Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.
Phân chia danh mục khách hàng
Khách hàng, nếu xét ở khía cạnh kinh doanh, cũng được xem như là một loại tài sản vô hình của doanh nghiệp nói chung và của công ty luật nói riêng. Do đó, khi nảy sinh vấn đề chia tách, việc phân chia loại tài sản vô hình tất yếu sẽ được các bên đặt ra trên bàn đàm phán. Về mặt pháp lý, pháp luật về luật sư và các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thi hành chưa có bất kỳ quy định nào ngăn cấm các luật sư thành viên có thỏa thuận hạn chế quyền hành nghề của nhau cũng như phân chia danh sách khách hàng mà mình có quyền cung cấp dịch vụ. Điều này được hiểu rằng, về mặt lý thuyết, các luật sư thành viên có thể thỏa thuận với nhau về việc phân chia danh sách khách hàng khi công ty luật bị chia tách và sẽ quy định thỏa thuận này vào điều lệ của công ty luật hay thỏa thuận luật sư thành viên để các bên thực hiện theo đó khi xảy ra sự kiện chia tách. Tuy nhiên, trên thực tế, bạn nên nhớ rằng dù pháp luật không để cập đến hay không cấm và giữa các bên đã có thỏa thuận từ trước, các luật sư thành viên cũng không thể tự mình quyết định được việc khách hàng sẽ thuộc về bên nào. Trong trường hợp này, chính khách hàng mới là người có quyền quyết định sau cùng về việc họ sẽ làm việc với ai và quyết định của họ trong thực tế có thể không giống với dự đoán ban đầu của các bên.
Có nhiều trường hợp đã xảy ra là mặc dù một luật sư thành viên đang phụ trách một khách hàng lớn nào đó trong nhiều năm và khách hàng rất hài lòng về chất lượng dịch vụ do luật sư thành viên đó cung cấp nhưng khi có thông báo về việc chia tách thì khách hàng đó lại quyết định chọn làm việc với công ty luật cũ thay vì đi theo luật sư thành viên đó sang công ty luật mới. Lý do có thể là vì khách hàng đang còn một số công việc pháp lý dở dang nào đó với công ty luật cũ, ví dụ như một vụ kiện tại tòa án, và không muốn có sự xáo trộn luật sư, không muốn làm giấy ủy quyền lại, không muốn mất thời gian thanh lý hợp đồng dịch vụ với công ty luật cũ rồi thương lượng và giao kết hợp đồng dịch vụ pháp lý mới với công ty luật mới với mức phí dịch vụ pháp lý mới hay nếu họ vẫn tin tưởng vào chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp của công ty luật cũ và tin rằng nếu luật sư thành viên đang đảm nhận công việc pháp lý cho họ không còn làm việc cho công ty luật nữa thì chắc chắn cũng sẽ có luật sư khác có kinh nghiệm chuyên môn không kém sẽ thay thế đảm trách công việc pháp lý của họ.
Bạn nên nhớ rằng khách hàng hoàn toàn không bị bất kỳ ràng buộc pháp lý gì từ thỏa thuận phân chia khách hàng giữa các bên luật sư thành viên trong công ty luật bị chia tách. Trong trường hợp này, bạn không thể thông báo với khách hàng rằng khách hàng đã thuộc về bạn hay thuộc về bên kia theo thỏa thuận giữa các luật sư thành viên trong công ty luật và rằng chỉ có bạn hay luật sư thành viên kia, thay vì công ty luật cũ là bên có quyền cung cấp dịch vụ pháp lý cho họ. Nếu bạn đưa ra những thông báo với nội dung như vậy, nó có thể gây mất thiện cảm với khách hàng, khiến cho họ có thể không còn muốn sử dụng dịch vụ pháp lý của bất kỳ bên nào và chủ động đi tìm một công ty luật khác. Như vậy thì tất cả các bên chia tách đều bị thiệt hại trong vấn đề này.
