Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.
……………………
5.8.1. Mua sắm trang thiết bị văn phòng
Máy tính làm việc
Nếu bạn có nguồn tài chính dồi dào, đầu tư cho việc trang bị máy tính xách tay cho nhân viên của công ty luật của bạn sẽ là một sự lựa chọn thông minh. Điều này sẽ giúp nhân viên có thể làm việc linh hoạt hơn và tiện lợi hơn, đặc biệt khi họ phải làm việc ở nhà vào buổi tối hoặc cuối tuần, hoặc phải đi gặp khách hàng bên ngoài. Bằng cách này, họ sẽ không phải dùng các thiết bị lưu trữ bên ngoài như USB để truyền tải tài liệu giữa máy tính cá nhân và máy tính để bàn ở văn phòng.
Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn cho hệ thống máy chủ của công ty luật của bạn, bạn nên hạn chế việc kết nối giữa hệ thống máy tính ở văn phòng và máy tính cá nhân của nhân viên tại nhà, nhằm tránh lây nhiễm phần mềm độc hại và virus vào hệ thống. Máy tính để bàn cũng có thể là một lựa chọn phù hợp đối với những nhân viên ít có nhu cầu làm việc ngoài văn phòng, chẳng hạn như kế toán hay nhân viên hành chính. Trong khi đó, máy tính xách tay sẽ là một lựa chọn tốt cho những nhân viên thực hiện các công việc pháp lý của khách hàng.
Với việc sử dụng máy tính xách tay, công ty luật của bạn sẽ mang lại sự tiện lợi cho nhân viên, giúp họ làm việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời, việc trang bị máy tính xách tay cũng là một đầu tư cần thiết giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc của công ty. Vì vậy, hãy cân nhắc kỹ trước khi đưa ra quyết định.
Máy in
Máy in là một thiết bị văn phòng cần thiết không thể thiếu trong công việc pháp lý của khách hàng. Vì vậy, khi thành lập công ty luật của bạn, một trong những ưu tiên hàng đầu là mua sắm một chiếc máy in chất lượng cao, vì máy in cũng phần nào tạo nên bộ mặt của công ty.
Nhiều người đã so sánh việc mỗi người tự tin hơn nhờ vào trang phục của mình với việc luật sư sẽ tự tin hơn khi sản phẩm của họ, như hợp đồng, thư tư vấn,… được giao cho khách hàng với chất lượng in tốt nhất. Vì vậy, nếu tài chính cho phép, công ty luật của bạn nên mua một chiếc máy in chất lượng tốt ngay từ đầu, thay vì mua một loại máy in kết hợp nhiều chức năng.
Tuy nhiên, khi chọn máy in, bạn cần phải cân nhắc đến các yếu tố khác như tính năng, tốc độ in/phút, độ phân giải, số tờ giấy trong khay giấy, công suất máy/tháng. Kinh nghiệm cho thấy, việc sử dụng máy in kết hợp nhiều chức năng sẽ không đạt hiệu quả cao như sử dụng các thiết bị với từng chức năng riêng biệt, và thường xuyên gặp trục trặc sau một thời gian sử dụng.
Trong giai đoạn mới thành lập, nếu công ty luật của bạn chưa đủ điều kiện tài chính để mua một chiếc máy in chất lượng tốt, mua một loại máy in kết hợp nhiều chức năng sẽ là giải pháp tiết kiệm chi phí ban đầu. Tuy nhiên, cần phải cân nhắc kỹ trước khi quyết định mua máy in kết hợp nhiều chức năng.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng trong giai đoạn mới thành lập, không cần phải trang bị máy in có tính năng in màu nếu công ty luật của bạn chưa thực sự cần thiết. Việc in màu chỉ cần thiết trong một vài trường hợp như in giấy tiêu đề hay giấy mời để tăng tính thẩm mỹ và độ chuyên nghiệp. Do đó, nếu công ty luật của bạn mới thành lập và chưa có nhu cầu sử dụng in màu thường xuyên, việc mua máy in đơn sắc là hợp lý và tiết kiệm chi phí ban đầu.
Khi mua máy in, ngoài yếu tố tính năng và chất lượng, bạn cũng nên cân nhắc đến các thông số kỹ thuật khác như tốc độ in/phút, độ phân giải, số tờ giấy trong khay giấy và công suất máy/tháng. Việc lựa chọn máy in phù hợp với nhu cầu sử dụng sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện hiệu quả hơn và giảm thiểu được các phiền hà không đáng có do trục trặc máy in. Tuy nhiên, nếu có đủ điều kiện tài chính, công ty luật của bạn nên ưu tiên mua máy in có chất lượng tốt ngay từ đầu để tạo dựng được bộ mặt chuyên nghiệp và tăng tính uy tín của công ty. Trong trường hợp ngân sách hạn chế, việc sử dụng máy in kết hợp nhiều chức năng có thể là giải pháp tiết kiệm chi phí ban đầu, tuy nhiên cần lưu ý rằng hiệu quả sử dụng máy in sẽ không cao bằng các thiết bị với từng chức năng riêng biệt.
Hệ thống kiểm soát ra vào cửa
Văn phòng của công ty luật của bạn chứa đựng nhiều thông tin mật được khách hàng cung cấp trong quá trình thực hiện các công việc pháp lý, do đó việc kiểm soát người ra vào là rất quan trọng. Nếu không đảm bảo an ninh, có thể xảy ra trường hợp người lạ đột nhập vào văn phòng và lấy đi các tài liệu quan trọng, gây thiệt hại nghiêm trọng cho khách hàng và công ty.
