Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.
…………………
Vì vậy, hãy chuẩn bị sẵn sàng cho bất kỳ tình huống khẩn cấp nào bằng cách xây dựng kế hoạch xử lý khủng hoảng chi tiết và giữ cho công ty luật của bạn luôn đứng vững trước bất kỳ thử thách nào.
12.8. Xây dựng kế hoạch xử lý khủng hoảng gồm những gì?
Để đảm bảo khả năng đối phó với những tình huống khẩn cấp ngoài ý muốn, việc xây dựng một kế hoạch xử lý khủng hoảng là điều cần thiết đối với công ty luật của bạn. Kế hoạch này cần bao gồm các giai đoạn khác nhau để giúp công ty luật của bạn có thể chủ động và hiệu quả trong việc xử lý các tình huống khẩn cấp.
Ngoài ra, việc đảm bảo các nhân sự quản lý chủ chốt trong công ty luật của bạn được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng quản lý khủng hoảng cũng rất quan trọng. Điều này có thể được đạt được thông qua các buổi đào tạo, các tài liệu hướng dẫn và các bài tập thực hành để giúp nhân sự của bạn trở nên tự tin và sẵn sàng để đối phó với bất kỳ tình huống khẩn cấp nào.
12.8.1. Nhận diện các loại khủng hoảng
Như đã trình bày ở trên, để chuẩn bị cho khả năng đối phó với các khủng hoảng ngoài ý muốn, kế hoạch xử lý khủng hoảng cần phải nhận diện được các loại khủng hoảng có thể xảy ra. Một sự cố khủng hoảng với công ty luật của bạn có thể xảy ra dưới nhiều hình thức khác nhau, đặc biệt là khi nó có khả năng gây nguy hiểm cho tài sản và con người, làm gián đoạn hoạt động cung cấp dịch vụ pháp lý của công ty, làm tổn hại đến uy tín của các luật sư thành viên, ảnh hưởng đến danh tiếng hoặc làm tổn hại đến doanh thu và lợi nhuận của công ty.
Vì vậy, việc đầu tiên cần làm khi xây dựng kế hoạch quản lý khủng hoảng là nhận diện tất cả các loại khủng hoảng có thể xảy ra với công ty luật của bạn. Ngoài các khủng hoảng phổ biến đã được liệt kê tại Mục 12.2 của chương này, dưới đây là một số loại khủng hoảng cụ thể mà công ty luật của bạn thường gặp phải để bạn có thể chuẩn bị tốt hơn.
Khủng hoảng do tác nhân từ bên ngoài
Để xây dựng một kế hoạch quản lý khủng hoảng hiệu quả, công ty luật của bạn cần nhận diện và chuẩn bị cho các loại khủng hoảng khác nhau mà có thể xảy ra. Ví dụ:
- Trong tình huống thiên tai hoặc dịch bệnh như Covid-19, công ty luật của bạn có thể tạm ngừng hoạt động trong một thời gian, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động cung cấp dịch vụ pháp lý;
- Hệ thống email và máy chủ của công ty luật của bạn cũng có thể bị tấn công virus, khiến thông tin mật của khách hàng bị mất hoặc rò rỉ ra bên ngoài. Điều này có thể dẫn đến rủi ro bồi thường thiệt hại cho khách hàng, đe dọa uy tín và danh tiếng của công ty;
- Nếu công ty của bạn vi phạm các quy định pháp luật, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền có thể thanh tra và xử lý những sai phạm nghiêm trọng trong các lĩnh vực như thuế, sở hữu trí tuệ, v.v… Điều này có thể gây tổn thất lớn cho công ty và khách hàng;
- Các hành vi vi phạm pháp luật như hối lộ, rửa tiền, trốn thuế có thể khiến cho công ty luật của bạn bị cơ quan Nhà nước điều tra và truy tố, gây thiệt hại đến danh tiếng của công ty.
