Hãy tưởng tượng bạn phát hiện một số nhân viên công ty bạn (“CT”) đang làm một số việc như: (i) thành lập CT riêng kinh doanh các loại hàng hóa hay cung cấp các loại dịch vụ mà CT bạn đang cung cấp; (ii) lấy một số thông tin kinh doanh nhạy cảm của CT bạn phục vụ cho công việc kinh doanh của họ và/hoặc gia đình họ; (iii) thông qua CT của họ hay gia đình họ cung cấp một số dịch vụ, hàng hóa cho các nhà cung cấp, khách hàng của CT bạn hay thậm chí là đi vay tiền của họ; (iv) tận dụng vị trí của nhân viên trong CT bạn để giao dịch với bên thứ ba cho mục đích cá nhân của nhân viên; (v) đại diện cho CT bạn mua sắm hàng hóa, dịch vụ từ các nhà cung cấp là những CT do nhân viên đó hay những người thân/họ hàng của họ thành lập; (vi) nhận quà có giá trị từ các nhà cung cấp hay khách hàng của CT bạn; (vii) đi làm thêm công việc thứ hai cho đối thủ cạnh tranh với CT bạn. Đây được gọi chung là “xung đột lợi ích” (“XĐLI”). Hiện không có quy định cụ thể về XĐLI nhưng có thể hiểu nôm na là XĐLI thường xuất hiện khi lợi ích cá nhân của nhân viên hoặc của một “bên liên quan” với nhân viên có thể ảnh hưởng đến quyết định của nhân viên hoặc làm suy yếu khả năng của nhân viên để hành động vì lợi ích tốt nhất cho người sử dụng lao động. “Bên liên quan” có thể là gia đình của nhân viên, bạn thân, hay một doanh nghiệp mà nhân viên giữ một sự quan tâm đáng kể, hoặc bất cứ ai mà nhân viên đang nợ một nghĩa vụ.
Vậy nếu bạn là nhà quản lý của CT bạn thì bạn sẽ phải làm gì, đặc biệt nếu bạn là một người đến từ các nước phương tây nơi mà luật pháp thường đòi hỏi người lao động phải tuân thủ nguyên tắc “loyalty, fidelity and good faith” với chủ lao động mà xin tạm dịch ra tiếng Việt là “trung thành, trung thực và đức tin”? Chắc nhiều người sẽ trả lời ngay là cần phải áp dụng hình thức kỷ luật lao động cao nhất là sa thải để đuổi việc ngay nhân viên vi phạm nhằm tạo kỷ cương, tránh tạo tiền lệ xấu ảnh hưởng đến thanh danh, văn hóa của CT.
Tuy nhiên, để có thể thực hiện được việc này tại Việt Nam, điều đầu tiên mà bạn nên làm là kiểm tra xem luật pháp Việt Nam có cho phép CT bạn làm như vậy không? Nếu luật pháp không cho phép thì bó tay thôi và bạn phải thương lượng với nhân viên vi phạm để thuyết phục họ đồng ý chấm dứt hợp đồng lao động và bồi thường hay trợ cấp cho họ một số tiền hay lợi ích tài chính nào đó. Nếu bạn vẫn sa thải người đó thì việc kỷ luật đó có thể bị xem là trái với pháp luật lao động và hậu quả là CT bạn có thể phải thu hồi quyết định kỷ luật, phục hồi công việc ban đầu và bồi thường thiệt hại cho họ (nếu có).
Còn nếu luật pháp cho phép thì bước kế tiếp là bạn phải kiểm tra xem các hành vi vi phạm này có được ghi trong nội quy lao động của CT bạn đã được đăng ký với cơ quan lao động địa phương chưa? Nếu chưa thì cũng sẽ khó có thể áp dụng vì nhân viên vi phạm vì họ có thể bác lại rằng họ đâu có biết là các hành vi này bị cấm và nếu vi phạm thì sẽ bị áp dụng hình thức kỷ luật lao động sa thải. Nếu các hành vi vi phạm này, dù không được ghi trong nội quy lao động, nhưng được ban hành dưới dạnh thông báo nội bộ như email, bản tin thì nhân viên vi phạm cũng có thể bác rằng những quy định nào chưa được nêu trong nội quy lao động nên chưa có giá trị pháp lý áp dụng. Còn nếu các hành vi vi phạm này được ghi cụ thể trong nội quy lao động thì CT bạn cũng phải tiến hành đầy đủ các thủ tục sa thải theo quy định của pháp luật lao động mới có thể sa thải các nhân viên vi phạm.