Với hệ thống kiểm soát ra vào bằng thẻ cảm ứng, vân tay hay mật khẩu, công ty luật của bạn sẽ có một hệ thống hiện đại và toàn diện. Hệ thống này không chỉ giúp kiểm soát ra vào phòng máy chủ, phòng kế toán, phòng lưu trữ tài liệu doanh nghiệp, phòng lưu hồ sơ khách hàng và két sắt, mà còn giúp kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác, hiệu quả và tự động.
Hệ thống này hoạt động linh hoạt theo nguyên tắc kiểm tra mã số thẻ hoặc mật khẩu, hay kết hợp cả hai hình thức để đảm bảo an ninh ở hai mức bảo vệ. Dữ liệu từ đầu đọc thẻ được gắn ở lối ra vào văn phòng sẽ được truyền về trung tâm xử lý và kết nối với máy tính để phần mềm kết xuất được báo cáo về các sự kiện của những người ra vào văn phòng.
Với hệ thống kiểm soát ra vào này, công ty luật của bạn sẽ đảm bảo an ninh cho khách hàng và tăng cường sự tin tưởng của họ. Điều này sẽ giúp công ty của bạn phát triển và thu hút thêm nhiều khách hàng trong tương lai.
Máy quét tài liệu
Trong thời đại kỹ thuật số hiện nay, việc sử dụng máy tính, email doanh nghiệp và internet đã trở nên vô cùng phổ biến. Vì vậy, việc chuyển phát và lưu trữ tài liệu bằng hình ảnh đã trở nên phổ biến hơn và mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp. Điều này làm cho việc trang bị máy quét tài liệu trong văn phòng trở nên cần thiết đối với công ty luật của bạn.
Máy quét tài liệu không chỉ giúp quét tài liệu để gửi đi một cách dễ dàng mà còn là hệ thống lưu trữ tài liệu thay thế cho tài liệu giấy, mà hiện nay không còn được sử dụng nhiều như trước. Mặc dù giá của máy quét tài liệu không phải là quá rẻ, nhưng chi phí vận hành lại rất thấp, chỉ tốn tiền điện. Do đó, máy quét tài liệu là sự lựa chọn hoàn hảo cho công ty luật của bạn khi bắt đầu hoạt động.
Việc sử dụng máy quét tài liệu giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát tài liệu. Ngoài ra, tài liệu được quét có thể được lưu trữ và truy cập một cách dễ dàng từ bất kỳ đâu, giúp cho việc làm việc từ xa trở nên dễ dàng hơn.
Tóm lại, việc trang bị máy quét tài liệu không chỉ giúp cho công ty luật của bạn tiết kiệm chi phí và thời gian mà còn giúp cho công việc trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Tủ đựng hồ sơ
Như bất kỳ doanh nghiệp nào, công ty luật của bạn cũng cần phải quản lý và lưu trữ các hồ sơ, tài liệu và giấy tờ của khách hàng một cách hiệu quả và tiện lợi. Trong không gian hạn chế của văn phòng của công ty, bạn cần sắp xếp một khu vực để đặt các tủ lưu trữ cho các hồ sơ, tài liệu và giấy tờ của khách hàng. Có nhiều loại tủ lưu trữ trên thị trường với kích thước và chất liệu khác nhau, bao gồm cả gỗ và sắt. Bạn nên chọn sản phẩm phù hợp với khả năng tài chính của công ty luật của mình.
Tuy nhiên, bạn không nên mua quá nhiều tủ lưu trữ vì xu hướng hiện nay của các công ty luật là chuyển đổi sang lưu trữ số các hồ sơ, tài liệu và giấy tờ của khách hàng. Các tài liệu được số hóa này có thể được lưu trữ trên máy chủ của công ty luật của bạn. Bạn chỉ nên lưu trữ các bản gốc của các tài liệu quan trọng như giấy phép đầu tư, sổ hồng, sổ đỏ, các giấy tờ nhà đất, hồ sơ được nộp cho các cơ quan nhà nước, báo cáo, vv. trong các tủ lưu trữ. Việc mua quá nhiều tủ lưu trữ không chỉ tốn kém, mà còn chiếm diện tích quan trọng trong văn phòng của bạn, dẫn đến tăng chi phí thuê văn phòng không cần thiết.
Vì vậy, hãy lựa chọn cẩn thận và tiết kiệm chi phí để tạo một môi trường làm việc hiệu quả và tiện lợi cho công ty luật của bạn.
Thiết bị thu âm, chụp hình và quay phim
Các thiết bị hỗ trợ sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ pháp lý liên quan đến tranh tụng của công ty luật của bạn. Khác với lĩnh vực tư vấn pháp lý, trong một vụ án dân sự hay hình sự, luật sư tranh tụng thường phải sử dụng các chức năng ghi âm và ghi hình trong nhiều trường hợp. Chẳng hạn như sao chụp tài liệu tại tòa án, chụp ảnh hiện trường hoặc ghi âm phỏng vấn một số người để làm bằng chứng tại tòa án, trọng tài và nhiều hơn nữa.
Do đó, việc trang bị các thiết bị nói trên sẽ giúp cho nhân viên của công ty luật của bạn dễ dàng thực hiện công việc pháp lý của khách hàng. Tuy nhiên, trước khi quyết định trang bị thiết bị, bạn cần cân nhắc và đánh giá khả năng sử dụng lại các chức năng này trên điện thoại thông minh của mọi người. Trong giai đoạn đầu hoạt động hoặc tùy vào nhu cầu sử dụng, công ty luật của bạn có thể sử dụng những điện thoại thông minh sẵn có của nhân viên để tiết kiệm chi phí.
