Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.
………………
Khi nhìn vào công ty luật của bạn, có vẻ như công tác kế toán và thuế sẽ không phức tạp lắm bởi vì công ty là một công ty dịch vụ và không liên quan đến lĩnh vực thương mại hay sản xuất. Các chi phí phát sinh cũng khá đơn giản và chỉ bao gồm các khoản chi phí cố định như tiền lương cho nhân viên, tiền thuê văn phòng, tiền đóng thuế, văn phòng phẩm, điện thoại, trang thiết bị văn phòng và các chi phí đi lại, v.v…
Tuy nhiên, đừng bao giờ xem thường công việc này, bởi nó rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty luật của bạn. Để làm tốt công việc này, bạn cần lưu ý đến các vấn đề sau đây:
5.6.1. Chọn phần mềm kế toán phù hợp
Việc chọn một phần mềm kế toán phù hợp thực sự là vấn đề rất quan trọng và cần được lưu ý kỹ càng. Đặc biệt là trong giai đoạn đầu của công ty luật mới thành lập, bạn cần lựa chọn một phần mềm kế toán đơn giản, giá thành thấp, phù hợp với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vừa và nhỏ, giống như công ty luật của bạn. Tuy nhiên, để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của pháp luật về thuế và các cơ quan quản lý thuế địa phương, các phần mềm này cần phải cập nhật thường xuyên với tình hình thay đổi của pháp luật về thuế hàng năm và phải có đầy đủ các biểu mẫu báo cáo.
Tuy nhiên, bạn nên cân nhắc mua một phần mềm kế toán có thể nâng cấp hoặc tùy biến để phù hợp với nhu cầu đặc thù của công ty luật của bạn khi phát triển hơn và có ngân sách lớn hơn cho phần mềm kế toán. Tuy chi phí mua chúng có thể cao hơn một chút so với các phần mềm khác với chức năng tương tự, tuy nhiên điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức để làm quen với cách sử dụng và nhập liệu dữ liệu kế toán vào phần mềm mới.
Cần cẩn trọng khi sử dụng Microsoft Excel để thực hiện các nghiệp vụ kế toán, vì tất cả các công đoạn đều phải thực hiện bằng tay. Phần trích xuất báo cáo cũng làm bằng tay và có rất ít mẫu báo cáo phù hợp với quy định, dẫn đến khó khăn khi bạn cần các báo cáo tài chính để đưa ra quyết định kinh doanh quan trọng. Hơn nữa, nếu máy tính của bộ phận kế toán bị nhiễm virus hoặc hư hỏng vì bất kỳ lý do nào, các hồ sơ kế toán của công ty luật của bạn có thể bị hư hại và không thể phục hồi.
5.6.2. Chọn phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý theo giờ cho luật sư
Ngoài việc cần sử dụng phần mềm kế toán như đã đề cập trước đó, công ty luật của bạn cũng cần một phần mềm chuyên dụng để tính giờ làm việc của nhân viên cho các công việc pháp lý của khách hàng. Điều này là cơ sở quan trọng để tính phí dịch vụ pháp lý theo giờ, đặc biệt nếu công ty luật của bạn áp dụng phương pháp tính phí này.
Phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý theo giờ cũng có thể được sử dụng như một công cụ đánh giá năng lực và mức độ hoàn thành công việc của nhân viên tại từng thời điểm hoặc định kỳ. Điều này sẽ giúp công ty luật của bạn đưa ra quyết định chính xác về việc tăng lương hoặc đề bạt nhân sự hằng năm.
Tuy nhiên, trên thị trường Việt Nam hiện nay vẫn chưa có một phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý theo giờ nào được thiết kế đặc biệt cho các công ty luật. Chỉ có các phần mềm tính phí dịch vụ dành cho các công ty dịch vụ nói chung, ví dụ như phần mềm dành cho các công ty lập trình phần mềm vi tính cũng có cách tính phí dịch vụ theo giờ như luật sư.
