Chào mừng bạn đã quay trở lại với chuyên mục quản trị công ty luật của tôi sau khi bạn có thể đã đọc qua những chủ đề thú vị khác trong quyển sách Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi. Xin mời bạn tiếp tục tham khảo một chủ đề khác cũng rất thú vị của quyển sách này nhé.
Thoạt nhìn, có vẻ như công tác kế toán và thuế của công ty luật của bạn sẽ khá đơn giản vì công ty luật của bạn là công ty dịch vụ chứ không phải là công ty thương mại hay sản xuất. Các chi phí phát sinh cũng chỉ gói gọn trong vài khoản chi phí cố định cần thiết cho hoạt động của văn phòng ví dụ như tiền lương cho nhân viên, tiền thuê văn phòng, tiền đóng các loại thuế, văn phòng phẩm, điện thoại, tiền mua trang thiết bị văn phòng, các chi phí đi lại, v.v… Tuy nhiên, không phải vì thế mà bạn được phép xem nhẹ công việc này vì nó được xem là mạch máu ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của công ty luật của bạn. Đối với công việc này, bạn cần lưu ý đến các vấn đề sau đây:
5.6.1. Chọn phần mềm kế toán phù hợp
Việc chọn lựa phần mềm kế toán phù hợp thật sự là vấn đề bạn cần lưu tâm. Trong giai đoạn đầu mới thành lập, bạn nên chọn những phần mềm kế toán đơn giản, giá thành thấp, dành cho các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ vừa và nhỏ có tính chất tương tự như công ty luật của bạn. Tuy nhiên, các phần mềm này cần có đầy đủ các biểu mẫu báo cáo theo yêu cầu của pháp luật về thuế và của các cơ quan quản lý thuế địa phương và chúng phải luôn được cập nhật một cách thường xuyên để phù hợp với tình hình thay đổi của pháp luật về thuế hàng năm.
Lời khuyên là bạn nên chọn mua các phần mềm kế toán có thể nâng cấp hay tùy biến dù chi phí mua chúng có thể cao hơn một chút so với các phần mềm khác với chức năng tương tự. Điều này sẽ tạo thuận tiện cho bạn khi công ty luật của bạn phát triển hơn, có nhiều ngân sách hơn cho phần mềm kế toán thì có thể nâng cấp hoặc tùy biến các tính năng có sẵn của nó sao cho phù hợp nhất với nhu cầu đặc thù của công ty luật của bạn tại thời điểm đó. Từ đó, bạn sẽ có thể tiếp tục sử dụng phần mềm kế toán đó thay vì phải bỏ chúng đi để mua một phần mềm kế toán mới, tránh việc phải mất khá nhiều thời gian và công sức để làm quen với cách sử dụng cũng như nhập liệu dữ liệu kế toán vào phần mềm kế toán mới.
Bạn cũng nên cân nhắc một cách kỹ càng trước khi sử dụng phần mềm Microsoft (excel) trong bộ Microsoft Office để thực hiện nghiệp vụ kế toán vì tất cả các công đoạn của quy trình kế toán này đều làm bằng tay. Phần trích xuất báo cáo cũng làm bằng tay và nó lại có rất ít mẫu báo cáo cần có theo quy định mà điều này ít nhiều sẽ gây khó khăn khi bạn cần các báo cáo tài chính một cách kịp thời để đưa ra những quyết định kinh doanh quan trọng cho công ty luật của bạn. Bên cạnh đó, nếu máy tính của bộ phận kế toán bị nhiễm virus hay bị hư hại vì bất kỳ lý do gì, có nhiều khả năng là các hồ sơ kế toán của công ty luật sẽ bị hư hại theo và có thể không còn sử dụng được nữa để rồi các số liệu kế toán của công ty luật của bạn có thể bị mất và không thể phục hồi.
5.6.2. Chọn phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý theo giờ cho luật sư
Ngoài việc cần có phần mềm kế toán như trên, công ty luật của bạn cũng nên có một phần mềm chuyên dụng để tính giờ phát sinh của nhân viên cho công việc pháp lý của khách hàng để làm cơ sở cho việc tính phí dịch vụ pháp lý khách hàng nếu như công ty luật của bạn có áp dụng cách tính phí dịch vụ pháp lý theo giờ. Phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý theo giờ cũng có thể được sử dụng như công cụ đánh giá năng lực làm việc và mức độ hoàn thành công việc của nhân viên tại từng thời điểm hay định kỳ làm cơ sở cho việc tăng lương hay đề bạt nhân sự hằng năm.