Nếu quyết định trang bị thiết bị chuyên dụng, công ty luật của bạn sẽ được hưởng nhiều lợi ích. Việc sử dụng các thiết bị này sẽ giúp tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả cho nhân viên, đặc biệt là khi làm việc trên địa điểm. Hơn nữa, các thiết bị chuyên dụng còn có thể cung cấp chất lượng âm thanh và hình ảnh tốt hơn so với điện thoại thông minh, đảm bảo rằng các tài liệu và bằng chứng được thu thập và sử dụng hiệu quả nhất. Tuy nhiên, việc trang bị thiết bị chuyên dụng sẽ đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu và chi phí bảo trì và sửa chữa, vì vậy công ty luật của bạn cần phải đánh giá kỹ trước khi đưa ra quyết định.
Điện thoại để bàn
Trong thời đại phát triển nhanh chóng của điện thoại di động, tính cơ động và nhiều tiện ích của nó đã khiến việc sử dụng điện thoại để bàn trở nên hạn chế hơn. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là công ty luật của bạn không cần trang bị điện thoại để bàn cho nhân viên trong công việc hằng ngày.
Giá của điện thoại để bàn và tổng đài điện thoại nội bộ hiện nay đã giảm đáng kể, trong khi vẫn cung cấp nhiều chủng loại từ công năng đến chất lượng. Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể xây dựng một tổng đài nội bộ trong phạm vi công ty luật của mình. Điều này sẽ giúp nhân viên liên lạc, trao đổi công việc giữa các phòng, ban, bộ phận trong cùng văn phòng hoặc giữa các văn phòng và trụ sở chính của công ty luật ở nhiều tỉnh, thành phố khác nhau mà không cần tốn chi phí điện thoại. Hơn nữa, việc sử dụng điện thoại để bàn và xây dựng hệ thống số máy nhánh nội bộ sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty luật trong mắt khách hàng và các bên thứ ba, đồng thời giúp cải thiện chất lượng dịch vụ pháp lý.
Tuy nhiên, việc trang bị điện thoại để bàn cho công ty luật không đơn thuần chỉ là việc chọn loại điện thoại phù hợp nhất với ngân sách của công ty. Thay vào đó, bạn nên cân nhắc thiết kế văn phòng, yêu cầu công việc của từng vị trí để có thể lựa chọn loại điện thoại tối ưu nhất. Việc này sẽ giúp mang lại tiện ích tối đa cho các nhân viên trong công việc, đồng thời tạo nên sự thú vị và sống động hơn cho môi trường làm việc của công ty luật của bạn.
Máy sao chụp tài liệu
Để đáp ứng nhu cầu sao chụp tài liệu của công ty luật của bạn, việc lựa chọn một chiếc máy chụp tài liệu phù hợp là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, mà còn tiết kiệm thời gian và công sức cho các nhân viên trong quá trình làm việc.
Nếu công ty luật của bạn có điều kiện tài chính thì nên đầu tư vào các máy sao chụp tài liệu mới của các hãng danh tiếng như Ricoh hay Canon để đảm bảo sự bền vững và hiệu quả trong công việc văn phòng. Tuy nhiên, nếu ngân sách của công ty còn hạn chế, không nên chọn các loại máy giá rẻ và chất lượng thấp, bởi chúng có thể gây nhiều phiền toái trong quá trình sử dụng. Thay vào đó, công ty luật của bạn nên mua các máy đã qua sử dụng là một giải pháp tối ưu hơn. Nhưng bạn cần lưu ý chế độ bảo hành định kỳ của nhà cung cấp và thỏa thuận trước với họ về việc bán lại máy nếu nhu cầu của công ty thay đổi.
Trong quá trình chọn lựa máy, bạn cần quan tâm đến các tính năng cơ bản như khả năng phóng to, sao chụp liên tục, công suất, số lượng mực trên trang, tỷ lệ drum, drum màu hay trắng đen, bộ nhớ, độ phân giải, tốc độ in và sao chụp, tính năng tự động, bộ nạp và đảo bản gốc tự động, số lượng khay giấy, khổ giấy, và màn hình hỗ trợ tiếng Việt.
Bên cạnh những giải pháp đã được đề cập ở phía trên, công ty luật của bạn có thể sử dụng nhiều cách khác để tiết kiệm chi phí khi sử dụng máy sao chụp tài liệu.
Một trong số đó là mua một máy sao chụp tài liệu có tích hợp nhiều chức năng, như sao chụp, quét, in, để giảm chi phí. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng những thiết bị này thường dễ bị hỏng hóc sau một thời gian sử dụng, và chất lượng bản in cũng không được tốt như lúc đầu. Vì vậy, đây không phải là một giải pháp khuyến khích.
Một giải pháp khác để tiết kiệm chi phí là thuê máy sao chụp tài liệu thay vì mua hoặc mua lại máy đã qua sử dụng. Điều này giúp cho công ty luật của bạn có thể chủ động thay đổi máy sao chụp tài liệu mà không cần lo lắng nhiều về việc bảo trì, sửa chữa định kỳ cũng như tiêu tốn nhiều chi phí ban đầu. Tuy nhiên, phí thuê máy sao chụp tài liệu thường khá cao so với việc mua sắm máy mới hoặc mua lại máy đã qua sử dụng trong dài hạn.