Đáng mừng là, một vài công ty dịch vụ phần mềm tại Việt Nam đã bắt đầu phát triển phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý dành riêng cho các công ty luật dựa trên nền tảng phần mềm dành cho các công ty dịch vụ nói chung. Mặc dù số lượng người mua là luật sư vẫn khá khiêm tốn vào thời điểm này, nhưng chúng tôi hy vọng rằng trong tương lai gần, số lượng công ty luật sử dụng phần mềm này sẽ tăng lên đáng kể.
Việc sử dụng phần mềm tính phí dịch vụ theo giờ là một giải pháp tiết kiệm chi phí và linh hoạt cho các công ty luật. Tuy nhiên, các phần mềm này vẫn chưa đáp ứng được một số yêu cầu đặc thù của nghề luật sư. Ví dụ, chúng không thể chuyển đổi giữa nhiều loại tiền tệ và ngôn ngữ khác nhau, thiếu nhiều mẫu báo cáo và không tích hợp được với các phần mềm khác như Excel và Word. Bên cạnh đó, tốc độ truy cập thông tin trên mạng cũng gặp nhiều trở ngại.
Để giải quyết các vấn đề này, nhiều phần mềm chuyên dụng dành riêng cho luật sư đã được phát triển và sử dụng rộng rãi tại các quốc gia phát triển. Các phần mềm như PcLaw, Bill4 Time và Clockify được thiết kế đặc biệt để giải quyết các tình huống tính phí dịch vụ pháp lý mà các công ty luật thường gặp phải và hỗ trợ nhiều chức năng đặc thù của nghề. Chúng đã được nâng cấp và tùy biến theo yêu cầu cụ thể của từng công ty, mang đến sự linh hoạt và tiện lợi cho công việc của nhân viên.
Tuy nhiên, điểm trở ngại chính của việc sử dụng các phần mềm tính phí này là giá thành của chúng vẫn khá cao và phải trả hằng tháng theo số lượng người sử dụng thực tế. Bên cạnh đó, chi phí bảo trì hàng năm cũng không nhỏ, đội ngũ nhân viên bảo trì lại ở nước ngoài và chỉ sử dụng tiếng Anh, làm cho việc bảo trì khi gặp sự cố trở nên khó khăn và mất thời gian.
Hơn nữa, người sử dụng các phần mềm này cũng gặp khó khăn khi tìm hiểu về cách sử dụng do các sách hướng dẫn đi kèm phần mềm thường sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành tiếng Anh. Điều này khiến cho công ty luật phải mời chuyên gia của họ sang Việt Nam để hướng dẫn cho nhân viên, vốn có chi phí tốn kém.
Việc sử dụng các phần mềm tính phí cũng gặp khó khăn về ngôn ngữ vì chúng chỉ hỗ trợ tiếng Anh và không thể sử dụng phông chữ tiếng Việt. Ngoài ra, chúng cũng khó tùy biến theo yêu cầu đặc thù của Việt Nam. Ví dụ, đồng tiền sử dụng tối đa chỉ có 10 chữ số trong khi tiền đồng nhiều lúc cần đến 11 chữ số (chục tỷ) hoặc thậm chí là 12 chữ số (trăm tỷ) mới đủ. Điều này làm cho việc tính toán trở nên khó khăn và không chính xác.
Cuối cùng, các phần mềm tính phí này không thể tích hợp vào phần mềm kế toán của Việt Nam do được lập trình theo các chuẩn mực của kế toán Anh, Mỹ không tương thích với các quy định về kế toán của Việt Nam.
Một lựa chọn khác cho các công ty luật tại Việt Nam khi muốn tính phí dịch vụ pháp lý là đặt hàng phần mềm từ các công ty dịch vụ phần mềm trong nước. Một số công ty luật đã thử nghiệm điều này, tuy nhiên, chưa có công ty nào đạt được thành công trong vấn đề này, mặc dù họ đã phải bỏ ra nhiều thời gian, công sức và tiền bạc cho việc này.
