Xây dựng kế hoạch xử lý khủng hoảng cho luật sư và công ty luật như thế nào?

698

Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.

Cách tốt nhất để chuẩn bị cho công ty luật của bạn khả năng đối phó với những khủng hoảng ngoài ý muốn chính là xây dựng một kế hoạch xử lý khủng hoảng, nắm vững các giai đoạn của khủng hoảng và đảm bảo các nhân sự quản lý chủ chốt trong công ty luật của bạn có đủ kiến thức cần thiết trong việc quản lý và đồng lòng cùng nhau vượt qua khủng hoảng.

Theo đó, kế hoạch xử lý khủng hoảng là quy trình được xây dựng từ trước để công ty luật của bạn chủ động hơn trong xử lý một sự cố ngoài ý muốn nào đó. Kế hoạch quản lý truyền thông của công ty luật của bạn cũng nên được hoàn thành trước khi khủng hoảng xảy ra để cho công ty luật của bạn không bị lúng túng và có thể chủ động hơn trong việc khắc phục sự cố bất ngờ.

12.8.1. Nhận diện các loại khủng hoảng

Như đã trình bày ở trên, kế hoạch xử lý khủng hoảng phải nhận diện được các loại khủng hoảng. Theo đó, một vụ việc khủng hoảng với công ty luật của bạn có thể phát sinh dưới nhiều hình thức khác nhau. Đó có thể là bất kỳ điều gì mà được xem là có khả năng đe dọa đến tài sản hay con người, làm gián đoạn hoạt động cung cấp dịch vụ pháp lý của công ty luật của bạn, làm tổn hại đến uy tín của các luật sư thành viên hay làm ảnh hưởng đến danh tiếng của công ty luật hoặc làm tổn hại đến doanh thu và lợi nhuận của công ty luật của bạn.

Điều đầu tiên bạn cần làm khi xây dựng kế hoạch quản lý khủng hoảng là nhận diện tất cả các loại khủng hoảng mà có khả năng xảy ra với công ty luật của bạn. Ngoài các khủng hoảng phổ biến đã được liệt kê tại Mục 12.2 của chương này. Dưới đây là một số loại khủng hoảng cụ thể mà công ty luật của bạn thường gặp nhất để bạn chuẩn bị.

 Khủng hoảng do tác nhân từ bên ngoài

  • Tình hình thiên tai, dịch bệnh ví dụ như dịch bệnh Covid-19 làm gián đoạn tạm thời hoạt động của công ty luật của bạn;
  • Hệ thống email và máy chủ của công ty luật của bạn bị virus tấn công làm mất thông tin mật của khách hàng và có nguy cơ thông tin mật bị rò rỉ ra bên ngoài và công ty luật phải đối mặt với rủi ro bồi thường thiệt hại cho khách hàng;
  • Công ty luật của bạn bị các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thanh tra và xử lý những sai phạm nghiêm trọng trong các lĩnh vực như thuế, sở hữu trí tuệ, v.v…;
  • Công ty luật của bạn bị các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền điều tra và truy tố các hành vi vi phạm pháp luật ví dụ như can phạm hay đồng phạm với khách hàng đối với các hành vi hối lộ, rửa tiền, trốn thuế;
  • Công ty luật của bạn bị nhân viên hay khách hàng nói xấu, bôi nhọ hay làm nhục trên các phương tiện truyền thông và mạng xã hội;
  • Nhân viên hay các luật sư thành viên của công ty luật của bạn bị các bên thứ ba bên ngoài có hành vi hù dọa hay đe dọa sử dụng vũ lực;
  • Công ty luật của bạn thường xuyên nhận được email rác với nội dung xuyên tạc, bôi nhọ, xúc phạm mà không biết đích xác ai là người thực hiện;
  • Luật sư cao cấp đóng vai trò then chốt trong công ty luật của bạn ví dụ như luật sư điều hành, luật sư sáng lập hay chính công ty luật của bạn bị các đối thủ cạnh tranh, khách hàng hay bên thứ ba khởi kiện vì nghi ngờ có hành vi vi phạm pháp luật ví dụ như cạnh tranh không lành mạnh, vi phạm hợp đồng dịch vụ pháp lý, vi phạm đạo đức luật sư, v.v…

 Khủng hoảng do tác nhân từ bên trong

  • Nhân viên của công ty luật của bạn đình công hay lãn công dù vẫn đến nơi làm việc để đòi hỏi thêm quyền và phúc lợi lao động ví dụ như tăng lương, thưởng;
  • Luật sư cao cấp đóng vai trò then chốt trong công ty luật của bạn bị tố cáo lạm dụng tình dục với nhân viên cấp dưới;
  • Luật sư cao cấp đóng vai trò then chốt trong công ty luật chết đột ngột hay bị tai nạn gây thương tật vĩnh viễn làm cho họ không thể tiếp tục hành nghề luật sư;
  • Luật sư cao cấp đóng vai trò then chốt của công ty luật của bạn tự ý nghỉ việc hay mất tích mà không biết lý do cũng như không thể liên lạc được trong một khoảng thời gian dài;
  • Luật sư cao cấp đóng vai trò then chốt trong công ty luật của bạn bị rút giấy phép hành nghề luật sư và bị gạch tên khỏi đoàn luật sư địa phương vì vi phạm nghiêm trọng những việc luật sư không được làm khi hành nghề luật sư và bị đoàn luật sư kỷ luật;
  • Nhiều nhân viên chủ chốt trong công ty luật của bạn xin nghỉ việc cùng một lúc làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc thực hiện công việc pháp lý của khách hàng;
  • Tranh chấp nội bộ giữa các luật sư thành viên trong công ty luật của bạn mà làm cho việc quản lý, điều hành công ty luật của bạn bị ngưng trệ và công ty luật của bạn có nhiều khả năng sẽ bị chia tách;
  • Công ty luật của bạn bị mất nhiều khách hàng lớn dẫn đến doanh thu bị suy giảm đột ngột gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền và việc chi trả chi phí hoạt động;
  • Công ty luật của bạn bị sáp nhập hay hợp nhất vào một hay nhiều công ty luật khác và vì thế buộc phải cơ cấu lại tổ chức, cơ cấu lại lao động làm ảnh hưởng đến công ăn việc làm của nhân viên cũng như làm cho nhân viên lo lắng và bị kích động; và
  • Công ty luật của bạn bị một số nhân viên mà công ty luật của bạn sa thải hay đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động kiện ra tòa gây chú ý đến các kênh truyền thông và mạng xã hội.

