Quản Lý Nhân Viên – Giới Hạn Nào Cho Người Sử Dụng Lao Động?

15187

Vừa qua, Công ty X tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động và ra quyết định khiển trách bằng văn bản đối với Bà A. Lý do Công ty X đưa ra là Bà A đã nhiều lần dùng email cá nhân đặt mua hàng qua mạng (online shopping) tức là đã làm việc riêng trong giờ làm việc, vi phạm nội quy lao động của Công ty X. Tuy vẫn được tiếp tục làm việc tại Công ty và được trả đầy đủ lương, phúc lợi như trước đây, nhưng thấy “bẽ mặt” với đồng nghiệp, Bà A đã phản ứng lại bằng cách gửi công văn yêu cầu Liên đoàn lao động địa phương bảo vệ quyền và lợi ích của người lao động (“NLĐ”) bị Công ty xâm phạm quyền riêng tư mặc dù không có ý kiến phản đối quyết định xử lý kỷ luật lao động của Công ty

Quyền riêng tư là gì?

Trước hết, phải nói rằng pháp luật Việt Nam hiện chưa có Luật riêng quy định về việc bảo vệ quyền riêng tư mặc dù đã từng được kiến nghị đưa vào chương trình soạn thảo luật của Quốc hội. Thuật ngữ “quyền riêng tư” cũng chưa được định nghĩa về mặt pháp lý một cách trọn vẹn trong các văn bản pháp luật hiện hành mà rải rác đâu đó một vài quy định lát cắt của “quyền riêng tư”. Chẳng hạn như Hiến pháp 2013[1] quy định mọi người có quyền bất khả xâm phạm về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân và bí mật gia đình hay mọi người có quyền bí mật thư tín, điện thoại, điện tín và các hình thức trao đổi thông tin riêng tư khác. Không ai được bóc mở, kiểm soát, thu giữ trái luật thư tín, điện thoại, điện tín và các hình thức trao đổi thông tin riêng tư của người khác. Bộ luật Dân sự 2005 thì quy định quyền bí mật đời tư[2] của cá nhân được tôn trọng và được pháp luật bảo vệ  hoặc thư tín, điện thoại, điện tín, các hình thức thông tin điện tử khác của cá nhân được bảo đảm an toàn và bí mật.

Đối với thông tin liên quan đến tài khoản, tiền gửi, các giao dịch của khách hàng, các tổ chức tín dụng cũng phải đảm bảo bí mật và không được cung cấp cho tổ chức cá nhân nào khác, trừ những trường hợp được phép.[3] Doanh nghiệp bảo hiểm thì phải chịu trách nhiệm giữ bí mật về thông tin do bên mua bảo hiểm cung cấp.[4] Trong giao dịch điện tử, một cơ quan, tổ chức, cá nhân không được sử dụng, cung cấp hoặc tiết lộ thông tin về bí mật đời tư hoặc thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân khác mà mình tiếp cận hoặc kiểm soát được trong giao dịch điện tử nếu không được sự đồng ý của họ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.[5] Nguyên tắc hoạt động bưu chính là phải đảm bảo bí mật thư theo quy định pháp luật[6] và cấm tiết lộ thông tin về sử dụng dịch vụ bưu chính, bóc mở, huỷ bưu gửi trái pháp luật.[7] Người sử dụng dịch vụ viễn thông thì có quyền được đảm bảo bí mật thông tin riêng theo quy định của pháp luật.[8] Nghiêm trọng hơn nữa, việc xâm phạm bí mật hoặc an toàn thư tín, điện thoại, điện tín của người khác còn có thể cấu thành tội phạm và bị xử lý trách nhiệm hình sự.[9]