Trong trường hợp công ty luật của bạn đã ổn định và phát triển trong 3-4 năm, bạn có thể nên mua một máy sao chụp tài liệu mới có chất lượng tốt để sử dụng lâu dài. Điều này sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí hơn trong dài hạn.
Tóm lại, để tiết kiệm chi phí khi sử dụng máy sao chụp tài liệu, công ty của bạn có thể sử dụng nhiều giải pháp khác nhau, nhưng cần phải xem xét kỹ lưỡng để đưa ra quyết định tốt nhất cho công ty luật của bạn.
Bàn, ghế văn phòng
Việc chọn bàn, ghế văn phòng là một yếu tố quan trọng trong việc thiết kế không gian làm việc của công ty luật của bạn. Tuy nhiên, việc chọn lựa này cũng phụ thuộc khá nhiều vào sở thích cá nhân của bạn và hình ảnh mà công ty muốn gửi đến khách hàng.
Nếu bạn muốn tạo vẻ sang trọng, ấm cúng cho không gian làm việc của mình thì nên chọn các loại bàn, ghế bằng gỗ thay vì bằng sắt hoặc nhôm tĩnh điện. Gỗ là vật liệu tự nhiên, mang lại cảm giác ấm áp và gần gũi hơn cho môi trường làm việc.
Nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí ban đầu, có thể chọn các loại bàn, ghế làm từ gỗ MDF thay vì gỗ thật. Đây là loại vật liệu phổ biến, có chi phí thấp hơn so với gỗ thật nhưng vẫn mang lại cảm giác tự nhiên và ấm áp cho không gian làm việc. Bên cạnh đó, vì văn phòng thuê thường có tuổi thọ trung bình chỉ từ 02 đến 04 năm, việc chọn gỗ MDF cũng phù hợp với khoảng thời gian thuê đó.
Tóm lại, việc chọn bàn, ghế văn phòng là rất quan trọng để tạo nên không gian làm việc đẹp mắt và thoải mái cho nhân viên. Chọn các loại bàn, ghế bằng gỗ thật hoặc gỗ MDF là sự lựa chọn thông minh để tiết kiệm chi phí ban đầu mà vẫn đảm bảo được tính thẩm mỹ và tiện dụng cho không gian làm việc của công ty luật của bạn.
Két sắt và tủ sắt an toàn chống trộm
Hiện nay, mặc dù phần lớn khách hàng thường thanh toán phí dịch vụ pháp lý qua chuyển khoản ngân hàng, tuy nhiên vẫn còn một số khách hàng cá nhân trong nước muốn thanh toán bằng tiền mặt vì nhiều lý do khác nhau. Do đó, công ty luật của bạn phải sẵn sàng nhận tiền mặt và duy trì số tiền đó để chi trả cho các khoản chi tiêu hằng ngày của công ty. Vì vậy, cần phải có chỗ để cất giữ tiền mặt trong văn phòng và đảm bảo an toàn cho các giấy tờ pháp lý của khách hàng. Việc trang bị két sắt hoặc tủ sắt an toàn chống trộm với kích cỡ phù hợp là rất cần thiết để giữ an toàn cho tiền mặt và giấy tờ pháp lý trong công ty.
Ngoài ra, việc lưu giữ các bản chính giấy tờ pháp lý của khách hàng cũng rất quan trọng để phục vụ cho các công việc pháp lý của họ. Để tránh trường hợp mất mát ngoài ý muốn, bạn cần phải có chỗ để lưu trữ an toàn và bảo vệ bản chính giấy tờ pháp lý của khách hàng. Việc trang bị két sắt hoặc tủ sắt an toàn chống trộm sẽ giúp bảo vệ tài sản quý giá của công ty và giúp các công việc pháp lý được thực hiện một cách an toàn và chính xác hơn.
Máy chủ (server)
Việc sử dụng máy tính đã trở thành phần không thể thiếu trong hoạt động hàng ngày của các công ty luật của bạn. Vì vậy, việc xây dựng một hệ thống kết nối và chia sẻ giữa các máy tính trong công ty luật là cần thiết để tối ưu hoá các hoạt động.
Nếu số lượng nhân viên của công ty luật của bạn ban đầu dưới 6 người, thì việc sử dụng mạng máy tính nội bộ ngang hàng (LAN) sẽ là một phương án tạm chấp nhận được để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, nếu công ty luật của bạn có số lượng nhân viên đông hơn, thì việc sử dụng mạng LAN không hiệu quả và bạn cần có một máy chủ để kết nối các máy tính trong cùng mạng nhằm chia sẻ tài nguyên chung của văn phòng.
Lợi ích của việc trang bị máy chủ là công ty luật của bạn có thể điều khiển việc sử dụng chung các phần mềm máy tính, chia sẻ các tập tin, dữ liệu máy tính, chia sẻ máy in chung giữa các máy con của nhân viên vào bất kỳ thời điểm nào. Điều này giúp nhân viên có thể chủ động xử lý công việc vào bất kỳ lúc nào, trong khi công ty luật của bạn có thể quản lý hệ thống dữ liệu, thiết bị của mình một cách hiệu quả.
Tuy nhiên, việc sử dụng máy chủ cũng có nhược điểm. Nó có giá thành khá cao, chi phí duy trì và bảo dưỡng khá lớn, chiếm nhiều diện tích trong văn phòng và cần nguồn điện ổn định để đảm bảo hoạt động liên tục 24/24. Hơn nữa, cần phải có những người có kinh nghiệm về công nghệ thông tin để vận hành và bảo trì thường xuyên.