Nếu bạn là chủ của một công ty luật ở Việt Nam và đang phân vân trong việc lựa chọn phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý, thì đây là những lời khuyên có thể giúp bạn:
- Đầu tiên, bạn nên bắt đầu bằng cách sử dụng phần mềm Excel để ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên hàng tháng và tính toán tổng chi phí pháp lý cho khách hàng mới thành lập. Đây là cách đơn giản và tiết kiệm chi phí cho giai đoạn đầu của công ty luật của bạn.
- Khi công ty luật của bạn phát triển hơn và đạt đến giai đoạn thứ 2 (khoảng 3-4 năm sau ngày thành lập), bạn có thể bắt đầu xem xét việc đầu tư vào một phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý có sẵn tại Việt Nam. Tuy nhiên, bạn nên lưu ý rằng việc chọn phần mềm phải được cân nhắc kỹ lưỡng để tránh mua phần mềm không đáng tiền hoặc không đáp ứng được nhu cầu thực tế của công ty.
- Nếu công ty luật của bạn đạt đến giai đoạn phát triển thứ 3 (khoảng 3-4 năm sau giai đoạn thứ 2), bạn có thể xem xét việc sử dụng phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý của các nhà cung cấp nước ngoài. Tuy nhiên, việc này cũng đòi hỏi chi phí cao hơn và cần được đánh giá kỹ lưỡng trước khi quyết định mua.
- Cuối cùng, chỉ khi công ty luật của bạn đã có hơn 10 năm hoạt động, bạn mới nên xem xét việc đầu tư để chọn lựa một công ty lập trình có uy tín tại Việt Nam để viết phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý đặc thù cho công ty của bạn. Việc này có thể giảm bớt những bất lợi của các phần mềm hiện tại và giúp công ty của bạn hoạt động hiệu quả hơn.
Tóm lại, khi chọn phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý, bạn nên xem xét kỹ lưỡng và lựa chọn phù hợp với tình hình phát triển của công ty luật của bạn.
5.6.3. Hướng dẫn nhân viên cách nhập liệu thời gian làm việc
Dù công ty luật của bạn đã sử dụng phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý hay chưa, việc tổ chức huấn luyện nội bộ cho nhân viên là vô cùng cần thiết. Đặc biệt là đối với nhân viên mới, cần phải hướng dẫn cách nhập liệu số giờ phát sinh hàng ngày của họ khi thực hiện các công việc pháp lý cho khách hàng và các công việc hành chính của công ty. Điều quan trọng là đảm bảo tính chính xác và đầy đủ nhất về số giờ làm việc thực tế trong ngày của nhân viên.
Việc nhập liệu nên được thực hiện ngay khi nhân viên vừa hoàn tất một công việc hay vào cuối mỗi ngày làm việc. Tránh tình trạng để nhân viên nhập liệu vào những ngày cuối tuần hay cuối tháng trừ khi họ xin nghỉ phép hay đi công tác xa. Nếu để lâu như vậy, nhân viên sẽ không thể nhớ được tất cả các công việc đã làm hay số giờ làm việc thực tế đã phát sinh cho mỗi công việc.
Việc tổ chức huấn luyện nội bộ sẽ giúp nhân viên hiểu rõ quy trình nhập liệu, từ đó đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong bảng tính. Hơn nữa, việc huấn luyện còn giúp tăng khả năng tương tác giữa các nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và tránh sự nhàm chán trong công việc.
Nhập liệu thời gian phát sinh hằng ngày của nhân viên không chỉ giúp công việc của bộ phận kế toán trong công ty luật của bạn được dễ dàng hơn trong việc trích xuất thông tin và chuẩn bị xuất hóa đơn dịch vụ cho khách hàng, mà còn giúp bạn biết được thu nhập dự kiến từ các công việc pháp lý dở dang cho khách hàng và tính toán tổng chi phí phải bỏ ra cho một loại công việc pháp lý nào đó để điều phối công việc của nhân viên sao cho hợp lý.