Như vậy, pháp luật Việt Nam rất chú trọng bảo vệ sự riêng tư, bí mật của các cá nhân, cơ quan, tổ chức. Bằng chứng là rất nhiều văn bản pháp luật chuyên ngành đều có điều khoản điều chỉnh vấn đề bảo mật thông tin mang tính cá nhân, đời tư của chủ thể bị điều chỉnh. Tuy nhiên, thuật ngữ dùng trong các văn bản pháp luật thì chưa được thống nhất và xét về ngữ nghĩa thì có thể mang nghĩa giống hoặc khác nhau. Thực tế là pháp luật Việt Nam đang liệt kê một số biểu hiện cụ thể về mặt hình thức của “quyền riêng tư”, như là thư tín, điện thoại, điện tín, thông tin của cá nhân, gia đình, thông tin về tài khoản, giao dịch ngân hàng…với đặc điểm chung là mang tính “bí mật”, của cá nhân, dành riêng cho cá nhân và không bắt buộc phải công bố. Có một số ý kiến cho rằng cần phải có định nghĩa pháp lý về quyền riêng tư, từ đó mới xác định được sự tác động đến yếu tố nào thì bị gọi là xâm phạm quyền riêng tư. Nhưng, cần thiết phải có một định nghĩa “quyền riêng tư” hay không (?), bởi nội hàm của nó rất rộng và suy cho cùng những gì thuộc về cá nhân mỗi con người, bản thân nó đều đã có tính “riêng tư” đòi hỏi người khác phải có sự tôn trọng và hạn chế tối đa sự tiếp cận.

Trong trường hợp của Bà A trên đây, Bà A cho rằng Công ty X xâm phạm quyền riêng tư của NLĐ và mặc dù không có định nghĩa pháp lý nào về quyền riêng tư, về hành vi xâm phạm quyền riêng tư, thì với việc đọc thư điện tử của người khác mà chưa được sự đồng ý của người đó như Công ty X đang làm, nhìn ở góc độ hẹp, đó có thể xem như là sự xâm phạm bí mật thư tín của NLĐ. Nếu là như vậy, làm sao người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) quản lý NLĐ trong hoàn cảnh NLĐ thường có xu hướng muốn nhận đủ lương nhưng tiết giảm thời gian làm việc nhiều chừng nào tốt chừng nấy mà NSDLĐ thì không thể giờ nào, phút nào cũng “canh phòng” tại bàn làm việc để kiểm tra xem NLĐ đang làm việc công hay việc tư?

Có xâm phạm quyền riêng tư của NLĐ?

Vẫn là câu chuyện của Bà A và Công ty X. Nếu chỉ xét riêng tình tiết Công ty X đọc email cá nhân của Bà A mà chưa được sự cho phép của Bà A thì rõ là đã có việc xâm phạm thư tín người khác, nhưng nhìn tổng thể sự việc và soi chiếu từ góc độ tài sản, quyền của chủ sở hữu tài sản theo Bộ Luật Dân sự và quyền quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp thì Công ty X lại có quyền kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản của NLĐ để đảm bảo NLĐ sử dụng tài sản đúng mục đích và tối đa hóa giá trị sử dụng tài sản. Sẽ có tranh cãi về việc Bà A không sử dụng email của Công ty X mà là email cá nhân, nhưng để thao tác trên email cá nhân, Bà A phải dùng máy tính của Công ty X hoặc máy tính của mình nhưng bằng đường truyền internet của Công ty X để giải quyết việc riêng trong giờ làm việc.

Địa chỉ email mà NSDLĐ cấp cho NLĐ là tài sản của NSDLĐ, có tên miền mà NSDLĐ đã đăng ký mua. Máy tính NSDLĐ đang dùng cũng là tài sản của NSDLĐ chỉ giao cho NLĐ quản lý và sử dụng. Đường truyền internet mà NLĐ đang sử dụng cũng là tài sản NSDLĐ phải mua dịch vụ từ nhà cung cấp dịch vụ internet. Một phần hay tất cả các loại tài sản kể trên đều là tài sản của NSDLĐ và được giao cho NLĐ sử dụng chỉ là để NLĐ thực hiện các công việc trong phạm vi trách nhiệm của NLĐ theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động và vì lợi ích của NSDLĐ.

Nguyên tắc cơ bản trong mối quan hệ giữa chủ sở hữu tài sản và NLĐ được giao hay được ủy quyền quản lý, sử dụng tài sản là NLĐ có nghĩa vụ phải giữ gìn, bảo quản và sử dụng tài sản được giao đúng mục đích. Kể cả trong trường hợp Bà A đem máy tính của Công ty X về nhà sử dụng sau giờ làm việc cho các mục đích cá nhân nhưng bằng đường truyền internet của gia đình thì vẫn có thể được xem là đang sử dụng tài sản của Công ty không đúng mục đích. Một người đương nhiên có quyền riêng tư và bản thân thông tin của người đó là riêng tư, là mật, nhưng nếu người đó để mở thông tin trên các thiết bị của người khác trong khi vẫn nhận thức được rằng chủ sở hữu tài sản có thể đọc được các thông tin riêng tư đó khi kiểm tra tài sản thì tức là người đó đã chủ động làm giảm đi đáng kể tính chất riêng tư của thông tin cá nhân. Nói cách khác, người đó đã ngụ ý rằng quyền riêng tư của họ không còn cần thiết được bảo vệ nữa.