Hiện nay, trên thị trường Việt Nam vẫn chưa có một phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý theo giờ nào dành riêng cho các công ty luật mà chỉ có các phần mềm tính phí dành cho các công ty dịch vụ nói chung, ví dụ như phần mềm dành cho các công ty lập trình phần mềm vi tính cũng có cách tính phí dịch vụ theo giờ như luật sư. Mặc dù một vài công ty dịch vụ phần mềm ở Việt Nam đã bắt đầu viết phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý được thiết kế riêng cho công ty luật dựa trên nền tảng phần mềm dành cho các công ty dịch vụ nói chung nhưng cũng chưa có công ty nào có kết quả khả quan vì mức đầu tư và chất lượng của chúng chưa cao và cũng vì số lượng người mua là luật sư còn khá khiêm tốn tại thời điểm hiện nay.
Điểm thuận lợi chính của việc mua phần mềm tính phí dịch vụ theo giờ dành cho công ty dịch vụ là giá mua và chi phí bảo trì thấp, có thể tùy biến, nâng cấp tại từng thời điểm tùy vào tình hình hoạt động thực tế của công ty luật. Tuy nhiên, việc sử dụng các phần mềm này vẫn cho thấy còn nhiều bất cập do thiếu nhiều chức năng đặc thù tương đối quan trọng của nghề luật sư, ví dụ như các phần mềm này không thể sử dụng và chuyển đổi qua lại giữa nhiều loại tiền tệ, nhiều loại ngôn ngữ, không có nhiều mẫu báo cáo, không tích hợp được những thông tin, dữ liệu từ các phần mềm phổ biến khác ví dụ như Excel, Word của bộ Microsoft Office, truy cập chậm khi dùng mạng 3G, 4G, wifi ở các địa điểm bên ngoài văn phòng.
Hiện nay trên thế giới đã có nhiều phần mềm chuyên dụng dành riêng cho luật sư ví dụ như PcLaw, Bill4 Time, Clockify. Các phần mềm này đã được các công ty luật ở các nước tiên tiến trên thế giới sử dụng trong nhiều năm qua và đã ra đời nhiều phiên bản nâng cấp, tùy biến khác nhau. Điểm thuận lợi của các phần mềm này là chúng chi tiết, đưa ra khá nhiều tình huống tính phí dịch vụ pháp lý mà công ty luật thường gặp cũng như giải quyết được các bất cập còn tồn tại ở các phần mềm của Việt Nam như trên.
Tuy nhiên, điểm trở ngại chính của việc sử dụng các phần mềm tính phí này là giá thành của chúng còn khá cao và được trả hằng tháng theo số lượng người sử dụng thực tế, chi phí bảo trì hằng năm không nhỏ, đội ngũ nhân viên bảo trì lại ở nước ngoài và chỉ sử dụng tiếng Anh, lại chệch múi giờ với Việt Nam nên công tác bảo trì khi gặp sự cố gặp nhiều khó khăn và sẽ phải chờ đợi lâu. Thêm vào đó, người sử dụng các phần mềm này cũng gặp khó khăn khi tìm hiểu về cách sử dụng vì các sách hướng dẫn đi kèm phần mềm thường sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành tiếng Anh mà nhiều khi công ty luật phải mời chuyên gia của họ sang Việt Nam hướng dẫn cho nhân viên của công ty luật với chi phí tốn kém. Ngoài ra, các phần mềm tính phí này chỉ sử dụng tiếng Anh là chính nên sẽ không thể sử dụng phông chữ tiếng Việt và nó cũng khó tùy biến theo yêu cầu đặc thù của Việt Nam ví dụ như đồng tiền sử dụng tốt đa chỉ có 10 chữ số trong khi tiền đồng nhiều lúc cần đến 11 chữ số (chục tỷ) hay thậm chí là 12 chữ số (trăm tỷ) mới đủ. Cuối cùng, chúng cũng không thể tích hợp vào phần mềm kế toán của Việt Nam vì được lập trình theo các chuẩn mực của kế toán Anh, Mỹ chưa thật sự tương thích với các quy định về kế toán của Việt Nam.
