Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.
………………..
Công ty luật của bạn đã phát triển trong một khoảng thời gian khá lâu. Tuy nhiên, bạn vẫn cảm thấy bối rối khi không thể đưa công ty của mình tiến lên một tầm cao mới. Đôi khi, bạn tự hỏi tại sao trong nhiều năm qua, dù đã mất rất nhiều thời gian tuyển dụng và huấn luyện nhiều nhân viên, công ty luật của bạn vẫn mỏng lớp nhân sự. Mỗi khi có nhân viên mới gia nhập, thì lại có nhân viên khác ra đi. Việc này đang khiến cho công ty gặp nhiều khó khăn và đặt ra nhiều thách thức cho bạn.
Công ty của bạn hiện tại chỉ được biết đến như một trung tâm huấn luyện nghiệp vụ luật sư, nơi những người trẻ tài năng được đào tạo và hỗ trợ để trở thành những chuyên gia trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, sau khi họ đã được huấn luyện thành thục và nhận được bằng luật sư, họ lại ra đi để tìm kiếm cơ hội thu nhập cao hơn hoặc tự mở công ty luật của riêng họ.
Bên cạnh đó, việc tìm kiếm nhân tài cũng gặp nhiều khó khăn do công ty luật của bạn chưa đủ mạnh để trả lương cao để thu hút những nhân tài giỏi. Nếu bạn trả lương cao, nhân viên giỏi cũng sẽ lần lượt ra đi chỉ sau một thời gian ngắn làm việc. Điều này khiến bạn cảm thấy bối rối và không biết làm thế nào để giữ chân được nhân viên tài năng của mình.
Tiếp đến, mặc dù có một lượng khách hàng tương đối đến với công ty luật của bạn, nhưng đa số đều là doanh nghiệp vừa và nhỏ và không lâu dài với công ty luật của bạn. Sau khi hoàn thành một công việc pháp lý, họ đều rời bỏ công ty luật của bạn. Tình trạng tương tự cũng xảy ra với danh mục khách hàng, với sự phát triển nhanh chóng trong giai đoạn đầu khởi nghiệp nhưng sau đó tình trạng phát triển giảm và không ổn định, dẫn đến doanh thu của công ty luật của bạn không đáng kể. Những vấn đề này đã gây khó khăn cho việc hoạch định chiến lược tài chính và dòng tiền, làm cho công ty luật của bạn gặp phải nhiều trở ngại.
Thêm vào đó, thu nhập của các luật sư thành viên trong công ty luật của bạn từ lâu nay không tăng trưởng đáng kể và đôi khi còn bị suy giảm. Các nhân viên không thấy khả năng phát triển sự nghiệp trong công ty và do đó không động lực để tiếp tục cống hiến. Những vấn đề này đã khiến cho công ty luật của bạn rơi vào bẫy phát triển trung bình, một vấn đề mà hầu hết các công ty luật vừa và nhỏ đều gặp phải, nhưng khó có thể vượt qua và phát triển hướng về tương lai.
Thông qua Chương 7 này, hy vọng rằng bạn sẽ tìm ra các giải pháp khả thi để phát triển công ty luật của bạn vượt qua thời kỳ khó khăn này và tiến tới phía trước. Hãy tìm cách thu hút và giữ chân khách hàng bằng cách cải thiện chất lượng dịch vụ, tạo niềm tin và tăng cường mối quan hệ với khách hàng. Đồng thời, cần tập trung vào việc phát triển tài năng và sự nghiệp của nhân viên, tạo cơ hội thăng tiến và tạo động lực cho họ. Những hành động này sẽ giúp công ty luật của bạn vượt qua khó khăn và phát triển một cách bền vững trong tương lai.
7.1. Những vấn đề NÀO thường phát sinh sau giai đoạn phát triển ban đầu?
Như một quy luật tất yếu của sự phát triển, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ gặp phải những trở ngại trong quá trình phát triển của mình. Dù động lực phát triển có mạnh mẽ đến đâu, nhưng có thời điểm doanh nghiệp bị chậm lại hoặc thậm chí ngừng lại hoàn toàn, và rơi vào tình trạng suy thoái. Điều này thường đi kèm với những vấn đề quản trị có liên quan đến sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chỉ khi các vấn đề này được giải quyết một cách thấu đáo và hiệu quả, doanh nghiệp mới có thể tiếp tục phát triển tiếp theo.
Vậy thì, để tránh gặp phải những vấn đề quản trị trong giai đoạn từ 03 đến 04 năm đầu sau khi thành lập, công ty luật của bạn cần phải đối mặt với những thách thức nào? Sau đây là một số vấn đề chính mà bạn có thể gặp phải và cách để ứng phó hữu hiệu nhất.
7.1.1. Mua sắm thêm tài sản cố định
Việc phát triển công ty luật của bạn thường đi đôi với sự gia tăng số lượng nhân sự và phát sinh thêm các vị trí công việc mới. Những vị trí này có thể không cần thiết hoặc khó có thể hình dung ra khi công ty mới thành lập, nhưng khi công ty luật của bạn phát triển, chúng sẽ trở nên cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và mở rộng hoạt động kinh doanh.
Ngoài việc gia tăng số lượng nhân viên, mở rộng hoạt động qua việc mở chi nhánh, văn phòng đại diện ở các địa phương khác cũng sẽ dẫn đến nhu cầu tương tác và quản lý từ xa trong nội bộ công ty. Để giải quyết những nhu cầu này, bạn cần trang bị hệ thống máy chủ hoạt động liên tục để các máy tính trạm tại bất kỳ văn phòng, chi nhánh nào cũng có thể làm việc cùng nhau ở mọi thời điểm.
