Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.
………………
Khách hàng có thể được xem như một loại tài sản vô hình của doanh nghiệp và công ty luật. Tuy nhiên, khi đối diện với vấn đề chia tách, việc phân chia loại tài sản vô hình này là bước quan trọng trong quá trình đàm phán. Hiện tại, pháp luật về luật sư và các văn bản hướng dẫn thi hành chưa có quy định cụ thể về việc phân chia danh sách khách hàng giữa các luật sư thành viên. Tuy vậy, lý thuyết cho phép các luật sư thành viên thỏa thuận về việc này và quy định thỏa thuận vào điều lệ hoặc thỏa thuận giữa các bên để thực hiện khi có sự kiện chia tách.
Tuy nhiên, trên thực tế, các luật sư thành viên không thể tự quyết định việc khách hàng sẽ thuộc về bên nào. Chính khách hàng mới là người có quyền quyết định cuối cùng về việc họ sẽ làm việc với ai. Quyết định của khách hàng có thể không giống với dự đoán ban đầu của các bên. Do đó, các luật sư thành viên nên cẩn trọng khi thực hiện thỏa thuận phân chia danh sách khách hàng và tôn trọng quyền quyết định của khách hàng.
Trong thực tế, đã có nhiều trường hợp xảy ra khi một luật sư thành viên đã phụ trách một khách hàng lớn trong nhiều năm và khách hàng đã rất hài lòng với chất lượng dịch vụ mà luật sư đó cung cấp. Tuy nhiên, khi có thông báo về việc chia tách, khách hàng lại quyết định tiếp tục làm việc với công ty luật cũ thay vì đi theo luật sư thành viên đó sang công ty luật mới. Lý do có thể là do khách hàng đang có những công việc pháp lý còn dang dở với công ty luật cũ, ví dụ như một vụ kiện tại tòa án. Khách hàng không muốn có sự xáo trộn về luật sư phụ trách, không muốn làm giấy ủy quyền lại, không muốn mất thời gian thanh lý hợp đồng dịch vụ với công ty luật cũ, sau đó thương lượng và ký kết hợp đồng dịch vụ pháp lý mới với công ty luật mới với mức phí dịch vụ pháp lý mới.
Ngoài ra, khách hàng có thể vẫn tin tưởng vào chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp của công ty luật cũ và tin rằng nếu luật sư thành viên đang đảm nhận công việc pháp lý cho họ không còn làm việc cho công ty luật nữa thì chắc chắn sẽ có luật sư khác có kinh nghiệm chuyên môn không kém sẽ thay thế đảm trách công việc pháp lý của họ. Việc tiếp tục làm việc với công ty luật cũ cũng có thể giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giữ được quan hệ tốt đẹp với công ty luật cũ.
Có điều bạn nên nhớ rằng, trong trường hợp công ty luật bị chia tách và có thông báo về việc phân chia khách hàng, khách hàng không bị ràng buộc pháp lý bởi thỏa thuận giữa các luật sư thành viên. Bạn không thể xác định khách hàng thuộc về bạn hay bên kia dựa trên thỏa thuận này và tuyệt đối không nên sử dụng thông điệp như vậy. Việc này có thể làm mất lòng khách hàng, khiến họ không muốn tiếp tục sử dụng dịch vụ pháp lý của bất kỳ bên nào khác, gây tổn thất cho tất cả các bên liên quan.
Thay vào đó, bạn cần tiếp cận vấn đề một cách thông minh và khéo léo hơn. Hãy đưa ra những lời giải thích rõ ràng và chân thật về tình hình chia tách và cách thức công ty luật mới sẽ hoạt động. Nếu khách hàng vẫn muốn tiếp tục sử dụng dịch vụ pháp lý của công ty luật cũ, hãy giải quyết các vấn đề liên quan đến pháp lý với công ty luật cũ và đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi diễn ra một cách thuận lợi và không gây trở ngại cho khách hàng.