Việc đặt hàng các công ty dịch vụ phần mềm tại Việt Nam viết phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý riêng cho công ty luật tại Việt Nam cũng là một chọn lựa khác mà đã được một vài công ty luật trong nước thử nghiệm. Tuy nhiên, hiện vẫn chưa thấy có công ty luật nào đạt được thành công trong vấn đề này dù chắc chắn là họ đã phải bỏ ra khá nhiều thời gian, công sức và tiền bạc cho việc này.
Lời khuyên là công ty luật của bạn nên sử dụng phần mềm Excel để ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên hằng tháng và cho kế toán tổng hợp lại khi tính phí dịch vụ pháp lý cho khách hàng khi mới thành lập. Khi công ty luật của bạn đã phát triển qua giai đoạn phát triển thứ 2, tức là vào khoảng từ 03 đến 04 năm sau ngày thành lập, bạn mới tính đến việc đầu tư mua một phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý từ các phần mềm có sẵn trong nước. Chỉ khi nào công ty luật của bạn đã đạt đến giai đoạn phát triển thứ 3, tức là từ 03 đến 04 năm sau giai đoạn phát triển thứ 2 thì bạn mới nên cân nhắc đến việc mua phần mềm tính phí dịch vụ theo giờ của nước ngoài. Sau cùng, chỉ khi nào công ty luật của bạn đã có trên 10 năm hoạt động thì mới tính đến việc chọn lựa một công ty lập trình có uy tín tại Việt Nam để viết phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý đặc thù cho công ty luật của bạn với chi phí hợp lý mà có thể giảm bớt những bất lợi của các phần mềm hiện nay như đề cập ở trên.
5.6.3. Hướng dẫn nhân viên cách nhập liệu thời gian làm việc
Bất kể công ty luật của bạn đã có phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý theo giờ chưa hay còn sử dụng phần mềm Excel cho công việc đó thì bạn cũng cần tổ chức huấn luyện nội bộ cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới về cách nhập liệu số giờ phát sinh hằng ngày của họ khi thực hiện công việc pháp lý của khách hàng và các công việc hành chính của công ty luật sao cho chính xác và đầy đủ nhất về số giờ làm việc thực tế trong ngày của họ. Việc nhập liệu như thế nên được làm ngay khi nhân viên vừa hoàn tất một công việc nào đó hay vào cuối mỗi ngày làm việc của họ. Tuyệt đối không để nhân viên nhập liệu thời gian làm việc hằng ngày của họ vào những ngày cuối tuần hay cuối tháng trừ trường hợp họ xin nghỉ phép hay đi công tác xa vì nếu để lâu như vậy thì họ sẽ không thể nào nhớ hết được là họ đã làm những công việc gì hay họ đã phát sinh chính xác bao nhiêu giờ làm việc thực tế cho những công việc đó.
Việc nhập liệu thời gian phát sinh hằng ngày của nhân viên cũng giúp công việc của bộ phận kế toán trong công ty luật của bạn được dễ dàng hơn trong việc trích xuất thông tin và chuẩn bị xuất hóa đơn dịch vụ cho khách hàng vào bất kỳ lúc nào khi khách hàng có yêu cầu mà không cần chờ đến cuối tuần hay cuối tháng mới có thể trích xuất số liệu và xuất hóa đơn dịch vụ. Ngoài ra, việc nhập liệu thời gian làm việc hằng ngày của nhân viên cũng giúp vào bất kỳ lúc nào bạn cũng có thể biết được thu nhập dự kiến từ các công việc pháp lý dở dang cho khách hàng (work in progress) là bao nhiêu để từ đó quyết định mức chi tiêu và phân bố dòng tiền một cách hợp lý cho công ty luật của bạn. Không dừng lại ở đó, việc nhập liệu thời gian làm việc của nhân viên cũng giúp bạn tính toán được tổng chi phí phải bỏ ra cho một loại công việc pháp lý nào đó của khách hàng để điều phối công việc của nhân viên sao cho hợp lý nhằm bảo đảm việc thực hiện công việc pháp lý của khách hàng có lợi nhuận cũng như là cơ sở cho việc tính toán chi phí, thời gian bỏ ra để hoàn thành công việc pháp lý của khách hàng, giúp cho việc báo giá công việc pháp lý của các khách hàng tương tự trong tương lai. Sau cùng, thông qua việc nhập liệu thời gian làm việc hằng ngày của nhân viên, công ty luật sẽ có cơ sở để đánh giá năng lực làm việc của nhân viên để từ đó sẽ có chế độ tăng lương, trả thưởng, đề bạt phù hợp với họ.
