BLLĐ và các văn bản hướng dẫn thi hành chưa có hướng dẫn cách ghi thời hạn hoặc cách tính thời hạn HĐLĐ cụ thể và nhất quán. Do đó, trên thực tế, sẽ có nhiều trường hợp HĐLĐ được ghi nhận cùng một thời gian thực hiện HĐLĐ nhưng lại có ngày bắt đầu và ngày kết thúc khác nhau. Ví dụ, HĐLĐ có thời hạn 12 tháng (hay còn được ghi là 01 năm), bắt đầu từ ngày 01/01/2019 đến ngày 31/12/2019; hoặc HĐLĐ có thời hạn 12 tháng (hay còn được ghi là 01 năm), bắt đầu từ ngày 01/01/2019 đến ngày 01/01/2020.
- Về thời hạn của HĐLĐ:
HĐLĐ xác định thời hạn là HĐLĐ mà trong đó các bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng không quá 36 tháng[30]. Qua đó, thời hạn của HĐLĐ theo quy định của BLLĐ phải được tính theo tháng chứ không phải tính theo năm. Do vậy, đối với cách ghi thời hạn HĐLĐ theo năm (ví dụ như 01 năm, 02 năm, v.v.) mà một số doanh nghiệp thường sử dụng theo thói quen từ trước đến nay là chưa thật sự chính xác vì thời hạn 01 năm sẽ được hiểu là 365 ngày[31]; trong khi đó, số ngày được xác định cho mỗi tháng trên thực tế lại khác nhau (ví dụ, tháng 02 có 28 hoặc 29 ngày, tháng 03 có 31 ngày,v.v), chưa kể còn phụ thuộc vào năm có 365 ngày hay 366 ngày.
- Về cách tính thời hạn HĐLĐ
Theo Điều 147.2 và Điều 148.3 Bộ luật Dân sự quy định về ngày bắt đầu và kết thúc thời hạn, thì “khi thời hạn được xác định bằng ngày, tuần, tháng, năm thì ngày đầu tiên của thời hạn sẽ không được tính mà phải tính từ ngày tiếp theo liền kề với ngày được xác định”, “Khi thời hạn được tính bằng tháng, thì thời hạn kết thúc tại thời điểm kết thức của ngày tương ứng của tháng cuối cùng của thời hạn; nếu tháng kết thúc thời hạn không có ngày tương ứng thì thời hạn kết thúc sẽ vào ngày cuối cùng của tháng đó”. Tuy nhiên, cách tính thời hạn theo quy định của Bộ luật Dân sự nêu trên chỉ được áp dụng nếu các bên không có thỏa thuận hoặc pháp luật không có quy định khác[32]. Do vậy, việc tính thời hạn của HĐLĐ trên thực tế sẽ phát sinh 02 trường hợp sau đây:
Trường hợp 1: HĐLĐ chỉ ghi thời hạn hợp đồng nhưng không xác định ngày nào sẽ là ngày bắt đầu và ngày nào sẽ là ngày kết thúc thời hạn.
Trong trường hợp này thì thời hạn của HĐLĐ sẽ được tính dựa theo quy định tại Bộ luật Dân sự nêu trên. Cụ thể, nếu HĐLĐ được giao kết vào ngày 01/01/2019 và ghi nhận thời hạn là 12 tháng, thì ngày bắt đầu của thời hạn sẽ được tính là ngày 02/01/2019 và ngày kết thúc thời hạn được xác định theo “ngày tương ứng của tháng cuối cùng của thời hạn” tức là ngày 01/01/2020. Tuy nhiên, trên thực tế, các doanh nghiệp khi giao kết HĐLĐ lại thường xem ngày xác định HĐLĐ (ngày 01/01/2019) là ngày làm việc đầu tiên của NLĐ và hiển nhiên ngày làm việc cuối cùng khi hết thời hạn đủ 12 tháng sẽ là ngày 31/12/2019. Vì vậy, đối với những HĐLĐ chỉ ghi thời hạn là 12 tháng, doanh nghiệp có thể sẽ gặp rủi ro pháp lý khi chấm dứt HĐLĐ với NLĐ theo trường hợp HĐLĐ hết thời hạn. Theo đó, dựa vào quy định của Bộ luật Dân sự nêu trên, NLĐ có thể lập luận rằng ngày 01/01/2020 mới là ngày làm việc cuối cùng của họ và việc doanh nghiệp chấm dứt HĐLĐ vào ngày 31/12/2019, không cho NLĐ vào nơi làm việc để tiếp tục công việc có thể bị xem là hành vi đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái pháp luật.