Giải pháp cho vấn đề này là công ty luật chỉ nên thông báo chính thức ngắn gọn cho khách hàng biết về việc chia tách và hỏi họ xem liệu rằng họ muốn bên nào sẽ tiếp tục cung cấp dịch vụ pháp lý cho họ sau khi công ty luật bị chia tách. Các luật sư thành viên trong công ty luật nên tôn trọng quyết định của khách hàng. Nếu các bên đã có thỏa thuận về việc phân chia danh mục khách hàng trong điều lệ của công ty luật nhưng sự chọn lựa của khách hàng trong thực tế lại trái ngược với thỏa thuận đó, bên được khách hàng chọn lựa sẽ có thể trả cho bên đáng lý được nhận khách hàng đó theo thỏa thuận một khoản tiền tượng trưng nào đó, có thể dựa trên phần trăm số tiền phí dịch vụ pháp lý mà khách hàng sẽ trả để họ giảm bớt thiệt hại vì bị mất khách hàng.
Các luật sư thành viên khác nên tránh việc hành xử không chuyên nghiệp, chèo kéo khách hàng về phía công ty luật mới của mình thông qua việc cố ý hạ giá phí dịch vụ pháp lý hay nói xấu bên còn lại với khách hàng hay đề cao quá mức sự chuyên nghiệp của dịch vụ pháp lý của mình. Nhiều khi, điều này lại lợi bất cập hại, một số khách hàng không thích làm việc với những luật sư không chuyên nghiệp như vậy, hay nếu có làm việc với họ đi chăng nữa thì cũng chỉ trong một thời gian ngắn là họ cũng sẽ chủ động rời đi. Bằng một thông báo ngắn gọn và chuyên nghiệp cho khách hàng về việc chia tách và để cho khách hàng được tự do quyết định chọn sẽ làm việc với ai luôn là quyết định khôn ngoan nhất cho tất cả các bên nhưng không phải ai cũng đủ kiên định, gạt qua được cái lợi trước mắt để làm theo như vậy.
Phân chia nhân viên
Nhân viên cũng được xem là một loại tài sản vô hình có giá trị của công ty luật. Tương tự như danh mục khách hàng, các luật sư thành viên trong công ty luật cũng không thể tự mình quyết định nhân viên sẽ thuộc về bên nào sau khi chia tách vì pháp luật về lao động không cho phép người sử dụng lao động được quyền quyết định vấn đề đó. Chính nhân viên sẽ là người có quyền quyết định sau cùng về việc họ sẽ làm việc cho bên nào hay thậm chí là họ sẽ không làm việc cho ai cả, họ có quyền xin nghỉ việc để đi làm cho các công ty luật khác. Do đó, việc phân chia nhân viên cũng không nên được thực hiện, công ty luật chỉ nên thông báo ngắn gọn cho nhân viên biết về việc chia tách và để họ toàn quyền chọn lựa bên nào sẽ phù hợp hơn cho công việc của họ để tiếp tục làm việc. Các luật sư thành viên cần thỏa thuận với nhau về việc không bên nào được quyền chèo kéo nhân viên qua việc đề cao mình và nói xấu các bên còn lại, hứa hẹn thăng chức, vị trí công việc, tăng lương, phúc lợi để thuyết phục nhân viên làm việc cho mình.
Phân chia thương hiệu của công ty luật
Thương hiệu của công ty luật là hình thức thể hiện bên ngoài, tạo ấn tượng, thể hiện cái bên trong cho dịch vụ hoặc công ty luật. Thương hiệu tạo ra hình thức và niềm tin của khách hàng dành cho các dịch vụ pháp lý mà công ty luật cung cấp. Giá trị của thương hiệu là triển vọng thuận lợi mà thương hiệu đó mang lại cho các luật sư thành viên trong tương lai. Thương hiệu là tài sản vô hình không phải tự nhiên mà có mà phải được tích lũy và phát triển dần dần theo thời gian nên thông qua quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ pháp lý của công ty luật. Trên thực tế, thương hiệu của công ty luật có thể bao gồm tên thương mại của chính công ty luật ví dụ như Công ty luật A & Z, nhãn hiệu (logo) của công ty luật, danh tiếng của công ty luật trên thị trường dịch vụ pháp lý, v.v…
Khi chia tách, nếu bạn là bên chủ động muốn rời đi, thì bạn thường có xu hướng không muốn mang theo thương hiệu của công ty luật hiện tại. Thay vào đó, bạn chỉ muốn định giá thương hiệu tại thời điểm chia, tách là bao nhiêu để được những luật sư thành viên ở lại trả cho bạn một số tiền nào đó để bù đắp cho thời gian và công sức mà bạn đã bỏ ra để vun đắp cho sự phát triển của thương hiệu đó.