Khi nhập liệu thời gian làm việc nhân viên cần được lưu ý rằng họ phải nhập liệu một cách trung thực và chi tiết đối với từng loại công việc pháp lý mà họ đã thực hiện trong ngày. Cách nhập liệu đầy đủ là họ phải trả lời được các câu hỏi đại loại như họ đã làm công việc gì, theo yêu cầu của ai, làm khi nào, làm ở đâu, mất bao lâu để làm xong công việc. Nội dung càng chi tiết thì khách hàng sẽ càng có nhiều thông tin hơn để xét xem việc công ty luật của bạn có tính phí dịch vụ pháp lý trên giờ phát sinh cho công việc pháp lý của họ hợp lý không. Khi nhập liệu thời gian làm việc của nhân viên cho các công việc pháp lý của khách hàng, công ty luật của bạn cần huấn luyện nhân viên đặt vị trí của họ vào vị trí của khách hàng, tập trung vào các công việc pháp lý của khách hàng, giảm bớt việc tiêu tốn quá nhiều thời gian dành cho việc nghiên cứu văn bản quy phạm pháp luật hay có những trao đổi không cần thiết giữa các thành viên trong nhóm phụ trách.
5.6.4. Chọn phần mềm nhân sự (tính lương, thuế và bảo hiểm)
Trong các công ty nói chung và công ty luật nói riêng, việc có một phần mềm nhân sự để tính toán và đóng thuế thu nhập cá nhân và các loại bảo hiểm bắt buộc cho nhân viên, ghi nhận ngày giờ làm việc, ngày nghỉ của nhân viên để tính lương, điền vào các biểu mẫu báo cáo lao động theo yêu cầu của pháp luật và cho công việc quản trị nội bộ trong công tác nhân sự, quy trình, phương thức đánh giá năng lực nhân viên, v.v…, là cần thiết.
Hiện nay may mắn là ở Việt Nam đã có nhiều phần mềm nhân sự được viết trong nước với giá thành hợp lý và có thể tùy biến để phục vụ hầu hết các nhu cầu nêu trên của doanh nghiệp. Các phần mềm nhân sự chuyên nghiệp của nước ngoài cũng đã có mặt tại Việt Nam từ rất sớm nhưng giá còn cao nên chỉ có các công ty, tập đoàn, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài mới có đủ tài chính để mua và sử dụng.
Trong giai đoạn mới đi vào hoạt động từ 03 đến 04 năm đầu từ khi thành lập, công ty luật của bạn nên cân nhắc việc lưu trữ thông tin nhân sự bằng excel hay word cho tiện sử dụng mà không tốn kém chi phí. Khi đến giai đoạn phát triển thứ 2, tức là từ 03 đến 04 năm sau, thì mới cân nhắc đến việc mua phần mềm nhân sự được viết trong nước và chỉ đến giai đoạn phát triển thứ 3 thì mới xem xét đến việc mua các phần mềm nhân sự nước ngoài khi đã có đủ ngân sách cho việc này, có điều kiện thuê người làm nghề nhân sự có kinh nghiệm quản lý, sử dụng các phần mềm nhân sự này và công ty luật của bạn đã có số lượng nhân sự đủ lớn để cần có một phần mềm nhân sự chuyên nghiệp phục vụ cho việc quản lý công tác nhân sự được hiệu quả hơn.
