Kỹ năng 20: Kỹ năng giao việc hiệu quả của luật sư

601

Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.

Giao việc là nhiệm vụ của người quản lý nói chung và luật sư như bạn nói riêng dành cho các nhân viên cấp dưới nhằm giảm bớt phần nào công việc hằng ngày của bạn để bạn có thời gian làm những công việc khác một cách hiệu quả hơn hoặc bạn có thời gian nghỉ ngơi cũng như tạo cơ hội để các nhân viên cấp dưới của bạn có cơ hội thể hiện trình độ và năng lực cũng như phát triển các kỹ năng mềm của họ trong công việc cho mục đích thăng tiến trong nghề nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai ở vai trò quản lý như bạn cũng biết cách giao việc hiệu quả cho nhân viên cấp dưới.

Để thực hiện tốt công việc này, bạn cần chú ý những vấn đề sau đây:

 Thay đổi nhận thức khi giao việc

Có nhiều luật sư lúc nào cũng cho mọi người thấy rằng mình là một người bận rộn vì họ không dám giao việc cho nhân viên cấp dưới. Một phần vì không tin tưởng vào năng lực của các nhân viên cấp dưới, họ sợ chất lượng dịch vụ pháp lý không được đảm bảo và thời gian thực hiện công việc bị lâu sẽ làm cho khách hàng không được hài lòng cho nên mọi công việc pháp lý của khách hàng nhất nhất đều tự tay họ thực hiện, ví dụ như gặp gỡ, điện thoại, gửi email trao đổi công việc với khách hàng trực tiếp, tự soạn những thảo tài liệu, giấy tờ, thư tư vấn có tính chất phức tạp. Thay vào đó, bạn nên mạnh dạn giao các việc khó hay quan trọng cho nhân viên cấp dưới, đưa họ vào vị trí không có đường lùi để họ buộc phải cố gắng tối đa để hoàn thành công việc được giao. Tuy nhiên, trong mọi trường hợp bạn phải luôn có kế hoạch dự phòng khi có bất trắc xảy ra để có thể nhanh chóng hỗ trợ họ khi thật sự cần thiết nhưng không cho họ biết về kế hoạch dự phòng đó để họ ỷ lại vào bạn mà không chịu làm hết sức mình.

 Giao việc phải hết sức chi tiết và cụ thể

Khi giao việc cho nhân viên cấp dưới, bạn phải cung cấp các thông tin có liên quan một cách đầy đủ và chi tiết cho việc thực hiện công việc và phải thường xuyên kiểm tra xem họ có hiểu một cách rõ ràng các yêu cầu và hướng dẫn của bạn hay không, có thắc mắc gì không, hay thậm chí bạn phải gợi ý cho họ qua các câu hỏi của bạn để họ dựa vào đó phát triển các câu hỏi khác nhằm “làm vỡ” vấn đề ra. Bạn cần cho họ biết thời hạn chót phải hoàn thành công việc được giao để họ biết cách bố trí thời gian một cách hợp lý để hoàn thành công việc được giao trước thời hạn chót.

Cần đưa ra kết quả mong muốn cho từng phần công việc

Trước khi giao việc cho nhân viên cấp dưới, bạn cần xác định một cách cụ thể và rõ ràng về kết quả nào đó mà bạn mong muốn từ họ chẳng hạn như làm rõ các vấn đề pháp lý chưa được pháp luật quy định, tìm các giải pháp, hướng giải quyết cho các vấn đề pháp lý của khách hàng, v.v… Nhiều người quản lý cảm thấy thất vọng trước kết quả việc làm của nhân viên cấp dưới sau mỗi lần giao việc trong khi chính họ cũng thật sự không biết rõ là họ muốn nhận được điều gì.