Để giải quyết vấn đề này, công ty luật nên thông báo chính thức ngắn gọn cho khách hàng biết về việc chia tách và hỏi họ xem liệu họ muốn bên nào sẽ tiếp tục cung cấp dịch vụ pháp lý cho họ sau khi công ty luật bị chia tách. Việc tôn trọng quyết định của khách hàng là cần thiết. Nếu các bên đã có thỏa thuận về việc phân chia danh mục khách hàng trong điều lệ của công ty luật, nhưng sự chọn lựa của khách hàng trong thực tế lại trái ngược với thỏa thuận đó, bên được khách hàng chọn lựa có thể trả cho bên đáng lý được nhận khách hàng đó theo thỏa thuận một khoản tiền tượng trưng nào đó, có thể dựa trên phần trăm số tiền phí dịch vụ pháp lý mà khách hàng sẽ trả để giảm bớt thiệt hại vì bị mất khách hàng.
Các luật sư thành viên khác nên tránh việc hành xử không chuyên nghiệp, chèo kéo khách hàng về phía công ty luật mới của mình thông qua việc cố ý hạ giá phí dịch vụ pháp lý hay nói xấu bên còn lại với khách hàng hay đề cao quá mức sự chuyên nghiệp của dịch vụ pháp lý của mình. Thay vào đó, họ nên đưa ra các giải pháp và lời khuyên chuyên nghiệp cho khách hàng để họ có thể tự quyết định. Một thông báo ngắn gọn và chuyên nghiệp sẽ giúp khách hàng tự do quyết định chọn sẽ làm việc với ai và là quyết định khôn ngoan nhất cho tất cả các bên.
Tuy nhiên, không phải ai cũng đủ kiên định để gạt qua được lợi ích trước mắt và làm theo cách này. Các bên chia tách nên xem xét kỹ lưỡng trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào về phân chia danh mục khách hàng. Nếu việc phân chia này không đảm bảo sự hài lòng và chất lượng dịch vụ của khách hàng, sẽ có nguy cơ mất mát danh mục khách hàng, tiếp đến là sự suy giảm của thương hiệu và giá trị của công ty luật.
Do đó, cần có một phương pháp chuyên nghiệp và khôn ngoan để giải quyết vấn đề chia tách công ty luật và giữ cho các bên liên quan hài lòng và tôn trọng lẫn nhau. Điều này có thể đạt được thông qua việc thông báo chính thức ngắn gọn cho khách hàng về việc chia tách và cho phép họ tự do quyết định chọn sẽ làm việc với ai. Các luật sư thành viên trong công ty luật nên tôn trọng quyết định của khách hàng và tránh việc cạnh tranh không lành mạnh. Nếu khách hàng chọn bên khác sau khi công ty luật bị chia tách, thì bên được chọn sẽ có thể trả cho bên bị bỏ lỡ khách hàng đó một khoản tiền tương đương với phần trăm số tiền phí dịch vụ pháp lý mà khách hàng sẽ trả. Điều này giúp giảm bớt thiệt hại cho bên bị bỏ lỡ khách hàng và tôn trọng quyền lợi của khách hàng.
Phân chia nhân viên
Công ty luật cũng xem nhân viên là một tài sản vô hình có giá trị. Tương tự như danh mục khách hàng, các luật sư thành viên không thể quyết định đơn phương về việc phân chia nhân viên sau khi chia tách do pháp luật về lao động không cho phép người sử dụng lao động quyết định vấn đề này. Thay vào đó, nhân viên là người có quyền quyết định sau cùng về việc họ sẽ làm việc cho bên nào hay thậm chí là họ sẽ không làm việc cho ai cả. Họ cũng có quyền xin nghỉ việc để đi làm cho các công ty luật khác. Do đó, công ty luật nên thông báo ngắn gọn cho nhân viên biết về việc chia tách và để họ toàn quyền chọn lựa bên nào sẽ phù hợp hơn cho công việc của họ để tiếp tục làm việc.
Các luật sư thành viên cần thỏa thuận với nhau về việc không bên nào được quyền chèo kéo nhân viên qua việc đề cao bản thân và nói xấu các bên còn lại. Các luật sư cũng không được hứa hẹn thăng chức, vị trí công việc, tăng lương, phúc lợi để thuyết phục nhân viên làm việc cho mình. Việc này không chỉ là không đúng về đạo đức nghề nghiệp mà còn có thể gây ra tranh chấp pháp lý giữa các bên. Vì vậy, các luật sư cần đưa ra các quy định chính xác và rõ ràng về vấn đề này để đảm bảo mối quan hệ nội bộ trong công ty luật được thuận lợi và tôn trọng.