5.6.5. Đăng ký thuế ban đầu
Vì công ty luật của bạn sẽ do chi cục thuế địa phương tại nơi trụ sở chính của công ty luật của bạn tọa lạc quản lý nên thủ tục khai thuế ban đầu cho công ty luật của bạn thường sẽ bao gồm các loại giấy tờ sau đây:
- Bản sao y có công chứng giấy đăng ký hoạt động cho tổ chức hành nghề luật sư, nếu công ty luật của bạn có mở chi nhánh thì kèm thêm bản sao công chứng đăng ký hoạt động của chi nhánh;
- Quyết định bổ nhiệm Giám đốc, nếu Giám đốc là chủ tịch hội đồng thành viên thì bổ sung thêm biên bản họp hội đồng thành viên thay cho Quyết định bổ nhiệm Giám đốc;
- Quyết định bổ nhiệm Kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán do Giám đốc ký (thường thì người này sẽ là người đại diện đã được bầu chọn từ đầu), nếu là kế toán trưởng thì phải có chứng chỉ kế toán trưởng;
- Bản sao y có công chứng Giấy căn cước của Giám đốc và Kế toán trưởng (mang theo bản chính để đối chiếu); và
- Biên bản làm việc ban đầu với công ty luật của bạn theo mẫu. Khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thì người đại diện của công ty luật của bạn sẽ đến Chi cục thuế tại nơi công ty luật của bạn có trụ sở, nơi đây sẽ ký biên bản làm việc ban đầu với người đại diện và người đại diện sẽ giữ 01 bản, như vậy bước đăng ký hồ sơ thuế ban đầu đã xong, công ty luật của bạn có thể bắt đầu thực hiện công việc kế toán như bình thường.
Bạn cần lưu ý:
Trong thủ tục khai thuế ban đầu đối với công ty luật của bạn mới bắt đầu hoạt động:
- Nếu công ty luật của bạn thuê trụ sở để hoạt động thì phải chuẩn bị 01 bản sao công chứng hợp đồng cho thuê hoặc hợp đồng cho mượn nhà. Nếu người đại diện pháp luật có tên trong sổ hộ khẩu hoặc KT3 của nơi đăng ký trụ sở thì không cần có hợp đồng cho thuê hay mượn nhà; và
- Sau khi đã làm việc lần đầu với cơ quan thuế, công ty luật cần phải chuẩn bị hồ sơ để mua hóa đơn thuế giá trị gia tăng, hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai thuế môn bài năm bắt đầu hoạt động kinh doanh (03 bản sao);
- Đơn đề nghị mua hóa đơn (02 bản); và
- Bằng kế toán của người được quyết định bổ nhiệm kế toán (01 bản sao bằng công chứng và 01 bản sao của căn cước).
5.6.6. Lưu trữ hồ sơ kế toán
Theo quy định của pháp luật về kế toán thì bản gốc của các tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại kho của công ty luật của bạn hay tại kho thuê gần trụ sở nếu diện tích kho của nơi làm việc không đủ diện tích trong vòng 12 tháng kể từ khi kết thúc kỳ kế toán năm. Thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán tối thiểu là 05 năm, 10 năm hay trên 10 năm cho đến khi chúng bị hủy hoại tự nhiên hoặc được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện pháp luật của công ty luật của bạn tùy vào loại tài liệu kế toán([1]).
Nếu vi phạm quy định trên, công ty luật của bạn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán dưới các hình thức như bị cảnh cáo hay phạt tiền đến 40.000.000 đồng([2]).
5.6.7. Thiết kế hóa đơn dịch vụ và hóa đơn thuế giá trị gia tăng
Theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng, các doanh nghiệp nói chung và công ty luật nói riêng sẽ tự in hóa đơn thuế giá trị gia tăng điện tử theo mẫu tự thiết kế với điều kiện đảm bảo một cách đầy đủ các thông tin mà pháp luật yêu cầu và có đăng ký với cơ quan thuế địa phương. Do được quyền tự chủ thiết kế hóa đơn thuế giá trị gia tăng điện tử, công ty luật hoàn toàn có thể tận dụng hóa đơn thuế giá trị gia tăng điện tử như là công cụ trong bộ nhận dạng thương hiệu của mình để phục vụ cho việc phát triển kinh doanh.
