Để duy trì hoạt động sản xuất và kinh doanh hàng ngày, doanh nghiệp thường phải mua các hàng hóa và dịch vụ từ các nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ bên ngoài (“Các Nhà Cung Cấp”). Tùy theo đặc thù từng loại hàng hóa, dịch vụ mà từng phòng, ban có liên quan của doanh nghiệp sẽ đảm trách. Ví dụ, việc mua văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, đặt chổ máy bay, mua nước uống, mua sắm, sửa chữa phương tiện đi lại sẽ do phòng hành chính (admin) phụ trách hay việc mua nguyên vật liệu phục vụ cho việc sản xuất thì do mua hàng lo. Tùy theo mô hình quản lý của từng doanh nghiệp mà đôi khi phòng pháp chế (nếu doanh nghiệp có thiết lập phòng này) sẽ tham gia trong quá trình thương lượng và thực hiện hợp đồng để bảo đảm hợp đồng được soạn thảo theo đúng quy định của pháp luật và bảo đảm quyền và lợi ích của doanh nghiệp trong giao dịch. Phòng tài chính, kế toán cũng sẽ có thể tham gia để bảo đảm doanh nghiệp có đủ tiền để thanh toán các khoản phải trả đến hạn theo hợp đồng, việc xuất hóa đơn GTGT theo đúng quy định pháp luật và trong một số trường hợp là kiểm tra xem giá chào trên hợp đồng có phù hợp với giá thị trường tại thời điểm đó hay không.
Nếu mọi chuyện diễn ra một cách có hệ thống và chuyên nghiệp như vậy thì chắc là chẳng có gì nhiều để bàn về vấn đề này. Tuy nhiên, trong thực tế đang có một hiện tượng rất phổ biến tại Việt Nam là việc các nhân viên của doanh nghiệp và Các Nhà Cung Cấp thường thông đồng với nhau để Các Nhà Cung Cấp bán được hàng cho doanh nghiệp mua hàng với giá cao và nhân viên của doanh nghiệp mua hàng thì được nhận tiền hoa hồng của Các Nhà Cung Cấp. Hiện nay, các cấp quản lý doanh nghiệp thường đau đầu với câu hỏi khó là làm sao để ngăn chặn được các nhân viên quản lý chủ chốt của doanh nghiệp không thông đồng với Các Nhà Cung Cấp để nâng giá các loại hàng hóa, dịch vụ bán cho doanh nghiệp để các nhân viên quản lý của doanh nghiệp nhận tiền hoa hồng.
Việc nhận tiền hoa hồng hiện nay được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau chẳng hạn như tiền mặt (phổ biến nhất), chuyển khoản, quà tặng, quyền mua hàng hóa, dịch vụ. Thường là người nhận tiền hoa hồng sẽ không ký biên nhận khi nhận tiền hoa hồng. Nếu có nhận tiền hoa hồng bằng chuyển khoản thì cũng mượn tài khoản của bà con, họ hàng hay người quen để nhận giúp. Việc này giúp người nhận tiền hoa hồng không để lại chứng cứ để làm cơ sở phát hiện hành vi vi phạm của họ sau này.
Vấn đề nhận tiền hoa hồng thật sự đang gây ra rất nhiều hệ lụy xấu về nhiều mặt (kinh tế, xã hội, giáo dục…) không chỉ cho các bên tham gia giao dịch mà còn cho cả Nhà nước và xã hội.
Cụ thể, đối với doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ thì các hệ lụy bao gồm: (i) giá thành của hàng hóa, dịch vụ mua vào sẽ tăng hơn giá thị trường, dẫn đến việc giá thành đầu ra của sản phẩm, dịch vụ bán ra của doanh nghiệp sẽ tăng cao theo làm giảm đi tính cạnh tranh của sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp trên thị trường và dẫn đến việc làm giảm doanh thu/lợi nhuận của doanh nghiệp; (ii) chất lượng của các hàng hóa, dịch vụ mua vào không được đảm bảo vì các nhân viên của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ sẽ lơ là trong việc kiểm tra chất lượng hàng hóa/dịch vụ; (iii) tạo sự bất bình đẳng và không hợp lý về thu nhập giữa các nhóm lao động trong doanh nghiệp và từ đó tạo ra môi trường làm việc không bình đẳng giữa các nhóm người lao động trong doanh nghiệp; (iv) làm giảm đi tính chuyên nghiệp (professional) của hệ thống quản lý nội bộ mà doanh nghiệp đã dày công tạo dựng.
