Chuẩn bị công việc hành chính công ty luật như thế nào để hiệu quả nhất?

382

Chuẩn bị công việc hành chính công ty luật

  • Mua sắm trang thiết bị văn phòng
  • Máy tính làm việc

Nếu nguồn tài chính ban đầu dồi dào thì bạn nên trang bị cho nhân viên của công ty luật của bạn máy tính xách tay để họ làm việc thay vì để họ sử dụng máy tính để bàn. Điều này sẽ tạo thuận lợi cho nhân viên

khi họ phải làm việc ở nhà vào ban đêm hay vào những ngày nghỉ cuối tuần hay phải ghi chép, chỉnh sửa văn bản khi làm việc hoặc đi hội họp với khách hàng bên ngoài.

Khi ấy, họ sẽ mang theo máy tính xách tay để làm việc thay vì phải sử dụng thiết bị lưu trữ bên ngoài ví dụ như USB để chuyển tài liệu qua lại giữa máy tính cá nhân ở nhà hoặc ở nơi khác và máy tính để bàn ở văn phòng.

Đối với công ty luật của bạn, bạn cũng có thể hạn chế rủi ro của việc lây nhiễm phần mềm, mã độc (virus máy tính) vào hệ thống máy chủ (server) của công ty luật của bạn xuất phát từ việc kết nối qua lại giữa hệ thống máy tính tại văn phòng và máy tính cá nhân của nhân viên tại nhà.

Hiện nay, giá thành giữa máy tính để bàn và máy tính xách tay không còn chênh lệch quá nhiều như trước đây cho nên đây sẽ là một lựa chọn đáng để bạn cân nhắc.

Một giải pháp dung hòa cho vấn đề này là bạn sẽ trang bị máy tính để bàn cho những nhân viên nào ít có nhu cầu làm việc ngoài văn phòngchẳng hạn như kế toán, hành chính và trang bị máy tính xách tay cho nhân viên phụ trách các công việc pháp lý của khách hàng.

cong-viec-hanh-chinh-cong-ty-luat
  • Máy in

Máy in là loại thiết bị văn phòng hết sức cần thiết cho công việc pháp lý của khách hàng mà phải được ưu tiên mua ngay từ đầu khi công ty luật của bạn mới được thành lập và chất lượng của máy in cũng quan trọng không kém.

Có nhiều người ví von rằng máy in phần nào tạo nên bộ mặt của công ty luật của bạn.

Nếu mỗi người tự tin hơn nhờ vào trang phục của mình thì luật sư sẽ cảm thấy tự tin hơn nếu như sản phẩm của họ ví dụ như đồng, thư tư vấn, v.v… được giao cho khách hàng với chất lượng in ấn tốt nhất.

Do đó, nếu công ty luật của bạn có đủ điều kiện tài chính thì nên mua máy in có chất lượng tốt thay vì những loại máy in kết hợp nhiều chức năng trong một máy.

Kinh nghiệm cho thấy rằng việc sử dụng những thiết bị có nhiều chức năng như vậy sẽ không đạt hiệu quả cao cho tất cả các chức năng như việc dùng những thiết bị với từng chức năng riêng biệt.

Một ví dụ điển hình là chúng thường xuyên gặp trục trặc sau một thời gian ngắn sử dụng và chất lượng của bản in, bản quét cũng không còn được như ban đầu và điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến công việc văn phòng hàng ngày và từ đó tạo ra những phiền hà không đáng có, đặc biệt khi công việc của nhân viên bị chậm lại hoặc đình trệ khi máy in phải sửa chữa.

Dù vậy, trong giai đoạn đầu mới thành lập, giải pháp mua máy in có kết hợp nhiều chức năng được xem là tiết kiệm được khá nhiều chi phí ban đầu cho công ty luật của bạn vì thế bạn cũng nên cân nhắc đến khía cạnh này.

Bên cạnh vấn đề chất lượng của máy in, bạn cũng nên cân nhắc đến việc có nên trang bị máy in có tích hợp chức năng in màu hay không.

Dù việc in màu sẽ làm tăng tính thẩm mỹ và độ chuyên nghiệp, trên thực tế công ty luật của bạn chỉ cần in màu trong một vài trường hợp thật sự cần thiết chẳng hạn như in giấy tiêu đề, in giấy mời, v.v…

Do đó, vào thời gian đầu mới thành lập, công ty luật của bạn chưa thật sự cần trang bị máy in có tính năng in màu vì nhu cầu sử dụng chưa cao.

Khi mua máy in, một số thông số kỹ thuật khác bạn cũng cần phải được lưu ý chẳng hạn như tốc độ in/phút, độ phân giải, số tờ giấy trong khay giấy, công suất máy/tháng.

  • Máy fax

Trong quá khứ, máy fax ra đời nhằm giải quyết nhu cầu chuyển phát nguyên vẹn và ngay tức thời các dữ liệu, hình ảnh của văn bản hoặc tài liệu cho bên nhận.

Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của internet và hệ thống email doanh nghiệp cùng với sự phổ biến của máy quét tài liệu như hiện nay, việc chuyển phát nguyên vẹn hình ảnh tài liệu dần được được thay thế bằng việc gửi bản quét tài liệu thông qua hệ thống email doanh nghiệp.

Việc chuyển phát dữ liệu theo hình thức mới này ngày càng thể hiện ưu điểm vượt trội của nó so với phương thức gửi fax truyền thống, điển hình là giúp tiết kiệm giấy và chi phí gửi fax.

Ngoài ra, việc chuyển phát thông qua hệ thống email doanh nghiệp luôn được thực hiện một cách nhanh chóng và bất kỳ ai cũng đều có thể thực hiện được ngay trên máy tính của mình thay vì phải chờ đến lược gửi ở máy fax.

Do đó, lời khuyên cho bạn là bạn không nên trang bị máy fax cho công ty luật của bạn.

  • Hệ thống kiểm soát ra vào cửa

Văn phòng công ty luật của bạn thường chứa những thông tin mật do khách hàng cung cấp trong quá trình thực hiện các công việc pháp lý của khách hàng cho nên vấn đề kiểm soát những người ra vào là rất quan trọng,

giảm bớt tối đa việc người lạ đột nhập vào văn phòng và lấy đi các tài liệu, thông tin quan trọng có ảnh hưởng lớn đến khách hàng và các công việc pháp lý của khách hàng và công ty luật của bạn phải bồi thường thiệt hại cho khách hàng.

Với hệ thống kiểm soát ra vào bằng thẻ cảm ứng, vân tay hay mật khẩu sẽ mang lại cho công ty luật của bạn một hệ thống hiện đại, toàn diện phục vụ không chỉ cho mục đích kiểm soát ra vào phòng máy chủ, phòng kế toán, phòng lưu hồ sơ, phòng lưu hồ sơ khách hàng, két sắt mà còn giúp kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên của công ty luật của bạn một cách chính xác, hiệu quả và tự động.

Hệ thống này thường sẽ hoạt động linh hoạt theo nguyên tắc kiểm tra mã số thẻ hoặc mật khẩu hay kết hợp cả hai hình thức trên để đảm bảo an ninh lên hai mức bảo vệ.

Dữ liệu từ đầu đọc thẻ gắn ở lối ra vào văn phòng sẽ được truyền về trung tâm xử lý và được kết nối với máy tính để phần mềm kết xuất được báo cáo về các sự kiện của những người ra vào văn phòng.

  • Máy sao chụp tài liệu

Như đã phân tích ở trên, với việc sử dụng ngày càng phổ biến máy tính, hệ thống email doanh nghiệp và internet, việc chuyển phát và lưu trữ nguyên vẹn ảnh chụp tài liệu ngày càng phổ biến hơn và mang lại nhiều tiện lợi hơn cho doanh nghiệp.

Chính vì vậy, việc trang bị máy quét tài liệu trong văn phòng là điều cần thiết đối với công ty luật của bạn. Máy quét tài liệu không những làm chức năng quét tài liệu để gửi đi mà còn là hệ thống lưu trữ tài liệu thay cho tài liệu giấy hiện không còn được phổ biến nữa.

Giá của máy quét tài liệu cũng không quá cao với chi phí vận hành thấp vì chỉ tốn tiền điện, máy quét tài liệu thực sự là một sự lựa chọn tốt khi bắt đầu hoạt động công ty luật của bạn.

  • Tủ đựng hồ sơ

Cũng như bất kỳ doanh nghiệp nào, việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu, giấy tờ đặc biệt là các hồ sơ, tài liệu, giấy tờ của khách hàng và sổ sách kế toán, thuế của công ty luật của bạn là hết sức quan trọng.

Do đó, trong phạm vi diện tích giới hạn của văn phòng công ty luật của bạn, bạn cần dành một diện tích phù hợp nào đó để đặt các tủ đựng hồ sơ, tài liệu, giấy tờ của khách hàng.

Hiện trên thị trường có khá nhiều mẫu mã của tủ đựng hồ sơ với nhiều kích cỡ đa dạng được làm từ nhiều loại vật liệu khác nhau ví dụ như gỗ thường hay gỗ melamine ngoại nhập chống trầy, chống xước, sắt hay tôn dày, có loại cố định, có loại dịch chuyển hay xếp lại được khi cần.

Do đó, tùy vào khả năng tài chính của mình, bạn sẽ lựa chọn cho công ty luật của bạn những loại sản phẩm phù hợp.

Tuy nhiên, lời khuyên cho bạn là bạn không nên mua sắm quá nhiều tủ đựng hồ sơ vì hiện nay khuynh hướng của các công ty luật là số hóa các hồ sơ, tài liệu, giấy tờ của khách hàng.

Do đó, chỉ có những loại hồ sơ, tài liệu giấy tờ bản chính của khách hàng chẳng hạn như giấy phép đầu tư, sổ hồng, sổ đỏ giấy tờ nhà đất, hồ sơ đi nộp cơ quan Nhà nước, báo cáo, v.v… sẽ được lưu lại trong tủ đựng hồ sơ khách hàng.