- Công ty luật của bạn có thể bị bôi nhọ, làm nhục trên các phương tiện truyền thông và mạng xã hội bởi nhân viên hay khách hàng. Nếu như nhân viên hoặc các luật sư thành viên của công ty bị các bên thứ ba có hành vi hù dọa hay đe dọa sử dụng vũ lực, thì công ty cũng đối mặt với rủi ro an ninh.
- Công ty luật của bạn có thể thường xuyên nhận được email rác với nội dung xuyên tạc, bôi nhọ, xúc phạm, gây ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng của công ty.
- Các luật sư cao cấp đóng vai trò then chốt trong công ty luật của bạn và họ có thể bị các đối thủ cạnh tranh, khách hàng hoặc bên thứ ba khởi kiện vì nghi ngờ có hành vi vi phạm pháp luật ví dụ như cạnh tranh không lành mạnh, vi phạm hợp đồng dịch vụ pháp lý, vi phạm đạo đức luật sư, v.v…
Khủng hoảng do tác nhân từ bên trong
- Nhân viên công ty luật của bạn đình công hoặc lãnh công để đòi thêm quyền và phúc lợi lao động như tăng lương và thưởng và điều này làm ảnh hưởng đến hoạt động của công ty và có thể dẫn đến mất khách hàng;
- Luật sư cao cấp đóng vai trò quan trọng trong công ty luật của bạn bị tố cáo lạm dụng tình dục với nhân viên cấp dưới, dẫn đến uy tín và danh tiếng của công ty bị hủy hoại;
- Luật sư cao cấp đóng vai trò quan trọng trong công ty luật chết đột ngột hoặc gặp tai nạn gây thương tật vĩnh viễn, khiến họ không thể tiếp tục hành nghề luật sư. Điều này sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của công ty;
- Luật sư cao cấp đóng vai trò quan trọng trong công ty luật của bạn bỗng dưng nghỉ việc hoặc mất tích, không biết lý do cũng như không thể liên lạc được trong một khoảng thời gian dài, khiến công ty không thể tiếp tục hoạt động một cách bình thường;
- Luật sư cao cấp đóng vai trò quan trọng trong công ty luật của bạn bị rút giấy phép hành nghề và bị gạch tên khỏi đoàn luật sư địa phương vì vi phạm nghiêm trọng các quy định khi hành nghề, gây ảnh hưởng đến danh tiếng và uy tín của công ty;
- Nhiều nhân viên chủ chốt trong công ty luật của bạn cùng lúc xin nghỉ việc, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc thực hiện các công việc pháp lý của khách hàng;
- Tranh chấp nội bộ giữa các luật sư thành viên trong công ty luật của bạn dẫn đến ngưng trệ quản lý và điều hành công ty, và có thể dẫn đến việc chia tách công ty;
- Công ty luật của bạn mất nhiều khách hàng lớn dẫn đến doanh thu giảm đột ngột, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền và khả năng chi trả chi phí hoạt động của công ty;
- Công ty luật của bạn đã bị sáp nhập hoặc hợp nhất với một hoặc nhiều công ty luật khác, dẫn đến việc phải cơ cấu lại tổ chức và lao động, ảnh hưởng đến công việc của nhân viên và khiến họ lo lắng và bất an;
- Việc sa thải hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với nhân cũng có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Các nhân viên bị sa thải sẽ mất việc làm và đối mặt với nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm việc làm mới. Những người bị đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động có thể đưa vụ việc ra tòa, tạo ra sự chú ý và ảnh hưởng đến uy tín và danh tiếng của công ty luật của bạn trên các phương tiện truyền thông và mạng xã hội.
12.8.2. Ước tính tác động của khủng hoảng lên công ty luật
Bạn cần phải xác định một cách cụ thể tác động của mỗi loại khủng hoảng nêu trên đối với công ty luật của bạn, nhân viên và khách hàng của công ty. Điển hình, công ty luật của bạn có thể bị mất doanh thu, khách hàng không hài lòng và mất niềm tin vào công ty, danh tiếng công ty bị bôi nhọ, chi phí để khắc phục sự cố tăng cao và sự trung thành của khách hàng đối với thương hiệu của công ty luật của bạn giảm sút.