Phân chia thương hiệu của công ty luật
Thương hiệu của một công ty luật là cách để bên ngoài nhìn nhận và cảm nhận về dịch vụ hoặc công ty luật đó. Thương hiệu tạo ra ấn tượng và niềm tin của khách hàng đối với các dịch vụ pháp lý được cung cấp bởi công ty luật. Giá trị của thương hiệu là triển vọng thuận lợi mà nó mang lại cho các luật sư thành viên trong tương lai. Thương hiệu là một tài sản vô hình không tự nhiên mà phải được tích lũy và phát triển theo thời gian thông qua quá trình cung cấp dịch vụ pháp lý của công ty luật.
Thực tế, thương hiệu của công ty luật có thể bao gồm tên thương mại của công ty luật, ví dụ như Công ty luật A & Z, nhãn hiệu (logo) của công ty luật và danh tiếng của công ty trên thị trường dịch vụ pháp lý.
Khi phân tách công ty luật, nếu bạn là bên chủ động muốn rời đi, bạn thường sẽ không muốn mang theo thương hiệu của công ty luật hiện tại. Thay vào đó, bạn chỉ muốn định giá thương hiệu tại thời điểm phân tách để được các luật sư thành viên ở lại trả cho bạn một khoản tiền bù đắp cho thời gian và công sức mà bạn đã bỏ ra để phát triển thương hiệu đó. Tuy nhiên, để định giá thương hiệu, cần phải xem xét nhiều yếu tố, bao gồm danh tiếng và uy tín của công ty luật trên thị trường, số lượng khách hàng trung thành, và các đối tác liên quan. Quá trình định giá này cần được thực hiện bởi các chuyên gia hoặc nhà đầu tư có kinh nghiệm để đảm bảo tính khách quan và chính xác..
Thương hiệu của công ty luật là yếu tố quan trọng thể hiện bên ngoài, tạo ấn tượng và phản ánh bên trong của dịch vụ hoặc công ty luật. Thương hiệu còn là yếu tố xây dựng niềm tin của khách hàng đối với các dịch vụ pháp lý được cung cấp bởi công ty luật. Giá trị của thương hiệu đó là triển vọng thuận lợi mà nó mang lại cho các luật sư thành viên trong tương lai. Thương hiệu là tài sản vô hình, không tự nhiên mà được tích lũy và phát triển dần dần theo thời gian qua hoạt động và cung cấp dịch vụ pháp lý của công ty luật. Thực tế, thương hiệu của công ty luật có thể bao gồm tên thương mại, nhãn hiệu (logo), danh tiếng của công ty luật trên thị trường dịch vụ pháp lý, v.v…
Khi công ty luật tách ra, bên chủ động muốn rời đi thường không muốn mang theo thương hiệu hiện tại. Thay vào đó, họ muốn định giá thương hiệu tại thời điểm chia tách để được các luật sư thành viên ở lại bồi thường cho công sức và thời gian đã bỏ ra để vun đắp cho sự phát triển của thương hiệu đó.
Để giảm bớt rắc rối cho các bên, điều lệ của công ty luật hoặc thỏa thuận với luật sư thành viên thường sẽ quy định mức chia, phương thức bồi thường và thời hạn thanh toán. Tuy nhiên, có trường hợp điều lệ của công ty luật hoặc thỏa thuận với luật sư thành viên quy định rằng luật sư muốn rời công ty luật sẽ không được bồi thường. Nếu định giá thương hiệu quá phức tạp, các bên có thể quy định sử dụng một tổ chức định giá chuyên nghiệp để giúp xác định giá trị thương hiệu làm cơ sở cho việc bồi thường. Tuy nhiên, nếu điều lệ hoặc thỏa thuận với luật sư thành viên có quy định về việc bồi thường, cần quy định cụ thể và chi tiết về phương thức để xác định giá trị thương hiệu.
