Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.
………………
Trong quá trình hoạt động nghề luật sư và thực hiện nhiệm vụ pháp lý cho khách hàng, không thể tránh khỏi những trở ngại do một số nhân viên của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền gây ra. Họ có thể tùy tiện tạo khó khăn và yêu cầu những điều không cần thiết, gây ảnh hưởng đến công việc của bạn hoặc nhân viên của công ty luật của bạn.
Việc gây khó khăn như vậy thường xảy ra trong các trường hợp sau đây:
- Trong các văn bản quy phạm pháp luật, thường xảy ra tình trạng các quy định không rõ ràng, dẫn đến sự hiểu sai lệch giữa nhân viên các cơ quan Nhà nước và công dân trong việc áp dụng luật. Điều này gây ra những tranh cãi và phiền toái cho các bên liên quan, và đôi khi còn dẫn đến các tranh chấp pháp lý;
- Trong các văn bản quy phạm pháp luật, không hiếm những quy định được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành chỉ riêng trong nội bộ của họ hoặc để giải đáp trực tiếp cho một doanh nghiệp nào đó tại từng thời điểm. Tuy nhiên, những quy định này không được quy định một cách cụ thể trong các văn bản pháp luật của Nhà nước như Luật, Nghị định, Thông tư và các loại văn bản khác. Vì vậy, khi áp dụng luật, có thể xảy ra tình trạng các nhân viên cơ quan Nhà nước và công dân hiểu khác nhau về những quy định này. Điều đáng lưu ý, nếu sơ ý không kiểm tra kỹ, bạn có thể bị lầm tưởng về sự tồn tại của những quy định này, dẫn đến các sai lầm trong quá trình áp dụng pháp luật;
- Có những văn bản quy phạm pháp luật không đề cập đến thời hạn cụ thể mà các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phải hoàn tất các yêu cầu của công dân. Điều này có thể dẫn đến tình trạng khách hàng của công ty luật của bạn bị “ngâm” dài hơn mong đợi, vì thời gian xử lý hồ sơ của họ không được quy định rõ ràng. Điều này đôi khi có thể xảy ra do sơ suất hoặc thiếu sót của cơ quan Nhà nước, gây ảnh hưởng tiêu cực đến quyền lợi và lợi ích của công dân;
- Có những thủ tục hành chính mà rất không rõ ràng, dẫn đến việc khách hàng của bạn có thể bị yêu cầu điều chỉnh hồ sơ hoặc cung cấp thêm các giấy tờ không cần thiết. Điều này thường gây ra sự bất tiện và tốn thời gian cho khách hàng, cũng như làm chậm quá trình xử lý hồ sơ. Việc cải thiện quy trình hành chính để đảm bảo tính rõ ràng và minh bạch sẽ giúp giảm thiểu tình trạng này và nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty luật của bạn;
- Các văn bản quy phạm pháp luật đôi khi không rõ ràng, gây ra sự khác nhau trong cách hiểu giữa các nhân viên cơ quan Nhà nước và công dân trong việc áp dụng luật. Ngoài ra, các quy định riêng như công văn, hướng dẫn thường được ban hành trong nội bộ của các cơ quan Nhà nước và không được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật của Nhà nước. Điều này có thể khiến cho bạn không biết hoặc sơ ý không kiểm tra kỹ sự tồn tại của các quy định này;
- Khung thời gian để các cơ quan Nhà nước hoàn tất công việc theo yêu cầu của công dân không được quy định cụ thể trong một số văn bản pháp luật. Điều này có thể dẫn đến tình huống thời gian xử lý hồ sơ của khách hàng của bạn kéo dài hơn mong đợi, có thể vô tình hay hữu ý;
- Một số thủ tục hành chính thật sự không rõ ràng, dẫn đến yêu cầu điều chỉnh hồ sơ hoặc cung cấp bổ sung các giấy tờ không cần thiết. Điều này có thể làm tăng thời gian xử lý hồ sơ và gây phiền toái cho khách hàng của bạn;
- Khi các cơ quan Nhà nước không linh động xử lý theo yêu cầu của công dân hoặc doanh nghiệp, thay vào đó gửi công văn xin ý kiến chỉ đạo của cơ quan cấp trên, thì thời gian để nhận được trả lời thỏa đáng và rõ ràng từ cơ quan cấp trên có thể mất nhiều lúc. Điều này ảnh hưởng đến công việc của khách hàng của bạn;