Nhiều doanh nghiệp quy định cụ thể trong nội quy lao động của họ là NLĐ sử dụng tài sản doanh nghiệp vào mục đích cá nhân (dù trong hay ngoài giờ làm việc) sẽ bị xử lý kỷ luật lao động theo một hình thức nhất định, tùy mỗi doanh nghiệp. Khi đó, chỉ cần NSDLĐ chứng minh được NLĐ vi phạm nội quy lao động là đã có lý do để xử lý kỷ luật lao động đối với NLĐ, mà để chứng minh được điều này thì NSDLĐ phải kiểm tra hệ thống thông tin, dữ liệu lưu trữ trong máy tính bao gồm cả thông tin mang tính riêng tư của NLĐ. Thực tế xét xử ở Việt Nam cho thấy rằng trong những vụ án tương tự về quyết định xử lý kỷ luật NLĐ, tòa án không ủng hộ quan điểm NSDLĐ đã xâm phạm quyền riêng tư của NLĐ khi NLĐ trích xuất các thông tin từ máy tính để chứng minh NLĐ vi phạm nội quy lao động.

Giám sát nhân viên trong thời đại công nghệ thông tin

Nói chung, quyền riêng tư của con người được thừa nhận gần như ở hầu hết các quốc gia nhưng người ta cũng đồng thời nhận ra rằng trong thời đại công nghệ thông tin thay đổi đến chóng mặt như hiện nay thì quyền riêng tư của con người khó mà được bảo vệ tuyệt đối được. Bằng các phần mềm quản lý được cài đặt trong máy tính hoặc truy cập hệ thống máy chủ…, NSDLĐ đã có thể biết được thời gian NLĐ làm việc thực sự trên máy tính trong ngày và cụ thể đã làm công việc gì mà không cần trực tiếp thao tác trên máy tính đã cấp phát cho NLĐ. Nếu NSDLĐ không cho phép NLĐ truy cập vào các mạng xã hội, các công cụ chat, các trang thông tin giải trí…, NSDLĐ hoàn toàn có thể chặn các trang mạng, khóa chức năng của cổng USB, ổ đĩa để NLĐ không thể cài đặt thêm chương trình trong máy tính.

Mặc dù việc “lập hàng rào” bảo vệ tài sản và áp dụng công nghệ thông tin để triệt để buộc NLĐ phải thực hiện công việc trong suốt thời gian làm việc mà không được chểnh mảng, lơ là  là điều nằm trong tầm tay của NSDLĐ, nhưng thực tế nhiều NSDLĐ vẫn giao tài sản máy tính cho NLĐ sử dụng mà không có sự giới hạn về phạm vi sử dụng. Bên cạnh sự tin tưởng vào tính tự giác, ý thức của NLĐ thì NSDLĐ còn muốn tạo một môi trường làm việc thoải mái, thân thiện, không quản lý bằng cách theo dõi, giám sát hà khắc. NSDLĐ thường vẫn cho một “khoảng thời gian mềm” để NLĐ kiểm tra, trả lời email cá nhân hay giải quyết việc riêng có sử dụng thiết bị công nghệ thông tin của doanh nghiệp. Thế nhưng, có rất nhiều NLĐ lạm dụng quá mức sự tự do trên gây lãng phí thời gian làm việc, giảm năng suất lao động.

Sẽ thật không công bằng và hợp lý nếu NLĐ nhận đủ lương cho 8 giờ làm việc/ngày nhưng thực tế chỉ làm việc có 6 giờ/ngày, thời gian còn lại là để đọc báo mạng, chat, truy cập mạng xã hội… và sau đó khiếu nại NSDLĐ xâm phạm quyền riêng tư của mình do kiểm soát và truy cập được tài khoản của họ.

