Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.
Sau khi bạn đã xử lý thành công các vấn đề liên quan đến việc phát triển công ty luật của bạn, thì bước tiếp theo là lên kế hoạch để đẩy mạnh quá trình phát triển trong các giai đoạn tiếp theo. Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu này, bạn cần lưu ý đến một số vấn đề quan trọng như sau:
7.2.1. Tuyển dụng thêm nhân viên giỏi
Nhu cầu tuyển dụng nhân viên giỏi luôn phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty luật. Tuy nhiên, khi công ty luật của bạn đã phát triển đến một mức độ nhất định và muốn mở rộng sang các lĩnh vực pháp lý mới, việc tuyển dụng nhân sự phù hợp trở nên cấp bách hơn bao giờ hết. Mục tiêu đó đòi hỏi đội ngũ nhân sự của công ty có kiến thức, kinh nghiệm và năng lực chuyên môn ở các lĩnh vực pháp luật đặc thù khác, mà đội ngũ nhân sự hiện tại chưa thể đáp ứng.
Vì vậy, việc tuyển dụng thêm luật sư thành viên mới để hỗ trợ các hoạt động đó là rất cần thiết. Tuy nhiên, công ty luật của bạn cũng cần xem xét tuyển dụng thêm các nhân viên giỏi trong các lĩnh vực dịch vụ pháp lý mới để hỗ trợ cho các luật sư mới.
Đồng thời, cấu trúc thang, bảng lương của công ty luật cần được cân nhắc một cách cẩn trọng để đảm bảo sự hợp lý giữa mức lương của nhân viên cũ và mức lương của nhân viên mới. Việc này sẽ giúp tránh tình trạng mời được nhân viên mới vào lại phải đuổi nhân viên cũ đi.
Tóm lại, việc tuyển dụng nhân sự giỏi là yếu tố cần thiết để đạt được mục tiêu mở rộng lĩnh vực pháp lý mới. Công ty luật của bạn cần có kế hoạch chi tiết và sự cân nhắc tỉ mỉ để đảm bảo việc tuyển dụng nhân sự mới được hiệu quả và có lợi cho toàn công ty.
7.2.2. Tập trung vào chất lượng hơn số lượng nhân viên
Tuyển dụng thêm nhân sự luôn là một trong những công tác quan trọng không chỉ riêng của công ty luật của bạn, mà còn của các công ty luật khác. Đặc biệt, khi công ty đã phát triển đến một mức độ nhất định, việc này càng trở nên cần thiết hơn. Tuy nhiên, kinh nghiệm đã cho thấy rằng tập trung phát triển số lượng nhân viên mới trong giai đoạn này sẽ không mang lại nhiều lợi ích cho công ty bằng việc tập trung vào nâng cao chất lượng chuyên môn của những nhân viên hiện có.
So với những nhân viên mới, nhân viên hiện tại đã có nền tảng kiến thức pháp luật, năng lực chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn vững vàng thông qua quá trình làm việc tại công ty luật của bạn. Họ đã tích lũy được kinh nghiệm làm việc và nếu được huấn luyện thêm một cách chuyên sâu, họ sẽ có thể đảm nhận các công việc pháp lý phức tạp cho các khách hàng lớn. Ngược lại, việc tuyển dụng nhân viên mới có thể gặp nhiều khó khăn, bởi công ty không thể chắc chắn được trình độ và năng lực của những ứng viên chỉ qua quá trình phỏng vấn. Đồng thời, việc này cũng sẽ đòi hỏi khoản tiền lương lớn, khiến cho quỹ lương của công ty tăng đột biến. Bên cạnh đó, không phải tất cả những nhân viên mới đều phù hợp với văn hóa của công ty luật của bạn. Nếu họ không phù hợp, công ty sẽ phải chọn giữa việc thay đổi văn hóa của công ty để phù hợp với nhân viên mới hoặc đưa họ ra khỏi công ty.
Vì vậy, tốt hơn hết là tập trung vào việc huấn luyện và nâng cao năng lực chuyên môn của những nhân viên hiện có, đồng thời hỗ trợ họ trong việc phát triển kỹ năng và nâng cao trình độ. Điều này sẽ giúp công ty luật của bạn tận dụng tối đa tài năng và kinh nghiệm của những nhân viên hiện có, đồng thời tiết kiệm được chi phí tuyển dụng.
7.2.3. Tăng cường minh bạch trong nội bộ, giảm bớt rủi ro
Khi khối lượng công việc pháp lý của khách hàng tăng lên, công ty luật của bạn cũng phải tăng cường nhân sự và công việc hành chính nội bộ. Tuy nhiên, điều này đồng nghĩa với việc quản lý và giám sát vận hành công ty sẽ trở nên phức tạp hơn và đòi hỏi nhiều thời gian và công sức hơn từ người làm công tác quản lý như bạn. Nhưng với số giờ trong một ngày là giới hạn, để đảm bảo việc quản lý và giám sát vẫn được thực hiện một cách trơn tru và hiệu quả cao, cần phải tăng cường tính minh bạch trong công việc nội bộ.