Việc định giá thương hiệu, quy định mức chia và phương cách bồi hoàn cũng như thời hạn thanh toán thường sẽ được quy định trong điều lệ của công ty luật hay trong thỏa thuận luật sư thành viên. Có một số trường hợp, để giảm bớt rắc rối cho các bên, điều lệ của công ty luật hay thỏa thuận luật sư thành viên sẽ quy định rằng luật sư thành viên nào muốn rời công ty luật sẽ không được các luật sư thành viên còn lại bồi hoàn. Tuy nhiên, nếu điều lệ của công ty luật hay thỏa thuận luật sư thành viên có quy định về việc bồi hoàn thì cần quy định một cách cụ thể và chi tiết về phương thức để xác định giá trị thương hiệu, nếu xét thấy rằng việc đó quá phức tạp thì có thể quy định rằng các bên sẽ nhờ một tổ chức định giá chuyên nghiệp nào đó được các bên chọn lựa để giúp xác định giá trị thương hiệu làm cơ sở cho việc bồi hoàn.
Số điện thoại liên lạc của công ty luật
Số điện thoại của công ty luật cũng là một tài sản quan trọng vì chúng là bộ phận kết nối giao tiếp giữa khách hàng và công ty luật và do đó cũng phải được các bên chia tách đưa ra thương lượng để xác định quyền sở hữu. Số điện thoại quan trọng vì đây là kênh liên lạc chính thống để khách hàng liên hệ với công ty luật. Ai giữ được số điện thoại của công ty luật sẽ có lợi thế nhất định đối với bên còn lại trong việc được khách hàng, đặc biệt là các khách hàng cũ, tiếp cận các yêu cầu cung cấp dịch vụ pháp lý cho họ. Vì số điện thoại chỉ có thể do một bên nắm giữ, các bên thường sẽ đi đến giải pháp là bên nào được giữ số điện thoại sẽ đền bù cho bên còn lại một khoản tiền tượng trưng nào đó dựa trên giá trị cơ hội tìm kiếm khách hàng mà số điện thoại đó mang lại. Tuy nhiên, trên thực tế, việc xác định giá trị của số điện thoại cũng không dễ dàng và nhiều khi các bên không thể thống nhất được với nhau về giá trị để phân chia.
Trên thực tế, để giải quyết việc bế tắc này, các bên có thể chọn giải pháp đóng băng số điện thoại chung đó. Tức là các bên chia tách sẽ đăng ký và sử dụng các số điện thoại mới của mình mặc dù số điện thoại hiện hữu của công ty luật vẫn còn hoạt động nhưng khi có ai gọi đến thì máy trả lời tự động sẽ thông báo cho khách hàng biết rằng số điện thoại đó không còn sử dụng được nữa và cung cấp số liên lạc mới của từng bên để khách hàng chọn lựa việc họ sẽ liên lạc với ai.
Phân chia website của công ty luật
Tương tự như số điện thoại, website của công ty luật mà đi kèm với nó là tên miền của hệ thống email công việc của mọi người cũng là một tài sản quan trọng của công ty luật, đặc biệt là trong giai đoạn bùng nổ internet hiện nay khi số lượng khách hàng liên lạc với luật sư qua email thường chiếm tỷ lệ cao trong các kênh thông tin giao tiếp giữa luật sư và khách hàng. Khi xảy ra chia tách, điều tất yếu là các bên phải thương lượng với nhau về việc bên nào sẽ được phép tiếp tục sở hữu tài sản này.
Kinh nghiệm cho thấy, do website của công ty luật thường có sự tương đồng với tên thương mại của nó, việc đàm phán quyền sở hữu tên miền của các bên thường sẽ đi cùng và phụ thuộc nhiều vào việc đàm phán về quyền sở hữu tên thương mại của công ty luật. Các bên thường sẽ thỏa thuận với nhau về việc bên nào sẽ nắm giữ tên thương mại của công ty luật cũng sẽ giữ website của công ty luật. Bên nào không nắm giữ tài sản này sẽ được bên nắm giữ đền bù bằng một khoản tiền nào đó tương đương với giá trị cơ hội mà tài sản này mang lại theo sự thỏa thuận đã có giữa các bên trong điều lệ của công ty luật hoặc thỏa thuận của các luật sư thành viên. Tuy nhiên, ngay cả khi có sự tồn tại một thỏa thuận như vậy, việc xác định giá trị cũng không hề dễ dàng và dễ gây mâu thuẫn giữa các bên.