- Do sự chồng chéo trong phân định thẩm quyền quản lý, nhiều vấn đề lại được quy định thuộc thẩm quyền quản lý của nhiều cơ quan Nhà nước khác nhau. Tuy nhiên, khi yêu cầu các cơ quan Nhà nước này giải quyết thì nhiều khi họ lại cố tình đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, dẫn đến bạn không biết đích xác cơ quan Nhà nước nào sẽ là cơ quan có thẩm quyền xử lý công việc pháp lý mà bạn đang làm cho khách hàng; và
- Việc thay đổi nhân sự trong các cơ quan Nhà nước tại địa phương trước và sau các dịp bầu cử tại trung ương và địa phương là một vấn đề gây ra sự chậm trễ đáng kể trong việc xử lý các công việc pháp lý của khách hàng. Những người mới được bổ nhiệm cần phải làm quen với công việc mới, điều này tốn nhiều thời gian và gây ra trở ngại trong việc xử lý các hồ sơ và giải quyết các vấn đề pháp lý của khách hàng. Việc này cũng có thể dẫn đến sự không nhất quán trong quá trình xử lý hồ sơ giữa các nhân viên khác nhau trong cùng một cơ quan Nhà nước, làm cho quá trình xử lý trở nên phức tạp hơn và tốn nhiều thời gian hơn.
Đúng vậy, việc sử dụng hối lộ hay quà cáp để giải quyết các vấn đề trong quá trình làm việc với cơ quan Nhà nước là hành vi vi phạm pháp luật và có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho bản thân và công ty luật của bạn. Thay vì đưa ra giải pháp không đúng pháp luật, bạn nên tìm cách xử lý vấn đề một cách chính đáng và hợp pháp, chẳng hạn bằng cách tìm hiểu kỹ về quy trình và thủ tục pháp lý, liên hệ với các chuyên gia pháp lý có kinh nghiệm để được tư vấn và hỗ trợ giải quyết vấn đề. Bạn cũng nên luôn tuân thủ đúng quy trình, quy định pháp luật và không thể tìm cách vi phạm để giải quyết các vấn đề trong công việc.
Bạn đúng là đang đối mặt với những tình huống phức tạp và đòi hỏi quyết tâm cao để đưa ra những quyết định đúng đắn và phù hợp với đạo đức nghề nghiệp của một luật sư chuyên nghiệp. Để giải quyết vấn đề này, bạn cần phải tập trung vào việc xây dựng và duy trì uy tín của công ty luật của mình thông qua việc thực hiện các giá trị đạo đức và chuyên nghiệp trong công việc.
Thay vì sử dụng hối lộ hay quà cáp để giải quyết vấn đề, bạn nên đưa ra các phương án khác như đối thoại, giải trình hoặc tìm cách thuyết phục các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền hỗ trợ giải quyết công việc pháp lý của khách hàng một cách công bằng và nhanh chóng. Bạn cũng nên có một chính sách cam kết và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về phòng ngừa tham nhũng và hối lộ và đưa ra các biện pháp thích hợp để đảm bảo rằng tất cả nhân viên trong công ty luật của bạn đều tuân thủ chính sách này.
Nếu bạn gặp khách hàng nước ngoài, bạn cần lưu ý đến cam kết của họ và cố gắng tìm cách giải quyết công việc pháp lý của họ một cách chuyên nghiệp, đúng quy trình và không vi phạm bất kỳ quy định pháp luật nào. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình xử lý công việc pháp lý, bạn cần trung thực và thẳng thắn giải thích với khách hàng của mình về tình hình và cố gắng đưa ra các giải pháp thay thế hoặc tối ưu hóa quy trình công việc.
Thật vậy, việc xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và trong sạch là rất quan trọng trong hành nghề luật sư. Bạn cần khẳng định lại với nhân viên của công ty luật của bạn rằng các hành vi không đúng đắn sẽ bị xử lý nghiêm và có thể dẫn đến việc mất đi uy tín và danh tiếng của công ty. Ngoài ra, bạn cũng cần cung cấp cho nhân viên của mình các khóa đào tạo và hướng dẫn thường xuyên về đạo đức nghề nghiệp và luật pháp để đảm bảo rằng họ hiểu rõ và tuân thủ các quy định liên quan đến đạo đức nghề nghiệp và pháp luật.