Bây giờ, chúng ta quay lại xem từng hành vi như được đề cập ở trên xem chúng có bị pháp luật hiện hành của Việt Nam cấm không.
Về hành vi thứ nhất là nhân viên thành lập CT riêng kinh doanh các loại hàng hóa hay cung cấp các loại dịch vụ mà CT bạn đang cung cấp thì hiện không có quy định nào cấm người lao động không được làm như vậy cả. Thậm chí Điều 13 của Luật Doanh Nghiệp còn quy định mọi cá nhân đều có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp (trừ một vài trường hợp như cán bộ, công chức Nhà nước, người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, hoặc đang bị phạt tù, v.v.) ở bất kỳ ngành, nghề nào (trừ một số ngành, nghề thuộc lĩnh vực cấm kinh doanh theo quy định của chính phủ). Do vậy, quy định này không thể đưa vào quy chế về XĐLI của CT bạn được và theo luật thì CT bạn cũng không thể danh chính ngôn thuận cấm nhân viên làm điều này được. Cái mà CT bạn có thể làm là nghiêm cấm nhân viên không được sử dụng thời gian làm việc cho CT bạn, các công cụ lao động, thông tin kinh doanh của CT bạn để phục vụ cho công việc kinh doanh riêng của họ và nên khuyến khích họ thông tin cho CT bạn biết về các XĐLI này để CT bạn có phương cách quản lý rủi ro phù hợp.
Về việc nhân viên lấy một số thông tin kinh doanh nhạy cảm của CT bạn phục vụ công việc kinh doanh riêng của họ và/hoặc gia đình họ thì vấn đề này đã được quy định tại điều 85.1 (a) của Bộ luật lao động. Theo đó, nếu người lao động có hành vi tiết lộ bí mật công nghệ, kinh doanh của CT mà CT có thể chứng minh rõ ràng được thì có thể bị áp dụng hình thức kỷ luật sa thải. Tuy nhiên, trong thực tế thì việc chứng minh nhân viên lấy thông tin kinh doanh nhạy cảm của CT bạn để phục vụ cho công việc kinh doanh riêng của họ và/hoặc gia đình họ sẽ rất khó vì bạn sẽ gặp khó khăn nếu muốn tiếp cận để lấy được bằng chứng chứng minh.
Về việc nhân viên cung cấp một số dịch vụ, hàng hóa cho các nhà cung cấp hay khách hàng của CT bạn hay thậm chí là đi vay tiền từ họ thì hiện pháp luật hiện hành không cấm các trường hợp này. Quyền tự do kinh doanh của cá nhân đã được quy định trong Luật Doanh nghiệp cũng như quyền tự do giao dịch thương mại của thương nhân đã được quy định trong Luật Thương mại hiện hành, cụ thể là các bên có quyền tự do thoả thuận miễn sao không trái với quy định của pháp luật, thuần phong mỹ tục và đạo đức xã hội để xác lập các quyền và nghĩa vụ của các bên trong hoạt động thương mại.
Về việc nhân viên lợi dụng vị trí và quyền hạn của mình trong CT bạn để giao dịch với bên thứ ba nhằm phục vụ cho mục đích cá nhân thì điều 85.1 (a) của Bộ luật lao động có quy định là người lao động có các hành vi khác mà gây thiệt hại nghiêm trọng đến tài sản, lợi ích của doanh nghiệp thì có thể bị chế tài bằng hình thức kỷ luật sa thải nhưng với điều kiện là mức độ gây thiệt hại nghiêm trọng đến tài sản, lợi ích của doanh nghiệp phải được CT bạn quy định bằng một số tiền cụ thể và được ghi trong nội quy lao động đã được đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Nếu không quy định mức tiền cụ thể hay nội quy lao động không được đăng ký thì sẽ khó có thể áp dụng hình thức sa thải được.
Về việc nhân viên mua sắm các loại hàng hóa, dịch vụ cho CT bạn từ các nhà cung cấp là những CT do những người thân/họ hàng của nhân viên đó thành lập thì pháp luật hiện hành không cấm. Việc mua sắm này là thỏa thuận giữa các bên (giữ CT bạn và CT có liên quan của nhân viên), cho nên trong trường hợp xảy ra vi phạm thì tranh chấp sẽ được giải quyết căn cứ theo nội dung các bên đã thỏa thuận và quy định pháp luật Việt Nam hiện hành.
