Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.
……………………..
Giao việc là một nhiệm vụ quan trọng của người quản lý nói chung và đặc biệt đối với luật sư như bạn, để giảm bớt phần nào công việc hàng ngày và tạo thời gian cho các nhiệm vụ khác hoặc để có thời gian nghỉ ngơi. Ngoài ra, việc giao việc cũng giúp các nhân viên cấp dưới của bạn có cơ hội để thể hiện trình độ, năng lực và phát triển kỹ năng mềm trong công việc, từ đó giúp họ thăng tiến trong nghề nghiệp.
Tuy nhiên, không phải ai ở vai trò quản lý như bạn cũng biết cách giao việc hiệu quả cho nhân viên cấp dưới. Để thực hiện tốt công việc này, bạn cần chú ý đến những vấn đề sau:
Thay đổi nhận thức khi giao việc
Có rất nhiều luật sư luôn muốn thể hiện rằng họ là người bận rộn, và vì thế họ không dám giao việc cho nhân viên cấp dưới. Nguyên nhân của việc này có thể là do họ không tin tưởng vào khả năng của nhân viên cấp dưới, sợ rằng chất lượng dịch vụ pháp lý sẽ không được đảm bảo và thời gian thực hiện công việc sẽ kéo dài, khiến khách hàng không hài lòng. Những vấn đề này dẫn đến việc luật sư phải thực hiện tất cả các công việc pháp lý cho khách hàng, từ gặp gỡ, điện thoại, gửi email, soạn thảo tài liệu phức tạp, và thậm chí là thư tư vấn.
Tuy nhiên, lời khuyên cho bạn là bạn nên mạnh dạn giao các công việc khó hay quan trọng cho nhân viên cấp dưới. Bằng cách đưa họ vào vị trí không có đường lùi, họ sẽ buộc phải cố gắng tối đa để hoàn thành công việc được giao. Điều này không chỉ giúp họ phát triển kỹ năng và năng lực của mình, mà còn giúp bạn có thêm thời gian làm những công việc khác một cách hiệu quả hơn hoặc nghỉ ngơi để tạo cơ hội cho các nhân viên cấp dưới của bạn có cơ hội thể hiện trình độ và năng lực cũng như phát triển các kỹ năng mềm của họ.
Tuy nhiên, khi giao việc cho nhân viên cấp dưới, bạn cần phải có một kế hoạch dự phòng để đối phó với những trường hợp bất trắc. Điều này giúp bạn có thể nhanh chóng hỗ trợ họ khi cần thiết, mà không cần phải cho họ biết về kế hoạch dự phòng của bạn. Kế hoạch dự phòng này cũng giúp bạn tránh được việc nhân viên cấp dưới phụ thuộc vào bạn và không cố gắng làm hết sức mình.
Giao việc phải hết sức chi tiết và cụ thể
Khi giao việc cho nhân viên cấp dưới, cung cấp thông tin liên quan đầy đủ và chi tiết là rất quan trọng. Bạn cần kiểm tra thường xuyên xem nhân viên có hiểu rõ yêu cầu và hướng dẫn của bạn hay không, và nếu họ có thắc mắc gì thì bạn cần giải đáp cho họ ngay để đảm bảo công việc được thực hiện đúng cách. Thậm chí, bạn cần khuyến khích họ đặt các câu hỏi và giúp đỡ họ phát triển các câu hỏi khác nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh.
Ngoài ra, bạn cần cho nhân viên biết thời hạn chót để hoàn thành công việc được giao. Thông tin này giúp họ bố trí thời gian một cách hợp lý để hoàn thành công việc đúng thời hạn và tránh các tình huống đáng tiếc xảy ra. Khi các yêu cầu và thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng và đầy đủ, nhân viên sẽ cảm thấy tự tin và có động lực để thực hiện công việc một cách hiệu quả và đạt được kết quả tốt.
Cần đưa ra kết quả mong muốn cho từng phần công việc
Trước khi giao việc cho nhân viên cấp dưới, bạn cần xác định một cách cụ thể và rõ ràng về kết quả mà bạn mong muốn từ họ. Ví dụ, nếu bạn muốn nhân viên giải quyết các vấn đề pháp lý chưa được quy định bởi pháp luật, bạn cần giao nhiệm vụ rõ ràng, như tìm kiếm các giải pháp và hướng giải quyết cho các vấn đề pháp lý của khách hàng.
Một lỗi thường gặp khi giao việc là thiếu sự rõ ràng và cụ thể, khiến người quản lý cảm thấy thất vọng trước kết quả việc làm của nhân viên cấp dưới. Tuy nhiên, người quản lý cũng phải nhận thức rõ ràng về mục tiêu và kết quả cụ thể mà họ mong muốn nhận được từ nhân viên để đánh giá công việc của họ một cách chính xác. Việc đưa ra mục tiêu rõ ràng và cụ thể sẽ giúp cả người quản lý và nhân viên cùng hướng đến một mục đích chung và tối ưu hóa hiệu quả làm việc của toàn bộ nhóm.
Theo dõi tiến trình thực hiện
Khi giao việc cho nhân viên cấp dưới, việc kiểm tra tiến độ thực hiện là rất quan trọng để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn. Tuy nhiên, bạn cần thực hiện kiểm tra một cách hợp lý và không làm gia tăng áp lực cho nhân viên.