Bằng cách nhập liệu số giờ làm việc hằng ngày, bạn có thể biết được lợi nhuận của các công việc pháp lý và từ đó quyết định mức chi tiêu và phân bố dòng tiền một cách hợp lý cho công ty luật của bạn. Việc này giúp bạn tính toán chi phí và thời gian cần bỏ ra để hoàn thành công việc pháp lý của khách hàng và báo giá cho các khách hàng tương tự trong tương lai.
Ngoài ra, việc nhập liệu thời gian làm việc của nhân viên giúp bạn đánh giá năng lực làm việc của họ, từ đó đưa ra chế độ tăng lương, trả thưởng, đề bạt phù hợp. Không chỉ dừng lại ở đó, việc nhập liệu thời gian làm việc còn giúp bạn điều phối công việc của nhân viên sao cho hợp lý, bảo đảm việc thực hiện công việc pháp lý của khách hàng có lợi nhuận.
Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của số liệu, bạn cần tổ chức huấn luyện nội bộ cho nhân viên mới và yêu cầu nhập liệu ngay khi họ hoàn tất công việc để tránh quên sót. Điều này cũng giúp bạn có thể trích xuất số liệu và xuất hóa đơn dịch vụ cho khách hàng vào bất kỳ lúc nào mà không cần chờ đến cuối tuần hay cuối tháng.
Khi nhập liệu thời gian làm việc của nhân viên, độ chính xác và chi tiết là vô cùng quan trọng để đảm bảo công việc của bộ phận kế toán trở nên dễ dàng hơn trong việc trích xuất thông tin và chuẩn bị xuất hóa đơn dịch vụ cho khách hàng. Việc nhập liệu đầy đủ và chi tiết bao gồm các thông tin như loại công việc, yêu cầu từ ai, thời gian bắt đầu và kết thúc công việc, địa điểm làm việc và thời gian hoàn thành công việc. Điều này cũng giúp cho công ty luật có thể tính toán được chi phí và thời gian bỏ ra để hoàn thành công việc pháp lý của khách hàng, từ đó dễ dàng báo giá cho các khách hàng tương tự trong tương lai.
Để đạt được độ chính xác và chi tiết trong nhập liệu, công ty luật của bạn cần huấn luyện nhân viên của mình để tập trung vào công việc pháp lý của khách hàng và giảm bớt các hoạt động không cần thiết, như việc tìm kiếm văn bản quy phạm pháp luật hay trao đổi không cần thiết giữa các thành viên trong nhóm. Thông tin chi tiết về các công việc pháp lý giúp khách hàng có thể đánh giá được tính phí dịch vụ pháp lý trên giờ phát sinh của công ty luật, từ đó đảm bảo tính hợp lý cho khách hàng và công ty.
5.6.4. Chọn phần mềm nhân sự (tính lương, thuế và bảo hiểm)
Trong các công ty, đặc biệt là trong lĩnh vực pháp lý, việc sử dụng phần mềm nhân sự là cực kỳ cần thiết. Phần mềm này giúp tính toán và đóng thuế thu nhập cá nhân cũng như các loại bảo hiểm bắt buộc cho nhân viên. Nó cũng ghi nhận ngày giờ làm việc và ngày nghỉ của nhân viên để tính lương và điền vào các biểu mẫu báo cáo lao động theo yêu cầu của pháp luật. Điều này hỗ trợ quản trị nội bộ trong công tác nhân sự, quy trình và phương thức đánh giá năng lực nhân viên.
Rất may, hiện nay đã có nhiều phần mềm nhân sự được phát triển trong nước với giá thành hợp lý và có thể tùy biến để phục vụ hầu hết các nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các phần mềm chuyên nghiệp từ nước ngoài cũng đã có mặt tại Việt Nam từ rất sớm. Tuy nhiên, vì giá cả quá cao, chỉ các công ty, tập đoàn, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài mới có đủ tài chính để sử dụng chúng.