Về việc nhân viên nhận quà cáp từ các nhà cung cấp, khách hàng của CT bạn, điều này sẽ làm cho nhân viên CT bạn thiếu công tâm hoặc thiên vị trong việc giao dịch và xử lý vấn đề với các nhà cung cấp hoặc khách hàng của CT bạn, gây ảnh hưởng đến lợi ích cho CT bạn. Tuy nhiên, pháp luật hiện hành chỉ quy định về việc nhận quà tặng của cơ quan, tổ chức, đơn vị Nhà nước và cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước theo quy định của Luật Phòng Chống Tham Nhũng, mà chưa có quy định điều chỉnh đối với các đối tượng khác. Hơn nữa, việc nhận quà cáp không phải là hành vi trưc tiếp gây ra xung đột lợi ích với CT bạn, mà chỉ mang tính chất tác động vào nhân viên gây ra xung đột lợi ích với CT một cách gián tiếp nên sẽ khó bị xem là một hành vi vi phạm trực tiếp theo quan điểm của pháp luật Việt Nam hiện hành.
Về việc nhân viên đi làm thêm công việc thứ hai cho một đối thủ cạnh tranh với CT bạn thì điều này trong một chừng mực nào đó cũng không thể cấm được vì theo Điều 30.3 của Bộ luật lao động và Điều 5.1 của Nghị định số 195/CP đươc sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 109/2002/NĐ-CP thì người lao động có thể giao kết một hoặc nhiều hợp đồng lao động với một hay nhiều người sử dụng lao động cùng một lúc nếu có khả năng thực hiện nhiều hợp đồng và phải bảo đảm thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi theo quy định của pháp luật. Vậy CT bạn chỉ có thể không đồng ý việc nhân viên đi làm thêm công việc thứ hai nếu họ không bảo đảm thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi theo quy định của pháp luật. Cụ thể, theo quy định hiện hành thì thời giờ làm việc của người lao động là 8 giờ/1 ngày và tối đa không quá 4 giờ làm thêm. Lấy ví dụ một người lao động ký hai hợp đồng lao động, một với CT bạn và một cái khác với một CT khác và mỗi nơi đều làm 8 tiếng trong giờ hành chính thì không được vì không đảm bảo được thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi theo quy định của pháp luật lao động.
XĐLI có thể liên quan đến kỷ luật lao động và tinh thần làm việc của nhân viên, cũng như làm thiệt hại đến danh tiếng của CT bạn, và đặt CT bạn vào tình huống có thể phải gánh chịu trách nhiệm pháp lý với các bên thứ ba. Bạn có thể giảm thiểu được những rủi ro và trách nhiệm này với điều kiện là bạn, với tư cách là người sử dụng lao động, hãy chắc chắn rằng: (1) XĐLI theo quy định của CT bạn được nhân viên của bạn hiểu rõ, và (2) về mặt thủ tục, XĐLI (thậm chí nếu chỉ là đang có tiềm năng thôi) cần phải bị chấm dứt nhanh chóng.
Vậy bạn phải làm gì đây? Các bước sau đây trong một chừng mực nào đó giúp CT bạn giảm thiểu những rủi ro về việc vi phạm XĐLI của nhân viên.
Bước 1: Bạn cần soạn thảo một quy chế về XĐLI áp dụng cho CT bạn hay sử dụng bản quy chế về XĐLI mà CT mẹ đang sử dụng ở nước ngoài có điều chỉnh, bổ sung để phù hợp với hoàn cảnh của CT bạn tại Việt Nam. Quy chế về XĐLI sẽ tùy văn hóa, chính sách của từng CT nhưng nên có: (i) Sự giải thích rõ ràng các tình huống mà có thể phát sinh XĐLI; (ii) Quy định về việc nhận quà tặng hoặc các bổng lộc khác từ khách hàng, nhà cung cấp của CT bạn; (iii) Quy định việc nhân viên không sử dụng văn phòng nơi làm việc, công cụ lao động, thông tin, và văn phòng phẩm của CT bạn cho mục đích công việc kinh doanh riêng của nhân viên; (iv) khuyến khích nhân viên thông báo cho bạn các XĐLI ngay sau khi chúng phát sinh hay có tiềm năng phát sinh cũng như những giao dịch kinh doanh cá nhân mà nhân viên có trước khi làm việc cho CT mà có dấu hiệu vi phạm đến quy chế về XĐLI; (v) thông báo nhân viên sẽ phụ trách về XĐLI để nhân viên có thể báo cáo các vấn đề liên quan đến XĐLI; (vi) quy định về thủ tục điều tra và quản lý nội bộ đối với XĐLI; và (vii) có tuyên bố rõ ràng rằng bất kỳ vi phạm nào đối với quy chế về XĐLI sẽ dẫn đến việc bị xem xét áp dụng các biện pháp xử lý kỷ luật theo quy định của Nội quy lao động đã đăng ký, bao gồm cả hình thức kỷ luật lao động cao nhất là sa thải trong một số trường hợp vi phạm nghiêm trọng mà luật pháp cho phép sa thải.