Bên cạnh đó, để đáp ứng nhu cầu di chuyển của công việc pháp lý cho khách hàng, bạn cũng nên mua sắm xe ô tô và thuê thêm diện tích văn phòng để đảm bảo đủ chỗ ngồi cho nhân viên và có khu vực lưu trữ máy chủ, hồ sơ và thư viện. Để hỗ trợ cho các nhân viên, công ty luật của bạn cũng nên mua thêm các trang thiết bị văn phòng như máy sao chụp tài liệu, máy in lớn và tốc độ nhanh.
Không chỉ vậy, công ty luật của bạn cũng cần nâng cấp băng thông cho các website của công ty và mua thêm bộ nhớ lưu trữ hồ sơ để đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty. Những điều này sẽ giúp công ty luật của bạn hoạt động hiệu quả hơn, giảm thiểu sự cố và tăng khả năng tương tác và quản lý từ xa. Và còn nhiều điều khác nữa mà bạn cần phải cân nhắc để giải quyết các nhu cầu và thách thức phát triển của công ty.
7.1.2. Tạo quy trình làm việc và soạn thảo các biểu mẫu nội bộ
Khi công ty luật của bạn trở nên lớn hơn và số lượng nhân viên tăng lên, việc quản lý nhân sự một cách hiệu quả không còn là điều đơn giản. Để đảm bảo các hoạt động công việc được thực hiện một cách trơn tru, nhanh chóng và hiệu quả, việc xây dựng các quy trình nội bộ là rất cần thiết. Những quy trình này phải được thiết kế sao cho mọi người trong công ty luật của bạn đều hiểu rõ và nghiêm chỉnh thực hiện. Ngoài ra, việc xây dựng các biểu mẫu thống nhất cũng rất quan trọng để mọi người sử dụng theo các quy trình đã được thiết lập.
Một số quy trình làm việc tiêu biểu dành cho công ty luật của bạn có thể bao gồm:
- Quy trình mua sắm tài sản cố định, văn phòng phẩm;
- Quy trình giao, nhận công việc pháp lý của khách hàng;
- Quy trình thủ tục thu, chi trong hạch toán kế toán;
- Quy trình giao, nhận và lưu giữ hồ sơ, tài liệu khách hàng;
- Quy trình lưu giữ hồ sơ, tài liệu kế toán, thuế;
- Quy trình tạm ứng tiền của nhân viên;
- Quy trình đánh giá năng lực nhân viên hằng năm;
- Quy trình kiểm tra xung đột lợi ích và mở công việc mới của khách hàng mới hay công việc pháp lý mới của khách hàng cũ;
- Quy trình phân công luật sư đảm nhận công việc pháp lý của khách hàng;
- Quy trình tuyển dụng, gia hạn và chấm dứt hợp đồng lao động với nhân viên;
- Quy trình tuyển dụng, gia hạn, chấm dứt hợp đồng thực tập với thực tập sinh;
- Quy trình xử lý kỷ luật lao động đối với nhân viên vi phạm nội quy lao động; và
- Các quy trình đặc thù khác phục vụ cho hoạt động quản trị doanh nghiệp.
Ngoài ra, công ty luật của bạn cũng cần phải xây dựng một hệ thống giao tiếp và liên lạc hiệu quả giữa các bộ phận, ban, phòng để đảm bảo mọi người trong công ty đều có thể liên lạc và làm việc với nhau một cách dễ dàng và thuận tiện.
7.1.3. Sửa đổi, bổ sung bộ nhận dạng thương hiệu
Bộ nhận dạng thương hiệu là một phần không thể thiếu của công ty luật của bạn. Khi công ty luật của bạn phát triển vượt bậc về số lượng nhân sự, chất lượng dịch vụ, chuyên môn, lĩnh vực hoạt động và địa điểm, bộ nhận dạng thương hiệu của bạn cần phải phản ánh đầy đủ và rõ nét những thông tin này để truyền tải cho khách hàng hiện tại và tiềm năng. Điều này đòi hỏi các nội dung trong brochure, catalogue, website và profile của công ty cần phải được sửa đổi sao cho giao diện chuyên nghiệp hơn và chứa đầy đủ thông tin. Thực hiện các việc này có thể tốn nhiều thời gian, tiền bạc và công sức của công ty luật của bạn.
Để tối ưu chi phí và thời gian, nên thuê một công ty dịch vụ chuyên nghiệp giúp xây dựng bộ nhận dạng thương hiệu mới. Tuy nhiên, bạn vẫn cần dành thời gian để chuẩn bị các thông tin liên quan và tham gia vào quá trình thiết kế bộ nhận dạng thương hiệu mới cùng với đối tác của bạn trong khoảng từ 3 đến 6 tháng. Việc này sẽ đảm bảo rằng bộ nhận dạng thương hiệu mới sẽ phù hợp với sự phát triển của công ty luật của bạn và gửi thông điệp chuyên nghiệp và hiệu quả đến khách hàng của công ty.
7.1.4. Cắt giảm nhân sự làm việc lâu năm không hiệu quả
Khi công ty luật của bạn mới thành lập, có thể bạn đã tuyển dụng nhân viên vội vàng trong những ngày đầu, để đảm trách các vị trí quan trọng. Trong số đó, ngoài những người có năng lực thực sự và cần có chế độ phúc lợi hợp lý để giữ chân, số còn lại thường không phát triển nghề nghiệp xa hơn nữa. Nếu họ ở lại làm việc lâu dài, sẽ trở thành gánh nặng chi phí cho công ty vì tiền lương của họ phải tăng theo tỷ lệ lạm phát và kết quả đánh giá năng lực hàng năm không đổi. Công việc của họ không có gì thay đổi đáng kể và bạn không thể giao thêm công việc mới vì họ không có đủ năng lực, thời gian hoặc ý chí phấn đấu để phát triển nghề nghiệp.