Bằng cách đánh giá ước chừng những tác động tiêu cực mà khủng hoảng có thể gây ra cho công ty luật của bạn, bạn sẽ có góc nhìn đa chiều về ảnh hưởng của một tình huống bất lợi đối với công ty. Từ đó, bạn có thể chuẩn bị sẵn sàng các phương cách đối phó với khủng hoảng đó. Đánh giá càng chính xác, bạn sẽ càng giúp công ty luật của mình xác định được các hành động cần thiết để giải quyết khủng hoảng tốt hơn.
12.8.3. Tìm mô hình hành động phù hợp để giải quyết khủng hoảng
Để tìm ra mô hình hành động tối ưu nhất để giải quyết các tình huống khủng hoảng cho công ty luật của bạn, hãy xem xét những phương pháp quản lý khủng hoảng phổ biến nhất hiện nay sau đây:
Quản lý khủng hoảng ứng phó
Phương pháp này được sử dụng khi công ty luật của bạn đã chuẩn bị trước đối với các tình huống khủng hoảng cụ thể mà có thể xảy ra bất kỳ lúc nào. Bằng cách xây dựng chiến lược xử lý khủng hoảng, công ty luật của bạn sẽ sẵn sàng để đối phó với mọi vấn đề, kể cả những sự cố không lường trước.
Ví dụ, công ty luật của bạn có thể xây dựng sẵn các quy trình cụ thể để xử lý nhanh chóng và kịp thời các tình huống khủng hoảng tài chính hoặc tổ chức. Các kế hoạch xử lý khủng hoảng này sẽ được thông báo chi tiết cho nhân viên và các bên liên quan khác để đảm bảo mọi người đều có kiến thức và kỹ năng cần thiết để đối phó với tình huống bất lợi.
Quản lý khủng hoảng chủ động
Đây là thời điểm công ty luật của bạn có thể dự đoán một loại khủng hoảng nào đó sẽ xảy ra và chuẩn bị sẵn sàng ứng phó với nó.
Ví dụ, ban quản trị công ty luật của bạn đã nhận thấy rằng giãn cách xã hội do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 sẽ xảy ra trong tương lai gần vì số lượng ca nhiễm đang tăng cao mỗi ngày. Vì vậy, họ đã tổ chức một cuộc họp để đề ra kế hoạch ứng phó chi tiết và cụ thể ở nhiều cấp độ khác nhau để đối phó với khủng hoảng này. Ngoài ra, công ty cũng có thể thực hiện diễn tập để đảm bảo kế hoạch xử lý khủng hoảng được triển khai hiệu quả nhất từ sớm.
Việc sẵn sàng chuẩn bị và ứng phó với khủng hoảng không chỉ giúp công ty luật của bạn giảm thiểu thiệt hại mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và sự tin tưởng của khách hàng đối với công ty.
Quản lý khủng hoảng phục hồi
Trong trường hợp này, công ty luật của bạn đối mặt với việc xử lý hậu quả của một khủng hoảng bất ngờ mà ban quản trị không thể ứng phó kịp thời, như là khủng hoảng về công nghệ. Ví dụ, nếu một phần mềm quản lý hoạt động kinh doanh của công ty luật gặp sự cố và làm cho toàn bộ thông tin khách hàng mất đi, thì tác động của nó sẽ rất tiêu cực đến cả khách hàng và nhân viên của công ty. Tuy nhiên, khi xác định được tất cả các loại khủng hoảng có thể xảy ra, ban quản trị của công ty có thể phát triển một kế hoạch kinh doanh hậu khủng hoảng. Việc phân tích kỹ lưỡng như vậy giúp công ty luật của bạn có thể xác định các khía cạnh cụ thể và chi tiết của các cuộc khủng hoảng. Nó cũng giúp cho ban quản trị có thể chuẩn bị trước và ứng phó nhanh chóng khi khủng hoảng xảy ra, đảm bảo rằng công ty luật của bạn sẽ không bị gián đoạn quá nhiều và sẽ có thể phục hồi nhanh chóng.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.
