về pháp lý.
Bên cạnh đó, đối thoại tại nơi làm việc là một chế định khá mới theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 và được áp dụng vào thực tiễn trong thời gian gần đây. Đặc biệt là vấn đề xây dựng phương án sử dụng lao động và cho người lao động thôi việc vì lý do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế là vấn đề nhạy cảm, dễ phát sinh tranh chấp lao động. Nếu công ty luật của bạn thực hiện không đủ, không đúng quy trình hoặc không đối thoại tại nơi làm việc theo Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, việc chấm dứt có thể bị tòa án phán quyết là trái pháp luật. Do vậy, bạn nên xem xét việc xây dựng và ban hành Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc để tránh những rủi ro pháp lý cho công ty luật của mình.
5.3.8. Ban hành thang bảng lương
Ngoài Nội quy lao động và Quy chế dân chủ, công ty luật của bạn còn phải xây dựng thang lương, bảng lương để làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho nhân viên. Nến công ty luật của bạn không xây dựng thang lương, bảng lương có thể bị xử lý vi phạm hành chính lên đến 20.000.000 đồng[1].
Theo đó, công ty luật của bạn cần đảm bảo mức lương thấp nhất trong thang lương, bảng lương phải bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu tại nơi người lao động làm việc do Chính phủ công bố tại từng thời điểm. Khoảng cách giữa hai bậc lương liền kề nhau sẽ do doanh nghiệp tự quyết định phù hợp với tình hình thực tế của công ty mà không cần phải đảm bảo ít nhất 5% như quy định trước đây[2].
Khi xây dựng thang lương, bảng lương, công ty luật của bạn phải lấy ý kiến của công đoàn cơ sở, tổ chức đối thoại để lấy ý kiến của nhân viên trước khi ban hành, sau đó công bố công khai cho toàn bộ nhân viên được biết. Việc công khai về thang lương, bảng lương được hiểu là công khai những thông tin chung để làm cơ sở thỏa thuận mức lương cụ thể trên hợp đồng lao động. Đối với những thông tin về tiền lương cụ thể theo hợp đồng lao động với với nhân là thông tin cá nhân, bí mật nên công ty luật của bạn không cần phải công khai nội dung này.
5.3.8. Ban hành quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc
Bộ luật lao động 2019 quy định doanh nghiệp có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động vì lý do người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của doanh nghiệp.
Do đó, để đánh giá nhân viên của công ty luật của bạn “thường xuyên” không thực hiện tốt các công việc được giao, công ty phải xây dựng các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc cụ thể đối với từng vị trí, chức danh, phòng ban, bộ phận trong quy chế này và nhiệm vụ cụ thể của nhân viên theo hợp đồng lao động, bảng mô tả công việc và chỉ số đo lường kết quả công việc (KPIs). Việc đánh giá nên tiến hành định kỳ và được lập thành văn bản để gửi cho nhân viên, giúp họ có thể nhận được phản hồi liên tục về chất lượng công việc để điều chỉnh, cải thiện cách thức làm việc. Công ty luật của bạn cũng nên áp dụng quy chế này một cách linh hoạt theo điều kiện kinh tế, xã hội, môi trường làm việc tại thời điểm đánh giá để tăng tính thuyết phục và tạo động lực cho nhân viên. Về phía nhân viên, họ cũng sẽ có một hệ quy chiếu rõ ràng những tiêu chí về mức độ hoàn thành công việc đối với vị trí công việc của mình để tuân thủ, thực hiện.
Hiện nay, có không ít doanh nghiệp chuyển sang quản lý NLĐ thông qua hiệu suất làm việc như áp dụng thời giờ làm việc linh hoạt (flexible working time) hoặc làm việc tại nhà (hybrid working model) và các công ty luật cũng không phải là ngoại lệ. Do đó, việc công ty luật của bạn ban hành Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc sẽ góp phần tối ưu hóa chức năng quản lý cho công ty.
[1] Điều 6.1 và Điều 17.1 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.
[1] Điều 119 và điều 120 Bộ Luật Lao động 2012