Trong mối quan hệ với NSDLĐ, quyền riêng tư của NLĐ nên giới hạn ở một chừng mực nhất định chứ không có nghĩa là NLĐ muốn làm gì thì làm và cho rằng sự riêng tư của cá nhân là bất khả xâm phạm, bỏ qua tất cả các quy định của nội quy lao động về sử dụng tài sản, trách nhiệm của NLĐ trong giờ làm việc. Nhưng giới hạn đó ở đâu? Thật sự là không có văn bản pháp luật nào chỉ ra được giới hạn của sự riêng tư dành cho NLĐ mà NSDLĐ không thể chạm tới. Giới hạn đó chỉ có thể được dựng lên bằng ý thức, sự tự giác của mỗi NLĐ để ngăn cản bản thân mình có những hành vi gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Một khi NSDLĐ chứng minh được NLĐ đã dành nhiều thời gian trong giờ làm việc để làm việc riêng như mua bán trên mạng, viết blog, chat… thì NLĐ khó có cơ sở cho rằng NSDLĐ đã xâm phạm quyền riêng tư xét từ cả lý và tình.

Trong môi trường pháp lý chưa rõ ràng về vấn đề quyền riêng tư và liệu rằng có sự xung đột giữa quyền riêng tư của NLĐ với quyền quản lý, giám sát công việc của NLĐ cũng như quyền kiểm tra, bảo vệ tài sản của NSDLĐ hay không, NSDLĐ cần có một số hành động trong chừng mực pháp luật cho phép với mục tiêu phòng ngừa là chính để tự bảo vệ lợi ích chính đáng của mình bao gồm: 1 –  có thể lắp đặt các thiết bị theo dõi như camera trong phòng làm việc và cho NLĐ biết rằng NSDLĐ đang giám sát mình, từ đó NLĐ sẽ thận trọng và hạn chế những việc làm gây lãng phí thời giờ làm việc; 2 – có thể thông báo cho NLĐ biết rằng hệ thống máy chủ đã lưu trữ lại thông tin từ máy tính của NLĐ và NSDLĐ đương nhiên sẽ kiểm tra máy chủ để xác định năng suất làm việc, thời giờ làm việc thực tế giữa những NLĐ với nhau nhằm đánh giá năng lực và thái độ làm việc của NLĐ; 3 – đồng thời, nội quy lao động của Công ty phải có những quy định cụ thể về xử lý kỷ luật lao động đối với những hành vi không đúng mực trong quản lý, sử dụng và bảo quản tài sản doanh nghiệp, và trong quá trình làm việc tại Công ty; và 4- tổ chức các buổi huấn luyện nội bộ thường xuyên về việc sử dụng thời giờ làm việc hiệu quả. Với việc giám sát NLĐ bằng công nghệ thông tin và thông báo nội quy lao động có hiệu lực đến tất cả NLĐ cũng như thông qua việc huấn luyện liên tục, một mặt NSDLĐ đã xây dựng cho mình một cơ chế kiểm soát hiệu quả nhằm ngăn chặn NLĐ có những hành vi lạm dụng tài sản của công ty, mặt khác còn tác động đến NLĐ để họ có ý thức và tự điều chỉnh hành vi của mình nhằm tránh phải chịu các hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng. Tất nhiên, việc áp dụng các cách thức quản lý trên cũng cần phải được chọn lọc và cân nhắc đến môi trường làm việc, đối tượng NLĐ là trí thức, trình độ của NLĐ để việc quản lý phát huy hiệu quả mà không làm “tổn thương” NLĐ.

Luật sư Nguyễn Hữu Phước

Công ty Phuoc & Associates

—-

* Công ty Luật TNHH Phước và Các Cộng sự

[1] Điều 21 của Hiến pháp 2013

[2] Điều 38 của Bộ luật Dân sự 2005

[3] Điều 14 của Luật các tổ chức tín dụng 2010

[4] Điều 19 của Luật Kinh doanh bảo hiểm 2000

[5] Điều 46.2 Luật Giao dịch điện tử 2005

[6] Điều 4.2 của Luật Bưu chính 2010

[7] Điều 7.6 của Luật Bưu chính 2010

[8] Điều 16.1 của Luật Viễn thông 2009

[9] Điều 125 của Bộ luật Hình sự 1999