 Theo dõi tiến trình thực hiện

Bạn nên thường xuyên kiểm tra tiến độ thực hiện công việc đã giao với nhân viên cấp dưới, nhưng không phải là thường xuyên truy hỏi họ. Nếu công việc được thực hiện trong một tuần, bạn hãy kiểm tra với họ sau 03 ngày làm việc. Đặc biệt, bạn nên hỏi họ đại loại như “Tiến độ công việc ra sao rồi bạn?”, thay vì “Bạn đã làm xong việc chưa?”. Câu hỏi sau sẽ làm gia tăng áp lực cho nhân viên.

 Xây dựng các biểu mẫu, quy trình nội bộ để nhân viên cấp dưới làm theo

Xây dựng các biễu mẫu quy trình nội bộ giúp gia tăng hiệu suất làm việc của nhân viên và sức mạnh nội tại cho công ty luật của bạn. Trong quá trình xây dựng công ty luật của bạn, bạn nên chủ động tìm hiểu và áp dụng các biểu mẫu quy trình nội bộ để giúp cho công việc được thực hiện một cách suôn sẻ và có hiệu quả hơn. Khi có được các biểu mẫu quy trình nội bộ, chúng sẽ làm cho nhân viên của công ty luật của bạn cảm thấy thoải mái hơn, giúp họ luôn có tâm lý chủ động trong công việc để từ đó giảm bớt việc bị mất thời gian cũng như giúp kích thích không chỉ đối với bạn mà còn cả với các nhân viên khác hoạt động hết năng suất, thúc đẩy hiệu quả trong công việc. Ngoài ra, việc áp dụng các quy trình biểu mẫu nội bộ cũng giúp duy trì sự ổn định đối với chất lượng dịch vụ của công ty luật của bạn.

Tuy nhiên, việc áp dụng các biểu mẫu quy trình nội bộ vẫn có những bất lợi nhất định. Bạn nên cân nhắc chọn lựa những biểu mẫu quy trình nội bộ nào được xem là phù hợp nhất với khả năng hiện tại của công ty luật của bạn hiện tại. Việc áp dụng các biểu mẫu quy trình nội bộ cồng kềnh sẽ có thể gây phản tác dụng. Ngoài ra, việc bạn chậm cập nhật các biểu mẫu quy trình nội bộ cũng đem đến một số phiền hà nhất định không mong muốn cho công luật của bạn.

 Cho phép nhân viên cấp dưới làm việc theo cách riêng của họ

Điều bạn cần quan tâm sau cùng là kết quả công việc chứ không phải phương pháp thực hiện công việc đó như thế nào. Nếu tạo điều kiện cho nhân viên cấp dưới của bạn thực hiện công việc theo cách làm riêng của họ, bạn sẽ cảm thấy họ có năng suất, sáng tạo và năng động hơn. Ngược lại, nếu ép họ làm theo những cách mà bạn cho là đúng thì sẽ khiến cho họ cảm thấy bị gò bó, hạn chế và không thể mang lại hiệu quả cao nhất được.

 Tránh cầu toàn

Nếu kết quả công việc mà bạn nhận được từ nhân viên cấp dưới không như kỳ vọng của bạn, bạn hãy thảo luận với họ để tìm ra những điểm chưa tốt và rút kinh nghiệm cho những lần thực hiện công việc tiếp theo. Còn nếu như kết quả vẫn có thể chấp nhận được dù không được hoàn hảo cho lắm, bạn hãy khích lệ, động viên họ bằng cách nói: “Kết quả này khá ổn nhưng lần sau anh muốn…” Bạn không nên bắt nhân viên cấp dưới của mình phải làm đi làm lại công việc có thể chấp nhận được đó vì nó sẽ làm sụt giảm nhuệ khí và lãng phí thời gian của họ.

 Khen ngợi khi nhân viên cấp dưới làm tốt

Những lời khen ngợi của bạn về kết quả tốt của nhân viên dù chỉ là một việc nhỏ nhất cũng là liều thuốc bổ đối với nhân viên, giúp họ có thêm động lực và nhiệt tình hơn trong làm việc. Vì vậy, đừng quên thể hiện sự đánh giá cao của bạn trước kết quả công việc tuyệt vời của nhân viên cấp dưới.

Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.