Việc đưa nhãn hiệu hay đặc thù riêng của công ty luật của bạn vào mẫu hóa đơn thuế giá trị gia tăng điện tử sẽ giúp gia tăng tính chuyên nghiệp và mức độ nhận diện thương hiệu của công ty luật của bạn đối với khách hàng một cách hiệu quả nhưng lại không tốn quá nhiều chi phí. Tuy nhiên, để tối đa hiệu quả mang lại, bạn cần đầu tư thời gian và công sức một cách đúng mức cho khâu thiết kế mẫu hóa đơn thuế giá trị gia tăng điện tử vì đây được xem là khâu quan trọng nhất. Để tăng tính chuyên nghiệp và thẩm mỹ cho mẫu hóa đơn thuế giá trị gia tăng, bạn nên nhờ một công ty in ấn thiết kế hóa đơn thuế giá trị gia tăng điện tử theo mẫu nào đó cho công ty luật.
Bên cạnh hóa đơn thuế giá trị gia tăng điện tử, trong thực tế hoạt động hàng ngày, công ty luật của bạn còn phải xuất hóa đơn dịch vụ tạm cho khách hàng để nhận tiền tạm ứng từ họ trước khi bắt đầu thực hiện công việc pháp lý của khách hàng hay xuất hóa đơn tạm với đầy đủ chi tiết tính phí dịch vụ pháp lý để khách hàng kiểm tra, đồng ý về nội dung và số liệu trước khi chính thức xuất hóa đơn thuế giá trị gia tăng điện tử và biên nhận thu tiền cho họ. Cũng như hóa đơn thuế giá trị gia tăng, các loại chứng từ này hoàn toàn có thể được sử dụng như là công cụ trong bộ nhận dạng thương hiệu nhằm tăng tính chuyên nghiệp và mức độ nhận dạng thương hiệu của công ty luật của bạn. Do đó, bạn nên in kèm nhãn hiệu của công ty luật của bạn trên các loại chứng từ này và thiết kế chúng sao cho đẹp mắt và chuyên nghiệp nhất.
5.6.8. Hoạch định trước để tiết kiệm số thuế phải nộp như thế nào?
Việc trốn thuế ở Việt Nam xảy ra tương đối nhiều và thường được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau và ở nhiều loại thuế khác nhau. Mặc dù quy định của pháp luật và các cơ quan thực thi pháp luật ở Việt Nam rất nghiêm khắc đối với loại tội phạm này nhưng trên thực tế việc trốn thuế vẫn còn rất phổ biến, có độ phức tạp cao và khó kiểm soát do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau. Do đó, dần dần trong đời sống hằng ngày, mọi người nghĩ rằng nếu một cá nhân hay tổ chức nào đó tìm cách không đóng thuế cho Nhà nước thì sẽ được xem là có biểu hiện của hành vi trốn thuế và phải bị xử phạt nghiêm khắc theo quy định của pháp luật nếu bị phát hiện. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không phải bất cứ hành vi nào như vậy cũng đều là hành vi “trốn thuế” mà còn có những hành vi “tránh thuế” mà vẫn hoàn toàn tuân thủ quy định của pháp luật.
Như đã nêu ở trên, chúng ta ắt hẳn không còn lạ lẫm với khái niệm “trốn thuế” vì nó đã quá phổ biến ở Việt Nam cũng như đều nghe về chúng trên các phương tiện truyền thông mạng xã hội mỗi ngày. Tuy nhiên, khái niệm “tránh thuế” thì lại còn khá mới mẻ vì nó mới được du nhập vào Việt Nam từ khoảng thập niên 90 của thế kỷ trước trở lại đây, khi các công ty luật và các công ty kiểm toán nước ngoài bắt đầu cung cấp dịch vụ tư vấn luật và thuế tại Việt Nam. Điểm khác biệt giữa hai loại hành vi này đó là, trong khi “trốn thuế” là hành vi vi phạm pháp luật và sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính nếu vi phạm không nghiêm trọng hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu vi phạm nghiêm trọng, thì “tránh thuế” lại hoàn toàn hợp pháp dựa vào việc người nộp thuế am hiểu các quy định của pháp luật về thuế và vận dụng một cách hiệu quả các kỹ thuật về thuế và kế toán hợp pháp để giảm bớt số thuế mà họ phải trả.
Sau đây là một số phương thức tránh thuế điển hình và hợp pháp theo quy định của pháp luật về thuế để bạn có một cái nhìn toàn diện hơn về những ích lợi của việc ứng dụng tránh thuế một cách hợp pháp trong việc giảm bớt chi phí hoạt động kinh doanh của công ty luật của bạn.