Trong giai đoạn đầu của hoạt động công ty luật, nên xem xét lưu trữ thông tin nhân sự bằng các phần mềm đơn giản như Excel hay Word để tiện sử dụng và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, khi công ty bước vào giai đoạn phát triển thứ hai, cụ thể là khoảng thời gian từ 3 đến 4 năm sau khi thành lập, nên cân nhắc mua phần mềm nhân sự trong nước để đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự hiệu quả hơn.
Trong giai đoạn phát triển thứ ba, sau khoảng thời gian 3 đến 4 năm kể từ giai đoạn thứ hai, công ty luật của bạn nên xem xét đến việc mua phần mềm nhân sự nước ngoài nếu có đủ ngân sách. Điều quan trọng là công ty đã thuê được những nhân sự có kinh nghiệm quản lý và sử dụng phần mềm nhân sự chuyên nghiệp này. Điều này sẽ giúp công ty quản lý công tác nhân sự hiệu quả hơn, đặc biệt là khi đã có một lượng lớn nhân sự cần phải quản lý.
Việc cân nhắc việc sử dụng các phần mềm nhân sự phù hợp với từng giai đoạn phát triển của công ty luật là rất quan trọng. Điều này giúp tiết kiệm chi phí cho công ty luật của bạn trong giai đoạn đầu và đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự hiệu quả hơn trong những giai đoạn phát triển sau đó.
Tóm lại, sử dụng phần mềm nhân sự sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sự phụ thuộc vào con người. Nó còn giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, cải thiện chính xác và tính toàn vẹn của dữ liệu, và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý thông tin. Vì vậy, việc đầu tư vào phần mềm nhân sự là một quyết định thông minh và đáng đầu tư cho công ty luật của bạn.
5.6.5. Đăng ký thuế ban đầu
Khi thành lập công ty luật, việc khai thuế ban đầu là một bước cần thiết và vô cùng quan trọng. Để hoàn thành thủ tục này, bạn cần chuẩn bị một số giấy tờ nhất định và đến chi cục thuế địa phương tại nơi trụ sở chính để đăng ký. Những giấy tờ cần thiết gồm bản sao y có công chứng giấy đăng ký hoạt động cho tổ chức hành nghề luật sư, bổ nhiệm Giám đốc, bổ nhiệm Kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán, Giấy căn cước của Giám đốc và Kế toán trưởng (mang theo bản chính để đối chiếu), và biên bản làm việc ban đầu với công ty luật của bạn theo mẫu. Nếu công ty luật của bạn có mở chi nhánh, thì cần kèm thêm bản sao công chứng đăng ký hoạt động của chi nhánh.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người đại diện của công ty luật sẽ đến chi cục thuế tại nơi trụ sở chính để đăng ký và ký biên bản làm việc ban đầu với người đại diện của chi cục thuế. Sau khi hoàn thành thủ tục này, công ty luật của bạn sẽ được phép thực hiện công việc kế toán như bình thường.
Để khai thuế ban đầu cho công ty luật mới thành lập, bạn cần lưu ý một số điều sau đây. Trước hết, tùy vào việc công ty luật sử dụng trụ sở riêng hay thuê trụ sở để hoạt động, bạn sẽ cần chuẩn bị 01 bản sao công chứng hợp đồng cho thuê hoặc hợp đồng cho mượn nhà. Tuy nhiên, nếu người đại diện pháp luật có tên trong sổ hộ khẩu hoặc KT3 của nơi đăng ký trụ sở thì không cần phải có hợp đồng này.