Đối với Các Nhà Cung Cấp thì hệ lụy chính mà họ phải gánh chịu chính là: (i) khoản chi tiền hoa hồng này sẽ không thể đưa vào chi phí hợp lý, hợp lệ của doanh nghiệp họ được vì không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp để chứng minh việc chi trả và như vậy vô hình trung họ sẽ phải chịu thêm 25% tiền thuế thu nhập doanh nghiệp; (ii) Các Nhà Cung Cấp phải duy trì thêm sổ sách ngoài các sổ sách kế toán thuế theo quy định của pháp luật để quản lý số tiền chi hoa hồng ngoài sổ sách này và dẫn đến việc doanh nghiệp vi phạm hành chính về thuế và kế toán; (iii) giá chào bán hàng hóa, dịch vụ của Các Nhà Cung Cấp sẽ cao hơn giá thị trường và làm giảm đi tính cạnh tranh của hàng hóa, dịch vụ của Các Nhà Cung Cấp trên thị trường; (iv) mất đi sự chuyên nghiệp của Các Nhà Cung Cấp trong mắt khách hàng.
Đối với nhà nước, việc trả tiền hoa hồng theo dạng này sẽ làm cho Nhà nước bị thất thu về thuế thu nhập cá nhân đánh trên các khoản thu nhập không thường xuyên của cá nhân nộp thuế vì doanh nghiệp trả tiền hoa hồng sẽ có khuynh hướng không khai các khoản này như chi phí doanh nghiệp và những cá nhân nhận tiền hoa hồng sẽ không khai khoản tiền này như là một khoản tiền thu nhập mà họ nhận được trong kỳ tính thuế và cơ quan thuế cũng chưa có một cơ chế phù hợp để kiểm tra tính xác thực của các khoản thu này từ cá nhân (chủ yếu là dựa trên cơ sở tự khai, tự nộp của người nộp thuế).
Đối với xã hội, (i) thông lệ trả tiền hoa hồng sẽ làm mất đi hình ảnh đẹp về tính cần cù, chịu thương chịu khó của người lao động Việt Nam trong mắt của các nhà đầu tư nước ngoài và góp phần làm cho môi trường đầu tư của Việt Nam kém hấp dẫn; (ii) tạo một tiền lệ về một thói quen xấu của người lao động trong xã hội.
Ở góc độ quản lý doanh nghiệp, câu hỏi đặt ra là chủ doanh nghiệp cần phải làm gì và làm thế nào để giảm thiểu hoặc nếu có thể thì loại bỏ vấn nạn này. Dưới đây là một số cách để đạt được mục tiêu này. Lưu ý rằng các cách này có thể được thực hiện riêng rẽ hoặc kết hợp chung với nhau, tùy theo đặc điểm và khả năng của từng doanh nghiệp, để có thể đạt được hiệu quả cao nhất.
Cách Thứ nhất: Doanh nghiệp cần yêu cầu Các Nhà Cung Cấp ký một thỏa thuận với
doanh nghiệp mà có nội dung nghiêm cấm việc Các Nhà Cung Cấp trả tiền hoa hồng cho nhân viên của doanh nghiệp trong các giao dịch giữa hai bên dưới mọi hình thức. Các hình thức chế tài nếu Các Nhà Cung Cấp vi phạm bao gồm nhưng không giới hạn việc chấm dứt lập tức giao dịch giữa hai bên, không thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ mà nhân viên của do
anh nghiệp có nhận tiền hoa hồng cũng như phạt vi phạm hợp đồng (tối đa không quá 08% của giá trị hợp đồng bị vi phạm) và phạt bồi thường hợp đồng (theo giá trị thiệt hại trực tiếp và thực tế phát sinh và và khoản lợi trực tiếp mà doanh nghiệp đáng lẽ được hưởng nếu không có hành vi vi phạm).
Cách Thứ hai: Doanh nghiệp cần bổ sung vào nội quy lao động của doanh nghiệp hà
nh vi nhân viên nhận tiền huê hồng từ Các Nhà Cung Cấp như là một trong những hành vi vi phạm bị áp dụng hình thức kỷ luật lao động cao nhất là sa thải (theo điều 85.1 của Bộ luật lao động) và đồng thời với hành vi đó là quy định về mức thiệt hại vật chất của doanh nghiệp để làm cơ sở cho việc sa thải nhân viên là từ
5.000.000 đồng trở lên cho mỗi hành vi vi phạm bị phát hiện và đăng ký nội dung sửa đổi, bổ sung này lại với Sở Lao động, Thương binh – Xã hội địa phương để phần sửa đổi, bổ sung có giá trị pháp lý.
Cách Thứ ba: Để tăng hiệu quả pháp lý, doanh nghiệp có thể bổ sung vào hợp đồng lao động đã ký với nhân viên (dưới hình thức phụ lục hợp đồng) hay soạn thảo một cam kết ngắn của nhân viên về việc nhân viên không nhận tiền hoa hồng từ Các Nhà Cung Cấp và chấp nhận các chế tài của doanh nghiệp và yêu cầu một số nhân viên quản lý chủ chốt của doanh nghiệp mà có tham gia vào các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ với Các Nhà Cung Cấp ký đồng ý.