Vậy làm thế nào để đạt được tính minh bạch này? Các quy trình xử lý công việc nội bộ cần được rõ ràng và minh bạch, với các chế độ báo cáo định kỳ thường xuyên, chế độ thưởng phạt phân minh, chế độ lưu trữ hồ sơ, tài liệu và giấy tờ của khách hàng một cách an toàn và bảo mật. Cần có chế độ giám sát thực thi rõ ràng tại các phòng ban và bộ phận, các chi tiêu được kiểm soát chặt chẽ, các quy trình giao việc khách hàng được chi tiết hóa và nhiều yếu tố khác nữa.
Một giải pháp tiện lợi là sử dụng phần mềm quản trị chuyên dụng, được sử dụng phổ biến bởi nhiều doanh nghiệp dịch vụ trên thị trường. Tuy nhiên, nếu phần mềm này không phù hợp với đặc thù riêng của công ty luật, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh một chút để phù hợp hơn. Tuy nhiên, đừng quên đánh giá kỹ chi phí để đảm bảo sự hiệu quả của việc sử dụng phần mềm.
Với việc tăng cường tính minh bạch và sử dụng phần mềm quản trị chuyên dụng, việc quản lý và giám sát vận hành công ty luật của bạn sẽ dễ dàng hơn, hiệu quả hơn và tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.
7.2.4. Mở rộng hay chuyên sâu lĩnh vực dịch vụ pháp lý
Ông bà xưa có câu “nhất nghệ tinh, nhất thân vinh”, nghĩa là nếu ai làm nghề gì tốt, đam mê nghề đó, thì họ sẽ sống được với nghề đó và được tôn trọng bất kể ở đâu. Vì vậy, nếu bạn muốn thành công với công ty luật của mình, có thể bạn không nên mở rộng sang các lĩnh vực pháp luật mới mà công ty không có năng lực về lĩnh vực đó. Thay vào đó, hãy tập trung phát triển chuyên sâu các lĩnh vực pháp luật hiện có của công ty, trở thành một công ty luật chuyên môn (còn gọi là boutique law firm). Điều này sẽ giúp công ty của bạn được xếp vào nhóm các công ty hàng đầu trong lĩnh vực pháp luật chuyên ngành đó.
Mô hình hoạt động này có nhiều điểm thuận lợi, đặc biệt là khi công ty luật của bạn có thể cung cấp dịch vụ pháp lý chuyên sâu trong một vài lĩnh vực pháp luật, thì sẽ có nhiều khả công ty luật của bạn được tìm kiếm và thuê để xử lý các vấn đề pháp lý hơn các công ty khác trong cùng lĩnh vực đó. Tuy nhiên, việc tập trung phát triển chiều sâu có thể dẫn đến một điểm bất lợi trong dài hạn là công ty sẽ không thể phát triển thành một công ty luật có tầm cỡ, bởi vì công ty luật của bạn đã quá chuyên môn hóa và không đa dạng hóa các sản phẩm dịch vụ pháp lý của mình, điều này dẫn đến bỏ lỡ nhiều cơ hội để tiếp cận các khách hàng ở những lĩnh vực pháp luật khác.
Vì vậy, công ty luật của bạn cần phải cân nhắc một cách cẩn thận khi quyết định phát triển chiều sâu hay phát triển đa dạng hóa các sản phẩm dịch vụ pháp lý. Tùy vào mục tiêu và chiến lược của công ty, công ty cần phải đưa ra quyết định thích hợp để phát triển một cách bền vững và hiệu quả.
Bên cạnh mô hình hoạt động truyền thống, trên thị trường có nhiều công ty luật đã chọn lựa cách tiếp cận khác đó là tập trung phát triển các lĩnh vực pháp luật mới để trở thành một công ty luật cung cấp tất cả các dịch vụ pháp lý cho khách hàng. Mô hình hoạt động này có lợi ích là giúp các công ty luật đó tìm được khách hàng ở nhiều lĩnh vực pháp luật khác nhau, đồng thời các lĩnh vực pháp luật của công ty có thể hỗ trợ lẫn nhau để cùng phát triển.
Tuy nhiên, mô hình hoạt động này cũng tồn tại một số bất cập. Nếu các luật sư của công ty không đủ kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn trong một số lĩnh vực pháp luật mới, công ty sẽ phải tuyển dụng nhân sự cao cấp mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Trong trường hợp này, việc kiểm soát chất lượng dịch vụ sẽ trở nên khó khăn hơn do thiếu người có năng lực chuyên môn để giám sát các nhân sự mới.
