Xây dựng và huấn luyện nhóm xử lý khủng hoảng công ty luật như thế nào?

473

Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.

Bạn có thể gọi nhóm xử lý khủng hoảng trong công ty luật của bạn bằng một tên gọi nào đó mà bạn thích ví dụ như tổ phản ứng nhanh, đội quản lý khủng hoảng hay một cái tên nào khác có ý nghĩa đại loại như thế. Nhóm xử lý khủng hoảng cần được thành lập trước khi vụ việc khủng hoảng xảy ra và thường bao gồm những người ở các bộ phận khác nhau có liên quan đến việc xử lý khủng hoảng, trong đó tối thiểu phải có ít nhất ba người bao gồm: trưởng bộ phận nhân sự, vì khủng hoảng chắc chắn sẽ có liên quan đến nhân viên hay tinh thần làm việc của họ, trưởng bộ phận truyền thông hoặc là bạn – luật sư điều hành – là người sẽ truyền tải thông điệp của công ty luật của bạn ra bên ngoài và đến các phương tiện truyền thông và mạng xã hội với tư cách là người đại diện theo pháp luật của công ty luật của bạn.

Nếu công ty luật của bạn có quy mô nhỏ thì chỉ cần một trưởng bộ phận nhân sự và bạn với tư cách là người đại diện theo pháp luật kiêm người phát ngôn kiêm luật sư phụ trách tuân thủ nội bộ là đủ. Nếu vấn đề khủng hoảng có liên quan đến tài chính hay công nghệ thông tin thì có thể mời thêm kế toán trưởng và trưởng bộ phận công nghệ thông tin, nếu có, vào nhóm. Ngoài ra, khi xảy ra vụ việc khủng hoảng thì công ty luật của bạn nhiều lúc phải mời thêm chuyên gia tư vấn ở bên ngoài vào hỗ trợ nếu vấn đề khủng hoảng cần có người có chuyên môn trong một lĩnh vực đặc thù nào đó.

12.8.5. Xây dựng kế hoạch ứng phó

Nhóm xử lý khủng hoảng sẽ cùng nhau xây dựng kế hoạch quản lý khủng hoảng cho từng loại khủng hoảng khác nhau và thường xuyên tổ chức các buổi huấn luyện định kỳ để các thành viên trong nhóm tập luyện cách thức phối hợp nhịp nhàng, cung cấp cho nhau một cách đầy đủ và kịp thời các thông tin có liên quan, chia sẻ trách nhiệm qua lại và thống nhất hành động với nhau một cách nhanh chóng. Những thành viên của nhóm cần nắm vững kiến thức, thủ tục và quy trình thực hiện xử lý khủng hoảng để có thể triển khai hành động ngay khi cần thiết.

Nhóm xử lý khủng hoảng cũng cần được tạo điều kiện để liên tục làm việc như một bộ phận liên ngành trong phạm vi công ty luật của bạn. Khi có xảy ra vụ việc khủng hoảng, nhóm xử lý khủng hoảng sẽ lập tức rà soát để tập hợp và đưa ra một bức tranh toàn cảnh về thị trường, khách hàng, truyền thông và thương hiệu của công ty luật của bạn. Từ đó, chiến lược truyền thông và tái xây dựng hình ảnh sẽ có tính liên kết, hạn chế vấn đề rời rạc trong chuỗi hành động của công ty luật của bạn trước khủng hoảng.

12.8.6. Đào tạo năng lực nhân sự

Những người tham gia kế hoạch xử lý khủng hoảng trong công ty luật của bạn cần phải được đào tạo về vai trò của họ thông qua các cuộc họp và các buổi thuyết trình, hoặc mời các chuyên gia có kinh nghiệm từ bên ngoài vào trò chuyện, trao đổi với các nhân viên trong công ty luật của bạn về cách thức triển khai công việc của họ trong quá trình xảy ra vụ việc khủng hoảng.

Đối với những nhân viên không đóng vai trò quan trọng trong giải quyết khủng hoảng nhưng bị ảnh hưởng bởi vụ việc khủng hoảng thì vẫn nên được công ty luật của bạn huy động tham gia vào việc giám sát vụ việc khủng hoảng. Bạn biết không, những nhân viên trong công ty luật của bạn nói chung là những đối tượng dễ bị tác động nhất trong khủng hoảng do họ thiếu sự chuẩn bị và đào tạo bài bản.

12.8.7. Đánh giá và cập nhật kế hoạch thường xuyên và khi cần thiết

Khi công ty luật của bạn phát triển, sẽ có nhiều thay đổi xảy ra ví dụ như số lượng nhân viên tăng thêm, mở thêm các văn phòng mới tại các tỉnh, thành phố khác, hay thậm chí là cả ở các quốc gia khác hay thay đổi cấu trúc hoạt động của công ty luật của bạn. Đây chính là các cột mốc thời gian mà công ty luật của bạn cần phải xem xét lại và cập nhật bản kế hoạch xử lý khủng hoảng để đảm bảo rằng công ty luật của bạn luôn ở trong trạng thái chủ động và sẳn sàng ứng phó với vụ việc khủng hoảng.

Nếu công ty luật của bạn đã từng trải qua các vụ việc khủng hoảng thì ban quản trị của công ty luật của bạn cần phân tích kết quả của kế hoạch xử lý khủng hoảng để xác định liệu xem quy trình đó đã đủ khả năng kéo công ty luật của bạn ra khỏi tình thế khó khăn do khủng hoảng hay không. Nếu chưa thì công ty luật của bạn nên cập nhật lại quy trình hoặc đổi mới hoàn toàn quy trình đó.

Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.