1. Doanh nghiệp cần phải có NQLĐ không?
Theo quy định[390], doanh nghiệp phải ban hành NQLĐ, nếu sử dụng từ 10 NLĐ trở lên thì NQLĐ của doanh nghiệp phải được lập bằng văn bản và phải thực hiện thủ tục đăng ký NQLĐ với cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền để NQLĐ của doanh nghiệp có hiệu lực pháp luật. Như vậy, nếu doanh nghiệp nào sử dụng dưới 10 NLĐ thì sẽ không bắt buộc phải ban hành NQLĐ bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về KLLĐ, trách nhiệm vật chất trong HĐLĐ giao kết với NLĐ[391]. Trong trường hợp này, doanh nghiệp vẫn có thể ban hành NQLĐ của doanh nghiệp bằng văn bản tùy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp nhưng không phải đăng ký NQLĐ của doanh nghiệp đó với cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền. Cần lưu ý rằng doanh nghiệp trong trường hợp này hoàn toàn có thể đăng ký NQLĐ với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp Tỉnh nếu cần.
2. Nếu cần có NQLĐ thì doanh nghiệp có cần phải đăng ký NQLĐ với cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền không?
Như đã phân tích ở trên, về mặt nguyên tắc, doanh nghiệp nào có từ 10 NLĐ trở lên thì khi ban hành NQLĐ của doanh nghiệp bằng văn bản thì có nghĩa vụ phải đăng ký NQLĐ với cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền. Tuy nhiên, đối với trường hợp doanh nghiệp có dưới 10 NLĐ mà ban hành NQLĐ của doanh nghiệp bằng văn bản và có mong muốn đăng ký NQLĐ thì cũng có thể thực hiện thủ tục đăng ký NQLĐ của doanh nghiệp tương tự như doanh nghiệp có từ 10 NLĐ trở lên.
Để đăng ký NQLĐ của doanh nghiệp phù hợp với quy định của BLLĐ, doanh nghiệp cần lưu ý đến các vấn đề sau đây:
- Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành NQLĐ, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký NQLĐ với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp Tỉnh nơi đăng ký kinh doanh (tức là Sở LĐTBXH hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao có thẩm quyền chấp thuận việc đăng ký NQLĐ nếu trụ sở NSDLĐ đặt tại các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao);
- Hồ sơ đăng ký NQLĐ của doanh nghiệp bao gồm: (i) Văn bản đề nghị đăng ký NQLĐ (theo mẫu quy định); (ii) Quyết định của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp về việc ban hành NQLĐ; (iii) Văn bản góp ý của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở; (iv) NQLĐ; và (v) Các văn bản của doanh nghiệp có các quy định liên quan đến KLLĐ và trách nhiệm vật chất, nếu có. NQLĐ của doanh nghiệp sẽ có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp Tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký NQLĐ của doanh nghiệp và có thông báo rằng NQLĐ của doanh nghiệp phù hợp với quy định của pháp luật; và
- Nếu doanh nghiệp có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì doanh nghiệp có trách nhiệm gửi NQLĐ của doanh nghiệp sau khi có hiệu lực đến cơ quan quản lý Nhà nước về lao động cấp Tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
3. Nếu không đăng ký NQLĐ thì doanh nghiệp có thể xử lý KLLĐ đối với vi phạm của NLĐ không?
Theo quy định của BLLĐ, NQLĐ của doanh nghiệp chỉ có hiệu lực sau khi NSDLĐ đã thực hiện thành công thủ tục đăng ký NQLĐ của doanh nghiệp với cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền tại nơi mà doanh nghiệp có sử dụng từ 10 NLĐ trở lên. Cụ thể, NQLĐ của doanh nghiệp sẽ có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp Tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký NQLĐ của doanh nghiệp và có thông báo rằng NQLĐ phù hợp với quy định của pháp luật. Dựa theo nguyên tắc này, đối với doanh nghiệp nào có từ 10 NLĐ trở lên, điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp đó có cơ sở pháp lý để xử lý KLLĐ đối với NLĐ là NQLĐ của doanh nghiệp đó phải được đăng ký phù hợp với quy định của pháp luật, trừ trường hợp các hành vi phạm đã được quy định rõ trong BLLĐ hay được các bên thỏa thuận trong HĐLĐ.
Tuy vậy, nguyên tắc này sẽ không được áp dụng đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng dưới 10 NLĐ. Cụ thể, theo quy định tại Điều 118 BLLĐ, doanh nghiệp nào sử dụng dưới 10 NLĐ sẽ không bắt buộc phải ban hành NQLĐ của doanh nghiệp bằng văn bản và đăng ký với cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền. Theo đó, nếu doanh nghiệp ban hành NQLĐ bằng văn bản thì hiệu lực của NQLĐ sẽ do doanh nghiệp tự quyết định trong NQLĐ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp vẫn phải thỏa thuận nội dung về KLLĐ, trách nhiệm vật chất trong HĐLĐ để NLĐ tuân thủ thực hiện theo cam kết hợp đồng ngay cả khi ban hành NQLĐ của doanh nghiệp bằng văn bản. Như vậy, nếu doanh nghiệp nào có dưới 10 NLĐ, kể cả khi NQLĐ đó không được đăng ký với cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền thì doanh nghiệp vẫn có quyền căn cứ vào NQLĐ của doanh nghiệp để tiến hành xử lý KLLĐ đối với NLĐ vi phạm theo quy định của pháp luật lao động.
4. Không đăng ký NQLĐ của doanh nghiệp thì có bị xử phạt vi phạm hành chính không?
Nếu doanh nghiệp thuộc các trường hợp bắt buộc phải đăng ký NQLĐ của doanh nghiệp (cụ thể là khi doanh nghiệp sử dụng từ 10 NLĐ trở lên) mà không thực hiện nghĩa vụ đăng ký nêu trên, thì doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng[392].
5. NQLĐ giúp ích được gì cho doanh nghiệp mà doanh nghiệp cần phải có?
Các quy định của BLLĐ không có định nghĩa như thế nào là NQLĐ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, căn cứ vào các nội dung chủ yếu của một NQLĐ cần có theo quy định tại Điều 118.2 BLLĐ, có thể hiểu rằng, NQLĐ là văn bản do doanh nghiệp ban hành, trong đó quy định trách nhiệm, nghĩa vụ của NLĐ đối với doanh nghiệp cũng như các biện pháp chế tài thông qua các hình thức xử lý KLLĐ đối với NLĐ nào không chấp hành hoặc chấp hành không đầy đủ nghĩa vụ lao động do doanh nghiệp quy định.
Về mặt quản trị doanh nghiệp, NQLĐ của doanh nghiệp thực sự đóng vai trò rất cần thiết giúp doanh nghiệp đảm bảo sự ổn định trật tự, nề nếp làm việc, nâng cao hiệu quả quản lý điều hành. Bên cạnh đó, việc ban hành NQLĐ cũng giúp doanh nghiệp thiết lập được hệ thống các quy tắc về KLLĐ nhằm ngăn ngừa các hành vi vi phạm của NLĐ mà có thể gây thiệt hại về tài sản và uy tín của doanh nghiệp.
[390] Điều 118 BLLĐ
[391] Điều 69.1 Nghị định 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 14/12/2020
[392] Điều 5.1 và Điều 18.2(b) Nghị định 28/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 01/03/2020