Vì vậy, trong tình huống này, bạn có thể xem xét phát triển công ty luật của mình theo hướng kết hợp cả hai mô hình hoạt động để tận dụng những lợi thế của mỗi mô hình và giảm thiểu những hạn chế. Điều này sẽ giúp công ty luật của bạn đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong nhiều lĩnh vực pháp luật khác nhau, đồng thời tạo ra sự đa dạng và chất lượng dịch vụ tốt hơn. Ngoài ra, việc kết hợp các lĩnh vực pháp luật cũng giúp các luật sư của công ty có thể hỗ trợ và trao đổi kiến thức với nhau, tăng cường sự phát triển chuyên môn và đóng góp vào sự thành công của công ty.
7.2.5. Chuẩn bị các câu hỏi thường gặp của khách hàng
Khi công ty luật của bạn phát triển, số lượng khách hàng tăng lên đáng kể, trong đó có nhiều khách hàng mới liên hệ và tìm hiểu về công ty. Để giảm thiểu thời gian của nhân viên trong việc trả lời các câu hỏi thường gặp của từng khách hàng, bạn nên dành thời gian để soạn ra các câu hỏi mà công ty luật của bạn thường gặp nhất. Ví dụ như: công ty luật của bạn có bao nhiêu cách tính phí dịch vụ pháp lý, mức phí dịch vụ pháp lý theo giờ của từng luật sư là bao nhiêu, công ty đã mua bảo hiểm nghề nghiệp chưa, v.v…
Sau đó, hãy chuẩn bị các câu trả lời ngắn gọn, rõ ràng và chuyên nghiệp cho từng câu hỏi đó. Nếu có khách hàng nước ngoài, bạn nên chuẩn bị luôn các câu trả lời bằng tiếng Anh. Phần hỏi đáp này nên được đăng tải trên một trang riêng trên trang web của công ty để khách hàng dễ dàng tìm thấy và đọc để có thêm thông tin về công ty. Điều này sẽ giúp khách hàng không còn có nhiều thắc mắc về cách thức cung cấp dịch vụ pháp lý của công ty luật của bạn.
Nếu có điều kiện, bạn nên in và đóng thành sách phần hỏi đáp này và gửi cho khách hàng tham khảo khi có yêu cầu. Bạn có thể tham khảo một số mẫu Các Câu Hỏi Thường Gặp tại Phụ lục A12 của quyển sách này để có thêm thông tin về chủ đề này.
Tổng quan lại, việc chuẩn bị và phát hành một phần hỏi đáp cho công ty luật của bạn là một cách tuyệt vời để giúp giải quyết các câu hỏi thường gặp của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bằng cách làm như vậy, bạn cũng tăng cơ hội để thu hút thêm khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện tại của bạn.
7.2.6. Thực hiện các hoạt động vì lợi ích cộng đồng
“Các hoạt động Pro Bono – viết tắt của tiếng La Tinh “Pro Bono Publico” – là một trong những nhiệm vụ không thể thiếu trong công việc của một luật sư. Vì đó là trách nhiệm của nghề này. Có rất nhiều công việc Pro Bono, chẳng hạn như cung cấp dịch vụ pháp lý miễn phí cho những người có hoàn cảnh khó khăn như người nghèo, người già neo đơn hoặc người khuyết tật. Những người này thường không có tiền để tiếp cận các dịch vụ trợ giúp pháp lý.
Một luật sư tham gia hoạt động Pro Bono cần có kiến thức cơ bản về pháp luật dân sự và kỹ năng nghề nghiệp. Đặc biệt, luật sư đó cần có tinh thần hoạt động vì lợi ích cộng đồng. Khi tham gia hoạt động này, luật sư đò cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản như tự nguyện, miễn phí và tận tâm.
Điều này cũng đồng nghĩa với việc chất lượng dịch vụ mà công ty luật cung cấp cho các hoạt động Pro Bono không thể thấp hơn so với dịch vụ được cung cấp cho khách hàng có thu phí. Vì thế, việc tham gia hoạt động Pro Bono không chỉ mang lại lợi ích cho cộng đồng mà còn giúp nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty luật.
Hoạt động vì lợi ích cộng đồng đã trở thành xu hướng toàn cầu trong nhiều thập kỷ qua. Tại Việt Nam, việc thực hiện hoạt động này vẫn được xem là mới và là công cụ hiệu quả trong việc nâng cao kiến thức pháp luật và khả năng tiếp cận dịch vụ pháp lý của người dân, đóng góp vào sự công bằng trong xã hội. Tại một số quốc gia phát triển, các liên đoàn luật sư quốc gia và các đoàn luật sư địa phương thường đưa các hoạt động vì lợi ích cộng đồng của họ vào Quy chế đạo đức luật sư. Theo đó, các luật sư được cấp chứng chỉ hành nghề phải đóng góp một số giờ làm việc nhất định trong năm để cung cấp các dịch vụ vì lợi ích cộng đồng tại địa phương.