Với các công ty luật mới thành lập như công ty luật của bạn, giải pháp tốt nhất là thuê máy chủ từ các công ty cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin. Với phương án này, công ty luật của bạn chỉ cần trả chi phí thuê máy chủ hằng tháng mà không cần phải tốn chi phí đầu tư ban đầu, thuê người vận hành và bảo trì thường xuyên, cũng như tiết kiệm diện tích văn phòng.
Ngoài ra, giải pháp thuê máy chủ từ các công ty cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin còn mang lại nhiều lợi ích khác như đảm bảo máy chủ luôn được cập nhật và nâng cấp mới nhất, giảm thiểu rủi ro về an ninh thông tin, hỗ trợ kỹ thuật và khắc phục sự cố nhanh chóng. Bên cạnh đó, việc sử dụng dịch vụ thuê máy chủ còn giúp cho công ty luật của bạn tập trung tài nguyên vào các hoạt động chính của mình mà không phải lo lắng về việc quản lý và vận hành hệ thống máy chủ. Tuy nhiên, trước khi chọn một công ty cung cấp dịch vụ, bạn cần phải tìm hiểu kỹ về chất lượng dịch vụ, độ tin cậy và uy tín của công ty đó để đảm bảo sự ổn định và an toàn cho hệ thống máy tính của công ty luật của bạn.
Nếu công ty luật của bạn đã phát triển với số lượng nhân viên đông hơn và hoạt động trong lĩnh vực yêu cầu sự bảo mật cao như luật sư tư vấn thì đầu tư một máy chủ riêng là điều cần thiết. Một máy chủ riêng sẽ giúp cho công ty có toàn quyền kiểm soát và bảo mật dữ liệu của mình, đồng thời có thể tùy chỉnh và mở rộng hệ thống theo nhu cầu của công ty. Tuy nhiên, việc đầu tư máy chủ đòi hỏi một số kinh phí đầu tư ban đầu lớn, chi phí bảo trì và vận hành cũng khá cao, vì thế bạn cần phải tính toán kỹ trước khi quyết định đầu tư.
Tóm lại, việc trang bị máy chủ và mạng nội bộ là cần thiết để tăng hiệu quả hoạt động của công ty luật của bạn, đồng thời giúp cho việc quản lý và chia sẻ tài nguyên dữ liệu giữa các thành viên trong công ty trở nên thuận tiện hơn. Tùy vào quy mô và nhu cầu thực tế của công ty mà bạn có thể chọn giữa việc thuê máy chủ hoặc đầu tư máy chủ riêng, tuy nhiên, việc tìm hiểu và lựa chọn đơn vị cung cấp là vô cùng quan trọng để bảo đảm công việc không bị đình trệ và thông tin luôn được bảo mật ở mức tối đa.
Xe ô tô
Kinh nghiệm cho thấy, khi mới thành lập, công ty luật của bạn nên tránh việc đầu tư vào xe ô tô và thay vào đó, nên sử dụng dịch vụ taxi hoặc xe gắn máy cho các công việc hành chính văn phòng và công việc pháp lý của khách hàng. Điều này giúp giảm chi phí đầu tư ban đầu vào tài sản cố định. Các chi phí taxi nên được thỏa thuận với khách hàng để yêu cầu hoàn trả dựa vào biên nhận taxi và hóa đơn thuế giá trị gia tăng.
Hiện nay, trên thị trường có nhiều dịch vụ taxi công nghệ như Grab, Be và Gojek. Loại hình taxi này có nhiều ưu điểm, bao gồm giá rẻ hơn, xe đời mới, sạch sẽ, không có bảng taxi, và bạn có thể đón xe nhanh chóng mọi lúc mọi nơi mà không sợ tài xế “vẽ đường”. Tuy nhiên, các dịch vụ này hiện chỉ nhắm vào đối tượng khách hàng cá nhân nên chưa xuất hóa đơn thuế giá trị gia tăng hoặc cấp biên nhận hợp pháp rộng rãi. Do đó, công ty luật của bạn nên kết hợp sử dụng cả taxi truyền thống và taxi công nghệ, tùy thuộc vào tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể.
Việc mua xe ô tô để phục vụ cho việc đi lại của nhân viên trong các công việc pháp lý của khách hàng cũng nên được cân nhắc. Nếu công ty luật của bạn đã định hình và phát triển vững mạnh về tài chính, thì bạn có thể nên mua các loại xe 7 chỗ ngồi để chở được nhiều người hơn. Tuy nhiên, việc sử dụng xe ô tô không thể giải quyết được toàn bộ nhu cầu đi lại của nhân viên vì mỗi người có nhu cầu công việc riêng. Vì vậy, công ty luật của bạn nên sử dụng taxi truyền thống và taxi công nghệ với mức độ phù hợp cho từng công việc pháp lý của khách hàng.
Tóm lại, việc sử dụng dịch vụ taxi hoặc xe gắn máy và kết hợp với sử dụng taxi truyền thống và taxi công nghệ là một chiến lược thông minh cho công ty luật mới thành lập.
Văn phòng phẩm
Trong công việc của công ty luật của bạn, việc chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm chuyên nghiệp là rất quan trọng. Tuy nhiên, việc này có thể rất khó khăn trong thời đại hiện nay. Do đó, một số kinh nghiệm dưới đây về việc lựa chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm sẽ giúp cho công ty luật của bạn có thể chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất.