Ngoài ra, thời gian thực hiện HĐLĐ, thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc thực hiện HĐLĐ được xem là 03 nội dung bắt buộc phải được ghi nhận trong HĐLĐ[33]. Việc giao kết HĐLĐ mà thiếu sót bất kỳ 01 trong 03 thông tin chủ yếu nêu trên có thể khiến doanh nghiệp phải chịu xử phạt vi phạm hành chính lên đến 50 triệu đồng[34].
Trường hợp 2: HĐLĐ có ghi thời hạn hợp đồng và có xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc thời hạn HĐLĐ.
Đối với HĐLĐ nào có ghi thời hạn hợp đồng và có xác định cả ngày bắt đầu và ngày kết thúc thì theo quy định của Bộ luật Dân sự, cách tính thời hạn của HĐLĐ trong trường hợp đó sẽ được áp dụng theo thỏa thuận của các bên nếu các bên có thỏa thuận thay vì theo cách tính của Bộ luật Dân sự như đã phân tích tại Trường hợp 1 nêu trên. Điều đó có nghĩa là, các bên hoàn toàn có thể thỏa thuận với nhau về thời hạn HĐLĐ là 12 tháng, bắt đầu từ ngày 01/01/2019 đến ngày 31/12/2019.
Bên cạnh đó, liên quan đến thời điểm kết thúc ngày cuối cùng của thời hạn, theo quy định tại Điều 148.6 Bộ luật Dân sự, thời điểm kết thúc ngày cuối cùng của thời hạn được xác định là vào lúc 24 giờ của ngày đó. Tuy nhiên, như đã trích dẫn tại Điều 145.1 của Bộ luật Dân sự, thời điểm kết thúc nêu trên cũng sẽ chỉ được áp dụng đối với trường hợp các bên không có bất kỳ thỏa thuận nào khác.
Là một trong những nội dung chủ yếu bắt buộc của HĐLĐ, thời giờ làm việc của NLĐ phải được ghi nhận cụ thể trong HĐLĐ khi các bên giao kết HĐLĐ. Do đó, nếu HĐLĐ có ghi nhận thời giờ làm việc cụ thể, trong trường hợp này rõ ràng các bên đã có thỏa thuận về thời điểm kết thúc ngày cuối cùng của thời hạn. Theo đó, nếu thời gian làm việc của NLĐ được thỏa thuận là NLĐ làm việc buổi sáng từ 08 giờ đến 12 giờ trưa và buổi chiều là từ 13 giờ đến 17 giờ thì thời điểm kết thúc HĐLĐ sẽ là vào lúc 17 giờ chiều, không phải là 24 giờ như được hướng dẫn tại Bộ luật Dân sự nữa. Tại sao điều này quan trọng? vì có một số trường hợp NLĐ vì bất kỳ một lý do nào đó lại không chịu rời khỏi nơi làm việc ngay sau khi hết giờ làm việc của ngày làm việc cuối cùng vì cho rằng HĐLĐ vẫn còn hiệu lực cho đến 12 giờ đêm của ngày hôm đó nên họ vẫn được quyền ở lại văn phòng cho đến hết 12 giờ đêm.
[30] Điều 20.1 (b) BLLĐ
[31] Điều 146.1 (a) Bộ luật Dân sự
[32] Điều 145.1 Bộ luật Dân sự
[33] Điều 3.4 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH của Bộ LĐTBXH ngày 12/11/2020
[34] Điều 8.1 của Nghị định 28/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 01/3/2020