Do đó, nếu công ty luật của bạn muốn phát triển và giữ vững thương hiệu của mình, cần thực hiện một số hoạt động vì lợi ích cộng đồng định kỳ. Ví dụ, công ty luật của bạn có thể cử một vài luật sư có kinh nghiệm để tham gia tư vấn tại các trung tâm trợ giúp pháp lý công, hoặc tham gia các đoàn tư vấn pháp lý di động do các đoàn luật sư địa phương, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ở địa phương phát động tại từng thời điểm. Ngoài ra, tổ chức những buổi tư vấn pháp luật miễn phí cho các đối tượng khó khăn tại văn phòng công ty của bạn mỗi tuần cũng là một cách tuyệt vời để đóng góp cho cộng đồng và tạo sự tín nhiệm đối với công ty luật của bạn.
Các hoạt động vì lợi ích cộng đồng còn có thể giúp các luật sư trong công ty luật của bạn phát triển hoạt động kinh doanh của mình. Những hoạt động này giúp các luật sư có cơ hội giao lưu, tương tác và làm việc với các chuyên gia và cộng đồng pháp lý khác, từ đó nâng cao trình độ chuyên môn của họ. Điều này giúp tăng khả năng của các luật sư trong việc giải quyết các vấn đề pháp lý phức tạp, tạo sự tin tưởng và đánh giá cao từ khách hàng và đối tác.
Hơn nữa, các hoạt động vì lợi ích cộng đồng có thể giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài và tạo ra cơ hội kinh doanh mới. Khi bạn và các luật sư trong công ty luật của bạn tham gia vào các hoạt động vì lợi ích cộng đồng, họ có thể được biết đến và liên lạc với nhiều người hơn, đặc biệt là những người có nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý. Điều này tạo ra một mạng lưới quan hệ mở rộng, giúp tăng khả năng phát triển kinh doanh của công ty.
Tóm lại, hoạt động vì lợi ích cộng đồng không chỉ có lợi ích về mặt xã hội mà còn có lợi ích kinh doanh. Điều quan trọng là công ty luật của bạn nên định hướng và lựa chọn những hoạt động phù hợp để thực hiện nhằm đạt được mục đích mong muốn.
7.2.7. Huấn luyện đội ngũ kế cận
Chắc chắn rằng, việc quản lý công ty luật của bạn là không dễ dàng, và điều đó đặc biệt đúng với việc quản lý đội ngũ lãnh đạo của công ty. Tuổi tác, sức khỏe, gia đình và nhiều yếu tố khác đều có thể khiến cho một nhà quản lý phải rời bỏ công ty. Khi đó, công ty luật của bạn sẽ cần một đội ngũ lãnh đạo kế cận có năng lực chuyên môn cao, có danh tiếng và bản lĩnh để tiếp tục lèo lái công ty phát triển lên một tầm cao mới.
Tuy nhiên, để có thể chuẩn bị cho công việc này, công ty luật của bạn cần phải chú trọng đến việc đào tạo và huấn luyện đội ngũ nhân viên lâu năm, cốt cán, có khả năng quản lý và nghiệp vụ thực sự. Đồng thời, công ty cũng cần phải có chế độ tiền lương và phúc lợi hấp dẫn để giữ chân nhân viên và tạo môi trường làm việc thử thách và chuyên nghiệp. Chỉ khi thực hiện tốt các công việc này, công ty luật của bạn mới có thể duy trì một lực lượng nhân sự có chất lượng cao, phục vụ mục tiêu bổ sung đội ngũ lãnh đạo kế cận cho công ty trong tương lai.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng chỉ có từ 20% đến 40% số nhân viên loại này sẽ tiếp tục gắn bó với công ty luật trong tương lai trung và dài hạn. Mặc dù vậy, công ty luật của bạn vẫn có thể tận dụng được những giá trị mà họ mang lại và tạo ra sự ổn định cho công ty. Vì vậy, hãy đầu tư vào đội ngũ nhân viên của công ty luật của bạn và đảm bảo rằng họ sẽ luôn cảm thấy được tôn trọng, được đào tạo và có cơ hội phát triển nghề nghiệp. Điều này sẽ giúp công ty phát triển bền vững trong tương lai.
7.2.8. Mời gọi thêm luật sư thành viên từ bên ngoài
Để giúp công ty luật của bạn bứt phá và phát triển nhanh chóng, việc phát triển đội ngũ kế cận từ những nhân viên nòng cốt của công ty luật là rất quan trọng. Tuy nhiên, để đảm bảo sự thành công, việc mời gọi các luật sư giỏi, có kinh nghiệm từ bên ngoài tham gia công ty của bạn cũng là một lựa chọn đáng để quan tâm. Đặc biệt, các luật sư này cần có kiến thức pháp luật, trình độ chuyên môn và kỹ năng hành nghề chuyên sâu trong các lĩnh vực pháp luật mà công ty của bạn thiếu hoặc không có năng lực đủ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Những luật sư này sẽ giúp công ty của bạn phát triển ở các lĩnh vực mà công ty hiện chưa có kinh nghiệm hoặc không có thế mạnh. Điều này giúp công ty của bạn trở thành một trong những công ty luật cung cấp dịch vụ đa lĩnh vực, đồng thời tạo ra cơ hội để khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty của bạn trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ đó tăng doanh thu và định vị thương hiệu trong ngành công nghiệp pháp luật.