Tiếp theo, sau khi đã hoàn thành thủ tục khai thuế ban đầu với cơ quan thuế, công ty luật cần chuẩn bị hồ sơ để mua hóa đơn thuế giá trị gia tăng. Hồ sơ này bao gồm một số giấy tờ như tờ khai thuế môn bài năm bắt đầu hoạt động kinh doanh (cần có 03 bản sao), đơn đề nghị mua hóa đơn (cần có 02 bản), và bằng kế toán của người được quyết định bổ nhiệm kế toán (cần có 01 bản sao bằng công chứng và 01 bản sao của căn cước). Hãy nhớ rằng sau khi đã hoàn thành thủ tục này, công ty luật của bạn mới có thể bắt đầu thực hiện công việc kế toán một cách bình thường
Điều quan trọng là nếu bạn muốn hoàn thành thủ tục đăng ký hồ sơ thuế ban đầu một cách dễ dàng và nhanh chóng, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trên và đến chi cục thuế tại nơi trụ sở chính của công ty luật của bạn để đăng ký. Việc này giúp cho công ty có thể bắt đầu hoạt động một cách chính thức và hiệu quả từ những ngày đầu tiên.
5.6.6. Lưu trữ hồ sơ kế toán
Theo quy định của pháp luật về kế toán, công ty luật của bạn phải lưu trữ bản gốc của các tài liệu kế toán tại kho của mình hoặc tại kho thuê gần trụ sở nếu diện tích kho làm việc không đủ diện tích trong vòng 12 tháng kể từ khi kết thúc kỳ kế toán năm. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tối thiểu là 05 năm, 10 năm hoặc trên 10 năm, tùy vào loại tài liệu kế toán, cho đến khi chúng bị hủy hoại tự nhiên hoặc được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện pháp luật của công ty ([1]).
Nếu vi phạm quy định trên, công ty luật của bạn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Các hình thức xử phạt có thể là cảnh cáo hoặc phạt tiền, với mức phạt tối đa là 40.000.000 đồng ([2]).
Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán không chỉ giúp công ty luật của bạn tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo việc tra cứu thông tin khi cần thiết. Để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính và đảm bảo an toàn cho tài liệu kế toán của công ty của bạn, hãy đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
5.6.7. Thiết kế hóa đơn dịch vụ và hóa đơn thuế giá trị gia tăng
Theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng, các doanh nghiệp nói chung và công ty luật nói riêng sẽ phải tự in hóa đơn thuế giá trị gia tăng điện tử theo mẫu tự thiết kế và đăng ký với cơ quan thuế địa phương. Việc này sẽ giúp công ty luật của bạn tận dụng hóa đơn thuế giá trị gia tăng điện tử như một công cụ trong bộ nhận dạng thương hiệu của mình để phục vụ cho việc phát triển kinh doanh.
Thêm vào đó, đưa nhãn hiệu hoặc đặc thù riêng của công ty luật của bạn vào mẫu hóa đơn thuế giá trị gia tăng điện tử sẽ giúp gia tăng tính chuyên nghiệp và mức độ nhận diện thương hiệu của công ty đối với khách hàng một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa, công ty luật cần đầu tư thời gian và công sức đúng mức vào khâu thiết kế mẫu hóa đơn thuế giá trị gia tăng điện tử, vì đây là khâu quan trọng nhất.
Để tăng tính chuyên nghiệp và thẩm mỹ cho mẫu hóa đơn thuế giá trị gia tăng, bạn có thể nhờ đến một công ty in ấn thiết kế hóa đơn thuế giá trị gia tăng điện tử theo mẫu nào đó. Việc này sẽ giúp công ty luật của bạn tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp và thu hút khách hàng.
Ngoài hóa đơn thuế giá trị gia tăng điện tử, công ty luật của bạn còn cần xuất các loại hóa đơn dịch vụ tạm thời cho khách hàng. Điều này giúp họ thanh toán tiền tạm ứng trước khi công ty bắt đầu thực hiện dịch vụ pháp lý. Sau khi hoàn thành, công ty sẽ xuất hóa đơn thuế giá trị gia tăng điện tử và biên nhận thu tiền.
Các loại chứng từ này cũng có thể được sử dụng để tăng tính chuyên nghiệp và thẩm mỹ của công ty luật của bạn. Bạn có thể in kèm nhãn hiệu của công ty trên các loại chứng từ này và thiết kế chúng sao cho đẹp mắt và chuyên nghiệp nhất.