Trong tình huống này, những nhân viên tinh ý sẽ nhận ra rằng họ không có cơ hội để phát triển và sẽ chủ động tìm kiếm công việc mới phù hợp hơn. Điều này mở ra cơ hội tuyển dụng những nhân viên trẻ trung, nhiệt huyết và năng động hơn, dù có ít kinh nghiệm hơn những nhân viên cũ nhưng lại có ý chí phấn đấu. Chi phí tiền lương phải trả cho họ sẽ thấp hơn nhiều so với những nhân viên cũ.
Tuy nhiên, không phải tất cả nhân viên cũ đều chủ động tìm kiếm công việc mới. Nếu hợp đồng lao động của họ hết hạn hoặc công ty buộc phải tái cơ cấu lao động, bạn sẽ phải cân nhắc để ra quyết định không gia hạn hợp đồng. Đây là một quyết định khó khăn nhưng cần phải tính đến trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào để có thể tiến lên phía trước một cách mạnh mẽ hơn và tránh sức ảnh hưởng của nhân sự đối với doanh nghiệp.
7.1.5. Tạo thêm phúc lợi lao động để giữ chân và thu hút nhân tài
Trong thời đại hiện nay, việc thu hút và giữ chân nhân tài là điều rất quan trọng đối với các công ty luật, không chỉ bằng mức lương cao mà còn là những phúc lợi lao động hấp dẫn. Nhưng đây lại là nhiệm vụ không hề dễ dàng khi mà các nhân viên ngày càng đòi hỏi các phúc lợi lao động phải thật sự hấp dẫn.
Đối với công ty luật của bạn, đây cũng là một trong những mục tiêu quan trọng giúp đảm bảo sự thành công khi hoạt động trong lĩnh vực pháp lý. Tuy nhiên, việc tăng lương hoặc tạo ra các phúc lợi lao động bằng tiền sẽ rất tốn kém khá nhiều cho tài chính cho công ty dẫn đến giảm bớt thu nhập của các luật sư thành viên. Vì vậy, việc thiết lập các gói phúc lợi lao động không bằng tiền mặt sẽ giúp công ty luật của bạn có thể tiết kiệm chi phí lao động nhưng vẫn đảm bảo sự hài lòng và thoải mái cho nhân viên của mình.
Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu bên dưới một số cách thức hấp dẫn mà công ty luật của bạn có thể cân nhắc thực hiện để trả phúc lợi lao động không bằng tiền mặt nhằm thu hút và giữ chân những nhân tài cho mình:
- Thời gian làm việc linh hoạt: Đây chắc chắn là một trong những phương thức hấp dẫn nhất để thu hút nhân viên trong lĩnh vực luật. Công ty luật của bạn có thể cung cấp cho nhân viên của mình sự linh hoạt trong việc quản lý thời gian làm việc. Điều này cho phép nhân viên tự quyết định lịch trình làm việc của mình, giúp họ có thể tự quản lý thời gian để làm việc hiệu quả hơn;
- Làm việc 4,5 ngày/tuần: Nếu công ty luật của bạn cung cấp chế độ làm việc 4,5 ngày/tuần thay vì 5 ngày/tuần như các công ty luật khác trên thị trường, nhân viên sẽ có nhiều thời gian hơn để tận hưởng những ngày nghỉ cuối tuần của mình. Điều này sẽ góp phấn trong việc giúp tăng tính hài lòng của nhân viên đối với công việc của họ và giúp họ có thêm thời gian để dành cho gia đình và các hoạt động cá nhân;
- Được tạm ngừng việc dài ngày không lương khi bị áp lực công việc: Công việc áp đảo và căng thẳng có thể gây ảnh hưởng không tốt đến sức khỏe tinh thần của nhân viên. Vì vậy, công ty luật của bạn có thể cung cấp cho nhân viên các chế độ nghỉ ngơi, cho phép họ tạm ngừng công việc dài ngày không hưởng lương khi họ cảm thấy quá áp lực. Điều này sẽ giúp tăng tính hài lòng và sức khỏe tinh thần của nhân viên và kết quả là tăng năng suất lao động của họ;
- Tích lũy ngày nghỉ phép: Công ty luật của bạn có thể cung cấp chế độ tích lũy ngày nghỉ phép cho nhân viên. Điều này cho phép nhân viên tích lũy số ngày nghỉ phép không sử dụng trong năm này để sử dụng trong tương lai ở những năm sau. Nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi biết họ có thể quản lý thời gian nghỉ phép của mình một cách linh hoạt và hiệu quả và có thể đưa ra các kế hoạch cho các chuyến du lịch hay tham gia các hoạt động cá nhân khác;
- Các ngày nghỉ lễ bổ sung: Công ty luật của bạn có thể cung cấp các ngày nghỉ lễ bổ sung cho nhân viên. Ngoài các ngày lễ quốc gia như ngày Thống nhất, lễ Quốc Khánh, v.v… thì nhân viên còn được tận hưởng các ngày nghỉ lễ bổ sung khác như ngày Quốc tế phụ nữ, Giáng sinh, ngày bình đẳng giới. Điều này giúp tạo sự tiện lợi và nâng cao tính hài lòng của nhân viên;
- Tài trợ học đào tạo nghề luật sư: Công ty luật của bạn có thể tài trợ cho nhân viên của mình tham gia các chương trình học đào tạo nghề luật sư do Học viện Tư pháp tổ chức hàng năm. Nhân viên sẽ được phép đi làm về sớm để tham gia các chương trình này vào các buổi tối trong tuần nhằm cải thiện kỹ năng và kiến thức chuyên môn pháp luật của họ. Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên mà còn giúp họ lấy được chứng chỉ hành nghề luật sư, giúp tăng tính cạnh tranh trên thị trường lao động;