Trước hết, khi bắt đầu tìm kiếm nhà cung cấp văn phòng phẩm, bạn nên tự mình tìm hiểu và đàm phán giá cả thay vì để nhân viên hành chính của công ty làm việc này. Điều này là để tránh trường hợp nhân viên hành chính nhận được chiết khấu từ nhà cung cấp. Hiện nay, rất nhiều nhà cung cấp văn phòng phẩm có mức chiết khấu khá cao, từ 10 đến 20% giá mua chính thức cho những người đảm nhận việc mua văn phòng phẩm của khách hàng. Điều này có thể dẫn đến việc công ty luật của bạn phải trả thêm tiền cho khoản chiết khấu này, bởi vì tiền mua văn phòng phẩm đã bao gồm cả tiền chiết khấu trong đó.
Để tránh tình trạng này, bạn nên thương lượng lại giá cung cấp văn phòng phẩm với nhà cung cấp định kỳ mỗi năm một lần. Điều này có thể đảm bảo rằng công ty luật của bạn luôn nhận được giá tốt nhất từ nhà cung cấp. Hơn nữa, bạn cũng nên thường xuyên liên hệ với các nhà cung cấp văn phòng phẩm khác để so sánh giá và chất lượng của họ. Bằng cách này, bạn có thể tìm được nhà cung cấp văn phòng phẩm tốt nhất với giá cả phù hợp.
5.8.2. Chọn địa điểm và hình thức văn phòng sao cho phù hợp?
Không phải vô tình mà từ xa xưa, người ta đã truyền tai nhau câu ngạn ngữ “buôn có bạn, bán có phường”. Đó là một phương thức mua bán truyền thống của người Việt, và nó cũng áp dụng cho dịch vụ pháp lý của luật sư. Tuy nhiên, trong thời đại hiện đại, khi công nghệ thông tin phát triển và mô hình quảng cáo trực tuyến chiếm ưu thế hơn mô hình quảng cáo truyền thống, việc lựa chọn địa điểm văn phòng cũng đã thay đổi.
Hiện nay, nhiều công ty luật đã chọn các địa điểm văn phòng ở những nơi khác, phù hợp hơn với nhu cầu của họ. Những nơi này có thể là nhà riêng, biệt thự phố mặt tiền, hoặc các tòa nhà văn phòng hạng A, B, C ở khu trung tâm. Việc lựa chọn địa điểm văn phòng phù hợp sẽ giúp cho các công ty luật tiết kiệm chi phí và tiện lợi hơn cho việc giao thông và đi lại.
Trong quá khứ, các văn phòng luật sư thường được mở gần các địa điểm như tòa án, viện kiểm sát, ủy ban nhân dân quận, huyện, sở, ban ngành, phòng công chứng, thừa phát lại. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ thông tin, các công ty luật không còn cần phải lựa chọn địa điểm văn phòng gần các địa điểm này nữa.
Bên cạnh đó, cũng có những con đường và con phố được gắn liền với tên gọi “phố luật sư”, chẳng hạn như đường Nguyễn Du gần Tòa án Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, Hòa Hưng gần trại giam Chí Hòa hay đường Ngô Quyền gần Phòng công chứng số 2 ở Thành phố Hồ Chí Minh. Tuy nhiên, những địa điểm này không còn là lựa chọn phổ biến cho các công ty luật như trước đây.
Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, các mô hình quảng cáo truyền thống đang dần bị thế chỗ bởi mô hình quảng cáo trực tuyến. Vì vậy, việc lựa chọn địa điểm văn phòng gần các địa điểm quan trọng như trung tâm thương mại, tòa nhà chính phủ hay tòa án không còn quá cần thiết đối với các công ty luật mới thành lập như công ty luật của bạn.
Ngày nay, nhiều công ty luật đã chọn lựa địa điểm văn phòng phù hợp hơn với nhu cầu của mình, ví dụ như nhà riêng, biệt thự phố mặt tiền, khu vực có nhiều người qua lại hay tòa nhà văn phòng hạng A, B, C ở trung tâm thành phố. Điều này giúp cho việc di chuyển và giao dịch thuận tiện hơn và phù hợp hơn với ngân sách và đối tượng khách hàng.
Trong giai đoạn đầu của một công ty luật mới thành lập, với số lượng nhân sự từ 05 đến 06 người, việc thuê văn phòng ảo tại các trung tâm thương mại là lựa chọn hợp lý. Điều này giúp công ty luật của bạn tránh phải đầu tư quá lớn từ ban đầu khi chưa chắc chắn thành công trong khi vẫn tạo được sự thu hút đối với khách hàng khi tọa lạc ở những nơi tương đối sang trọng trong trung tâm thành phố.
Văn phòng ảo cung cấp các dịch vụ tiện ích cơ bản như địa chỉ, số điện thoại, website, email, phòng họp, máy chiếu, nhân viên lễ tân, bảng hiệu, kế toán, báo cáo thuế. Khi thuê văn phòng ảo, nhân viên của công ty luật có thể làm việc ở bất kỳ đâu mà không cần phải đến văn phòng hàng ngày. Các thông tin cần thiết sẽ được nhân viên của công ty luật của bạn nhận qua điện thoại từ nhân viên của doanh nghiệp cho thuê.
