-Advertisment-spot_img
29 C
Ho Chi Minh City
Trang ChủChia Sẻ Chuyên MônKỹ năng 2: Kỹ năng quản lý thời gian của luật sư

Kỹ năng 2: Kỹ năng quản lý thời gian của luật sư

spot_img

Mỗi người ai cũng chỉ có 24 giờ mỗi ngày để dành cho mọi hoạt động từ làm việc, vui chơi, vệ sinh cá nhân, ăn uống cho tới ngủ nghỉ. Trong đó, thời gian tiêu chuẩn dành cho việc hành nghề luật sư trong ngày cũng đã chiếm ít nhất 8 giờ của bạn. Nếu bạn không có cách quản lý thời gian một cách hiệu quả, hệ quả nhãn tiền sẽ là nhiều khi bạn không có đủ công việc pháp lý của khách hàng để làm nhưng nhiều lúc bạn lại không thể làm hết công việc trong thời giờ làm việc tiêu chuẩn và phải làm thêm tại văn phòng sau giờ làm việc hay phải mang việc về nhà để làm vào ban đêm hay vào những ngày nghỉ cuối tuần mà cũng không hết việc. Vì thế, nến quản lý thời gian không hiệu quả sẽ dẫn đến chất lượng công việc của bạn không cao, bạn không thể hoàn thành công việc trong những khoảng thời gian mà khách hàng kỳ vọng hoặc tính chất công việc yêu cầu, bạn phải ăn uống thất thường không được ngon miệng, giấc ngủ không sâu làm ảnh hưởng xấu đến sức khỏe của bạn, bạn bị stress, kiệt sức, không thể làm những việc cá nhân của mình bởi vì thời gian rảnh của bạn không ổn định và quan trọng hơn hết chính là bạn không thể cân bằng giữa công việc hành nghề luật sư và cuộc sống cá nhân của bạn.  

Để quản lý quỹ thời gian của bạn hiệu quả hơn, bạn nên cân nhắc thực hiện một số thay đổi sau đây:

  • Phân loại các công việc trong ngày của bạn theo thứ tự ưu tiên với các tiêu chí chẳng hạn như công việc pháp lý của khách hàng hay công việc nội bộ trong công ty luật của bạn và soạn ra một danh sách các công việc cần phải làm để bạn có thể dễ dàng theo dõi việc thực hiện mọi lúc mọi nơi. Bạn cũng có thể nhờ đến các phần mềm, ứng dụng trên điện thoại thông minh hay máy tính của bạn chẳng hạn như Microsoft One Note hay Outlook calendar để quản lý nhanh chóng và hiệu quả tất cả các công việc trong ngày của bạn.
  • Để sắp xếp công việc một cách có hiệu quả, đầu tiên bạn phải có sự phân định giữa nhóm công việc pháp lý của khách hàng và nhóm công việc nội bộ trong công ty luật của bạn và đặt ra mức độ ưu tiên hơn cho nhóm công việc của khách hàng vì những công việc đó tạo ra doanh thu cho công ty luật của bạn. Trong số các công việc pháp lý của khách hàng đó, bạn sẽ lại đặt ưu tiên hơn đối với các công việc pháp lý của khách hàng nào mà có yêu cầu bạn phải hoàn thành sớm, hoặc các công việc pháp lý của những khách hàng lớn của công ty luật của bạn. Bên cạnh đó, công việc  nào mà có tính chất phức tạp hơn thì bạn nên ưu tiên so với những công việc không phức tạp mà không cần sử dụng nhiều thời gian của bạn. Bạn cũng nên ưu tiên thực hiện các công việc khó trước rồi đến các công việc dễ sau hay chủ động chọn một thời điểm thích hợp nào đó để làm các công việc dễ và một thời điểm khác để làm các công việc khó.
  • Đối với các công việc nội bộ thì bạn nên ưu tiên thực hiện trước công việc nào có liên quan đến yêu cầu của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chẳng hạn như nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng hàng tháng, nộp báo cáo tài chính cuối năm cho cơ quan thuế, nộp báo cáo hoạt động cho Đoàn luật sư và Sở tư pháp địa phương, v.v… Còn đối với các công việc nội bộ khác chẳng hạn như kế toán, nhân sự và các công việc hành chính khác thì sẽ được xếp ở mức độ ưu tiên thấp hơn.
  • Ngoài ra, bạn cũng nên thiết lập ít nhất hai mức thời gian hoàn thành công việc khác nhau (deadline) cho từng loại công việc phải làm, ví dụ trong vòng từ 02 đến 03 ngày trước thời hạn sau cùng để dự phòng cho trường hợp bạn buộc phải làm các công việc gì khác theo yêu cầu đột xuất của khách hàng mà không thể lường trước được và điều này cũng bạn có được một khoảng thời gian nghỉ ngơi hợp lý nào đó để dưỡng sức chuẩn bị cho các công việc sắp tới.
  • Xây dựng các nguyên tắc cụ thể về khoảng thời gian nào dành cho công việc và khoảng thời gian nào dành cho gia đình và bản thân cũng như cần phải có quyết tâm cao trong việc tuân thủ những nguyên tắc đó làm động lực thúc đẩy bạn có chiến lược quản lý thời gian hợp lý và hiệu quả nhất cho bản thân mình.
  • Tránh bị sao lãng với các công việc hàng ngày trong văn phòng do phải đọc và trả lời tin nhắn trên các phần mềm giao tiếp xã hội ví dụ như Facebook, Viber, Zalo, Skype. Nếu được, bạn nên tắt chức năng thông báo có tin nhắn của các ứng dụng này để bạn không bị làm phiền trong thời gian tập trung cho công việc. Bạn chỉ truy cập các ứng dụng này khi nghỉ giải lao vào giữa buổi sáng, giờ nghỉ trưa hay sau giờ làm việc.
  • Nghề luật sư là một trong các nghề đòi hỏi bạn phải viết lách. Tuy nhiên, thời gian chủ yếu là để bạn viết các tư vấn pháp lý cho khách hàng để khách hàng trả phí dịch vụ pháp lý cho công ty luật của bạn. Bạn nên tránh dùng quỹ thời gian quý báo của mình để viết email dài hay không cần thiết cho gia đình, người thân, bạn bè, v.v… Ngắn, gọn nhưng đủ ý trong nội dung email là đủ. 
  • Mỗi ngày, bạn phải giải quyết rất nhiều loại công việc khác nhau cho nên bạn cần phân phối sức lực và có sự nghỉ ngơi hợp lý để có sức khỏe tiếp tục các công việc còn dở dang hay dành cho các công việc khác trong công ty luật của bạn.
  • Bạn nên lên kế hoạch công việc cho cả năm, rồi từ đó phát triển ra kế hoạch cho từng quý, tháng, tuần và sau cùng là kế hoạch cho từng ngày. Nếu có một bản kế hoạch chi tiết trong tay, bạn sẽ biết cách phân phối công việc của bạn theo hướng việc nào nên làm trước, việc nào nên làm sau sao cho phù hợp nhất với thời gian biểu bận rộn của bạn.
  • Khi bất ngờ được nhận quá nhiều công việc pháp lý của khách hàng cùng một lúc nằm ngoài dự kiến của bạn và có khả năng gây quá tải cho bạn thì bạn nên cố gắng tận dụng quyền trợ giúp từ các đồng nghiệp cấp trên hay cấp dưới của bạn để giảm tải công việc của bạn. Đừng bao giờ nghĩ rằng các công việc pháp lý đó rất khó và phức tạp và chỉ có bạn mới là người có đủ trình độ và nghiệp vụ chuyên môn để làm để rồi phải ôm vào người quá nhiều công việc mà đáng lẽ ra bạn có thể giao cho những người khác hỗ trợ bạn.

Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.

spot_img
RELATED ARTICLES
- Advertisment -spot_img
spot_img

Most Popular

Recent Comments