- Nhận thực tập nghề: Để giúp nhân viên mới trải nghiệm công việc thực tế trong môi trường công ty luật, công ty luật của bạn có thể chỉ định luật sư để nhận và đào tạo các nhân viên tập nghề trong phạm vi doanh nghiệp của mình. Điều này sẽ giúp nhân viên có cơ hội học hỏi kinh nghiệm từ các chuyên gia trong ngành và trở thành những luật sư chuyên nghiệp thực thụ trong tương lai;
- Tự chọn các lĩnh vực pháp lý mình thích: Công ty luật của bạn có thể cho phép nhân viên của mình tự chọn lĩnh vực pháp lý mà họ yêu thích và muốn làm việc khi làm việc trong công ty luật của bạn. Điều này sẽ tăng tính hài lòng và động lực làm việc của nhân viên cũng như giúp họ đạt được mục tiêu nghề nghiệp của mình;
- Cơ hội thăng tiến nghề nghiệp: Công ty luật của bạn có thể cung cấp các cơ hội thăng tiến nghề nghiệp cho nhân viên, ví dụ như thăng chức hoặc cho họ đảm nhận các vị trí quan trọng hơn trong công ty. Điều này sẽ tạo cảm giác đánh giá cao giá trị của nhân viên và giúp họ cảm thấy được khích lệ để đạt được thành công trong công việc;
- Thu thập ý kiến đóng góp: Công ty luật của bạn có thể sử dụng các phương tiện hay ứng dụng để thu thập ý kiến đóng góp từ nhân viên để cải thiện quá trình quản lý và điều hành công ty của mình. Việc này sẽ giúp công ty luật của bạn có được cái nhìn chính xác hơn về nhu cầu, kỳ vọng và mong muốn của nhân viên, từ đó đưa ra các phương thức phù hợp để tăng tính hài lòng của họ;
- Vay không lãi: Công ty luật của bạn cung cấp các khoản vay không lãi để hỗ trợ nhân viên trong các trường hợp khẩn cấp. Điều này không chỉ giúp giảm bớt áp lực tài chính đang gánh nặng lên vai của nhân viên, đặc biệt là những nhân viên ở vùng sâu, vùng xa, mà còn giúp tăng tính hài lòng của họ đối với công ty;
- Cung cấp thiết bị và công nghệ mới: Công ty luật của bạn cung cấp các thiết bị và công nghệ mới cho nhân viên, ví dụ như máy tính xách tay, các ứng dụng máy tính phục vụ cho công việc. Điều này giúp tạo điều kiện cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn và đồng thời giúp tăng tính hào hứng của họ trong công việc;
- Cung cấp các chương trình chăm sóc sức khỏe: Công ty luật của bạn cung cấp các chương trình chăm sóc sức khỏe cho nhân viên, ví dụ như bảo hiểm sức khỏe, các chương trình tập thể dục, kiểm tra sức khỏe định kỳ, v.v… Điều này giúp tạo điều kiện cho nhân viên có được một sức khỏe tốt để làm việc và đồng thời giúp tăng tính hài lòng và sự hào hứng trong công việc;
- Cung cấp thực phẩm và đồ uống miễn phí: Công ty luật của bạn cung cấp các loại thực phẩm (thức ăn trưa) và đồ uống miễn phí cho nhân viên trong thời gian làm việc, ví dụ như các món ăn nhẹ, cà phê, trà… Điều này giúp tạo sự tiện lợi và tiết kiệm chi phí cho nhân viên, đồng thời giúp tăng tính hài lòng và sự hào hứng trong công việc;
- Chính sách cắm trại, dã ngoại: Công ty luật của bạn tổ chức các hoạt động thú vị và ý nghĩa cho nhân viên để giúp họ thư giãn và phát triển kỹ năng cần thiết cho công việc. Một trong những hoạt động thú vị và giúp nhân viên thư giãn nhất là cắm trại và dã ngoại. Đi bộ đường dài, leo núi, tắm biển và cắm trại là những hoạt động tuyệt vời để đánh tan căng thẳng và giúp nhân viên tìm lại cân bằng trong cuộc sống. Ngoài ra, các hoạt động này còn giúp phát triển kỹ năng lãnh đạo, tinh thần đồng đội, sống sót trong tự nhiên và kỹ năng giao tiếp. Nhân viên cũng có cơ hội giao lưu với những người khác trong công ty, trao đổi kinh nghiệm và học hỏi kỹ năng mới. Tổ chức các hoạt động cắm trại, dã ngoại sẽ tạo ra không khí vui tươi, năng động và kích thích sự sáng tạo của nhân viên; và
- Các hoạt động cộng đồng, tình nguyện: Công ty luật của bạn cũng có thể tổ chức các hoạt động cộng đồng và tình nguyện để tạo ra giá trị cho cộng đồng và giúp nhân viên tham gia vào các hoạt động ý nghĩa. Những hoạt động này bao gồm việc quyên góp cho các tổ chức từ thiện, tình nguyện giảng dạy cho các học sinh nghèo, giải quyết các vấn đề môi trường, hỗ trợ phát triển kinh tế cho cộng đồng và nhiều hoạt động khác. Tham gia các hoạt động cộng đồng và tình nguyện không chỉ giúp nhân viên tạo ra những giá trị cho xã hội mà còn giúp họ trau dồi kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo, tổ chức và quản lý thời gian. Các hoạt động này còn giúp tăng sự tự tin, trau dồi kỹ năng xã hội và tạo cảm giác hài lòng trong công việc. Vì vậy, tổ chức các hoạt động này sẽ là một lợi ích tuyệt vời cho cả nhân viên và công ty luật của bạn.
