Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.
…………………
Mỗi người đều chỉ có 24 giờ trong một ngày để phân chia cho các hoạt động, từ làm việc, giải trí, dưỡng sinh, ăn uống cho đến giấc ngủ. Nếu bạn là một luật sư, thời gian tối thiểu dành cho công việc của bạn là 8 giờ trong ngày. Nếu bạn không quản lý thời gian hiệu quả, hệ quả là bạn sẽ không có đủ công việc pháp lý từ khách hàng, hoặc bạn sẽ không thể hoàn thành công việc trong thời gian khách hàng mong đợi.
Điều này có thể khiến bạn phải làm thêm giờ sau khi làm việc, hoặc mang việc về nhà để làm vào buổi tối hoặc ngày cuối tuần, và vẫn không thể hoàn thành công việc. Nếu không quản lý thời gian hiệu quả, chất lượng công việc của bạn cũng sẽ không được tốt, và bạn có thể phải chịu đựng sức ép, mệt mỏi và không thể cân bằng được cuộc sống cá nhân và công việc.
Để quản lý thời gian hiệu quả hơn, bạn có thể áp dụng một số thay đổi sau đây:
- Trong quá trình làm việc, việc phân loại các công việc theo độ ưu tiên là rất quan trọng để giúp bạn quản lý tốt thời gian và năng lượng của mình. Ví dụ, bạn có thể phân loại công việc theo nhóm công việc pháp lý của khách hàng và công việc nội bộ trong công ty luật của mình. Trong đó, công việc pháp lý của khách hàng cần được ưu tiên hơn vì chúng tạo ra doanh thu cho công ty luật của bạn. Nếu có nhiều công việc pháp lý của khách hàng, bạn có thể ưu tiên công việc nào cần hoàn thành sớm hơn hoặc công việc của những khách hàng lớn hơn. Những công việc phức tạp cũng nên được ưu tiên hơn so với những công việc đơn giản để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng.
Ngoài ra, việc tạo ra một danh sách công việc cần thực hiện cũng rất quan trọng để bạn có thể theo dõi và quản lý công việc của mình một cách dễ dàng, mọi lúc mọi nơi. Bạn có thể sử dụng các phần mềm và ứng dụng trên điện thoại thông minh hay máy tính xách tay để hỗ trợ việc quản lý công việc của mình như Microsoft One Note hay Outlook Calendar.
- Để quản lý công việc hiệu quả, bạn cần phân loại chúng thành hai nhóm: công việc pháp lý cho khách hàng và công việc nội bộ trong công ty luật của bạn. Các công việc pháp lý cho khách hàng được đánh giá cao hơn vì chúng đóng góp vào doanh thu của công ty và tạo ra việc làm cho nhân viên.
Trong nhóm công việc pháp lý cho khách hàng, bạn cần ưu tiên các công việc cần hoàn thành sớm hoặc của các khách hàng quan trọng hơn. Nếu có công việc phức tạp, hãy ưu tiên thực hiện trước các công việc đơn giản. Bạn cũng có thể tổ chức thời gian để làm các công việc khó trước, sau đó chuyển sang các công việc dễ. Các công cụ như Microsoft One Note hay Outlook Calendar có thể giúp bạn quản lý công việc một cách dễ dàng và hiệu quả.
- Đối với công việc nội bộ, bạn cần ưu tiên những công việc có liên quan đến yêu cầu của cơ quan nhà nước, chẳng hạn như nộp tờ khai thuế hoặc báo cáo tài chính. Những công việc khác như kế toán, nhân sự hay hành chính sẽ được ưu tiên ở mức độ thấp hơn.
- Ngoài ra, bạn nên đặt hai mức thời gian khác nhau để hoàn thành mỗi công việc. Với mỗi loại công việc, hãy dành thời gian từ hai đến ba ngày để hoàn thành công việc và để dự phòng cho những công việc đột xuất từ khách hàng. Điều này giúp bạn có thời gian nghỉ ngơi hợp lý để giữ sức khỏe và sẵn sàng cho những công việc tiếp theo.
- Để có được chiến lược quản lý thời gian hiệu quả nhất, bạn cần xây dựng các nguyên tắc cụ thể về khoảng thời gian dành cho công việc và khoảng thời gian dành cho gia đình và bản thân. Quyết tâm tuân thủ những nguyên tắc đó sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
- Để tránh sao lãng vào các công việc trong văn phòng hằng ngày, bạn nên tránh đọc và trả lời tin nhắn trên các phần mềm giao tiếp xã hội như Facebook, Viber, Zalo, Skype trong thời gian làm việc. Nếu cần thiết, hãy tắt chức năng thông báo để không bị làm phiền. Hãy giữ lại thời gian giải lao để truy cập các ứng dụng này.
- Là một luật sư, viết lách là một kỹ năng quan trọng trong nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, bạn cần phải sử dụng thời gian một cách hiệu quả để viết tư vấn pháp lý cho khách hàng. Hãy tránh viết email quá dài cho những việc không cần thiết hoặc không thể tính phí dịch vụ cho khách hàng. Thay vào đó, hãy viết email ngắn gọn nhưng đầy đủ ý nội dung để tiết kiệm thời gian quý báu của bạn.
- Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta phải đối mặt với rất nhiều công việc khác nhau. Để hoàn thành tốt các công việc đó và duy trì sức khỏe tốt, bạn cần phân phối sức lực và có thời gian nghỉ ngơi hợp lý. Đặc biệt, đối với công việc trong lĩnh vực luật, việc phân phối công việc và thời gian là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả và độ chính xác cao nhất.
Vì vậy, nên lên kế hoạch công việc cho cả năm, từ đó phát triển kế hoạch cho từng quý, tháng, tuần và ngày. Khi có một kế hoạch chi tiết, bạn sẽ biết cách phân phối công việc sao cho phù hợp nhất với thời gian biểu bận rộn của mình. Việc lên kế hoạch sẽ giúp bạn tổ chức công việc một cách khoa học, hiệu quả và giảm thiểu tối đa tình trạng bận rộn và căng thẳng.
- Nếu bạn đang đối mặt với nhiều công việc pháp lý của khách hàng cùng một lúc, hãy tận dụng sự trợ giúp từ các đồng nghiệp cấp trên hay cấp dưới của bạn trong công ty luật. Đừng nghĩ rằng bạn là người duy nhất có đủ trình độ và nghiệp vụ để làm công việc đó, hãy chia sẻ công việc để giảm bớt tải công việc của bạn và cùng đồng nghiệp hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Với sự tổ chức và phân phối công việc hiệu quả, bạn sẽ có thể hoàn thành các công việc một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn. Hãy luôn cập nhật và điều chỉnh kế hoạch của mình để đảm bảo rằng bạn có thể đáp ứng được các yêu cầu của công việc một cách tốt nhất.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.