Để tạo điều kiện giúp cho công ty luật của bạn bứt phá và phát triển nhanh hơn trong thời gian ngắn, bạn cần phát triển đội ngũ kế cận từ chính những nhân viên nòng cốt của công ty luật của bạn. Ngoài ra, việc mời gọi các luật sư giỏi và có kinh nghiệm từ bên ngoài tham gia công ty luật của bạn cũng là một sự lựa chọn đáng được lưu tâm. Đặc biệt là những luật sư có kiến thức pháp luật, trình độ chuyên môn và kỹ năng hành nghề chuyên sâu trong các lĩnh vực pháp luật mà không phải là thế mạnh của công ty luật của bạn hoặc nếu có thế mạnh thì không thực sự giỏi. Họ sẽ giúp công ty luật của bạn phát triển ở các lĩnh vực pháp luật mà công ty còn thiếu, từ đó góp phần đưa công ty luật của bạn trở thành một trong các công ty luật cung cấp dịch vụ đa lĩnh vực.
Tuy nhiên, khi lựa chọn phương thức này, ngoài gánh nặng tài chính mà công ty luật của bạn phải bỏ ra để chi trả thu nhập cho nhân sự mới, mục đích và ý muốn thực sự của họ khi đồng ý làm việc cho công ty cũng là vấn đề cần được bạn xem xét một cách thận trọng trước khi tuyển dụng.
Bạn nên dành thời gian tìm hiểu kỹ lưỡng những luật sư mới mà bạn muốn mời về làm việc thông qua các buổi trao đổi công việc trực tiếp, hỏi ý kiến của bạn bè, đồng nghiệp, và người thứ ba có biết về họ để hiểu ý định thực sự của họ khi muốn tham gia hành nghề với bạn trong công ty luật của bạn.
Để tìm được đối tác hợp tác phù hợp với công ty luật của bạn, bạn cần trả lời câu hỏi: Tại sao những luật sư đối tác đó lại muốn hợp tác với bạn và công ty luật của bạn? Họ cần gì từ bạn và công ty luật của bạn? Nếu bạn không tránh được những luật sư hợp tác chỉ tìm kiếm cách thức điều hành hiệu quả công ty luật của bạn để rồi trở thành đối thủ cạnh tranh trực tiếp với bạn, công ty luật của bạn có thể sẽ phải đối mặt với những khó khăn. Do đó, bạn cần cẩn trọng trong việc lựa chọn đối tác.
Bạn không nên mời những luật sư hợp tác bị đánh giá kết quả làm việc không tốt, không có năng lực thật sự, có thái độ bất mãn với công việc, hay thô lỗ và mâu thuẫn với đồng nghiệp. Những luật sư này thường tìm kiếm một nơi làm việc tạm thời để trú chân trong thời gian tìm một công việc khác phù hợp hơn và có thu nhập cao hơn. Nếu bạn chọn đồng hành với những luật sư như vậy, công ty luật của bạn có thể tốn thêm thời gian và tiền bạc mà không đạt được kết quả như mong đợi.
Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý đến tính cách và tính tình của những luật sư đối tác. Nếu họ có cá tính hoặc cái tôi quá lớn, không có tính cầu thị hoặc không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của công ty luật của bạn, công việc hợp tác có thể trở nên khó khăn khi muốn mời họ ra khỏi công ty. Do đó, trước khi chọn đối tác hợp tác, bạn cần đánh giá kỹ tính cách và tính tình của họ để đảm bảo công việc hợp tác diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
7.2.9. Tạo khác biệt để thành công
Có lúc bạn sẽ tự hỏi tại sao đã làm đủ mọi cách được trình bày và gợi ý trong quyển sách này cũng như trong các quyển sách về quản trị công ty luật của các tác giả trong và ngoài nước, nhưng công ty luật của bạn vẫn chưa đạt được thành công đáng kể trên thị trường dịch vụ pháp lý và chưa được đánh giá là một trong những công ty luật uy tín ở Việt Nam, mặc dù doanh thu của công ty vẫn tăng trưởng hàng năm. Về vấn đề này, tôi muốn nhắc nhở bạn rằng công ty luật của bạn có thể đã rơi vào bẫy thu nhập trung bình trong ngành này.
Bạn cần biết rằng, để vận hành một công ty luật, bạn phải đối mặt với ba khoản chi phí lớn: tiền lương cho nhân sự, chi phí thuê văn phòng và chi phí cho văn phòng phẩm, điện thoại, đi lại, vv. Với tình hình lạm phát tăng cao trong thời gian gần đây ở Việt Nam (trung bình khoảng 5-6%/năm), các khoản chi phí này sẽ có xu hướng tăng từ năm này sang năm khác ít nhất bằng với mức tăng của lạm phát, tức là khoảng 5-6%/năm, để bù trừ cho sự gia tăng của lạm phát.