Như vậy, để thu hút nhân tài, công ty luật của bạn cần phải đưa ra những phúc lợi hấp dẫn và tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt và thân thiện với nhân viên. Ngoài những phúc lợi bằng tiền mặt như hỗ trợ tiền điện thoại, tiền gửi xe, khám sức khỏe định kỳ, công ty luật của bạn có thể hỗ trợ tài chính cho nhân viên thuê nhà, mua xe, tạo môi trường làm việc thoải mái và sáng tạo, giảm áp lực công việc, v.v…
Bên cạnh đó, công ty luật của bạn cần cân nhắc đến nhu cầu của nhân viên, tạo ra những cơ hội thăng tiến và đào tạo để nhân viên có thể phát triển bản thân và đóng góp vào sự phát triển của công ty. Đồng thời, công ty luật của bạn cũng cần xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tích cực và đội ngũ lãnh đạo có tâm huyết và sự đồng cảm.
Ngoài ra, công ty luật của bạn cũng cần tạo ra một không gian làm việc thân thiện, cởi mở và tràn đầy năng lượng tích cực. Nhân viên cần được khuyến khích để chia sẻ ý tưởng và góp ý, và được đánh giá dựa trên hiệu suất thực tế và tiềm năng phát triển, chứ không chỉ dựa trên thời gian làm việc. Tinh thần làm việc đội nhóm cũng cần được khuyến khích và tôn trọng.
Tóm lại, thu hút nhân tài là một quá trình phức tạp và cần đòi hỏi sự đầu tư lâu dài và bền vững từ công ty luật của bạn. Nếu muốn có được một đội ngũ nhân viên tài năng và đam mê mà không phải tốn quá nhiều chi phí lao động cũng như nhân viên không phải chịu thuế thu nhập cá nhân, công ty luật của bạn cần đưa ra những phúc lợi không bằng tiền mặt hấp dẫn và xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt và thân thiện để giữ chân và thu hút nhân tài.
7.1.6. Phân chia lại thu nhập giữa các luật sư thành viên cho hợp lý hơn
Khi công ty luật của bạn phát triển, việc điều chỉnh phương thức phân chia thu nhập của các luật sư thành viên trong công ty cũng cần được xem xét một cách nghiêm túc. Lý do cho vấn đề này có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, mà một trong số đó là sự thay đổi mức độ đóng góp công sức của các luật sư thành viên đối với sự thành công chung của công ty.
Ví dụ, khi công ty luật của bạn mới thành lập, mỗi luật sư thành viên được giao đảm nhận một lĩnh vực chuyên môn và quản trị nào đó của công ty luật theo sự thỏa thuận chung giữa các thành viên. Thu nhập giữa các luật sư thành viên được chia đều nhau để dễ tính toán và quản trị. Tuy nhiên, khi công ty phát triển, điều tất yếu xảy ra là sẽ có thể phát sinh tình huống một số luật sư thành viên mang được nhiều khách hàng về hơn những luật sư thành viên khác. Bên cạnh đó, công ty cũng có thể xảy ra tình huống một số luật sư thành viên đã phải làm nhiều công việc pháp lý cho khách hàng hơn những luật sư thành viên khác vì công ty nhận được nhiều công việc pháp lý của khách hàng trong lĩnh vực pháp luật mà các luật sư thành viên này đảm nhận, hoặc vì các luật sư thành viên khác không muốn làm việc nhiều như trước nữa do tuổi tác. Ngoài ra, cũng có trường hợp một số luật sư thành viên lại thích phụ trách công việc phát triển kinh doanh hơn là đảm nhận nhiều các công việc pháp lý của khách hàng và ngược lại.
Để ghi nhận sự đóng góp của từng luật sư thành viên trong từng công việc pháp lý cụ thể cho khách hàng, công ty luật của bạn cần điều chỉnh cách phân chia thu nhập. Ví dụ, công ty nên có chính sách thưởng cho những luật sư thành viên đưa được khách hàng mới về để khuyến khích họ tìm kiếm khách hàng mới. Bên cạnh đó, công ty cũng nên có chế độ khen thưởng cho những luật sư thành viên hoàn thành tốt công việc pháp lý của khách hàng để khuyến khích những luật sư không có khả năng tìm kiếm khách hàng mới vẫn có thêm thu nhập từ việc hoàn thành tốt công việc của mình.
Những luật sư thành viên không đóng góp đáng kể cho các hoạt động trên sẽ nhận được thu nhập thấp hơn so với những đồng nghiệp khác và dần dần họ sẽ bị đào thải khỏi tổ chức mà không cần có bất kỳ tác động trực tiếp nào từ các luật sư thành viên khác.
Bạn có thể tham khảo thêm các cách phân chia thu nhập cho luật sư thành viên trong công ty luật tại Chương 4 của cuốn sách này để có thêm thông tin về chủ đề này.
7.1.7. Quan tâm chăm sóc khách hàng nhiều hơn
Khi công ty luật của bạn mới thành lập, vì số lượng khách hàng còn ít và cũng chưa có nhiều công việc pháp lý để làm, bạn và các luật sư thành viên khác sẽ có nhiều thời gian hơn để chăm sóc các khách hàng của mình một cách chu đáo. Điều này sẽ giúp xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và mang lại uy tín cho công ty của bạn trong những ngày đầu tiên.
Tuy nhiên, khi công ty của bạn phát triển và có nhiều khách hàng hơn sau vài năm, việc quản lý và chăm sóc khách hàng trở nên khó khăn hơn. Để đảm bảo khách hàng cảm thấy hài lòng, công ty cần đưa ra các chính sách quản lý khách hàng hiệu quả. Bằng cách đưa ra các dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, chính sách bảo vệ quyền lợi khách hàng và giải quyết các vấn đề của họ một cách nhanh chóng, công ty luật của bạn có thể xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng lâu dài.