Số điện thoại liên lạc của công ty luật
Số điện thoại của một công ty luật là một tài sản quan trọng vì nó là kênh liên lạc chính thống giữa khách hàng và công ty luật. Do đó, khi các bên chia tách, số điện thoại cũng phải được xem xét để quyết định quyền sở hữu. Ai nắm giữ số điện thoại sẽ có lợi thế trong việc tiếp cận khách hàng cũ và cung cấp dịch vụ pháp lý cho họ. Thông thường, để giải quyết việc chia sẻ số điện thoại, các bên sẽ đưa ra đề xuất về giá trị cơ hội tìm kiếm khách hàng của số điện thoại và đền bù cho bên còn lại một khoản tiền tương trưng.
Tuy nhiên, đánh giá giá trị của số điện thoại là không dễ dàng và nhiều khi các bên không thể thống nhất được về giá trị để phân chia. Để giải quyết vấn đề này, các bên có thể chọn giải pháp đóng băng số điện thoại chung đó. Khi đó, các bên sẽ đăng ký và sử dụng các số điện thoại mới của mình và máy trả lời tự động sẽ thông báo cho khách hàng rằng số điện thoại hiện tại không còn sử dụng được nữa và cung cấp số điện thoại mới cho từng bên để khách hàng có thể liên lạc với họ. Điều này giúp tránh được tranh chấp về việc chia sẻ số điện thoại và đảm bảo rằng khách hàng có thể tiếp cận với cả hai bên một cách dễ dàng và thuận tiện.
Phân chia website của công ty luật
Tương tự như số điện thoại, tên miền email công việc của mỗi nhân viên trong công ty luật cũng là một tài sản quan trọng. Trong thời đại bùng nổ internet hiện nay, email thường là kênh thông tin giao tiếp chính giữa luật sư và khách hàng. Do đó, khi xảy ra chia tách, việc thương lượng quyền sở hữu tên miền email cũng trở nên cực kỳ quan trọng.
Kinh nghiệm cho thấy, việc đàm phán quyền sở hữu tên miền email thường đi đôi với việc thương lượng quyền sở hữu tên thương mại của công ty luật. Thương lượng này thường dựa trên sự tương đồng giữa tên thương mại và tên miền website của công ty. Các bên sẽ đồng ý với nhau về việc bên nào sẽ nắm giữ tên thương mại và tên miền website của công ty.
Trong trường hợp một bên không nắm giữ được tên miền email, bên đó sẽ được bồi thường bằng một khoản tiền tương đương với giá trị cơ hội mà tài sản này mang lại. Tuy nhiên, việc xác định giá trị cơ hội của tài sản này không hề đơn giản và có thể gây ra mâu thuẫn giữa các bên.
Vì vậy, khi thành lập công ty luật, việc định nghĩa rõ ràng quyền sở hữu tài sản này trong điều lệ công ty hoặc các thỏa thuận của các luật sư thành viên sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và tranh chấp trong trường hợp xảy ra chia tách hoặc thay đổi cấu trúc tổ chức của công ty.
Phân chia tài sản cố định
Các tài sản cố định của công ty luật thường bao gồm máy tính, trang thiết bị văn phòng như máy in, máy sao chụp tài liệu, máy chiếu, điện thoại, xe hơi, các phần mềm máy tính, sách thư viện, văn phòng phẩm, bàn ghế văn phòng, tiền mặt, công nợ khách hàng và nhiều tài sản khác. Các bên thường dễ dàng xác định giá trị của các tài sản cố định này dựa trên bảng tính giá trị còn lại của tài sản trong báo cáo tài chính của công ty luật tại thời điểm chia tách.
Nếu trong điều lệ của công ty luật hoặc thỏa thuận luật sư thành viên có quy định về tỷ lệ phân chia khi chia tách, các bên sẽ dựa vào thỏa thuận đó để thực hiện. Tốt nhất là quy đổi toàn bộ số tài sản đó thành tiền để thanh toán thay vì phân chia các tài sản hữu hình thực tế. Nếu không, có thể xảy ra trường hợp người mang tài sản đi không thể sử dụng số tài sản được chia ở nơi làm việc mới do chúng không tương thích hoặc không phù hợp. Trong khi đó, người ở lại sẽ phải bỏ tiền để mua các loại tài sản đó từ nguồn cung cấp bên ngoài. Thậm chí, còn có một số tài sản không thể chia được, ví dụ như phần mềm máy tính.