Thay vì truy hỏi họ thường xuyên, bạn nên thiết lập thời gian kiểm tra hợp lý. Ví dụ, nếu công việc cần hoàn thành trong một tuần, bạn có thể kiểm tra với họ sau ba ngày làm việc. Điều này sẽ giúp bạn có được cái nhìn toàn diện về tiến độ công việc mà không ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên.
Ngoài ra, bạn nên sử dụng câu hỏi đơn giản và khách quan để hỏi về tiến độ công việc, ví dụ như “Tiến độ công việc của bạn ra sao?” thay vì hỏi “Bạn đã hoàn thành công việc chưa?”. Câu hỏi đầu tiên sẽ cho phép nhân viên thông báo về tiến độ công việc mà không cảm thấy bị áp lực, trong khi câu hỏi thứ hai có thể gây ra cảm giác áp lực và ảnh hưởng đến sự tự tin của nhân viên.
Xây dựng các biểu mẫu, quy trình nội bộ để nhân viên cấp dưới làm theo
Xây dựng các biểu mẫu quy trình nội bộ có thể giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên và sức mạnh nội tại cho công ty luật của bạn. Trong quá trình xây dựng công ty luật của bạn, tìm hiểu và áp dụng các biểu mẫu quy trình nội bộ sẽ giúp cho công việc được thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả hơn. Các biểu mẫu quy trình nội bộ giúp nhân viên của công ty cảm thấy thoải mái hơn và có tâm lý chủ động trong công việc, giúp giảm thời gian làm việc và tăng hiệu quả làm việc. Việc sử dụng các biểu mẫu cũng kích thích sự đồng thuận và sự hợp tác giữa các nhân viên và giữ vững sự ổn định trong chất lượng dịch vụ của công ty luật của bạn.
Tuy nhiên, việc áp dụng các biểu mẫu quy trình nội bộ cũng có một số bất lợi. Bạn nên lựa chọn những biểu mẫu phù hợp với khả năng hiện tại của công ty luật của bạn để tránh sự cồng kềnh và phản tác dụng. Nếu bạn không cập nhật các biểu mẫu quy trình nội bộ thường xuyên, có thể gây ra những phiền toái không mong muốn cho công ty. Tóm lại, việc sử dụng các biểu mẫu quy trình nội bộ sẽ giúp tăng hiệu suất làm việc và duy trì chất lượng dịch vụ của công ty luật của bạn, nhưng cần phải cân nhắc và cập nhật thường xuyên để đảm bảo hiệu quả tối đa.
Cho phép nhân viên cấp dưới làm việc theo cách riêng của họ
Có một điều quan trọng mà bạn cần chú ý khi thực hiện công việc, đó là kết quả của công việc đó. Thay vì quan tâm quá nhiều đến phương pháp thực hiện công việc, bạn nên tạo điều kiện cho nhân viên cấp dưới của bạn thực hiện công việc theo cách mà họ cảm thấy thoải mái nhất và hiệu quả nhất. Nếu bạn cho phép họ thực hiện công việc theo cách riêng của mình, bạn sẽ thấy họ trở nên năng suất, sáng tạo và năng động hơn.
Ngược lại, nếu bạn ép buộc họ phải làm theo cách của bạn, bạn sẽ khiến họ cảm thấy bị gò bó, hạn chế và không thể tận dụng được tối đa năng lực của mình. Việc giữ cho nhân viên cảm thấy tự do trong công việc sẽ giúp tăng sự đam mê và niềm đam mê đó sẽ dẫn đến việc làm việc hiệu quả hơn, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và mang lại thành công cho công ty của bạn. Vì vậy, hãy cân nhắc tạo điều kiện cho nhân viên làm việc theo cách của họ để tận dụng tối đa năng lực và sáng tạo của họ trong công việc.
Tránh cầu toàn
Nếu kết quả công việc của nhân viên cấp dưới không đạt đến kỳ vọng của bạn, hãy thảo luận với họ để tìm ra những điểm chưa tốt và rút kinh nghiệm cho những lần thực hiện công việc tiếp theo. Nếu kết quả vẫn chấp nhận được dù không hoàn hảo, hãy khích lệ và động viên họ bằng cách nói: “Kết quả này khá ổn nhưng lần sau anh muốn…”. Việc ép buộc nhân viên cấp dưới làm lại công việc có thể chấp nhận được sẽ làm sụt giảm nhuệ khí của họ và lãng phí thời gian của cả hai.
Thay vào đó, tạo điều kiện cho nhân viên làm việc theo cách của họ sẽ giúp họ cảm thấy được tôn trọng và sẽ có năng suất, sáng tạo và năng động hơn. Bởi vì, nếu nhân viên được cho phép thực hiện công việc theo cách của họ, họ sẽ cảm thấy tự do để phát triển tài năng và kỹ năng của mình. Tuy nhiên, đừng quên kiểm tra và đánh giá kết quả cuối cùng để đảm bảo công việc đạt được chất lượng tốt nhất.
Khen ngợi khi nhân viên cấp dưới làm tốt
Việc đưa ra lời khen ngợi về kết quả tốt của nhân viên, dù chỉ là một hành động nhỏ nhất, cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tăng động lực và nhiệt tình của họ trong công việc. Vì vậy, hãy luôn thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với những kết quả xuất sắc mà nhân viên cấp dưới đã đạt được. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy được động viên và khích lệ, và đồng thời cũng giúp tăng sự tin tưởng và sự đồng cảm giữa nhân viên và cấp quản lý.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.