Bước 2: Vì pháp luật Việt Nam hầu như không có quy định về XĐLI trong quan hệ lao động của các CT nên bản thảo quy chế về XĐLI của CT bạn cần được một hãng luật hay luật sư có chuyên môn về pháp luật lao động ở Việt Nam góp ý sửa đổi, bổ sung sao cho phù hợp và tuân thủ với các quy định của pháp luật Việt Nam. Đối với những quy định về XĐLI không phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam hay không được pháp luật Việt Nam quy định nhưng đó là yêu cầu bắt buộc của CT mẹ ở nước ngoài thì có thể tách riêng các quy định này thành một tập hướng dẫn riêng (“Employee Guide”) và cho nhân viên tham khảo để họ tự nguyện tuân thủ.
Bước 3: Bạn đưa nội dung quy chế về XĐLI vào nội quy lao động của CT bạn và có quy định rõ về các hình thức chế tài có liên quan tùy theo từng mức độ vi phạm và thiệt hại cụ thể gây ra (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương hoặc chuyển làm công việc khác hoặc sa thải) và cho đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để có giá trị pháp lý áp dụng.
Bước 4: Đưa nội dung Nội quy lao động được điều chỉnh, bổ sung và đã được đăng ký lên mạng nội bộ (intranet) cũng như treo trên các bảng thông báo trong các văn phòng của CT bạn để mọi người biết. Nếu cẩn thận hơn thì có thể sao chép cho mỗi nhân viên mỗi người một bản và yêu cầu mỗi người xác nhận đã đọc và hiểu nội dung của Nội quy lao động được điều chỉnh, bổ sung.
Bước 5: Hàng năm, bộ phận pháp lý của CT bạn sẽ tổ chức tối thiểu một buổi nói chuyện chuyên đề về việc tuân thủ quy định về XĐLI với nhân viên nhằm mục đích nâng cao nhận thức của họ, cập nhật cho họ những thay đổi đối với quy định XĐLI của CT cũng như xem lại các trường hợp vi phạm đã phát sinh trong thực tế tại CT bạn để mọi người lưu ý. Đối với những CT lớn mà số lượng nhân viên mới vào làm việc trong năm tương đối lớn thì cần có một khóa huấn luyện tuân thủ ban đầu cho những người mới khi họ mới bắt đầu vào làm việc, bao gồm việc huấn luyện việc tuân thủ quy định về XĐLI.
Bước 6: Đảm bảo rằng nhân viên biết ai trong CT bạn là người chịu trách nhiệm chính về việc tuân thủ quy định về XĐLI để họ có thể báo cáo các trường hợp XĐLI của họ, hoặc thảo luận về mối quan tâm về XĐLI của họ khi họ gặp vấn đề. Trong trường hợp nhân viên cảm thấy việc nói chuyện với người giám sát trực tiếp là không phù hợp hay không thoải mái, thì cần có cơ chế nội bộ chỉ định các nhân viên cấp cao hơn hoặc luật sư nội bộ của CT như những người thay thế để nhận báo cáo từ nhân viên.
Bước 7: Đối với một số trường hợp vi phạm đầu tiên, bạn cần nghiêm khắc áp dụng kỷ luật lao động nghiêm khắc theo tinh thần nội dung nội quy lao động đã được đăng ký và trình tự thụ tục kỷ luật lao động theo quy định của pháp luật lao động để mọi người lấy đó làm gương mà nghiêm túc trong việc tuân thủ quy định về XĐLI.
Ls Nguyễn Hữu Phước và Lê Hoàng Chương – Công ty luật Phước & Partners