Còn đối với những hồ sơ, tài liệu giấy tờ khác thì bạn có thể sao chụp và lưu bản sao chụp trên máy chủ của công ty luật của bạn.

Việc mua nhiều tủ đựng hồ sơ vừa tốn kém lại chiếm không gian khá lớn trong văn phòng làm tăng chi phí thuê văn phòng không cần thiết cho công ty luật của bạn.

  • Thiết bị thu âm, chụp hình và quay phim

Các thiết bị hỗ trợ này đóng vai trò khá quan trọng nếu công ty luật của bạn dự định cung cấp dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực tranh tụng.

Khác với lĩnh vực tư vấn pháp lý, trong một vụ án dân sự hay hình sự nào đó, luật sư tranh tụng thường phải dùng đến chức năng ghi âm và ghi hình trong nhiều trường hợp chẳng hạn như sao chụp tài liệu tại tòa án, chụp ảnh hiện trường hoặc ghi âm phỏng vấn một số người nào đó để làm bằng chứng biện hộ cho khách hàng tại tòa án, trọng tài, v.v…

Do đó, việc trang bị các thiết bị nêu trên sẽ thuận tiện, tạo thuận lợi cho nhân viên của công ty luật của bạn trong quá trình thực hiện các công việc pháp lý của khách hàng. Tuy nhiên, bạn cũng nên cân nhắc khi trang bị các thiết bị này vì hiện nay các chức năng này đều đã được tích hợp trong điện thoại thông minh của mọi người.

Vì vậy, trong giai đoạn đầu hoạt động hoặc tùy vào nhu cầu sử dụng, công ty luật của bạn sẽ cân nhắc trang bị riêng các thiết bị chuyên dụng như trên hoặc sử dụng chính những điện thoại thông minh sẵn có của nhân viên để tiết kiệm chi phí cho công ty luật của bạn.

  • Điện thoại để bàn

Với sự phát triển nhanh chóng của điện thoại di động trong thời gian gần đây với tính cơ động cao và nhiều tiện ích của nó, việc sử dụng điện thoại để bàn ngày càng bị hạn chế.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa rằng công ty luật của bạn không cần trang bị điện thoại để bàn cho nhân viên để họ sử dụng khi giao tiếp với khách hàng, cơ quan Nhà nước và các các bên thứ ba trong công việc hàng ngày của họ.

Do giá cả điện thoại để bàn và tổng đài điện thoại nội bộ hiện không còn cao như trước đây nhưng lại có nhiều chủng loại từ công năng đến chất lượng, bạn hoàn toàn có thể thiết lập một tổng đài nội bộ trong phạm vi công ty luật của bạn.

Điều này tạo tiện lợi cho nhân viên trong việc liên lạc, trao đổi công việc giữa các phòng, ban, bộ phận trong cùng một văn phòng, hay thậm chí là giữa các văn phòng, trụ sở chính của công ty luật của bạn ở nhiều tỉnh, thành khác nhau trong cả nước mà không phải tốn cước phí điện thoại.

Ngoài ra, việc sử dụng điện thoại để bàn và thiết lập hệ thống số máy nhánh nội bộ cũng tạo nên tính chuyên nghiệp của công ty luật của bạn trong mắt khách hàng và các bên thứ ba khi họ liên lạc đến công ty luật của bạn, giúp tăng cường hơn nữa hoạt động phát triển kinh doanh, giúp lưu lại các cuộc đàm thoại giữa nhân viên và khách hàng để cải thiện chất lượng dịch vụ pháp lý.

Vì vậy, công ty luật của bạn nên trang bị điện thoại để bàn và tùy theo thiết kế văn phòng, yêu cầu công việc của từng vị trí công việc và ngân sách của mình mà lựa chọn loại điện thoại để bàn nào được xem là phù hợp nhất cho công ty luật của bạn.

  • Máy sao chụp tài liệu

Việc sao chụp tài liệu khách hàng hay các tài liệu khác phục vụ cho việc sử dụng, trình nộp hoặc lữu trữ là một công việc không thể thiếu đối với bất kỳ công ty luật nào.

Do đó, việc lựa chọn máy sao chụp tài liệu có chất lượng tốt với giá thành hợp lý và công năng phù hợp với hoạt động của công ty luật của bạn là việc bạn cần quan tâm ngay khi mới thành lập công ty luật của bạn.

Nếu điều kiện tài chính cho phép, công ty luật của bạn cũng nên trang bị máy sao chụp tài liệu mới của các hãng sản xuất nổi tiếng như Ricoh, Canon để máy có chất lượng tốt, bền, phục vụ hiệu quả công việc văn phòng.

Tuy nhiên, nếu điều kiện tài chính hạn chế, bạn không nên chọn các loại máy sao chụp tài liệu giá rẻ, chất lượng thấp vì những thiết bị loại này dễ hư hỏng và gây nhiều bất tiện trong công việc hàng ngày.