Sau 6 đến 12 tháng đầu tiên của hoạt động kinh doanh, nếu mọi thứ đang diễn ra thuận lợi, bạn có thể bắt đầu suy nghĩ về việc thuê văn phòng riêng cho công ty luật của mình. Tuy nhiên, trước khi quyết định chọn địa điểm thuê văn phòng, bạn cần thận trọng và tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.
Trong quá trình tìm kiếm, bạn có thể sử dụng internet hoặc liên hệ với các công ty dịch vụ bất động sản như CBRE, Savills và các công ty khác. Nếu có thể, bạn nên tìm kiếm thông qua các công ty môi giới bất động sản, bởi vì đây thường là cách tốt nhất để tìm được giá thuê văn phòng rẻ hơn. Các công ty môi giới bất động sản thường có thể đàm phán với chủ tòa nhà về giá thuê cạnh tranh hơn là bạn thuê trực tiếp từ chủ tòa nhà.
Nếu bạn quyết định thuê văn phòng tại các tòa nhà văn phòng cho thuê do các doanh nghiệp Việt Nam sở hữu, bạn cần lưu ý ba vấn đề quan trọng: thang máy, phòng vệ sinh và hệ thống máy lạnh. Bạn nên tìm hiểu rõ về loại thang máy được trang bị trong tòa nhà, liệu chúng có hệ thống điều khiển thông minh hay không, và có bị quá tải trong giờ cao điểm hay không. Về phòng vệ sinh, bạn nên kiểm tra kích thước, độ sạch sẽ và thoáng mát. Đối với hệ thống máy lạnh, bạn cần xem xét loại máy lạnh được sử dụng, có phải là máy lạnh trung tâm hay máy lạnh cục, và chú ý đến các tính năng của chúng.
Ngoài ra, bạn cũng cần cân nhắc đến những yếu tố khác, ví dụ như đường giao thông và sự tiện lợi trong việc di chuyển của khách hàng và nhân viên. Điều này bao gồm việc xem xét độ rộng của đường, số chiều của đường và cách tiếp cận với các tuyến giao thông chính.
5.8.3. Gắn bảng hiệu tại trụ sở văn phòng
Theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp, tất cả các doanh nghiệp đều phải đặt bảng hiệu tại trụ sở làm việc. Tuy nhiên, việc đặt bảng hiệu cũng có những quy định cụ thể để đảm bảo an toàn giao thông, không ảnh hưởng đến cảnh quan đô thị và đáp ứng thông tin đầy đủ về tên công ty luật của bạn, địa chỉ và số điện thoại.
Nếu công ty luật của bạn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, thì bảng thông tin với tên của các bên đi thuê sẽ được đặt tại quầy tiếp tân của văn phòng ảo. Vì vậy, bạn cần chắc chắn rằng tên công ty luật của bạn đã được liệt kê đầy đủ tại bảng thông tin này, để tuân thủ quy định của pháp luật.
Nếu công ty thuê một văn phòng riêng trong tòa nhà cho thuê, bạn cần đảm bảo rằng bảng hiệu của bạn phải nhỏ và được đặt phù hợp với quy định, nằm gọn gàng bên ngoài cửa chính của văn phòng.
Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để bạn tạo ra một bảng hiệu sáng tạo và thu hút khách hàng. Bạn có thể sử dụng các màu sắc và hình ảnh để tạo nên một bảng hiệu độc đáo và thu hút sự chú ý của người đi đường. Nhưng hãy nhớ rằng, khi thiết kế bảng hiệu, bạn cũng cần đảm bảo rằng nó không che khuất không gian thoát hiểm, cứu hỏa và không gây ảnh hưởng đến giao thông công cộng. Vì vậy, hãy cẩn thận và sáng tạo khi thiết kế bảng hiệu của bạn, để tạo ra một món đồ nội thất độc đáo và thú vị, đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.
5.8.4. Thiết kế văn phòng
Phong cách thiết kế văn phòng không chỉ là nơi làm việc mà còn thể hiện được văn hóa và sự chuyên nghiệp của một công ty luật. Vì thế, khi công ty luật của bạn bắt đầu hoạt động, bạn không nên quá đầu tư vào việc thiết kế văn phòng, vì tình hình tài chính của công ty luật của bạn vẫn khá khiêm tốn và nhân sự còn chưa nhiều. Thay vào đó, một giải pháp hợp lý là thuê dịch vụ văn phòng ảo với chi phí phải chăng nhưng vẫn mang lại cho khách hàng sự ấm cúng và chuyên nghiệp trong các cuộc họp.
Sau khi công ty luật của bạn phát triển trong một khoảng thời gian nhất định, bạn có thể đầu tư vào một văn phòng mới với diện tích phù hợp và thiết kế không quá sang trọng nhưng thể hiện được sự nghiêm túc và chuyên nghiệp. Các màu sắc phổ biến của văn phòng của các công ty là màu đỏ sẫm, đen, xám, vì chúng tạo nên sự nghiêm túc và chuyên nghiệp cho nghề luật sư.
Trong quá trình thiết kế, bạn cũng cần tính toán thời gian sử dụng văn phòng đó, tối đa không quá 04 năm, bao gồm 01 lần ký hợp đồng cho 02 năm đầu tiên và 01 lần ký gia hạn cho hai năm tiếp theo. Sau đó, bạn có thể tính đến việc chuyển sang thuê một văn phòng lớn hơn và thiết kế sang trọng hơn tại các địa điểm khác.
Tóm lại, việc thiết kế văn phòng là một phần không thể thiếu trong việc xây dựng thương hiệu của công ty luật của bạn. Tuy nhiên, bạn cần đưa ra các quyết định hợp lý về tài chính và thời gian sử dụng để đảm bảo rằng công ty sẽ phát triển bền vững trong tương lai.