Bên cạnh đó, để đạt được sự tăng trưởng về nhân sự và giữ chân nhân tài, công ty luật của bạn không chỉ cần tăng tiền lương nhân viên theo mức lạm phát trung bình khoảng 5-6% mỗi năm mà còn phải tăng cao hơn. Chỉ riêng việc tăng chi phí tiền lương đã có thể lên đến mức 12-15% mỗi năm.
Ngoài ra, khi công ty luật của bạn tăng trưởng thì chi phí phúc lợi cho nhân viên, chi phí văn phòng, phần mềm và ứng dụng phục vụ cho công việc, chi phí xây dựng thương hiệu, phát triển kinh doanh cũng tăng theo. Ví dụ như đổi địa điểm văn phòng đến những nơi gần trung tâm thành phố hơn sẽ tốn kém hơn, cần phải mua sắm thêm các phần mềm, ứng dụng phục vụ cho công việc quản trị, và nhiều chi phí khác nữa.
Vì vậy, nếu muốn tăng trưởng, doanh thu của công ty luật của bạn ít nhất phải tăng từ 15-20% mỗi năm để đảm bảo thu nhập của các luật sư thành viên được bằng với năm trước. Điều này đòi hỏi công ty phải đầu tư nhiều hơn vào các hoạt động kinh doanh và phát triển thương hiệu, từ đó thu hút thêm khách hàng và tăng doanh thu.
Công ty luật của bạn có thể dễ dàng đạt được tốc độ tăng trưởng từ 30% đến 40%/năm trong những năm đầu tiên sau khi thành lập, bởi vì mọi thứ đều bắt đầu từ con số 0. Tuy nhiên, khi bước vào giai đoạn thứ 2 của sự phát triển, việc đạt được tốc độ tăng trưởng này là rất khó khăn đối với hầu hết các công ty luật, không chỉ riêng công ty luật của bạn. Thậm chí, việc tăng trưởng từ 15% đến 20%/năm cũng trở nên khó khăn.
Do đó, công ty luật của bạn có nguy cơ rơi vào bẫy thu nhập trung bình. Điều này có nghĩa là công ty sẽ phải đối mặt với việc tăng thu nhập của luật sư thành viên hoặc giảm thu nhập để tạo đà cho sự tăng trưởng của công ty. Nếu bạn cân bằng được hai yếu tố này, công ty luật của bạn sẽ không chỉ vừa lòng các luật sư thành viên mà còn đảm bảo được sự phát triển bền vững trong tương lai.
Khi tăng trưởng đạt đến một mức độ nhất định, công ty luật của bạn sẽ phải đối mặt với các thách thức mới, bao gồm tăng chi phí văn phòng, tăng chi phí phát triển kinh doanh và xây dựng thương hiệu, và phải đối mặt với việc tăng lương cho nhân viên. Những thách thức này sẽ làm tăng chi phí và giảm lợi nhuận của công ty.
Để giải quyết bài toán phức tạp đó, là người điều hành công ty luật của bạn, bạn cần phải xem xét những giải pháp thích hợp. Một trong những giải pháp đó là sáp nhập hoặc hợp nhất với các công ty luật có cùng tầm nhìn và mục tiêu. Thông qua việc này, chi phí vận hành doanh nghiệp có thể giảm, nguồn lực nhân sự tăng cường, doanh thu của công ty sẽ tăng, dẫn đến tăng thu nhập cho các luật sư thành viên. Ngoài ra, công ty luật của bạn sẽ có ngân sách dồi dào để đầu tư vào huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực.
Tuy nhiên, để sáp nhập hoặc hợp nhất các công ty luật thành công, không đơn giản chỉ cần mong muốn mà còn cần những yếu tố khác như sự phù hợp trong tầm nhìn, mục tiêu và chiến lược kinh doanh. Do đó, không phải lúc nào cũng có thể áp dụng giải pháp này. Bên cạnh đó, các nhà quản lý công ty luật của bạn cần xem xét cách xây dựng một công ty luật độc đáo, khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh để tạo sự khác biệt trong thị trường.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về việc sáp nhập và hợp nhất các công ty luật, bạn có thể đọc phần Chương 8 của quyển sách này. Tuy nhiên, còn nhiều giải pháp khác có thể được áp dụng tùy thuộc vào tình huống cụ thể của từng công ty.
Bạn đang tự đặt câu hỏi về sự khác biệt giữa công ty luật của bạn và những công ty luật khác. Liệu công ty luật của bạn sẽ thực hiện những gì khác biệt so với những gì mà các công ty luật khác đã và đang thực hiện?
Ví dụ, bạn có thể nhận thấy rằng đa số các công ty luật trên địa bàn nơi công ty luật của bạn đặt văn phòng đều cung cấp dịch vụ tranh tụng hình sự, dân sự và thực hiện các dịch vụ dân sự như vấn đề đất đai. Như vậy, công ty luật của bạn cũng thực hiện theo xu hướng này. Tuy nhiên, điều này có nghĩa là công ty luật của bạn đang làm theo số đông và cũng vì công ty luật của bạn đi sau các công ty luật khác nhiều năm, khả năng phát triển đột phá sẽ khó khăn hơn nhiều. Vì mọi thứ công ty luật của bạn thực hiện đều cho thấy rằng công ty luật không thể vượt qua những công ty luật khác.
