Kỹ năng 2: Kỹ năng quản lý thời gian của luật sư

600

Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.

Mỗi người ai cũng chỉ có 24 giờ để dành cho mọi hoạt động trong ngày từ làm việc, vui chơi, vệ sinh cá nhân, ăn uống cho tới ngủ nghỉ. Trong đó, thời gian tiêu chuẩn dành cho việc hành nghề luật sư cũng đã chiếm ít nhất 8 giờ của bạn. Nếu bạn không có cách quản lý thời gian một cách hiệu quả, hệ quả nhãn tiền là nhiều khi bạn không có đủ công việc pháp lý của khách hàng để làm nhưng nhiều lúc lại không thể làm hết công việc của khách hàng trong thời giờ làm việc tiêu chuẩn và buộc phải làm thêm tại văn phòng sau giờ làm việc hay phải mang việc về nhà để làm vào ban đêm hay vào những ngày nghỉ cuối tuần mà cũng không hết việc. Vì thế, không quản lý thời gian hiệu quả sẽ dẫn đến chất lượng công việc của bạn không cao, bạn không thể hoàn tất công việc trong khoảng thời gian mà khách hàng kỳ vọng hoặc tính chất công việc yêu cầu, bạn phải ăn uống thất thường và không được ngon miệng, giấc ngủ không sâu làm ảnh hưởng không tốt đến sức khỏe của bạn, bạn bị áp lực, kiệt sức, không thể làm được những việc cá nhân của mình vì thời gian rảnh của bạn không được ổn định và quan trọng hơn hết chính là bạn không thể nào cân bằng giữa công việc hành nghề luật sư và cuộc sống cá nhân của bạn. Để quản lý quỹ thời gian của bạn hiệu quả hơn, bạn nên cân nhắc thực hiện một số thay đổi sau đây:

  • Phân loại các công việc trong ngày của bạn theo thứ tự ưu tiên với các tiêu chí ví dụ như công việc pháp lý của khách hàng hay công việc nội bộ trong công ty luật của bạn và soạn ra một danh sách các công việc cần phải làm để dễ dàng theo dõi việc thực hiện mọi lúc mọi nơi. Bạn cũng có thể nhờ đến sự trợ giúp của các phần mềm, ứng dụng trên điện thoại thông minh hay máy tính xách tay của bạn ví dụ như Microsoft One Note hay Outlook Calendar để quản lý một cách nhanh chóng và hiệu quả tất cả các công việc hàng ngày của bạn.
  • Để sắp xếp công việc của bạn một cách có hiệu quả, đầu tiên bạn phải có sự phân định giữa nhóm công việc pháp lý của khách hàng và nhóm công việc nội bộ trong công ty luật của bạn và đặt ra mức độ ưu tiên hơn cho nhóm công việc của khách hàng vì những công việc đó tạo ra việc làm cho nhân viên và doanh thu cho công ty luật của bạn. Trong số các công việc pháp lý của khách hàng đó, bạn sẽ ưu tiên hơn với các công việc pháp lý mà yêu cầu phải được hoàn tất sớm, hoặc các công việc pháp lý của những khách hàng lớn của công ty luật của bạn. Bên cạnh đó, công việc nào có tính chất phức tạp hơn thì nên ưu tiên so với những công việc không phức tạp và không cần sử dụng nhiều thời gian của bạn. Bạn cũng nên ưu tiên thực hiện các công việc khó trước rồi mới đến các công việc dễ sau hay có thể chủ động chọn ra một thời điểm thích hợp nào đó để làm các công việc dễ và một thời điểm khác để làm các công việc khó.
  • Đối với các công việc nội bộ thì bạn nên ưu tiên thực hiện trước công việc nào có liên quan đến yêu cầu của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ví dụ như nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng hằng tháng, nộp báo cáo tài chính cuối năm cho cơ quan thuế, nộp báo cáo hoạt động định kỳ cho Đoàn luật sư và Sở Tư pháp địa phương, v.v… Còn đối với các công việc nội bộ khác ví dụ như kế toán, nhân sự hay công việc hành chính khác thì sẽ được sắp xếp ở mức độ ưu tiên thấp hơn.
  • Ngoài ra, bạn cũng nên xây dựng ít nhất hai mức thời gian hoàn thành công việc khác nhau cho từng loại công việc phải làm, ví dụ trong vòng 02 đến 03 ngày trước thời hạn sau cùng để dự phòng trường hợp bạn phải làm công việc gì khác theo yêu cầu đột xuất của khách hàng mà không thể lường trước được và điều này cũng giúp bạn có được một khoảng thời gian nghỉ ngơi hợp lý để dưỡng sức chuẩn bị cho các công việc sắp tới.
  • Xây dựng các nguyên tắc cụ thể về khoảng thời gian dành cho công việc và khoảng thời gian dành cho gia đình và bản thân cũng như cần có quyết tâm cao trong việc tuân thủ những nguyên tắc đó sẽ làm động lực thúc đẩy bạn có được một chiến lược quản lý thời gian hợp lý và hiệu quả nhất cho mình.
  • Tránh bị sao lãng vào các công việc trong văn phòng hằng ngày do phải đọc và trả lời tin nhắn trên các phần mềm giao tiếp xã hội ví dụ như Facebook, Viber, Zalo, Skype. Nếu được, bạn nên tắt đi chức năng thông báo có tin nhắn của các ứng dụng này để không bị làm phiền trong thời gian tập trung cho công việc. Bạn chỉ truy cập các ứng dụng này khi nghỉ giải lao vào giữa buổi sáng, giờ nghỉ trưa hay sau giờ làm việc.
  • Luật sư là một trong các nghề đòi hỏi bạn phải viết lách cho nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, thời gian chủ yếu là để viết tư vấn pháp lý để khách hàng trả phí dịch vụ pháp lý cho công ty luật của bạn. Bạn nên tránh sử dụng quỹ thời gian quý báu của mình để viết email quá dài cho những việc không thể tính phí dịch vụ khách hàng hay không cần thiết cho gia đình, người thân, bạn bè, v.v… Ngắn, gọn nhưng đủ ý trong nội dung email của bạn là đủ.
  • Mỗi ngày, bạn phải giải quyết rất nhiều loại công việc khác nhau nên cần phân phối sức lực và có sự nghỉ ngơi hợp lý nhằm duy trì sức khỏe tốt để tiếp tục thực hiện các công việc còn dở dang hay dành cho các công việc nội bộ khác trong công ty luật của bạn.
  • Bạn nên lên kế hoạch công việc của bạn cho cả năm, rồi từ đó phát triển kế hoạch cho từng quý, tháng, tuần và sau cùng là kế hoạch cho từng ngày. Nếu có một bản kế hoạch chi tiết trong tay như thế, bạn sẽ biết cách phân phối công việc của mình theo hướng việc nào nên làm trước, việc nào nên làm sau sao cho phù hợp nhất với thời gian biểu bận rộn của bạn.
  • Nếu bất ngờ được nhận quá nhiều công việc pháp lý của khách hàng cùng một lúc nằm ngoài dự kiến và có khả năng gây quá tải thì bạn nên cố gắng tận dụng sự trợ giúp từ các đồng nghiệp cấp trên hay cấp dưới của bạn trong công ty luật của bạn để giảm tải công việc cho bạn. Đừng bao giờ nghĩ rằng các công việc pháp lý đó rất khó và phức tạp và chỉ có bạn mới là người có đủ trình độ và nghiệp vụ chuyên môn để làm để rồi phải ôm vào người quá nhiều công việc cùng một lúc mà đáng lẽ bạn hoàn toàn có thể giao cho những người khác hỗ trợ bạn.

Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.