Thay vào đó, bạn nên mua máy sao chụp tài liệu đã qua sử dụng nhưng cần lưu ý chế độ bảo hành định kỳ của bên bán và cần thỏa thuận trước điều khoản về việc bạn có quyền bán lại cho họ máy sao chụp tài liệu đã mua khi nhu cầu của bạn thay đổi.

Khi mua máy sao chụp tài liệu, bạn cần chú ý các tính năng của chúng ví dụ như khả năng phóng thu, sao chụp liên tục, công suất, số lượng mực trên trang, tỉ lệ drum, drum màu hay trắng đen, bộ nhớ của máy, độ phân giải, tốc độ in và sao chụp, có bộ tự động, bộ nạp và đảo bản gốc tự động hay không, số lượng khay giấy, khổ giấy, và màn hình hỗ trợ tiếng Việt của máy.

Bên cạnh các giải pháp nêu trên, công ty luật của bạn cũng có thể mua máy sao chụp tài liệu có kết hợp nhiều chức năng ví dụ như sao chụp, quét, in để giảm chi phí, tuy nhiên, như đã trình bày tại Phần “Máy in” ở bên trên, đây được xem là giải pháp không được khuyến khích, vì thiết bị nào có nhiều chức năng thì cũng dễ trục trặc sau một thời gian sử dụng và chất lượng bản in cũng không còn được tốt như ban đầu.

Một giải pháp khác cũng giúp công ty luật của bạn tiết kiệm hơn nữa chi phí ban đầu là đi thuê máy sao chụp tài liệu thay vì mua mới hoặc mua lại máy sao chụp tài liệu đã qua sử dụng.

Phương án này giúp cho công ty luật của bạn có thêm thời gian chọn lựa loại máy sao chụp tài liệu phù hợp với nhu cầu tại từng thời điểm phát triển và công ty luật của bạn cũng sẽ chủ động hơn trong việc thay đổi máy sao chụp tài liệu được thuê với bên cho thuê mà không phải lo lắng nhiều về việc bảo trì, sửa chữa định kỳ cũng như tiêu tốn nhiều chi phí ban đầu.

Tuy nhiên, xét trong dài hạn, phí thuê máy sao chụp tài liệu thường khá cao so với đi mua máy mới hoặc mua lại máy đã qua sử dụng. Do đó, khi công ty luật của bạn đã phát triển ổn định, khoảng từ 03 đến 04 năm sau ngày thành lập, thì nên mua máy sao chụp tài liệu mới có chất lượng tốt để sử dụng lâu dài.

  • Bàn, ghế văn phòng

Việc chọn bàn, ghế văn phòng sẽ phụ thuộc khá nhiều vào sở thích cá nhân của bạn cũng như hình ảnh và bộ nhận diện thương hiệu của công ty luật của bạn mà bạn muốn hướng đến.

Lời khuyên cho bạn là nên chọn các loại bàn, ghế bằng gỗ thay vì bằng sắt hoặc bằng nhôm tĩnh điện nhằm tạo vẻ sang trọng, ấm cúng cho công ty luật của bạn. Nếu cần tiết kiệm chi phí ban đầu, bạn nên chọn các loại bàn ghế làm từ gỗ MDF thay vì gỗ thật để giảm chi phí.

Ngoài ra, do văn phòng thuê thường có tuổi thọ trung bình từ 02 đến 4 năm cho nên việc chọn gỗ MDF là phù hợp với khoảng thời gian đó.

  • Két sắt và tủ sắt an toàn chống trộm

Hiện nay, mặc dù việc thanh toán phí dịch vụ pháp lý của khách hàng thường được thực hiện thông qua chuyển khoản ngân hàng nhưng vẫn còn không ít khách hàng vẫn muốn thanh toán bằng tiền mặt vì nhiều lý do khác nhau, đặc biệt là các khách hàng cá nhân ở trong nước.

Do đó, công ty luật của bạn vẫn phải nhận tiền mặt từ những khách hàng này và duy trì tiền mặt để chi trả các khoản chi tiêu nhỏ lẻ hàng ngày của công ty luật của bạn. Ngoài ra, công ty luật của bạn cũng cần có chỗ cất giữ an toàn trong văn phòng để giữ bản chính của các giấy tờ pháp lý do khách hàng cung cấp phục vụ cho các công việc pháp lý của họ, trách trường hợp xảy ra mất mác ngoài ý muốn.

Vì vậy, việc trang bị két sắt hay tủ sắt an toàn chống trộm có kích cỡ phù hợp phục vụ cho những mục đích nêu trên là cần thiết.

  • Máy chủ (server)

Như đã trình bày ở trên, hiện nay việc sử dụng máy tính cho hoạt động hằng ngày của các công ty luật là phổ biến.

Xuất phát từ thực tế này, việc thiết lập một hệ thống kết nối và chia sẻ giữa các máy tính trong công ty luật trở nên cấp thiết đối với hoạt động của hầu hết các công ty luật.

