Theo Điều 127.3 BLLĐ, NSDLĐ không được xử lý KLLĐ đối với bất kỳ hành vi vi phạm nào của NLĐ mà không được quy định trong NQLĐ của doanh nghiệp hoặc HĐLĐ hoặc không được quy định cụ thể hành vi vi phạm cụ thể trong BLLĐ.
Đồng thời, theo quy định của BLLĐ, NQLĐ của doanh nghiệp là văn bản bắt buộc NSDLĐ phải ban hành khi doanh nghiệp sử dụng từ 10 NLĐ trở lên, trong đó có quy định về các hành vi vi phạm KLLĐ của NLĐ và các hình thức xử lý, trách nhiệm vật chất[395]. Theo đó, NQLĐ của doanh nghiệp phải được tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở đối với những nơi có tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở[396], đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp Tỉnh[397] cũng như niêm yết những nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc[398]. NQLĐ của doanh nghiệp sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký NQLĐ[399].
Như đã được đề cập ở trên, ngoài NQLĐ của doanh nghiệp (bao gồm cả NQLĐ đã được đăng ký với cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền khi NSDLĐ sử dụng từ 10 NLĐ trở lên và NQLĐ do doanh nghiệp tự ban hành khi sử dụng dưới 10 NLĐ), các thỏa thuận trong HĐLĐ được giao kết với NLĐ hoặc được quy định cụ thể hành vi vi phạm trong BLLĐ là căn cứ pháp lý để NSDLĐ tiến hành xử lý KLLĐ đối với NLĐ vi phạm. Nếu vẫn cứ áp dụng, NSDLĐ có thể bị xử lý hành chính với mức phạt lên đến 10.000.000 đồng đối với NSDLĐ là cá nhân và 20.000.000 đồng đối với NSDLĐ là tổ chức, và NSDLĐ buộc phải nhận NLĐ trở lại làm việc nếu xử lý kỷ luật theo hình thức sa thải[400].
[395] Điều 118 BLLĐ
[396] Điều 118.3 BLLĐ
[397] Điều 119.1 BLLĐ
[398] Điều 118.4 BLLĐ
[399] Điều 119 và Điều 121 BLLĐ
[400] Điều 3.1 và Điều 15.3 (c) Nghị định 95/2013/NĐ-CP của Chính phủ ngày 16/10/2015, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 88/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 07/10/2015