12.8.2. Ước tính tác động của khủng hoảng lên công ty luật

Bạn cần phải xác định một cách cụ thể tác động của mỗi loại khủng hoảng nêu trên đối với công ty luật của bạn, nhân viên và khách hàng của công ty luật của bạn. Điển hình như việc công ty luật của bạn bị mất doanh thu, khách hàng không hài lòng và thiếu tin tưởng vào công ty luật của bạn, công ty luật của bạn bị bôi nhọ danh tiếng, chi phí cần thiết tăng cao để khắc phục sự cố, suy giảm sự trung thành của khách hàng đối với thương hiệu của công ty luật của bạn.

Bằng cách ước chừng những tác động tiêu cực mà khủng hoảng có thể gây ra cho công ty luật của mình, bạn sẽ có góc nhìn đa chiều về ảnh hưởng của một tình huống bất lợi nào đó đối với công ty luật của bạn, để rồi từ đó bạn sẽ chuẩn bị sẵn sàng các phương cách đối phó cho khủng hoảng đó. Đánh giá càng chính xác bao nhiêu thì sẽ càng giúp cho công ty luật của bạn xác định được các hành động cần thiết phải thực hiện để giải quyết khủng hoảng tốt hơn.

12.8.3. Tìm mô hình hành động phù hợp để giải quyết khủng hoảng

Để xác định mô hình hành động phù hợp nhất cho công ty luật của bạn để xử lý các tình huống khủng hoảng, hãy xem xét các phương pháp quản lý khủng hoảng phổ biến nhất hiện nay dưới đây mà công ty luật của bạn có thể thực hiện:

 Quản lý khủng hoảng ứng phó

Phương pháp này được sử dụng khi công ty luật của bạn đã được chuẩn bị trước đối với những tình huống khủng hoảng cụ thể mà công ty luật của bạn có thể triển khai xử lý vào bất kỳ lúc nào. Công ty luật của bạn sẽ xây dựng chiến lược xử lý khủng hoảng để có thể sẵn sàng xử lý tất cả mọi vấn đề, kể cả những sự việc không lường trước.

Ví dụ, công ty luật của bạn sẽ xây dựng sẵn quy trình cụ thể để chủ động xử lý những khủng hoảng tài chính hoặc khủng hoảng tổ chức một cách nhanh chóng và kịp thời. Các kế hoạch xử lý khủng hoảng đó cũng sẽ được thông báo một cách chi tiết cho nhân viên và các bên có liên quan khác.

 Quản lý khủng hoảng chủ động

Đây chính là lúc công ty luật của bạn có thể dự đoán được một loại khủng hoảng nào đó sẽ xảy ra và chủ động chuẩn bị ứng phó với nó.

Ví dụ, ban quản trị của công ty luật của bạn đã nhìn thấy việc giãn cách xã hội do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19 chắc chắn sẽ xảy ra không sớm thì muộn vì số lượng ca nhiễm theo thống kê tăng cao mỗi ngày và đã họp bàn và đề ra kế hoạch ứng phó chi tiết và cụ thể ở nhiều cấp độ dịch khác nhau cũng như cho diễn tập thực hiện kế hoạch xử lý khủng hoảng trong nội bộ từ sớm.

 Quản lý khủng hoảng phục hồi

Trường hợp này xảy ra khi công ty luật của bạn phải xử lý hệ quả của một vụ việc khủng hoảng nào đó mà ban quản trị không tài nào ứng phó kịp thời vì nó xảy ra quá nhanh và bất ngờ, ví dụ như khủng hoảng về công nghệ. Nếu một phần mềm quản lý hoạt động kinh doanh của công ty luật của bạn bất ngờ bị sự cố mà làm cho mọi người trong công ty luật của bạn không thể truy cập vào được và vì thế đã làm mất hết thông tin khách hàng trong đó thì nó sẽ có tác động tiêu cực với không chỉ khách hàng mà còn với tất cả nhân viên của công ty luật của bạn.

Khi xác định được tất cả các loại khủng hoảng mà công ty luật của bạn có thể gặp phải, ban quản trị của công ty luật của bạn có thể phát triển một kế hoạch kinh doanh hậu khủng hoảng. Việc phân tích kỹ lưỡng như vậy cũng giúp công ty luật của bạn có thể xác định được tất cả các khía cạnh của các cuộc khủng hoảng ở mức độ cụ thể và chi tiết.

Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.