Nếu số lượng nhân viên của công ty luật của bạn ban đầu dưới 6 người thì việc sử dụng mạng máy tính nội bộ ngang hàng (mạng LAN) để tiết kiệm chi phí sẽ là một phương án tạm chấp nhận được.

Tuy nhiên, nếu công ty luật của bạn có số lượng nhân viên đông hơn, việc sử dụng mạng nội bộ ngang hàng cho thấy là kém hiệu quả và vì thế bạn cần có một máy chủ (server) để kết nối các máy tính trong cùng mạng nhằm chia sẻ tài nguyên chung của văn phòng.

Lợi ích của việc trang bị máy chủ là công ty luật của bạn có thể điều khiển việc sử dụng chung các phần mềm máy tính, chia sẻ các tập tin, dữ liệu máy tính, chia sẻ máy in chung giữa các máy con của nhân viên vào mọi thời điểm.

Điều này cũng giúp cho nhân viên của công ty luật của bạn chủ động xử lý công việc vào bất kỳ thời điểm nào trong khi công ty luật của bạn cũng có thể quản lý hệ thống dữ liệu, thiết bị của mình hiệu quả.

Tuy nhiên, việc sử dụng máy chủ cũng có nhược điểm là nó có giá thành khá cao, chi phí duy trì, bảo dưỡng khá lớn, chiếm nhiều diện tích trong văn phòng, cần nguồn điện ổn định để duy trì tình trạng hoạt động 24/24 cũng như cần người có kinh nghiệm về công nghệ thông tin để vận hành, bảo trì thường xuyên. 

Một giải pháp mà bạn nên cân nhắc tới trong thời gian đầu mới thành lập là đi thuê máy chủ từ các công ty dịch vụ công nghệ thông tin.

Với phương án này, công ty luật của bạn sẽ chỉ chi trả chi phí thuê máy chủ hàng tháng nhưng không phải tốn nhiều chi phí đầu tư ban đầu, không cần thuê người vận hành, bảo trì thường xuyên cũng như tiết kiệm diện tích văn phòng.  

Khi công ty luật của bạn đã phát triển với số lượng nhân viên đông hơn thì mới cân nhắc đến việc đầu tư một máy chủ đàng hoàng để sử dụng lâu dài.

  • Xe ô tô

Trừ khi bạn có xe ô tô riêng và muốn tận dụng nó để phục vụ cho công việc của công ty luật của bạn, kinh nghiệm cho thấy rằng trong giai đoạn đầu mới thành lập, công ty luật của bạn không nên mua xe ô tô mà nên sử dụng xe taxi đối với công việc pháp lý của khách hàng hay xe gắn máy cho các công việc hành chính văn phòng chẳng hạn như đi nộp tờ khai thuế, báo cáo lao động định kỳ, v.v… để giảm bớt chi phí đầu tư mua sắm tài sản cố định ban đầu.

Đối với chi phí taxi, bạn nên thỏa thuận để yêu cầu khách hàng hoàn trả lại các chi phí đó dựa trên biên nhận taxi và hóa đơn thuế giá trị gia tăng để khách hàng đưa vào chi phí của họ mỗi tháng.

Hiện nay, bên cạnh loại hình taxi truyền thống, trên thị trường còn xuất hiện loại hình dịch vụ taxi trực tuyến ví dụ như Grab, Be.

Ưu điểm của loại hình taxi này là giá rẻ hơn từ 20% đến 30% so với giá cước của taxi truyền thống, xe đời mới, sạch sẻ, vệ sinh, không có bảng taxi, bạn có thể đón xe nhanh chóng mọi lúc mọi nơi mà không sợ tài xế vẽ đường làm mất thời gian và tăng cước.

Tuy nhiên, dịch vụ này hiện chỉ mới nhắm vào những đối tượng khách hàng cá nhân là chính cho nên họ chưa xuất hóa đơn thuế giá trị gia tăng cũng như cấp biên nhận hợp pháp rộng rãi để bạn chứng minh cho chuyến đi của mình với khách hàng và yêu cầu khách hàng thanh toán lại các chi phí sau đó.

Do đó, công ty luật của bạn nên kết hợp sử dụng cả taxi truyền thống và taxi trực tuyến, sao cho phù hợp với tính chất công việc và từng hoàn cảnh cụ thể.

Việc mua xe ô tô phục vụ cho việc đi lại của nhân viên cho các công việc pháp lý của khách hàng cũng nên được cân nhắc. Bạn chỉ nên mua các loại xe 7 chỗ ngồi để chở được nhiều người hơn khi công ty luật của bạn đã định hình, phát triển và có thực lực tài chính mạnh hơn.

Tuy nhiên, kinh nghiệm cho thấy rằng kể cả khi công ty luật của bạn đã có xe ô tô thì cũng không thể giải quyết được hết nhu cầu đi lại của nhân viên vì mỗi người có những nhu cầu công việc riêng.

Do đó, công ty luật của bạn cũng nên sử dụng có chừng mực taxi truyền thống và taxi công nghệ cho các công việc pháp lý của khách hàng như đã trình bày ở trên.  