Mặt khác, bạn cũng có thể nhận thấy rằng nhiều công ty luật khác cung cấp dịch vụ pháp lý liên quan đến lĩnh vực ngân hàng, bất động sản, sở hữu trí tuệ, mua bán và sáp nhập. Họ đã đạt được sự thành công nhất định trong các lĩnh vực pháp luật này. Do đó, bạn muốn đưa công ty luật của mình tham gia vào các lĩnh vực này. Tuy nhiên, các luật sư của công ty luật của bạn có thể không có đủ kiến thức pháp luật, trình độ chuyên môn và kỹ năng hành nghề cần thiết để thành công trong các lĩnh vực này. Ngoài ra, công ty luật của bạn cũng có thể không có đủ khách hàng trong các lĩnh vực này để có thể cọ xát công việc. Vì vậy, công ty luật của bạn có thể không tạo ra được dấu ấn gì đáng kể và vẫn sẽ theo chân các công ty luật khác trong lĩnh vực pháp luật đó.
Để tạo sự khác biệt cho công ty luật của bạn, bạn nên áp dụng công nghệ vào quản lý để giảm bớt nhân sự không cần thiết. Bạn cũng nên lưu trữ tài liệu của khách hàng trên các tiện ích đám mây để giảm diện tích và tiết kiệm tiền thuê văn phòng. Bên cạnh đó, cung cấp các dịch vụ pháp lý độc đáo, ít có công ty luật nào chịu làm hoặc không có chuyên môn để làm, ví dụ như thu hồi nợ, tư vấn thuế hay cung cấp dịch vụ ở những lĩnh vực pháp luật mà các công ty luật khác không xứng để họ làm hoặc có mức phí dịch vụ pháp lý thấp, như lĩnh vực lao động và việc làm.
Cuối cùng, áp dụng các kỹ thuật trên internet để tìm kiếm khách hàng, bao gồm dịch vụ SEO, Admords, LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter, và nhiều hơn nữa. Nếu bạn thực hiện những cách thức này một cách bài bản và thường xuyên, chắc chắn nó sẽ giúp công ty luật của bạn giảm chi phí nhân sự, tiết kiệm tiền thuê văn phòng và tăng số lượng khách hàng và doanh thu tương ứng. Chỉ khi làm được như vậy thì bạn mới có hy vọng rằng công ty luật của bạn sẽ đạt được mức tăng trưởng cao, vượt qua ngưỡng thu nhập trung bình như đã trình bày ở trên.
7.2.10. Lập quỹ hưu trí tự nguyện
Khi quyết định nghỉ hưu, bạn có thể gặp khó khăn trong việc sang nhượng tài sản của công ty luật của bạn, bao gồm cả tài sản vô hình và phần vốn góp của bạn cho những luật sư khác để có thêm thu nhập dưỡng già. Tuy nhiên, việc sang nhượng có thể không đáng giá bởi vì những loại tài sản này không ổn định hoặc người mua không đủ điều kiện để nhận chuyển nhượng. Do đó, bạn có thể lo lắng cho tương lai của mình vì bạn sẽ mất thu nhập hằng tháng từ công ty luật của bạn và không có lương hưu được quỹ hưu trí của Nhà nước chi trả vì bạn không có giao kết hợp đồng lao động với công ty luật của bạn.
Vậy làm thế nào để bạn và những luật sư thành viên trong công ty luật của bạn cảm thấy yên tâm, toàn tâm toàn ý cho việc xây dựng, duy trì và phát triển công ty luật của bạn? Bên cạnh việc mua bảo hiểm nhân thọ cho các luật sư thành viên từ một công ty bảo hiểm nhân thọ uy tín, một trong những cách khả thi khác là thiết lập một quỹ hưu trí tự nguyện trong nội bộ của công ty luật của bạn. Mỗi năm, công ty luật của bạn có thể dành ra một tỷ lệ phần trăm hợp lý nào đó (từ 1% đến 2% chẳng hạn) trên tổng lợi nhuận sau thuế để lập quỹ hưu trí tự nguyện, tỷ lệ phần trăm này sẽ thay đổi từng năm tùy vào tình hình kinh doanh của công ty luật của bạn. Quỹ này sẽ chi trả cho các luật sư thành viên nghỉ hưu một khoản tiền hàng tháng để giúp họ có thêm thu nhập và cũng để họ thấy được sự tri ân của công ty luật của bạn đối với đóng góp của họ đối với thành công chung của công ty luật.
Việc thiết lập quỹ hưu trí tự nguyện cũng giúp tạo sự gắn kết giữa các luật sư thành viên nghỉ hưu và các luật sư thành viên hiện tại của công ty luật của bạn, tạo nên sự tin tưởng và an tâm của các luật sư thành viên trẻ, giúp họ vững tin và sẽ gắn kết lâu dài với công ty luật của bạn.