Phân chia tài sản cố định
Các tài sản cố định của công ty luật thường chỉ gồm các tài sản ví dụ như máy tính, trang thiết bị văn phòng như máy in, máy sao chụp tài liệu, máy chiếu, điện thoại, xe hơi, các phần mềm máy tính, sách thư viện, văn phòng phẩm, bàn ghế văn phòng, tiền mặt, công nợ khách hàng, v.v…, và các bên thường sẽ dễ dàng xác định được giá trị của các tài sản cố định đó dựa vào bảng tính giá trị còn lại của tài sản trên báo cáo tài chính của công ty luật tại thời điểm chia tách.
Nếu trong điều lệ của công ty luật hay thỏa thuận luật sư thành viên có quy định về tỷ lệ phân chia khi chia tách thì các bên sẽ dựa vào thỏa thuận đó để thực hiện theo. Tốt nhất là quy đổi toàn bộ số tài sản đó ra thành tiền để thanh toán thay vì phân chia thực tế các tài sản hữu hình đó thì sẽ có trường hợp người mang tài sản đi lại không thể sử dụng số tài sản được chia đó ở nơi làm việc mới vì chúng không tương thích hay không phù hợp, còn người ở lại thì phải bỏ tiền ra mua thêm chính những loại tài sản đó từ nguồn cung cấp bên ngoài, hay thậm chí là cũng có một số tài sản không thể chia được ví dụ như phần mềm máy tính. Do đó, việc quy giá trị tài sản thành tiền sẽ giúp việc phân chia tài sản được dễ dàng hơn, nếu số tiền đó có giá trị lớn và các bên ở lại chưa dự trù đủ tài chính để chi trả thì các bên có thể thỏa thuận với nhau về một lộ trình thanh toán phần tài sản được chia nào đó cho bên ra đi sao cho phù hợp nhất với tình hình của các bên.
Xác định phần chia công việc pháp lý khách hàng còn dở dang
Khi hoàn tất việc chia tách công ty luật, có nhiều trường hợp các luật sư thành viên ra đi vẫn chưa thể chấm dứt hoàn toàn việc thực hiện các công việc pháp lý của khách hàng trên danh nghĩa của công ty luật, thay vào đó, họ vẫn buộc phải tiếp tục thực hiện cho xong các công việc pháp lý của khách hàng của công ty luật vì nhiều lý do khác nhau ví dụ như khách hàng yêu cầu đích danh luật sư thành viên đó tiếp tục thực hiện công việc pháp lý của khách hàng cho đến khi hoàn tất.
Trong những trường hợp như vậy, công ty luật cũ và công ty luật mới nơi luật sư thành viên sẽ làm việc nên thỏa thuận với nhau một mức phí dịch vụ pháp lý nào đó mà công ty luật cũ phải trả cho các luật sư thành viên ra đi để họ tiếp tục thực hiện cho xong các công việc pháp lý của khách hàng của công ty luật cũ. Nếu cả hai công ty luật có cách tính phí dịch vụ pháp lý khác nhau quá lớn hay nếu biểu phí luật sư tính theo giờ của hai bên chênh lệch quá nhiều thì sẽ phát sinh trường hợp là dù các bên đã đồng ý cho các luật sư thành viên đó tiếp tục thực hiện các công việc pháp lý còn dở dang với khách hàng, nhưng lại không thể thống nhất được với nhau về mức phí dịch vụ pháp lý mà công ty luật cũ phải trả cho công ty luật mới. Trong trường hợp đó, nhiều khi hai bên phải có sự nhượng bộ lẫn nhau thì mới có hướng giải quyết thấu đáo hay phải có sự đồng ý của khách hàng về sự điều chỉnh tăng mức phí dịch vụ pháp lý đã được thỏa thuận với khách hàng trước đó.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.