  • Văn phòng phẩm

Ở đây, chúng ta sẽ không bàn đến việc mua loại văn phòng phẩm nào phù hợp cho công ty luật của bạn, vì bạn hẳn đã biết loại văn phòng phẩm nào sẽ là phù hợp nhất cho mình.

Thay vào đó, hãy trao đổi một chút kinh nghiệm về việc chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm chuyên nghiệp vì đây là việc khó, đặc biệt trong thời buổi hiện nay.

Với công việc này, ban đầu bạn nên tự mình tìm kiếm và trao đổi giá với các nhà cung cấp thay vì giao cho nhân viên hành chính nhằm tránh trường hợp nhân viên hành chính của công ty luật của bạn nhận chiết khấu của nhà cung cấp.

Hiện nay, trên thực tế, các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng phẩm thường có mức chiết khấu khá cao từ 10 đến 20% giá mua chính thức cho những người phụ trách mua văn phòng phẩm của khách hàng. Điều này có thể làm cho công ty luật của bạn phải gánh chịu khoản tiền chiết khấu đó vì tiền mua văn phòng phẩm đã bao gồm cả tiền chiết khấu trong đó.

Để tránh tình trạng này, bạn nên thương lượng lại giá cung cấp văn phòng phẩm với nhà cung cấp định kỳ mỗi năm một lần bằng cách thường xuyên liên hệ với các nhà cung cấp văn phòng phẩm khác để so giá và chất lượng của họ.

Chẳng phải ngẫu nhiên mà từ xưa ông bà ta đã truyền nhau câu ngạn ngữ “buôn có bạn, bán có phường”, đây đích thực là phương thức mua bán truyền thống của người Việt và dịch vụ pháp lý của luật sư cũng không phải là ngoại lệ.

Dạo qua các địa điểm như tòa án, viện kiểm sát, ủy ban nhân dân quận, huyện, sở, ban ngành, phòng công chứng, thừa phát lại thì sẽ dễ dàng bắt gặp nhiều văn phòng luật sư được mở gần đó để cung cấp các dịch vụ pháp lý có liên quan đến hoạt động của những cơ quan, tổ chức này.

Thậm chí, có những con đường, con phố gắn liền với tên gọi “phố luật sư” chẳng hạn như đường Nguyễn Du gần Tòa án Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, Hòa Hưng gần trại giam Chí Hòa hay đường Ngô Quyền gần Phòng công chứng số 2 ở Thành phố Hồ Chí Minh.

Tuy nhiên, trong thời đại phát triển công nghệ thông tin như hiện nay khi các mô hình quảng cáo truyền thống (outbound marketing) dần bị mô hình quảng cáo trực tuyến (inbound marketing) lấn lướt như được trình bày ở Chương 9 của Quyển sách này thì việc chọn địa điểm văn phòng ở gần các địa điểm nêu trên không còn là cần thiết khi khởi nghiệp với nghề luật sư.

Ngày càng có nhiều công ty luật như công ty luật của bạn đã lựa chọn địa điểm văn phòng cho mình ở những nơi khác phù hợp hơn chẳng hạn như nhà, biệt thự phố mặt tiền, nơi có nhiều người qua lại hay các cao ốc văn phòng hạng A, B, C ở khu trung tâm, tiện lợi cho việc giao thông, đi lại tùy theo nhu cầu không gian, ngân sách và đối tượng khách hàng.

Trong giai đoạn đầu mới thành lập, với số lượng nhân sự khoảng từ 05 đến 06 người, công ty luật của bạn nên thuê văn phòng ảo trong các trung tâm thương mại.

Điều này giúp cho công ty luật của bạn tránh phải đầu tư quá lớn từ ban đầu khi công ty luật của bạn chưa chắc chắn thành công trong khi vẫn tạo được sự thu hút cần thiết đối với khách hàng khi văn phòng tọa lạc ở những nơi khá sang trọng trong trung tâm thành phố.

Văn phòng ảo có thể cung cấp những dịch vụ tiện ích cơ bản chẳng hạn như địa điểm giao dịch của công ty luật của bạn với địa chỉ xác định, số điện thoại, trang web, e-mail, phòng họp, máy chiếu, nhân viên lễ tân, bảng hiệu, kế toán, báo cáo thuế.

Khi thuê văn phòng ảo, nhân viên của công ty luật của bạn có thể làm việc ở bất cứ đâu mà không cần đến nơi làm việc mỗi ngày vì nhân viên của doanh nghiệp cho thuê sẽ trực điện thoại và chuyển các thông tin cho nhân viên của công ty luật của bạn.

Sau thời gian từ 06 đến 12 tháng đầu, nếu công việc kinh doanh diễn tiến thuận lợi, bạn mới cân nhắc chọn thuê văn phòng ở các tòa nhà văn phòng để tự bạn thiết kế văn phòng riêng cho công ty luật của bạn.