Do đó, việc quy giá trị tài sản thành tiền sẽ giúp việc phân chia tài sản dễ dàng hơn. Nếu giá trị tài sản đó lớn và các bên không đủ tài chính để chi trả, họ có thể thỏa thuận với nhau về một lộ trình thanh toán phần tài sản được chia nào đó cho bên ra đi sao cho phù hợp nhất với tình hình của các bên. Việc này giúp các bên giải quyết các tranh chấp một cách công bằng và hiệu quả hơn.
Xác định phần chia công việc pháp lý khách hàng còn dở dang
Sau khi hoàn tất việc chia tách công ty luật, có nhiều trường hợp các luật sư thành viên ra đi vẫn chưa hoàn toàn chấm dứt việc thực hiện các công việc pháp lý của khách hàng trên danh nghĩa của công ty luật. Thay vào đó, họ phải tiếp tục thực hiện cho xong các công việc pháp lý của khách hàng của công ty luật vì nhiều lý do khác nhau, ví dụ như khách hàng yêu cầu đích danh luật sư thành viên đó tiếp tục thực hiện công việc pháp lý của khách hàng cho đến khi hoàn tất.
Trong những trường hợp này, công ty luật cũ và công ty luật mới, nơi luật sư thành viên sẽ làm việc, nên thỏa thuận với nhau một mức phí dịch vụ pháp lý nào đó mà công ty luật cũ phải trả cho các luật sư thành viên ra đi để họ tiếp tục thực hiện các công việc pháp lý của khách hàng của công ty luật cũ. Nếu cả hai công ty luật có cách tính phí dịch vụ pháp lý khác nhau quá lớn hoặc nếu biểu phí luật sư tính theo giờ của hai bên chênh lệch quá nhiều, thì sẽ phát sinh trường hợp mà dù các bên đã đồng ý cho các luật sư thành viên đó tiếp tục thực hiện các công việc pháp lý còn dở dang với khách hàng, nhưng lại không thể thống nhất được với nhau về mức phí dịch vụ pháp lý mà công ty luật cũ phải trả cho công ty luật mới. Trong trường hợp đó, nhiều khi hai bên phải có sự nhượng bộ lẫn nhau để có hướng giải quyết thấu đáo, hoặc phải có sự đồng ý của khách hàng về sự điều chỉnh tăng mức phí dịch vụ pháp lý đã được thỏa thuận với khách hàng trước đó.
8.2.5. Khung pháp lý và quy trình thủ tục chia tách công ty luật ra sao?
Khung pháp lý cho việc chia tách
Hiện nay, pháp luật về luật sư và các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thực hiện pháp luật về luật sư vẫn chưa có quy định cụ thể nào đối với khung pháp lý cho việc chia tách công ty luật. Tuy nhiên, các văn bản quy phạm pháp luật này đã quy định về trường hợp chuyển đổi loại hình của công ty luật do việc giảm bớt hoặc tăng thêm số lượng luật sư thành viên.
Một cách giải thích hợp lý đối với tình huống này là khi soạn thảo Luật Luật sư, các nhà lập luật đã cho rằng khi bất kỳ luật sư thành viên nào không còn muốn tiếp tục hành nghề với các luật sư thành viên khác trong cùng một công ty luật thì họ có thể rời khỏi công ty luật đó để thành lập một công ty luật mới hoặc tham gia vào các công ty luật hiện đang hoạt động khác. Tuy nhiên, việc chia tách trên thực tế thường tạo ra nhiều vấn đề pháp lý quan trọng mà các bên phải giải quyết. Các vấn đề này bao gồm thương hiệu của công ty luật hiện tại, phân chia danh mục khách hàng, danh sách nhân viên, tài sản cố định và tài sản vô hình như thương hiệu, nhãn hiệu, v.v….
Nếu không có những quy định cụ thể và sự thỏa thuận trước giữa các bên, việc chia tách có thể dẫn đến những tranh chấp phát sinh giữa các luật sư thành viên không đáng có. Vì vậy, việc chia tách công ty luật của bạn cần được thực hiện thông qua khung pháp lý của thủ tục này. Hy vọng rằng trong tương lai không xa, Luật Luật sư sẽ được Quốc hội sửa đổi, bổ sung với các điều khoản có liên quan đến việc chia tách công ty luật để các luật sư thành viên trong công ty luật có hướng giải quyết cho vấn đề này.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.