Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.
…………………
Thời điểm chia tách
Việc chia tách một công ty luật là một quá trình phức tạp và yêu cầu sự cẩn trọng. Thời điểm chia tách là rất quan trọng vì nó xác định thời điểm pháp lý của việc chấm dứt nghĩa vụ và quyền lợi của các bên trong công ty luật hiện hữu.
Trong quá trình chia tách, các luật sư thành viên cần xác định thời điểm chia tách rõ ràng để các bên có thể chuẩn bị cần thiết cho mình. Khoảng thời gian từ thời điểm quyết định chia tách cho đến thời điểm chính thức chia tách thường không nên quá dài hoặc quá ngắn. Nếu để quá dài, nó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của công ty luật vì các luật sư thành viên sẽ không còn tinh thần làm việc và chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân của họ trong giai đoạn chuyển tiếp. Điều này sẽ dẫn đến sự sụt giảm chất lượng dịch vụ, tinh thần làm việc của nhân viên bị dao động, hoạt động phát triển kinh doanh bị đình trệ, v.v…
Ngược lại, nếu thời gian từ lúc có quyết định chia tách cho đến thời điểm chia tách quá ngắn, các bên sẽ không có đủ thời gian cần thiết cho việc bàn giao công việc pháp lý của khách hàng, không kịp thông báo và nhận được đồng ý của khách hàng, cũng như không có đủ thời gian để tuyển dụng nhân sự mới thay thế cho các vị trí công việc bị bỏ lại..
Bên cạnh đó, trong quá trình chia tách, các bên cần thống nhất và thực hiện các công việc pháp lý của khách hàng một cách kịp thời và hiệu quả. Việc thông báo cho khách hàng về sự thay đổi và sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của họ cũng là một yếu tố quan trọng trong quá trình chia tách.
Phân chia hồ sơ khách hàng
Để thông báo quyết định chia tách công ty luật và xác định ý kiến của khách hàng, các bên đã thống nhất về việc phân chia danh mục khách hàng. Từ đó, bên tiếp nhận sẽ tiếp tục trao đổi với bên chia tách về việc chuyển giao hồ sơ khách hàng. Tuy nhiên, do bên cũ đã ký hợp đồng dịch vụ pháp lý và có nghĩa vụ bảo mật thông tin, hồ sơ của khách hàng vẫn phải được giữ lại để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. Bên chia tách chỉ được phép sao lưu các hồ sơ và phải ký cam kết bảo mật thông tin với bên cũ.
Nếu khách hàng đồng ý chuyển giao toàn bộ hồ sơ cho công ty luật mới và công ty luật mới cam kết chịu trách nhiệm với họ, thì bản gốc của các hồ sơ sẽ được chuyển giao với biên nhận giữa hai bên. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc chuyển giao này chỉ có thể được thực hiện khi khách hàng đồng ý và bên mới cam kết đảm bảo bảo mật thông tin của khách hàng.
Với việc đảm bảo bảo mật thông tin của khách hàng, các bên sẽ đảm bảo trách nhiệm và ràng buộc với khách hàng. Tuy nhiên, trường hợp nào cũng cần phải có sự rõ ràng và đồng ý của các bên để tránh gây ra tranh chấp và khó khăn trong quá trình chuyển giao.
Nội dung thông báo khách hàng
Để đảm bảo sự hiểu biết và tin tưởng từ khách hàng, các bên cần phải dành thời gian để soạn thảo nội dung thông báo về việc chia tách một cách chuyên nghiệp và ngắn gọn. Nội dung thông báo cần phải trung thực và tập trung vào sự kiện chính mà không tạo ra bất kỳ sự hiểu lầm hay phân biệt đối xử với bất kỳ bên nào. Để đảm bảo tính chính xác và uy tín, việc soạn thảo thông báo nên được thực hiện bởi các luật sư điều hành, giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật của từng công ty luật. Nếu yêu cầu, các luật sư rời đi cũng nên ký vào thông báo này để đảm bảo sự thống nhất giữa các bên.
Việc thông báo chia tách không chỉ là để thông báo sự kiện đến khách hàng mà còn để cung cấp thông tin chi tiết về việc chuyển giao hồ sơ khách hàng và các vấn đề bảo mật thông tin. Nội dung thông báo nên được soạn thảo sao cho phù hợp với mỗi bên và phải được gửi đến khách hàng của từng công ty luật. Điều này sẽ giúp tăng cường tính minh bạch và đảm bảo rằng khách hàng của mỗi bên đều nhận được thông tin đầy đủ và chính xác về quá trình chia tách.
Ngoài ra, nội dung thông báo cũng cần phải được sửa đổi và cập nhật định kỳ để phản ánh bất kỳ sự thay đổi nào trong quá trình chia tách và giúp khách hàng cảm thấy tin tưởng và hài lòng với sự chuyển giao của hồ sơ. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và soạn thảo thông báo chia tách là cần thiết để đảm bảo rằng quá trình chuyển giao hồ sơ khách hàng được diễn ra suôn sẻ và không gây ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng của mỗi bên.
Công việc pháp lý của khách hàng từ lúc quyết định chia tách cho đến thời điểm chia tách
Trong khoảng thời gian từ khi có biên bản của hội đồng luật sư được các bên đồng ý về việc chia tách cho đến khi thực sự chia tách, việc thực hiện sẽ phụ thuộc vào thỏa thuận giữa các bên về việc phân chia công việc pháp lý của khách hàng cũng như dự đoán những nhân viên nào sẽ ở lại hay rời khỏi công ty luật. Các bên sẽ cần thực hiện các thủ tục để chuyển giao công việc kịp thời giữa các nhân sự của các bên và thông báo cho khách hàng biết để đảm bảo nhân sự mới được chuẩn bị tốt nhất trước khi đảm nhận các công việc pháp lý của khách hàng. Việc này sẽ đảm bảo sự liên tục và đảm bảo cho khách hàng nhận được dịch vụ tốt nhất trong quá trình chuyển giao.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.