Khi chi trả các khoản chi phí, công ty luật của bạn cần phải đảm bảo rằng các khoản này có phải là thu nhập chịu thuế cá nhân của các luật sư thành viên không. Nếu đúng như vậy, công ty sẽ phải thông báo cho các luật sư thành viên biết và khấu trừ thuế trước khi chi trả cho họ. Đồng thời, công ty luật của bạn cũng cần cung cấp biên lai khấu trừ thuế để các luật sư thành viên có thể hoàn tất các thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân của mình với cơ quan thu.
Điều này là rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế thu nhập cá nhân và tránh những rắc rối về thuế trong tương lai. Nếu công ty luật của bạn không chú ý đến việc này, nó có thể phải chịu trách nhiệm về việc không tuân thủ các quy định thuế và bị phạt tiền nặng nề.
Bên cạnh đó, việc đảm bảo rằng các khoản chi phí được chi trả đúng cách cũng đồng nghĩa với việc tạo lòng tin và sự hài lòng của các luật sư thành viên. Điều này sẽ tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và tích cực, đồng thời tăng cường hiệu quả công việc và đóng góp vào sự phát triển bền vững của công ty.
7.2.11. Chuyển giao quyền lãnh đạo
Khi bạn đã xây dựng được một đội ngũ nhân sự kế cận đáng tin cậy, lời khuyên tốt nhất là nên dần chuyển giao một số công việc quản lý và pháp lý của khách hàng quan trọng cho đội ngũ nhân sự kế cận để họ được tập làm quen với công việc quản lý đầy thử thách. Điều này sẽ giúp bạn có thêm thời gian để tập trung vào các công việc quan trọng khác trong công ty luật của bạn. Tuy nhiên, trong quá trình chuyển giao, bạn cũng cần dành thời gian giám sát đội ngũ nhân sự kế cận trong một khoảng thời gian hợp lý để đảm bảo rằng họ đang làm việc đúng cách và để có thể cung cấp các hướng dẫn, lời khuyên, và điều chỉnh cần thiết trước khi chuyển giao toàn bộ công việc cho họ. Thời gian chuyển giao toàn bộ hoặc một phần các công việc này phụ thuộc vào tình hình phát triển thực tế của công ty luật.
Bạn có biết rằng ở các nước Á Đông, và đặc biệt là ở Việt Nam, việc chuyển giao quyền lãnh đạo trong doanh nghiệp thường gặp nhiều khó khăn hơn so với các nước phương Tây do chúng ta bị ảnh hưởng bởi tư tưởng cha truyền con nối và nỗi sợ mất tiếng nói, vị trí trong công ty luật sau khi chuyển giao cho người khác. Tuy nhiên, chỉ khi bạn vượt qua những suy nghĩ như vậy thì công ty luật mới có thể phát triển và tránh được trường hợp bị giảm tốc hoặc chứng lại do có người quản lý được chỉ định theo kiểu cha truyền con nối nhưng lại không có kỹ năng để quản lý và điều hành công ty luật của bạn hiệu quả.
Việc chuyển giao quyền lãnh đạo cho đội ngũ nhân sự kế cận là một việc làm cần thiết nếu bạn muốn công ty luật của bạn tiếp tục phát triển sau khi bạn nghỉ hưu. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là việc chuyển giao quyền lực là điều hiển nhiên và là trách nhiệm của các luật sư thành viên đi trước, đồng nghĩa với việc bỏ qua những đóng góp đáng quý của họ sau khi họ nghỉ hưu.
Để tôn vinh những đóng góp của họ, công ty luật của bạn nên có một số chính sách đặc biệt dành cho họ. Ví dụ như cấp cho họ các khoản trợ cấp tài chính định kỳ cho đến khi họ qua đời, trừ khi họ không muốn nhận khoản trợ cấp đó. Bạn cũng nên quan tâm đến các sự kiện cá nhân của họ, mời họ tham dự các buổi tiệc và sự kiện quan trọng của công ty luật của bạn, cho phép họ tham gia vào việc tư vấn về các vấn đề có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty luật của bạn, huấn luyện các luật sư trẻ trong công ty của bạn, và tham gia vào việc xuất bản các tài liệu nghiên cứu về chủ đề pháp luật dưới tên của công ty luật của bạn.
Mặc dù những chính sách này sẽ đòi hỏi chi phí tài chính đáng kể cho công ty luật của bạn, nhưng trong một số trường hợp, chúng có thể giúp tạo ra sợi dây nối kết sự đoàn kết giữa các thế hệ luật sư thành viên với nhau. Hơn nữa, những chính sách này còn giúp tôn vinh sự nghiệp của những người đã nỗ lực xây dựng công ty luật của bạn trước đó, tạo ra một không khí đoàn kết và sự đồng tình trong công ty luật của bạn.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.