Điều quan trọng là đảm bảo rằng các thông tin đầy đủ và chính xác đã được cung cấp trên hóa đơn dịch vụ tạm thời và hóa đơn thuế giá trị gia tăng điện tử. Điều này giúp khách hàng kiểm tra, đồng ý về nội dung và số liệu trước khi thanh toán tiền và biết chính xác những gì mà họ đang thanh toán.
Vì vậy, việc in kèm nhãn hiệu của công ty và thiết kế các loại chứng từ này là rất quan trọng. Nó giúp tăng tính chuyên nghiệp và mức độ nhận dạng thương hiệu của công ty luật của bạn. Bạn nên đầu tư thời gian và công sức để thiết kế các loại chứng từ này sao cho đẹp mắt và chuyên nghiệp nhất. Bằng cách này, bạn có thể tạo được một bộ nhận dạng thương hiệu mạnh mẽ và nổi bật trong ngành luật.
5.6.8. Hoạch định trước để tiết kiệm số thuế phải nộp như thế nào?
Tại Việt Nam, việc trốn thuế xảy ra khá phổ biến và được thực hiện dưới nhiều hình thức và loại thuế khác nhau. Mặc dù các quy định của pháp luật và các cơ quan thực thi pháp luật ở đây rất nghiêm khắc đối với hành vi này, song trên thực tế việc trốn thuế vẫn rất phức tạp và khó kiểm soát do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Điều này đã khiến cho mọi người bắt đầu nghĩ rằng nếu ai đó không đóng thuế cho Nhà nước thì sẽ bị xem là đã trốn thuế và phải bị xử phạt nghiêm khắc nếu bị phát hiện. Tuy nhiên, thực tế lại cho thấy rằng không phải mọi hành vi như vậy đều là trốn thuế, mà còn có những hành vi tránh thuế hoàn toàn tuân thủ quy định của pháp luật.
Vì vậy, tránh thuế và trốn thuế là hai khái niệm khác nhau, có ý nghĩa khác nhau và cần được phân biệt rõ ràng. Tránh thuế là hành động tìm cách giảm thiểu số tiền phải đóng thuế thông qua việc tận dụng các khoản miễn giảm thuế hoặc các chiến lược pháp lý hợp lý. Các hành động này hoàn toàn hợp pháp và được pháp luật cho phép. Trong khi đó, trốn thuế là hành vi không đóng thuế hoặc giảm thiểu số tiền đóng thuế một cách trá hình hoặc bất hợp pháp, thường bằng cách lừa đảo, thao túng tài khoản hoặc báo cáo thuế giả.
Khái niệm “trốn thuế” đã trở nên quá phổ biến trong đời sống của chúng ta ở Việt Nam, và chúng ta nghe về nó hàng ngày trên các phương tiện truyền thông và mạng xã hội. Tuy nhiên, khái niệm “tránh thuế” thì lại còn khá mới mẻ đối với chúng ta, bởi nó chỉ được du nhập vào Việt Nam vào khoảng thập niên 90 của thế kỷ trước khi các công ty luật và kiểm toán nước ngoài bắt đầu cung cấp dịch vụ tư vấn luật và thuế tại Việt Nam.
Sự khác biệt giữa “trốn thuế” và “tránh thuế” nằm ở việc, “trốn thuế” là hành vi vi phạm pháp luật và sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu vi phạm nghiêm trọng. Trong khi đó, “tránh thuế” là hành vi hoàn toàn hợp pháp, dựa trên việc người nộp thuế am hiểu các quy định của pháp luật về thuế và vận dụng các kỹ thuật về thuế và kế toán hợp pháp một cách hiệu quả để giảm bớt số thuế mà họ phải trả.
Dưới đây là một số phương thức tránh thuế điển hình và hợp pháp theo quy định của pháp luật về thuế, để giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về những lợi ích của việc ứng dụng tránh thuế một cách hợp pháp trong việc giảm bớt chi phí hoạt động kinh doanh của công ty luật của bạn.
