Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.
……………..
Bên cạnh việc lên kế hoạch, dự trù chi phí, tiến hành thủ tục pháp lý để thành lập công ty, bạn còn phải tập trung vào các nhiệm vụ khác như tuyển dụng nhân sự, quản lý tài chính, kế toán, thuế, chuẩn bị kế hoạch phát triển kinh doanh, mua sắm trang thiết bị văn phòng, chọn địa điểm thuê văn phòng và nhiều vấn đề hậu cần khác. Nếu thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho những nhiệm vụ này, công ty luật của bạn có thể gặp rủi ro thất bại ngay từ đầu hoặc phát triển chậm chạp trong tương lai.
Tại chương 5 này, tôi sẽ giới thiệu cho bạn những thông tin quan trọng để thực hiện các nhiệm vụ này một cách hiệu quả và thành công. Hãy sẵn sàng đối mặt với các thách thức và chuẩn bị tốt nhất có thể để đưa công ty luật của bạn đến một tầm cao mới. Với những kiến thức và kinh nghiệm được chia sẻ tại chương này, tôi hy vọng bạn sẽ tạo ra một khởi đầu tuyệt vời cho công ty luật của mình.
5.1. Lên kế hoạch chung
Kế hoạch là bước quan trọng đầu tiên trong chuỗi các công việc cần chuẩn bị trước khi thành lập công ty luật của bạn. Trong quá trình khởi động, công ty luật của bạn sẽ phải đối mặt với ba loại chi phí lớn nhất đó là tiền lương cho các luật sư và nhân viên, tiền thuê văn phòng và chi phí mua sắm trang thiết bị văn phòng.
Để tối ưu hóa nguồn lực, bạn nên lập danh sách các vị trí nhân viên cần tuyển dụng, cùng với các yêu cầu và tiêu chuẩn ứng viên cần đáp ứng. Điều này giúp bạn thu hẹp phạm vi tìm kiếm, tăng khả năng tìm được những ứng viên phù hợp và giảm thiểu thời gian và chi phí đào tạo.
Về vấn đề văn phòng, bạn nên đánh giá các tùy chọn thuê văn phòng, tính toán chi phí thuê và các chi phí phát sinh khác như tiền điện, nước, internet, bảo trì, vệ sinh, v.v… Bạn cũng cần xem xét vị trí, tiện ích xung quanh và mức độ tiếp cận của khách hàng với văn phòng của công ty luật của bạn.
Trang thiết bị văn phòng cũng là yếu tố cần thiết để hoạt động của công ty được diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, bạn không cần mua tất cả những gì liên quan đến trang thiết bị văn phòng ngay từ đầu. Hãy đánh giá các nhu cầu cơ bản và lựa chọn các trang thiết bị cần thiết nhất, sau đó tìm kiếm các gói ưu đãi và giảm giá để tiết kiệm chi phí.
Hãy xem những kế hoạch chi tiết ở các phần bên dưới bạn nhé.
5.1.1. Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Kinh nghiệm cho thấy, trong giai đoạn đầu của việc thành lập công ty luật của bạn, việc tuyển dụng những ứng viên có thể làm nhiều loại công việc là rất quan trọng để tận dụng tối đa nguồn lực. Điều này đặc biệt quan trọng khi công ty chưa có nhiều dự án pháp lý hoặc chỉ mới có một số ít.
Tại thời điểm này, công ty luật của bạn chưa có nhiều công việc chuyên môn hóa và hành chính, cho nên bạn nên tìm cách sử dụng tối đa tài nguyên của mỗi nhân viên bằng cách giao cho họ nhiều vai trò và công việc khác nhau trong văn phòng. Ví dụ, kế toán có thể đảm nhiệm vai trò thủ quỹ, tiếp tân và quản lý vệ sinh văn phòng, trợ lý luật sư có thể đảm nhiệm vai trò thư ký, luật sư tranh tụng có thể đảm nhiệm vai trò tư vấn và làm thủ tục giấy tờ pháp lý, v.v…
Như vậy, công ty luật mới thành lập lý tưởng chỉ cần có bạn giữ vai trò giám đốc kiêm người đại diện theo pháp luật cùng với khoảng 6 nhân viên hỗ trợ, bao gồm: 1 luật sư tranh tụng với tư cách luật sư chính thức, 1 luật sư tư vấn để cung cấp tư vấn pháp lý cho khách hàng, 2 trợ lý luật sư kiêm thư ký để hỗ trợ cho luật sư tranh tụng và luật sư tư vấn, 1 kế toán kiêm thủ quỹ và 1 lễ tân kiêm văn thư.