5.8.5. Chọn số điện thoại
Hiện nay, chi phí để sở hữu một số điện thoại đẹp, dễ nhớ và tạo ấn tượng với khách hàng không còn quá cao như trước đây do việc nhiều đầu số của các nhà mạng viễn thông phổ biến hơn, như Viettel, Mobifone, Vinaphone. Vì vậy, trong khả năng tài chính của công ty luật, nên đầu tư một số điện thoại đẹp phục vụ cho việc phát triển kinh doanh. Tuy nhiên, khi lựa chọn số điện thoại, cần tránh các số có sự lặp lại quá nhiều lần của một chữ số, vì điều này dễ dẫn đến nhầm lẫn cho khách hàng. Ví dụ, số 666 thường dễ bị đọc nhầm thành 66. Thay vào đó, nên tìm kiếm các số có sự lặp lại hoặc tịnh tiến của một dãy số bao gồm 2 hoặc 3 chữ số, ví dụ như 242526 hay 234234.
Điều này giúp tạo ra một số điện thoại đẹp và dễ nhớ cho khách hàng, giúp tăng cơ hội để tiếp cận với khách hàng một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, chi phí để có được số điện thoại như vậy cũng không gây áp lực quá lớn đối với tài chính của công ty luật của bạn, vì vậy đây là một đầu tư đáng để cân nhắc.
5.8.6. Chọn hệ thống phòng cháy, chữa cháy
Nếu bạn đang thuê văn phòng cho công ty luật của mình tại các tòa nhà văn phòng ở khu trung tâm thành phố, thì không cần quá lo lắng về việc phòng cháy, chữa cháy bởi vì các chủ sở hữu tòa nhà văn phòng này thường được yêu cầu trang bị đầy đủ thiết bị và kỹ năng để đáp ứng các yêu cầu an toàn pháp lý, đồng thời phù hợp với tiêu chuẩn sang trọng của tòa nhà. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần mua và đặt bình chữa cháy tại vài điểm có nguy cơ cháy cao như phòng máy chủ, canteen, thư viện, kho, hay ổ điện tổng để đảm bảo sự hỗ trợ kịp thời nếu có tình huống cháy nổ xảy ra trong văn phòng của công ty luật của bạn.
Tuy nhiên, nếu bạn chọn thuê biệt thự hoặc nhà phố để làm văn phòng, thì công tác phòng cháy, chữa cháy sẽ phải được quan tâm đến nhiều hơn. Bởi vì các căn biệt thự và nhà phố này thường được xây dựng để ở, không phải để cho thuê văn phòng như các tòa nhà văn phòng, và do đó, hệ thống phòng cháy, chữa cháy trong các căn biệt thự, nhà phố này thường đơn giản hoặc thậm chí không có. Để đảm bảo an toàn và phòng cháy, chữa cháy đúng quy định của pháp luật, bạn nên lắp đặt thêm các cảm biến báo cháy và camera giám sát trong văn phòng của mình, đặc biệt là ở những nơi có nguy cơ cháy, nổ cao như đã nêu ở trên, để phòng tránh các tình huống xấu có thể xảy ra, đặc biệt là vào ban đêm khi không có người trực trong văn phòng của công ty luật của bạn.
Vì vậy, tùy vào loại văn phòng mà bạn đang thuê, công tác phòng cháy, chữa cháy sẽ được quan tâm đến khác nhau. Tuy nhiên, bất kể loại văn phòng nào, việc đảm bảo an toàn và phòng cháy, chữa cháy luôn là điều quan trọng, và bạn cần phải đặc biệt quan tâm.
5.8.7. Chọn hệ thống chống trộm
Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty luật của bạn, khách hàng thường gửi rất nhiều hồ sơ, tài liệu và giấy tờ quan trọng để phục vụ cho các công việc pháp lý của họ. Nhưng việc thông tin này bị rò rỉ có thể gây hại nghiêm trọng đến quyền lợi của khách hàng. Do đó, việc xây dựng một hệ thống chống trộm trong văn phòng là cực kỳ cần thiết cho công ty luật của bạn.
Tương tự như công tác phòng cháy, chữa cháy đã được đề cập ở phần trước, nếu văn phòng công ty luật của bạn tọa lạc trong các tòa nhà văn phòng ở trung tâm thành phố, bạn không cần lo lắng nhiều về việc chống trộm bởi vì công tác này đã được nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp của tòa nhà đảm trách 24/24. Tuy nhiên, trong khuôn viên văn phòng của công ty, vẫn cần phải có tủ sắt để cất giữ tiền mặt và các loại giấy tờ quan trọng. Bên cạnh đó, cần có tủ có khóa để giữ các hồ sơ, tài liệu và giấy tờ của khách hàng, hệ thống camera giám sát 24/24 và chế độ kiểm tra, giám sát nội bộ thường xuyên để đảm bảo an toàn thông tin của khách hàng.
Bằng cách thực hiện các biện pháp bảo vệ này, bạn có thể chắc chắn rằng thông tin của khách hàng sẽ được bảo vệ tốt nhất có thể. Ngoài ra, việc xây dựng một hệ thống chống trộm hiệu quả trong văn phòng của công ty luật của bạn cũng cho thấy tinh thần trách nhiệm và sự quan tâm đến quyền lợi của khách hàng.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.
[1] Điều 34 Luật Quảng cáo năm 2012