Bạn nên chọn địa điểm thuê trực tiếp từ những thông tin bạn tìm thấy trên internet hay thông qua các công ty dịch vụ bất động sản như CBRE, Savills, v.v…

Kinh nghiệm cho thấy rằng trong nhiều trường hợp, việc tìm kiếm thông qua các công ty dịch vụ môi giới bất động sản sẽ giúp cho công ty luật của bạn có được giá thuê văn phòng rẻ hơn so với việc công ty luật của bạn thuê trực tiếp từ chủ tòa nhà vì giữa các công ty môi giới bất động sản và chủ tòa nhà thường có thỏa thuận về giá thuê rất cạnh tranh.  

Nếu bạn chọn thuê văn phòng tại các tòa nhà văn phòng cho thuê có chủ cho thuê là các doanh nghiệp Việt Nam, bạn nên chú ý đến ba vấn đề quan trọng sau đây:

(i) thang máy (thang máy loại gì, có trang bị hệ thống điều khiển thông minh không, có bị quá tải trong những những giờ cao điểm không);

(ii) phòng vệ sinh (có rộng rãi, sạch sẽ và thoáng mát không); và

(iii) hệ thống máy lạnh (máy lạnh trung tâm hay máy lạnh cục, máy lạnh loại gì) vì các chủ cho thuê là các doanh nghiệp Việt Nam thường ít chú trọng đến các những trang thiết bị quan trọng này.

Ngoài ra, bạn cũng nên cân nhắc thêm các yếu tố khác chẳng hạn như sự đi lại thuận tiện của khách hàng và nhân viên (đường giao thông có rộng không, đường một hay hai chiều) khi chọn địa điểm văn phòng.

  • Gắn bản hiệu tại trụ sở văn phòng

Theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp thì các doanh nghiệp nói chung đều phải trương bảng hiệu tại trụ sở làm việc. Nếu bảng hiệu nằm ngang thì chiều cao tối đa không quá 02 mét và chiều dài không quá chiều ngang mặt tiền nhà;

còn nếu là bảng hiệu dọc thì chiều ngang tối đa sẽ không quá 01 mét và chiều cao tối đa là 04 mét nhưng không vượt chiều cao tầng nhà nơi đặt bảng hiệu. Bảng hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hỏa;

không được lấn vỉa hè, lòng đường làm ảnh hưởng đến giao thông công cộng và phải thể hiện đầy đủ thông tin bao gồm tên đăng ký, địa chỉ và số điện thoại của công ty luật của bạn[1].

Các tên tiếng Anh, tên viết tắt hay tên giao dịch thường sẽ không được các cơ quan tư pháp địa phương chấp nhận.

Nếu công ty luật của bạn chọn thuê văn phòng ảo trong các tòa nhà văn phòng trong các trung tâm thương mại, thường thì bên cho thuê sẽ đặt tại quầy tiếp tân của văn phòng ảo một bảng liệt kê tên của các bên đi thuê.

Do đó, để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về đặt bảng hiệu, bạn cần chắc chắn rằng tên của công ty luật của bạn đã được ghi đầy đủ tại bảng thông tin này.

Nếu công ty luật của bạn tự thuê văn phòng trong các tòa nhà cho thuê văn phòng trong trung tâm thành phố, công ty luật của bạn cần phải có bảng hiệu với kích thước nhỏ phù hợp với đầy đủ thông tin nêu trên gắn bên ngoài cửa chính của văn phòng.  

  • Thiết kế văn phòng

Phong cách thiết kế văn phòng thể hiện được văn hóa, sự chuyên nghiệp của công ty luật của bạn.

Màu sắc của các đồ nội thất văn phòng mà các công ty luật thường chọn là màu đỏ sẫm, đen, xám vì nó tạo sự chuyên nghiệp, nghiêm túc, ấm cúng của nghề luật sư. Trong giai đoạn đầu mới thành lập, bạn không nên đầu tư chi phí quá nhiều vào việc thiết kế văn phòng trong khi tình hình tài chính của công ty luật của bạn còn khiêm tốn, nhân sự lại chưa nhiều và chất lượng dịch vụ pháp lý cũng chưa cao.

Một giải pháp cho vấn đề này như đã nêu ở trên là công ty luật của bạn sẽ thuê dịch vụ văn phòng ảo với chi phí hợp lý nhưng vẫn có được văn phòng làm việc sang trọng, chuyên nghiệp, ấm cúng để khách hàng tin tưởng giao phó công việc pháp lý của họ cho công ty luật của bạn.

Sau đó, công ty luật của bạn sẽ đầu tư một văn phòng mới nhưng với diện tích phù hợp cho một chu kỳ phát triển của doanh nghiệp, thông thường là vào khoảng từ 03 đến 04 năm với thiết kế không quá sang trọng nhưng thể hiện được sự nghiêm túc, ấm cúng và chuyên nghiệp.