Trong lĩnh vực thuế thu nhập doanh nghiệp:
- Công ty luật của bạn có thể đăng ký trích khấu hao nhanh đối với các tài sản cố định ví dụ như các trang thiết bị văn phòng, xe hơi, v.v…, trong khung khấu hao mà pháp luật cho phép nếu công ty luật của bạn dự kiến có thu nhập trước thuế cao, hay ngược lại đăng ký trích khấu hao đối với tài sản cố định chậm nếu công ty luật của bạn đang trong thời gian bị lỗ;
- Nếu công ty luật của bạn bị lỗ thì nên đăng ký chuyển lỗ vào thu nhập chịu thuế của công ty luật của bạn vào những năm tài chính tiếp theo nhưng tối đa không quá 05 năm từ năm phát sinh lỗ mà công ty luật dự kiến có lãi để dùng số lỗ đó giảm bớt phần nào thu nhập chịu thuế của công ty luật([3]);
- Nếu cần vốn lưu động lớn, công ty luật của bạn nên đi vay ngân hàng và chịu lãi để đưa số tiền lãi đó ở mức tối đa mà pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp cho phép vào chi phí được trừ nhằm giảm bớt thu nhập chịu thuế của công ty luật của bạn thay vì yêu cầu các luật sư thành viên phải tự vay tiền với tư cách cá nhân để góp vốn điều lệ bổ sung cho công ty luật của bạn vì tiền lãi từ tiền vay phục vụ cho việc góp vốn vào vốn điều lệ của doanh nghiệp sẽ không được xem là chi phí hợp lý để được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty luật của bạn; hay
- Các luật sư thành viên của công ty luật của bạn sẽ cho công ty luật của bạn vay tiền có trả lãi theo mức lãi suất tối đa mà luật thuế thu nhập doanh nghiệp cho phép để bổ sung vốn ngắn hạn cho công ty luật của bạn thay vì tất cả luật sư thành viên phải góp thêm vốn vào công ty luật của bạn để nó có vốn ngắn hạn để chi tiêu.
§ Trong lĩnh vực thuế thu nhập cá nhân:
- Công ty luật của bạn có thể chọn lựa giữa việc trả lương cho nhân viên trên cơ sở lương sau thuế và các loại bảo hiểm bắt buộc hoặc là lương trước thuế và các loại bảo hiểm bắt buộc. Ví dụ, nếu chọn trả lương theo hình thức thứ nhất mà sau đó mức thuế thu nhập cá nhân được giảm theo quy định mới của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân tại thời điểm sau đó, thì công ty luật của bạn sẽ giảm được chi phí tiền lương, và ngược lại khi trả lương theo hình thức thứ hai thì nếu mức thuế thu nhập cá nhân phải đóng cũng giảm trong tương lai thì nhân viên thay vì công ty luật của bạn sẽ được lợi từ việc giảm đó; và
- Do thuế suất thuế thu nhập cá nhân đối với tiền lương hiện nay tối đa lên đến 35%, công ty luật của bạn có thể quy định mức lương trả cho luật sư thành viên ở mức thấp để họ được nhận thu nhập cao hơn từ lợi nhận được chia từ công ty luật của bạn. Công ty luật của bạn chỉ phải đóng thuế thu nhập doanh nghiệp ở mức 20% trên thu nhập trước thuế và các luật sư thành viên chỉ đóng 5% thuế thu nhập cá nhân trên lợi nhuận nhận được([4]) như là thu nhập từ đầu tư vốn, tổng cộng lại chỉ là 25% + 5% = 30%.
[1] . Điều 12, Điều 13 và Điều 14 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán.
[2] . Điều 15 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập.
[3] . Điều 9 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính.
[4] . Điều 23.2 (a) của Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 được Quốc hội thông qua ngày 21/11/2007 được sửa đổi bởi Luật sửa đổi các Luật về thuế 2014.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình. Xin chào bạn.
[1] Điều 4.1 (b) và Điều 12 Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán ban hành kèm theo Quyết định 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính
[2] Điều 9 Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính
[3] Điều 23.2 (a) của Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 được Quốc hội thông qua ngày 21/11/2007 được sửa đổi bởi Luật sửa đổi các Luật về thuế 2014