Trong lĩnh vực thuế thu nhập doanh nghiệp:
- Công ty luật của bạn có thể tận dụng các quy định về trích khấu hao để tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu thuế. Nếu công ty luật của bạn dự kiến có thu nhập trước thuế cao, bạn có thể đăng ký trích khấu hao nhanh cho các tài sản cố định như trang thiết bị văn phòng, xe hơi, v.v… để giảm thiểu thu nhập chịu thuế. Ngược lại, nếu công ty đang trong thời gian lỗ, bạn nên đăng ký trích khấu hao chậm cho các tài sản cố định để giảm thiểu chi phí và tăng cơ hội hồi phục tài chính;
- Nếu công ty luật của bạn bị lỗ, hãy đăng ký chuyển lỗ vào thu nhập chịu thuế của các năm tài chính tiếp theo để giảm bớt thu nhập chịu thuế. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng số lỗ này chỉ có thể giảm thuế trong tối đa 5 năm kể từ năm phát sinh lỗ và chỉ khi công ty dự kiến có lãi trong những năm đó ([3]);
- Nếu công ty luật của bạn cần vốn lưu động lớn để đầu tư cho các dự án mới, hãy xem xét việc vay tiền ngân hàng và chịu lãi để giảm bớt thu nhập chịu thuế. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng tiền lãi từ khoản vay này chỉ được coi là chi phí hợp lý để được trừ khi tính thuế nếu nó được sử dụng để đầu tư vào các dự án mới, không được sử dụng để góp vốn vào doanh nghiệp; hay
- Thay vì yêu cầu các luật sư thành viên phải tự vay tiền để góp vốn điều lệ bổ sung cho công ty luật của bạn, bạn có thể cho phép các luật sư vay tiền có trả lãi với mức lãi suất tối đa mà pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp cho phép để bổ sung vốn ngắn hạn cho công ty luật của bạn. Điều này sẽ giảm thiểu áp lực tài chính đối với các luật sư thành viên và đồng thời giúp công ty có đủ vốn để phục vụ các hoạt động kinh doanh.
§ Trong lĩnh vực thuế thu nhập cá nhân:
- Nếu công ty luật của bạn lựa chọn trả lương theo hình thức lương sau thuế, và sau đó mức thuế thu nhập cá nhân giảm theo quy định mới của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân, công ty sẽ tiết kiệm được chi phí tiền lương. Ngược lại, nếu công ty chọn trả lương trước thuế, và mức thuế thu nhập cá nhân giảm trong tương lai, nhân viên sẽ được hưởng lợi từ việc giảm đó; và
- Ngoài ra, công ty luật của bạn có thể quy định mức lương thấp hơn cho luật sư thành viên để họ được nhận lợi nhuận cao hơn từ công ty. Do thuế suất thu nhập cá nhân đối với tiền lương hiện nay tối đa lên đến 35%, công ty luật của bạn sẽ tiết kiệm được chi phí tiền lương bằng cách quy định mức lương thấp hơn, đồng thời chỉ phải đóng thuế thu nhập doanh nghiệp ở mức 20% trên thu nhập trước thuế và các luật sư thành viên chỉ đóng 5% thuế thu nhập cá nhân trên lợi nhuận nhận được từ công ty. Vì vậy, tổng chi phí thuế chỉ là 25% + 5% = 30%.
Với các lựa chọn và chiến lược kinh doanh này, công ty luật của bạn có thể tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc quy định mức lương thấp hơn có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng và sự trung thành của nhân viên. Điều này đòi hỏi công ty luật của bạn phải cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo sự ổn định và thành công của doanh nghiệp.
[1] . Điều 12, Điều 13 và Điều 14 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán.
[2] . Điều 15 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập.
[3] . Điều 9 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.
[1] Điều 4.1 (b) và Điều 12 Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán ban hành kèm theo Quyết định 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính
[2] Điều 9 Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính
[3] Điều 23.2 (a) của Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 được Quốc hội thông qua ngày 21/11/2007 được sửa đổi bởi Luật sửa đổi các Luật về thuế 2014