Đồng thời, bạn cũng cần xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và thường xuyên trao đổi với họ để đảm bảo rằng các công việc pháp lý được hoàn thành một cách chuyên nghiệp và đúng thời hạn. Nếu có bất kỳ khó khăn hay trở ngại nào trong quá trình thực hiện công việc pháp lý, bạn nên thông báo cho khách hàng ngay lập tức và cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề. Bằng cách này, bạn có thể tạo được sự tin tưởng và sự hài lòng từ khách hàng, từ đó giúp tăng cường uy tín và danh tiếng cho công ty luật của bạn.
Để hạn chế tình trạng bị nhân viên của các cơ quan Nhà nước gây khó khăn cho công ty luật của bạn, việc nâng cao tay nghề, năng lực chuyên môn và kỹ năng hành nghề cho nhân viên là rất quan trọng. Ngoài ra, công ty luật của bạn cũng nên tổ chức các buổi đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên thường xuyên để cập nhật kiến thức pháp lý mới nhất và giúp họ hoàn thiện kỹ năng chuyên môn.
Việc giao những nhân viên có kinh nghiệm đảm nhận những công việc pháp lý có liên quan đến các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cũng giúp công ty luật của bạn đảm bảo được chất lượng và tính chính xác của hồ sơ, tài liệu, giấy tờ được chuẩn bị nộp. Đồng thời, kiểm tra chéo nhiều lần giữa các nhân viên trong đội, nhóm phụ trách về các hồ sơ, tài liệu, giấy tờ của khách hàng cũng giúp công ty giảm thiểu các lỗi sót và bất cẩn trong quá trình chuẩn bị, nộp hồ sơ, giấy tờ.
Ngoài ra, công ty luật của bạn cũng nên xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, hợp tác và đối thoại thường xuyên để hiểu rõ hơn về quy trình và thủ tục hành chính, đồng thời giúp giải đáp mọi thắc mắc của các cơ quan Nhà nước khi có vấn đề phát sinh trong quá trình xử lý hồ sơ, giấy tờ.
Bên cạnh đó, ngoài việc nâng cao năng lực chuyên môn, kiểm tra chéo giữa các nhân viên và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cho khách hàng, công ty luật của bạn cũng có thể áp dụng công nghệ để hỗ trợ cho quá trình xử lý hồ sơ và giảm thiểu tình trạng bị nhân viên cơ quan Nhà nước làm khó khăn. Ví dụ như sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ để theo dõi quá trình xử lý hồ sơ của khách hàng, ghi chú các yêu cầu và tiến độ, hoặc sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo để phân tích, đánh giá tài liệu hồ sơ và đưa ra các giải pháp phù hợp. Điều này sẽ giúp nhân viên của công ty luật của bạn cải thiện năng suất làm việc và đồng thời tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong công việc pháp lý.
Để đạt được thành công trong lĩnh vực luật, sự chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng, sự cẩn trọng và tinh thần đồng đội cao là những yếu tố vô cùng quan trọng. Đội ngũ nhân viên lành nghề với kinh nghiệm thực tiễn lâu năm và chuyên môn sâu rộng cùng với sự nhẫn nại và thái độ hết lòng vì khách hàng là những yếu tố cần có để giải quyết những tình huống khó khăn và mang lại thành công cho công ty luật của bạn.
Tuy nhiên, nếu thỏa hiệp với nhân viên của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, bạn sẽ đối mặt với rủi ro về trách nhiệm hình sự và còn tạo ra một tiền lệ xấu trong văn hóa doanh nghiệp. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến bạn và nhân viên của công ty mà còn ảnh hưởng đến đạo đức nghề nghiệp của các bên liên quan. Đặc biệt, nó có thể làm giảm niềm tin vào pháp luật của nhà đầu tư nước ngoài khi đầu tư vào Việt Nam và gây tổn hại cho công tác phòng chống tham nhũng và hành chính công của đất nước.
Vì vậy, hãy giữ cho công ty luật của bạn luôn tuân thủ các quy định pháp luật và giữ cho đội ngũ nhân viên của bạn lành nghề và chuyên nghiệp. Điều này sẽ giúp công ty luật của bạn xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tích cực và giữ cho đạo đức nghề nghiệp của bạn nguyên vẹn, đồng thời tạo niềm tin cho khách hàng và các nhà đầu tư.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.