Bạn cũng phải dự kiến được thời gian thuê và sử dụng văn phòng như vậy tối đa sẽ là không quá 04 năm, tức là khoảng hai chu kỳ thuê văn phòng bao gồm 01 lần ký hợp đồng cho 02 năm ban đầu và 01 lần ký gia hạn cho hai năm tiếp theo, rồi mới chuyển sang thuê văn phòng tại các địa điểm khác với diện tích lớn hơn và thiết kế sang trọng hơn.

  • Chọn số điện thoại

Hiện nay, chi phí mua số điện thoại đẹp, dễ nhớ và gây ấn tượng với khách hàng cũng không quá cao như cách đây từ 10 đến 15 năm do việc tăng cường nhiều đầu số của nhà mạng viễn thông như Viettel, Mobifone, Vinaphone.

Do đó, trong khả năng tài chính cho phép, công ty luật của bạn nên lựa chọn một số điện thoại nào đó phục vụ cho việc phát triển hoạt động kinh doanh của công ty luật của bạn. Khi chọn số điện thoại, bạn nên tránh chọn số có sự lặp lại liên tiếp nhiều lần của một chữ số vì dễ gây nhầm lẫn cho khách hàng ví dụ số 666 thường dễ bị đọc nhầm thành 66.

Thay vào đó, bạn nên tìm những chữ số có sự lặp lại hoặc tịnh tiến là của nguyên một dãy số bao gồm 2 hoặc 3 chữ số ví dụ như 242526 hay 234234, v.v….

  • Chọn hệ thống phòng cháy, chữa cháy

Nếu bạn thuê văn phòng chocông ty luật của bạn trong các tòa nhà văn phòng ở các khu trung tâm trong thành phố thì bạn không phải quan tâm nhiều đến công tác phòng cháy, chữa cháy vì chủ các tòa nhà loại này thường trang bị đầy đủ các phương tiện phòng cháy, chữa cháy tuân thủ quy định của pháp luật và mức độ sang trọng của tòa nhà.

Trong trường hợp này, công ty luật của bạn chỉ cần mua và đặt bình chữa cháy ở một số nơi có nguy cơ cháy nổ cao trong văn phòng ví dụ như phòng máy chủ, canteen, thư viện, kho, ổ điện tổng, v.v… để hỗ trợ kịp thời nếu có phát sinh cháy nổ bất thường trong văn phòng công ty luật của bạn.

Ngược lại, nếu công ty luật của bạn chọn thuê biệt thự hay nhà phố để làm văn phòng thì công tác phòng cháy, chữa cháy của công ty luật của bạn cần được chú trọng hơn một bậc.

Do các căn biệt thự, nhà phố ban đầu được xây dựng dành cho mục đích để ở chứ không phải nhắm đến mục tiêu cho thuê văn phòng như các tòa nhà văn phòng, hệ thống phòng cháy, chữa cháy trong các căn biệt thự, nhà phố này vì thế thường đơn giản hoặc thậm chí là không có.

Vì vậy, để đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy theo quy định của pháp luật, bạn nên lắp thêm các cảm biến báo cháy và camera giám sát trong phạm vi văn phòng của mình, đặc biệt là ở những nơi có nguy cơ cháy, nỗ cao như đã nêu trên để dự phòng cho các tình huống xấu có thể xảy ra, đặc biệt là vào ban đêm khi không có người trực trong văn phòng công ty luật của bạn. 

  • Chọn hệ thống chống trộm

Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty luật của bạn, khách hàng sẽ giao rất nhiều hồ sơ, tài liệu, giấy tờ quan trọng chẳng hạn như giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng đất, v.v…

để phục vụ cho các công việc pháp lý của họ mà việc rò rỉ các thông tin này ra ngoài có thể gây phương hại nghiêm trọng đến quyền lợi của khách hàng.

Do đó, việc thiết lập hệ thống chống trộm bên trong văn phòng là một trong những việc cấp thiết đối với công ty luật của bạn.

Tương tự như phần trình bày về công tác phòng cháy, chữa cháy ở trên, nếu văn phòng của công ty luật của bạn tọa lạc trong các tòa nhà văn phòng ở trung tâm thành phố thì bạn không cần phải lo lắng nhiều về công tác chống trộm do việc chống trộm vòng ngoài đã được các nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp của tòa nhà đảm bảo 24/24.

Tuy nhiên, trong phạm vi khuôn viên văn phòng của công ty luật của bạn thì vẫn phải có tủ sắt để cất giữ tiền mặt, các loại giấy tờ có giá, giấy tờ xác nhận chủ sở hữu tài sản, người sử dụng đất, v.v…,

Có tủ có khóa để cất giữ các hồ sơ, tài liệu, giấy tờ khác của khách hàng, có hệ thống camera giám sát 24/24, có chế độ kiểm tra, giám sát nội bộ thường xuyên về việc lưu trữ, sử dụng các hồ sơ, tài liệu, giấy tờ của khách hàng của các nhân viên trong công ty luật của bạn.

Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.


[1] Điều 34 Luật Quảng cáo năm 2012

7 Điều Cần Lưu ý Trước Khi Tìm Luật Sư Tư Vấn