Tiền lương của nhân viên thường bao gồm các khoản sau đây: lương cố định (trước thuế hoặc sau thuế, tùy thuộc vào quyết định ban đầu), các khoản trợ cấp và thưởng. Tuy nhiên, ngoài các khoản liên quan đến tiền lương, công ty luật của bạn còn phải đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, lệ phí công đoàn cùng với việc chi trả các khoản chi phí huấn luyện nhân viên từ các nhà cung cấp dịch vụ huấn luyện bên ngoài, trang phục, khám sức khỏe định kỳ và các hoạt động vui chơi, giải trí cho nhân viên.
Nếu bạn cần tham khảo mức đóng hàng tháng của các khoản bảo hiểm bắt buộc, kinh phí công đoàn và đoàn phí cho người lao động, hãy xem Bảng thống kê tại Mục 4.5 của Quyển sách này.
5.1.2. Chọn địa điểm văn phòng
Bạn có thể tham khảo Mục 5.8.2 của Quyển sách này để biết thêm thông tin về chủ đề này.
5.1.3. Lên kế hoạch mua sắm tài sản cố định ban đầu
Để khởi động công ty luật mới của mình, bạn cần chuẩn bị một số trang thiết bị văn phòng cần thiết như máy tính để bàn, laptop, máy in, máy quét tài liệu, tủ hồ sơ, máy thu âm, máy ảnh, điện thoại bàn, máy photocopy, phần mềm kế toán, quản lý nhân sự và khách hàng, tính phí dịch vụ pháp lý và ứng dụng tra cứu văn bản quy phạm pháp luật. Bạn hãy xem phần chia sẻ kinh nghiệm về việc mua sắm trang thiết bị văn phòng ở Mục 5.8 của Quyển sách này để có thông tin thêm.
Tuy nhiên, trước khi quyết định mua bất kỳ thiết bị nào, bạn cần lập ra một danh sách chi tiết về các loại trang thiết bị dự định mua và tìm hiểu giá cả từ nhiều nguồn đáng tin cậy để đưa ra ngân sách chính xác nhất. Bên cạnh đó, hãy xem xét tính năng và thương hiệu của từng sản phẩm để đưa ra quyết định mua hàng phù hợp với tình hình tài chính hiện tại của công ty. Việc này sẽ giúp bạn chọn được thiết bị tốt nhất với giá hợp lý nhất cho công ty luật của mình.
5.1.4. Lên kế hoạch tài chính
§ Lên ngân sách
Việc thành lập và duy trì một công ty luật đòi hỏi ngân sách phải đầy đủ để hoạt động được suôn sẻ. Tuy nhiên, ngân sách lại phụ thuộc vào nhiều yếu tố, chẳng hạn như kế hoạch của bạn là làm việc một mình hay hợp tác với các đối tác khác.
Cách quan trọng khác trong việc lên ngân sách là xác định lĩnh vực pháp luật chính mà công ty luật của bạn hoạt động và những đối tượng khách hàng mục tiêu của bạn. Những yếu tố này sẽ giúp bạn xác định được các khoản chi phí cần thiết để duy trì hoạt động hằng ngày của công ty.
Thông thường, công ty luật sẽ phải trả các chi phí hàng tháng như tiền lương, phúc lợi và các khoản bảo hiểm bắt buộc cho nhân viên (chi phí này thường chiếm tỷ lệ cao nhất); chi phí thuê văn phòng (là chi phí cao thứ hai sau tiền lương); chi phí thuế (bao gồm thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng và thuế môn bài); chi phí điện nước; chi phí đi lại; và chi phí văn phòng phẩm.
Ví dụ, nếu lĩnh vực pháp luật mà công ty luật của bạn chuyên về là hình sự, thì đối tượng khách hàng mục tiêu chính sẽ là người Việt Nam. Vì thế, bạn có thể không cần thuê một văn phòng sang trọng nhất trong tòa nhà hạng A, mà chỉ cần một căn nhà hay biệt thự phố ở gần tòa án, viện kiểm sát hoặc trại giam, nơi mà khách hàng mục tiêu thường phải đến, để giảm chi phí thuê văn phòng.