Ngoài ra, việc chăm sóc khách hàng hiệu quả cũng có thể giúp công ty luật của bạn thu hút được nhiều khách hàng mới. Bằng cách giữ liên lạc với khách hàng hiện tại và giới thiệu các dịch vụ mới của công ty, bạn có thể khuyến khích khách hàng hiện tại giới thiệu công ty luật của bạn đến với người khác.
Kinh nghiệm cho thấy, để quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả, công ty luật của bạn cần phân nhóm từng loại khách hàng trong hệ thống quản lý khách hàng của mình. Hệ thống phân loại này thường được tích hợp trong hệ thống tính phí dịch vụ pháp lý cho khách hàng.
Có nhiều tiêu chí để phân nhóm khách hàng, ví dụ như cá nhân hay tổ chức, trong nước hay ở nước ngoài, hình thức pháp nhân, quốc tịch của người đại diện, ngôn ngữ sử dụng, tính cách, giới tính, nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý và khả năng thanh toán phí dịch vụ pháp lý, v.v…
Nhưng để tạo ra sự tin tưởng và hài lòng đối với khách hàng, công ty luật của bạn cần đưa ra những điểm mạnh nhất của mình. Đó là đối xử ưu tiên với khách hàng, quan tâm và nhớ đến họ ngay cả khi họ không có bất kỳ yêu cầu công việc pháp lý nào. Đồng thời, công ty cũng cần hoàn thành các công việc pháp lý kịp thời hoặc thậm chí sớm hơn so với yêu cầu của khách hàng, cung cấp phí dịch vụ pháp lý hợp lý, đảm bảo chất lượng công việc pháp lý và độ tin cậy trong kết quả công việc. Ngoài ra, cũng cần cân nhắc miễn trả phí dịch vụ pháp lý cho một số dịch vụ pháp lý đặc biệt.
Để đáp ứng kỳ vọng của khách hàng và đạt được hiệu quả tốt nhất, công ty luật của bạn cần thực hiện những công việc sau đây:
- Gửi bảng câu hỏi khảo sát đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng đối với chất lượng dịch vụ pháp lý của công ty luật của bạn sau khi hoàn tất một công việc pháp lý nào đó cho họ. Điều này giúp công ty biết được những điểm mạnh và điểm cần cải thiện để tạo niềm tin và đem lại sự hài lòng cho khách hàng;
- Lập danh sách các câu hỏi mà khách hàng thường hay thắc mắc khi liên hệ sử dụng dịch vụ pháp lý của công ty luật của bạn. Công ty nên có câu trả lời sẵn cho các câu hỏi này để giải đáp nhanh chóng các thắc mắc của khách hàng;
- Gửi bản tin cập nhật thông tin pháp luật định kỳ cho khách hàng theo những mốc thời gian cố định, ví dụ như tháng, quý, năm. Điều này giúp khách hàng được cập nhật về những thay đổi mới nhất trong pháp luật, đồng thời tăng cường sự liên kết giữa công ty và khách hàng;
- Thông báo cho khách hàng biết về những quy định mới của pháp luật có ảnh hưởng đến khách hàng, bất kể khách hàng có yêu cầu hay không. Điều này giúp khách hàng có thể chuẩn bị trước và tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có;
- Cập nhật thông tin của khách hàng trên hệ thống nội bộ, ví dụ như email, điện thoại, địa chỉ, v.v. để công ty có thể liên lạc với khách hàng một cách kịp thời khi cần thiết;
- Miễn phí dịch vụ pháp lý cho các công việc nhỏ hoặc không đáng tính phí dịch vụ. Điều này giúp khách hàng cảm thấy được quan tâm và tạo dựng lòng tin với công ty;
- Gửi thư hoặc email cảm ơn khi công ty luật của bạn được giới thiệu cho khách hàng mới. Điều này cho thấy sự trân trọng và cảm kích của công ty đối với khách hàng;
- Gửi thiệp chúc mừng đến khách hàng nhân dịp sinh nhật, lễ, Tết, Giáng sinh, v.v… sẽ giúp tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp và tăng tính thân thiết giữa hai bên;
- Luật sư của công ty luật của bạn cần có tác phong, trang phục nghiêm chỉnh, lịch sự và truyền tải thông tin chuyên nghiệp, rõ ràng và dễ hiểu cho khách hàng;
- Mời khách hàng tham gia các hội thảo pháp luật được tổ chức thường xuyên để cập nhật các thông tin mới nhất về pháp luật và tạo dựng thêm mối quan hệ thân thiết;
- Khi cần thiết, chủ động mời khách hàng ăn uống để tạo sự thoải mái, nhưng vẫn giữ được tính chuyên nghiệp;
- Trả lời nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng để tạo sự tin tưởng và đánh giá cao từ phía khách hàng;
- Kết nối với khách hàng trên các mạng xã hội như LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter để chia sẻ thông tin pháp luật bổ ích cho khách hàng;
- Tổ chức huấn luyện cho nhân viên các kỹ năng mềm để chăm sóc khách hàng tốt hơn và tạo dựng thêm niềm tin từ phía khách hàng;
- Báo phí dịch vụ pháp lý cho khách hàng một cách rõ ràng, chi tiết và dễ hiểu cũng như đưa ra các cách tính phí linh động phù hợp với ngân sách và yêu cầu của khách hàng; và
- Tìm hiểu về tính cách, văn hóa, ngôn ngữ, v.v… của nhân viên của khách hàng để giao tiếp và làm việc phù hợp nhất có thể, tạo sự thoải mái và tin tưởng từ phía khách hàng.
