Kỹ năng 12: Kỹ năng sử dụng công nghệ cho công việc pháp lý của khách hàng của luật sư

547

Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.

Công nghệ đã tạo nên một cuộc cách mạng thật sự cho nghề luật sư, nó giúp công việc của luật sư ngày càng hiệu quả và chính xác hơn, giảm bớt thời gian của luật sư và mang đến nhiều tiện ích khác nữa. Bạn có thể sử dụng công nghệ và tiện ích của nó vào công việc hằng ngày của mình thông qua các phần mềm, ứng dụng có sẳn trên máy tính và điện thoại thông minh và nối kết các khách hàng với bạn một cách chuyên nghiệp. Là những công việc tưởng chừng đơn giản nhưng sẽ mang lại hiệu quả vô cùng lớn mà nhiều khi bạn không thể hình dung ra được trước khi làm quen và sử dụng chúng một cách thành thạo. Dưới đây là một số tiện ích mà bạn nên tìm hiểu và sử dụng:

  • Dropbox là một dịch vụ lưu trữ tập tin miễn phí giúp bạn chia sẻ bất kỳ loại tập tin nào của bạn cho khách hàng mọi lúc mọi nơi. Bằng cách lưu trữ tập tin của bạn trên đám mây, tức là các máy chủ hoạt động 24/24 của nhà cung ứng dịch vụ máy chủ, bạn sẽ có thể truy cập các tập tin đó thông qua internet mọi lúc mọi nơi và chia sẻ chúng cho khách hàng của bạn;
  • Nếu bạn phải tổ chức các cuộc trao đổi qua điện thoại với khách hàng hay giữa các thành viên trong một đội hay nhóm nào đó trong công ty luật của bạn, bạn có thể sử dụng các phần mềm ví dụ như Teams, Google Meet, Zoom. Các phần mềm này nói chung hoạt động rất hiệu quả gần như trên tất cả các loại điện thoại thông minh hiện nay. Nó sẽ giúp bạn kiểm soát những gì mà mọi người có thể nghe thấy;

 Nếu bạn đang ở bên ngoài văn phòng mà cần sao chụp một tài liệu nào đó, các phần mềm sao chụp tài liệu ví dụ như Genius Scan hoặc Camscanner có chức năng như là một máy sao chụp bỏ túi nằm gọn trong chiếc điện thoại thông minh của bạn và hoàn toàn có thể giúp bạn sao chụp và gửi đi các tài liệu ở định dạng PDF một cách thuận tiện;

  • Nếu bạn cần một phần mềm chỉnh sửa tài liệu thì phần mềm Evernote (https://evernote.com/intl/vi/) có thể hỗ trợ bạn làm việc này ngay cả khi bạn đang di chuyển. Nó đồng bộ hóa trực tiếp với đám mây, cho phép bạn truy cập các tập tin ở bất kỳ đâu và thậm chí là chỉnh sửa chúng trên đường bạn di chuyển;
  • Bạn có thể sử dụng các ứng dụng miễn phí ví dụ như Google Calendar (https://workspace.google.com/) trong bộ Microsoft Outlook để ghi chú các công việc quan trọng bạn cần làm theo các mốc thời gian chẳng hạn như ngày, tuần, tháng, năm. Đây được xem là ứng dụng hữu ích cho bạn vì nó có tính năng nhắc nhở bạn qua SMS, mail, đồng thời cũng tích hợp nhiều dịch vụ khác của Google cho nên bạn vừa có thể dùng các ứng dụng đó vào những công việc cá nhân của bạn, vừa thích hợp làm việc theo đội, nhóm trong công ty luật của bạn một cách hiệu quả; và
  • Bạn cũng nên tìm hiểu cách sử dụng phần mềm Microsoft One Note (https://www.microsoft.com/vi-vn/). Đây là phần mềm được tích hợp trong bộ Microsoft Office 2010 trở đi. Chức năng chính của phần mềm này là giúp bạn tạo các ghi chú việc làm từ đơn giản đến chuyên nghiệp cho bất kỳ công việc nào mà bạn cần ghi nhớ.

Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.