Nếu bạn quyết định mở công ty luật của mình, việc xác định lĩnh vực chuyên môn của công ty là rất quan trọng. Ví dụ, nếu lĩnh vực của công ty luật của bạn là đầu tư nước ngoài, thì đa số khách hàng mục tiêu của công ty sẽ là các công ty nước ngoài đang muốn đầu tư hoặc kinh doanh tại Việt Nam. Vì vậy, việc bạn chọn văn phòng ở những tòa nhà văn phòng sang trọng, đạt tiêu chuẩn hạng B, B+ hoặc A với mức phí thuê cao, tại trung tâm các thành phố lớn sẽ là một yếu tố quan trọng để thu hút khách hàng.
Để tạo tin tưởng và thu hút khách hàng, bạn cần tốn nhiều chi phí để thiết kế văn phòng sao cho có không gian sang trọng và ấm cúng. Ngoài ra, bạn cũng phải đầu tư nhiều chi phí để tuyển dụng nhân viên có trình độ chuyên môn giỏi, có kỹ năng và hiểu biết sâu rộng về hệ thống pháp luật của Việt Nam và quốc tế. Họ cũng nên thông thạo ít nhất một trong những ngôn ngữ phổ biến hiện nay như tiếng Anh, Pháp, Trung Quốc để có thể giao tiếp trôi chảy với khách hàng.
Vì vậy, khi quyết định mở công ty luật của mình, việc lựa chọn lĩnh vực chuyên môn cần được xác định rõ ràng. Bạn cần đầu tư một khoản tiền không nhỏ để thuê văn phòng sang trọng, tuyển dụng nhân viên có trình độ chuyên môn cao và sử dụng các ngôn ngữ phổ biến để giao tiếp với khách hàng. Điều này sẽ giúp công ty luật của bạn trở nên uy tín và thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng.
§ Chuẩn bị góp vốn
Sau khi xác định dự toán ngân sách cho việc thành lập và duy trì hoạt động của công ty luật trong khoảng thời gian 3 đến 6 tháng kể từ ngày thành lập, bước tiếp theo là bạn phải tìm nguồn tài chính để chi trả cho các chi phí dự kiến đó. Tuy nhiên, với một doanh nghiệp dịch vụ mới như công ty luật của bạn, việc tìm nguồn vốn từ các tổ chức tín dụng tại Việt Nam là không dễ dàng.
Lý do là công ty luật của bạn chưa có lịch sử tín dụng với ngân hàng và không có tài sản cố định nào đáng giá để thế chấp cho khoản vay. Các tổ chức tín dụng cũng ít quan tâm đến khoản vay của bạn do công ty luật của bạn mới thành lập. Vì vậy, nguồn tài chính của công ty sẽ chủ yếu đến từ nguồn tiền tiết kiệm của bạn hoặc người phối ngẫu nếu có, tiền vay hoặc cho vay từ gia đình hoặc người thân, hoặc từ những luật sư cộng tác nếu bạn quyết định hợp tác với họ. Bạn cũng có thể vay vốn từ ngân hàng cá nhân hoặc từ các nguồn vốn khác để đáp ứng nhu cầu.
Kinh nghiệm cho thấy, chi phí trung bình để thành lập một công ty luật với 1-2 luật sư và 5-6 nhân viên vào năm 2024 sẽ dao động từ khoảng 250 đến 300 triệu đồng. Trong khoảng thời gian 3 đến 6 tháng đầu tiên từ khi thành lập, chi phí để duy trì hoạt động công ty của bạn sẽ là khoảng 400 đến 500 triệu đồng. Vì vậy, để thành lập công ty luật của riêng bạn và các luật sư cộng tác, bạn sẽ cần ít nhất 650 đến 800 triệu đồng.
Việc đảm bảo nguồn tài chính đủ để thành lập công ty luật rất quan trọng. Tuy nhiên, điều này không dễ dàng đối với các doanh nghiệp mới thành lập như công ty luật của bạn. Vì vậy, bạn cần phải cân nhắc kỹ lưỡng và tìm kiếm những nguồn tài chính phù hợp nhất để đáp ứng các chi phí dự kiến và đảm bảo sự thành công cho công ty luật của bạn.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.