7.1.8. Chọn lọc lại danh mục khách hàng
Khi mới thành lập, việc tìm kiếm khách hàng cho công ty luật của bạn có thể gặp nhiều khó khăn. Bởi vì, chưa có nhiều khách hàng biết đến bạn và công ty luật của bạn hoặc nếu như có biết đi chăng nữa thì họ cũng chưa đủ tin tưởng để giao phó các công việc pháp lý quan trọng của họ cho công ty luật của bạn. Vì vậy, nếu may mắn có được bất kỳ khách hàng nào, dù là cá nhân hay tổ chức, hay bất kỳ công việc pháp lý nào, ví dụ như hình sự, dân sự, thương mại, tư vấn, chạy dịch vụ hay tranh tụng, thì bạn nên nhận làm mà không được kén chọn.
Tuy nhiên, sau một thời gian phát triển, thường là từ 03 – 04 năm sau khi thành lập, công ty luật của bạn cần phải dần dần tập trung vào chuyên môn hóa trong một vài lĩnh vực pháp luật đặc thù nào đó. Điều này giúp giảm thiểu thời gian và công sức của nhân viên cho những công việc pháp lý có phí dịch vụ quá thấp. Đồng thời, giúp công ty không mất quá nhiều tài nguyên cho những công việc pháp lý không phù hợp với các lĩnh vực chuyên môn thế mạnh của mình hoặc không có liên quan gì nhiều đến pháp luật.
Việc chọn lọc lại danh mục khách hàng nên được thực hiện một cách thường xuyên theo chu kỳ khoảng từ 03 đến 04 năm một lần đồng thời với việc xác định lại vị trí hiện tại và định hướng phát triển kinh doanh của công ty luật của bạn cho những năm tiếp theo. Việc này giúp công ty tập trung vào các lĩnh vực pháp luật mà công ty có thế mạnh và giúp nâng cao chất lượng dịch vụ pháp lý cho khách hàng. Hơn nữa, việc chọn lọc lại danh mục khách hàng cũng giúp cho công ty luật của bạn tìm ra các khách hàng tiềm năng và tiếp cận được với những khách hàng thực sự cần đến dịch vụ của công ty luật.
Để đảm bảo chất lượng dịch vụ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, việc lựa chọn danh mục khách hàng phù hợp là rất quan trọng và cần được thực hiện một cách khéo léo và chuyên nghiệp. Nếu có những yêu cầu công việc pháp lý của khách hàng không nằm trong lĩnh vực hoạt động của công ty luật của bạn, chúng ta nên tìm cách từ chối một cách tế nhị và tôn trọng. Trong trường hợp khách hàng thiếu chuyên nghiệp hoặc có những hành vi không tương thích với đạo đức nghề nghiệp, công ty luật của bạn cần thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng, tránh làm tổn thương quan hệ giữa hai bên.
Việc từ chối khách hàng cũng cần được thực hiện đúng cách để tránh mất mối quan hệ với họ. Nếu cần thiết, công ty luật của bạn có thể thông báo cho khách hàng về chi phí dịch vụ pháp lý cao hơn để khách hàng có thể tự đánh giá và quyết định. Điều này cũng giúp công ty giữ được mối quan hệ tối thiểu với khách hàng và nếu khả năng tài chính của họ cải thiện, họ có thể trở lại hoặc giới thiệu những khách hàng mới phù hợp hơn cho công ty luật của bạn.
7.1.9. Chuẩn hóa thuật ngữ pháp lý
Các công ty luật đóng vai trò quan trọng trong hệ thống pháp lý của bất kỳ quốc gia nào, và Việt Nam cũng không phải là ngoại lệ. Tuy nhiên, việc sử dụng các thuật ngữ pháp lý khó hiểu và rườm rà có thể khiến cho văn bản pháp lý trở nên khó đọc và hiểu. Điều này không chỉ gây khó khăn cho các bên liên quan mà còn ảnh hưởng đến tính chính xác và hiệu quả của các thông tin trong văn bản, gây ra nhầm lẫn và cản trở quá trình truyền đạt thông tin giữa các cơ quan nhà nước và công chúng.
Vì vậy, một trong những thách thức quan trọng đối với công ty luật của bạn khi đã phát triển ổn định là chuẩn hóa các thuật ngữ pháp lý thường dùng của mình để giảm bớt rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí hoạt động. Bằng cách giảm thiểu sự rườm rà và khó hiểu của các thuật ngữ, công ty luật của bạn có thể tạo ra các văn bản pháp lý dễ đọc và hiểu hơn cho các bên liên quan, tăng tính chính xác và hiệu quả của thông tin trong văn bản và giảm thiểu sự nhầm lẫn và cản trở trong quá trình truyền đạt thông tin. Điều này có thể tạo ra sự tin tưởng và lòng tin từ phía khách hàng và cơ quan nhà nước, giúp công ty luật của bạn phát triển và mở rộng hơn trong tương lai.