Cách Thứ tư: Tổ chức các buổi huấn luyện thường xuyên trong phạm vi doanh nghiệp về nội quy lao động và quy chế đạo đức (cần nhấn mạnh việc nhân viên nhận tiền hoa hồng từ Các Nhà Cung Cấp là vi phạm nghiêm trọng nội quy lao động và quy chế đạo đức của doanh nghiệp và sẽ bị chế tài ở mức độ kỷ luật lao động cao nhất) để tạo ý thức tuân thủ của nhân viên.
Cách Thứ năm: Doanh nghiệp cần có chính sách luân chuyển nhân viên hàng năm từ vị trí này sang vị trí khác. Việc này có thể giúp các nhân viên hiểu được quy trình của từng công việc, biết được những cơ hội của từng vị trí và cách tiếp cận các cơ hội đó (chủ động hoặc bị động) và như vậy sẽ làm giảm thiểu việc thông đồng giữa Các Nhà Cung Cấp và các nhân viên.
Cách Thứ sáu: Trong việc lựa chọn Các Nhà Cung Cấp, Doanh nghiệp cần lập ra quy trình xét duyệt nghiêm ngặt với sự tham gia của nhiều phòng, ban có liên quan trong doanh nghiệp. Càng có nhiều người tham gia, sự thông đồng sẽ càng giảm vì sợ lộ bí mật do có nhiều người biết.
Cách Thứ bảy: Doanh nghiệp cần có quy trình thủ tục chọn nhà cung cấp hàng năm. Theo đó, ví dụ như doanh nghiệp sẽ có thể cân nhắc có nên chọn Các Nhà Cung Cấp đã cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp từ hơn hai năm trở lên. Bước này nhằm giúp cắt đứt các mối quan hệ lâu dài không trung thực giữa nhân viên phụ trách của doanh nghiệp và Các Nhà Cung Cấp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng có thể giữ lại Các Nhà Cung Cấp thực sự có uy tín và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Cách Thứ tám: Doanh nghiệp cần ban hành quy chế mua hàng. Theo đó, yêu cầu các trao đổi thương lượng các điều khoản hợp đồng với Các Nhà Cung Cấp phải thông qua các kênh trao đổi thông tin chính thức của doanh nghiệp. Ví dụ như trao đổi giữa hai bên phải thông qua thư từ, email (qua địa chỉ email của doanh nghiệp), điện thoại bàn của doanh nghiệp. Hạn chế việc trao đổi mua bán hàng hóa, dịch vụ qua email cá nhân, điện thoại di động cá nhân hay qua máy vi tính xách tay của riêng cá nhân nhân viên. Bằng việc lưu trữ các thông tin trên server và lưu lại các cuộc gọi điện thoại bàn, doanh nghiệp sẽ có một nguồn thông tin để kiểm tra việc tuân thủ của nhân viên trong vấn đề nhận tiền hoa hồng của Các Nhà Cung Cấp.
Cách Thứ chín: Sau cùng, doanh nghiệp có thể xem xét việc thành lập phòng, ban kiểm soát tuân thủ hoặc ít nhất cũng có một chuyên viên kiểm soát tuân thủ để kiểm soát việc tuân thủ chính sách doanh nghiệp chẳng hạn như các điều kiện để lựa chọn Các Nhà Cung Cấp, giá cả mua bán hàng hóa, dịch vụ, v.v..trong việc ký kết hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ. Từ kết quả kiểm tra đó, chủ doanh nghiệp sẽ có thể quản lý doanh nghiệp mình hiệu quả hơn.
Bên cạnh việc thực hiện các cách trên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý tránh gián tiếp hợp thức hóa việc nhận tiền hoa hồng của nhân viên. Ví dụ, tại một số doanh nghiệp vì không có phương cách hữu hiệu để ngăn cấm việc nhận tiền hoa hồng nên chủ doanh nghiệp đã ngầm đồng ý (làm ngơ) cho các nhân viên phụ trách các phòng, ban được nhận tiền hoa hồng từ các nhà cung cấp nhưng với điều kiện phải báo cho chủ doanh nghiệp biết về số tiền được nhận và số tiền hoa hồng này sẽ được đưa vào một quỹ chung để chia cho các nhân viên trong phòng từng tháng/quý. Thoại nhìn, nghe có vẻ hợp lý vì doanh nghiệp không mất gì nhưng tất cả nhân viên đều có lợi nhưng trong thực tế việc này sẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp sẽ cũng tạo động lực cho các nhân viên thỏa thuận ngầm thêm với Các Nhà Cung Cấp để nhận tiền hoa hồng thêm ở bên ngoài.
Hy vọng, với các cách được thực hiện như trên cùng với những quy định của nhà nước về trách nhiệm hành chính, dân sự của nhân viên đối với trường hợp gây thiệt hại vật chất cho doanh nghiệp sẽ có tính chất răn đe, ngăn ngừa và trong một chừng mực nào đó làm giảm bớt tình trạng nhận tiền huê hồng đang trong hồi báo động trong các doanh nghiệp hiện nay.
Luật sư Nguyễn Hữu Phước- Công ty luật Phuoc & Partners