- Lợi ích của việc chuẩn hóa
Dưới đây là liệt kê những lợi ích của việc chuẩn hóa các thuật ngữ pháp lý trong công ty luật của bạn:
- Đầu tiên, việc chuẩn hóa các thuật ngữ pháp lý giúp cho các văn bản pháp lý trở nên dễ đọc hơn và dễ hiểu hơn cũng như đảm bảo tính chính xác của các thông tin trong văn bản. Điều này không chỉ giúp những người không phải là chuyên gia trong lĩnh vực pháp lý hiểu được nội dung của văn bản mà còn giúp các chuyên gia trong lĩnh vực này tiết kiệm được thời gian trong việc giải thích các thuật ngữ pháp lý;
- Thứ hai, điều này giúp công ty luật của bạn tăng tính nhất quán trong việc sử dụng các thuật ngữ pháp lý trong công việc, giúp cho việc giao tiếp nội bộ và với bên ngoài trở nên dễ dàng hơn. Điều này giảm bớt sự nhầm lẫn hoặc sai lệch trong truyền đạt thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình trao đổi thông tin giữa các bên liên quan;
- Thứ ba, điều này không chỉ tạo ra sự đồng nhất và chuẩn mực trong việc sử dụng thuật ngữ mà còn giúp công ty luật của bạn nâng cao tính chuyên nghiệp và uy tín của mình trong cộng đồng. Việc sử dụng các thuật ngữ pháp lý đúng và chuẩn xác trong các văn bản pháp lý giúp công ty luật của bạn xây dựng được niềm tin và lòng tin cậy từ khách hàng, đồng nghiệp và đối tác. Đây là yếu tố then chốt giúp công ty luật của bạn tạo ra sự cạnh tranh vượt trội trên thị trường. Các văn bản pháp lý đúng cách cũng góp phần giúp cho công ty luật của bạn dễ dàng diễn giải và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả;
- Thứ tư, điều này giúp công ty luật của bạn tối ưu hóa quy trình làm việc để tăng hiệu quả làm việc, tiết kiệm được thời gian và giảm thiểu chi phí lao động;
- Thứ năm, việc này còn mang lại lợi ích rất lớn cho các khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty luật của bạn. Khi các văn bản pháp lý được sử dụng các thuật ngữ pháp lý đúng và chuẩn xác, khách hàng sẽ hiểu rõ hơn về các quy định pháp lý mà họ đang phải đối mặt. Điều này giúp khách hàng tự tin hơn trong quá trình giải quyết các vấn đề pháp lý và tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có;
- Thứ sáu, việc này giúp các bên liên quan trong một thỏa thuận hay hợp đồng có thể hiểu rõ hơn về các điều khoản và điều kiện mà mình đang cam kết, giúp tránh được những hiểu lầm không đáng có và đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong các thỏa thuận pháp lý; và
- Sau cùng, việc tiêu chuẩn hóa các thuật ngữ pháp lý còn đóng góp vào sự phát triển của ngành công nghiệp pháp lý và của đất nước, giúp ngành công nghiệp pháp lý trở nên chuẩn mực hơn và tăng tính cạnh tranh của các công ty luật trên thị trường. Khi ngành pháp lý trở nên chuyên nghiệp hơn, Việt Nam sẽ thu hút được nhiều hơn các đầu tư nước ngoài và tăng cường tính cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Điều này góp phần đưa đất nước phát triển bền vững và gia tăng địa vị pháp lý của Việt Nam trên trường quốc tế.
- Các phương pháp chuẩn hóa
Để đảm bảo tính chuẩn xác và thống nhất trong việc sử dụng các thuật ngữ pháp lý, công ty luật của bạn có thể áp dụng lần lượt hay đồng thời nhiều phương pháp khác nhau như sau:
- Thứ nhất, công ty luật của bạn sẽ tham khảo và sử dụng có chọn lọc các từ điển pháp lý hoặc cơ sở dữ liệu thuật ngữ pháp lý đã có sẵn trên thị trường. Điều này giúp công ty tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quá trình tra cứu thuật ngữ;
- Thứ hai, công ty luật của bạn sẽ tham khảo và sử dụng có chọn lọc các thuật ngữ pháp lý trong các văn bản pháp lý được các cơ quan Nhà nước ban hành tại từng thời điểm;
- Thứ ba, công ty luật của bạn sẽ tham khảo các thuật ngữ pháp lý có trong các sách chuyên ngành pháp lý. Bạn sẽ có thể tìm thấy nhiều kiến thức hữu ích về các thuật ngữ pháp lý trong các tài liệu này;
- Thứ tư, nếu gặp phải các thuật ngữ pháp lý mới chưa từng được sử dụng ở Việt Nam, công ty luật của bạn hãy tìm hiểu ý nghĩa của chúng thông qua các văn bản pháp lý của nước ngoài hay các sách luật ngoại văn, sau đó bạn sẽ dịch sang tiếng Việt sao cho ngắn gọn và sát nghĩa nhất có thể. Điều này sẽ giúp công ty mở rộng vốn từ vựng pháp lý và đáp ứng được nhu cầu sử dụng thuật ngữ pháp lý trong các văn bản pháp lý quốc tế; và
- Sau cùng, công ty luật của bạn sẽ đưa các thuật ngữ pháp lý được chuẩn hóa vào trong sổ tay nhân viên cũng như tổ chức các khóa đào tạo và hội thảo nội bộ để đào tạo nhân viên và đảm bảo rằng tất cả nhân viên trong công ty đều sử dụng các thuật ngữ pháp lý đồng nhất và chuẩn xác. Điều này vừa giúp nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên cũng như đảm bảo tính chuyên nghiệp và uy tín của công ty luật của bạn.
Tuy nhiên, bạn cần nhớ rằng việc chuẩn hóa các thuật ngữ pháp lý không thể làm chỉ một lần rồi thôi. Công ty luật của bạn cần thường xuyên cập nhật và điều chỉnh các thuật ngữ pháp lý này theo thời gian để phù hợp với quy định của pháp luật tại từng thời điểm cũng như sẽ sử dụng những thuật ngữ pháp lý đó phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
Tóm lại, việc chuẩn hóa các thuật ngữ pháp lý là một việc quan trọng đối với các công ty luật của bạn, đóng góp vào tính chuyên nghiệp và uy tín của công ty, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của các văn bản pháp lý, cũng như tạo ra một tiêu chuẩn cho ngành pháp lý, giúp nó trở nên chuẩn mực hơn.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.